会务手册(doc 31)

http:/ (大量管理资料下载)联想电脑公司会务手册（1.0版）企划办秘书处目 录.31、手册说明.3为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经.3二、会议制度及规范.3在公司内召开的会议.71http:/ (大量管理资料下载)在公司外召开的会议.8四、程序.10 会前工作（按顺序）.10议题及参会人员范围的确定.10会议场所的选定：.10会议通知的起草.11申报会议预算.11人员确认.12设备准备.12预定.12车辆安排.12会务通知起草.13议程PPT制作.13食品的采买.13指导服务员工作.14会议场地布置与熟悉.14 会中工作（按顺序）.15会议室保障.15汇报人员的保障.15用餐的保障.15娱乐的保障.15住宿的保障.16 会后工作（按顺序）.16离会车辆安排.16退房.16设备整理.16结帐.16设备归还.17费用报销.17会务总结.17五、注意事项.17附件：.18会议通知草稿.18会务通知草稿.18会议预算草稿.18会务 工明 .18会议场所明 .182http:/ (大量管理资料下载)1、手册说明为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经理室会议 好服务保障工作， 了 公司会务手册 大 参 ， 会务手册 内 总经理室会议中所 好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项 意 ，二、会议制度及规范为保障会议顺召开会议的currency1， 公司 制定“了会议制度（fi），fl会议的 程工作 了 ，制度附下：公司会议制度（）1. 的：会议 公司 项 的工作，为了 会议”，保会议currency1，规范公司的会议工作， 制定制度 2. 用范围：制度用于公司 的各会议， 内会议 ， 参 ：3.1 汇报： 参会人员了项工作的， 题 3.2 通报： 参会人员了公司项工作的， 及 3http:/ (大量管理资料下载)3.3 研讨：参会人员 题 所 ，的在于 更 的 3.4 汇报人：fl会议议题的内 ， 参会人员的 题，参与3.5 主持人：fl会议的 程 整制，保会议 3.6 参会人员：fl会议议程参与 3.7 列席人： 会议， 参与会议议题的 3.8 与会人员：参会人员、汇报人员、 人员 人 参 会议人员的总 4. 会议通知起草与发送 会议 在会议前 会议通知前 准备， 项会议的召开 及 人员的 工作安排 资源的占用，因此在 会议前 的客户意识， 与会人员能够准确了 会议的 键信息，以便 前准备，保会议 的 2 会议通知 括以下几项内 4.2.1 会议目的：明确说明举此 会议 达的currency1，4.2.2 会议时间： 括会议的开始 结束 22 由 个 参 的会议：上午的会议定为9: 0开始，下午的会议定为 : 0开始 由于 殊情无法按以上规定 开始的会议，需由会议 者在会前通知中明确说明 222 为保会议”质量，在议题内 限的情下，会议 制在2小 以内 4.2.3 会议地点：会议地点 明确 ,如currency1会议地点在公司外,与会人员熟悉,会议通知中 附上会议地点示意图；4.2.4 会议议程：2 会议议程的第 项 人讲会议 22 根据会议内 的同，会议 为汇报、通报、研 内(参 )4http:/ (大量管理资料下载)2 会议议程 以0 钟为单元， 单元的会议内 ，如currency1项内 于0 钟，也 为 个单元， 的保与会人员参 会议前能fl会议内 清晰的了 2 每项会议议程 项议程的汇报人、参会人员、 人员 人的单 会议人员在确定与会人员 ，在明确会议的基础上确定哪些人须参会，哪些人参 参 努力 既因些人的缺 而影响会议currency1，也因 与 会议 系大的人员原因参 此 会议而影响他们的正常工作，同 又给 人员以学习、观摩的机会4.2.5 会议注意事项25 着装 :在工作日期 召开的会议需正着装在周末休息日期 召开的会议以着便装如 殊的着装 需 明确指 会议内 保密 ：会议 者根据会议的性质内 确定会议内 否 保密如currency1需 保密，需 采取 的保密措施 例如： 及公司商业秘密的会议，参会人员如currency1委托他人代替参 会议，须事先报会议 办 批准 除办会议 外， 律得录音、摄像 会议中 用的文件 律由会议 办 统 收，若需 会后带走的须履 的登记手续 25 fl会议文件的 ：会议 人员根据会议的的、规模的 内 确定 否 用PPT文件， 否需 文文件，需 少 ， 殊也 注明 汇报 在制作PPT文件 ， 括 议程的 安排会议注意事项，与会人员清 会议的议程同 ，制作PPT文件 用公司 准模fi，为保 影currency1清 ， 注意 的 5http:/ (大量管理资料下载)25 fl 的 明确参会人员如currency1因 殊原因无法参会需通 255 明确fl会议 律的 （后） 25 需 殊说明的会议注意事项 会议通知的 的会议，会议 前个工作日 会议通知如currency1会议 及公司总经理室 以上人员参 ， 前5个工作日 通知， 及总经理 员参 的会议， 前 0个工作日 通知以便与会人员能够事先 整好 安排为参会 好准备2 如currency1因 殊情需 召开会议（会议通知 离会议召开2小 以内）， 的会议 由系统的总经理室 员批准，总经理室 以上人员参 的会议 得公司总经理的批准5. 会议主持人5 会议 人 制整个会议 程 52 会议 人在会议开始前, 清点参会人员单, 与会人员通报此会议的会议的，会议的 议程明确说明此 会议的注意事项会议 律5 会议 人在会议 程中， 制 的 ， 会议的 6. 会议纪律 与会人员 按 参会， 而 事先 占 钟2 会议期 意走，flP机、手机 音处理 与会人员如currency1因 殊原因需 在会议中 离开会场 需 会议 人得currency17. 会议纪要撰写：在会议结束后的个工作日内，会议 “会议 给 人员会议 准确、 地会议的结 6http:/ (大量管理资料下载)8. 会务组织：fi 会议预算：会议 着，fl 的原 每 的会议费用在5000元以上 ，会议 会议预算，报 的上 批8.2 通、食宿：如currency1会议在公司外举，会议 会议 安排 与会人员的通食宿 如currency1下午 会议议程，午餐 安排为工作餐、流程图 在公司内召开的会议 序 总 经 理 室 总 经 理 秘 书 备 注7http:/ (大量管理资料下载)会前会 会后 在公司外召开的会议 序总经理室 总经理秘书 备 注8确定参会人员、 范”、内 N批 Y下 准备工作会 服务批N下 结 束整理资料Y开 始确定 、地点、人员定通知 收 http:/ (大量管理资料下载)会 前会 中9YN确认议题及参会人员范围选及确定起草会议通知会议预算人员确认（住宿，通）设备准备预定会议室，房 ，用餐，娱乐车辆安排起草会务通知议程PPT制作食品采买指导服务员工作场所布置与熟悉会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作人员离会车辆安排退 房设备整理结 帐 公司设备归还报 销会务总结结 束开 始http:/ (大量管理资料下载)会 后四、程序 会前工作（按顺序）议题及参会人员范围的确定会议场所的选定：在会前少 个工作日确定好会议地点， 了场地的 费用 准 外， 内设施 备：10http:/ (大量管理资料下载)会议室的布， 明，音响， 娱乐设施 （ ，保 ， ）住宿、餐 、娱乐的 离 说明：fl 上 件的场所 总经理室 会议通知的起草 在会前 周确定 会议的议程， 中 括汇报的 ， 内 及安排，汇报人， 人员 事项 举例如下：议程时间 汇报议题 主要内容及时间安排 主要汇报人员 列席人员1 9:0010：00 98财年经营情况通报汇报人：、10：00-10：15 休息2 10：1511：45 人力资源情况通报 人事及培训工作通报（40分钟通报+50 分钟研讨）汇报人：、 结 会议议程起草会议通知， 中 注明会议的 ，地点，人，议程，会议的注意事项（须 括着装 ，内 保密 ，会议文件的 ， 的 ，会议的 律 ）及 图，在会前 申报会议预算据会议的 及fl参会人员情的确认， 如下费用明 ， 括：会议室费用，住宿费用，餐 费用，娱乐费用，食品费，通费， 费用，预费 11http:/ (大量管理资料下载)会议预算 在会前四 ，经秘书处经理 后，报总总 批 人员确认结 会议通知中所注明的参会人员单（ 总经理室 员及 程 人员），与 确认住宿，通（ ）情 fl于QDI的总经理室 员 了 及离 的 ， 好机、 机及住宿的安排工作原上如 续 人员， 议安排在 住 设备准备设备明 量 设备明 量影 1 少2个 1 2个记 1 带， 据会议 机及程序 1 据会议 布（大） 1个 1（ 、 ） 少2 A4 纸 1 照 机 1 订书机 1个宽带透明 1 圆珠 若干曲别针 1 预定据征询结currency1， 预定， 中 确定的 ：会议室，房 ，餐，娱乐（保 ， ， ， ） ：会议室 确认 否 音响设备及 车辆安排据会议议程确定车辆 的安排， 选用 维柯 明确车12http:/ (大量管理资料下载)，地点， ，安排情通知公司车辆管理员 车辆安排的原：A. 结 会议议程安排， 车辆于会前10 钟达会场B. 车辆 的安排 以所 汇报人员的 地为 ，C. 议在会议结束后单独安排 个车 运 器设备， 好在会后1小 由会场 会务通知起草在所会议通知的基础上，结 已确定的参会及预定情，起草会议的会务通知， 所 安排确定 括 、地点、 人、议程、房 安排、餐安排、车辆安排、活安排、会务 系法及房 、会议注意事项及会 图（注：会议通知的所 内 ） 如议程中 括总经理室周例会，在会务通知中注明下 周的例会 否召开 会务通知 在会前四 ，经秘书处经理 后，报总 总 批 会务通知 在会前 给参会人员 议程PPT制作制作会议议程的PPT文件，以便会议 人介绍会议的安排 中PPT 括会议 ，内 ，汇报人 食品的采买据会议的 ，采购 的水currency1、干currency1及小点心， 明 如下：水 currency1 干 currency1 点 心13http:/ (大量管理资料下载)春 草莓，油桃，香蕉，伊丽莎 瓜 开心currency1， 子，话梅，蜜枣，巧克力派，凤梨酥，小蛋糕，萨 玛夏 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊丽莎 瓜秋 香蕉，葡萄，橙子，苹currency1冬 苹currency1，芦柑，香蕉指导服务员工作确定每 会议需 3服务人员 通知服务人员每15 钟续茶 指导服务人员水currency1及点心的准备摆放情 会议场地布置与熟悉事先与宾馆人员 系，保服务人员的及 位 所 会议所需用品需在会前2小 运会场会议室所需用品（ 影 ， ，布， ， ）需在会前1小 摆放 毕 在抵达宾馆后会议所用水currency1、干currency1及点心由服务人员清洗在会前30 钟摆放 毕 会议室的、音响、 设备 在会前30 钟准备 毕 会议室内的茶水需在会前10 钟开始冲泡 摆放指 牌，指明会议室及会务 的地点 通知汇报人员于会前5 钟座准备好汇报资料 14http:/ (大量管理资料下载) 会中工作（按顺序）会议室保障会议的 程 会务人员 在会议室，保障会议的服务工作 每 汇报开始 ， 注设备、室温、音响 情 协助汇报人员 好汇报PPT文件的 及资料 工作 在会议休息期 ， 协助下 个汇报人员 及资料收 及 了会议的 展情及 通知外会务人员 好日程安排的 整工作 汇报人员的保障落 汇报人员及 会 了汇报 资料的准备情，协助 好准备工作（如 记，资料准备 ） 落 汇报人员用餐情 落 汇报人员 情 用餐的保障 结 会议的 程人 ，通知餐厅菜的准备情（人 ）及用餐 凉菜在正餐开始前15 钟摆放 毕，热菜在用餐开始 上 如currency1下午 会议议程，午餐 安排为工作餐 娱乐的保障满足总经理室 员的娱乐需 1会务人员 保障 15http:/ (大量管理资料下载) 在活期 用冰水 住宿的保障在所 需 住宿的人员抵达宾馆 ， 及 房 的钥匙 在当晚 与总 设定好第二日的叫早 叫早通知早 在会议结束的当 13：00前，所 房 的钥匙收 会后工作（按顺序）离会车辆安排会议结束后， 好参会人 车辆安排工作 QDI的总经理室 员如 安排好 机工作如 续 在北 事先安排好的宾馆 退房在会议 后 的中午13：00前，所 住宿房 的钥匙收 后，办理退房手续 设备整理在 走所 参会人员后， 设备的收拾整理工作 结帐在确认所 会议项均以结束后，结帐开 票 16http:/ (大量管理资料下载)设备归还公司后，归还所借设备 费用报销在会后 内 费用报销，附此 会议的费用 算 会务总结会后第 秘书处例会上， 会务总结工作 五、注意事项会务人员 好总经理业务工作的保障工作携带公司通讯录以 好 系 程会议 少保 2辆会议用车 会议所需 器 备 fl所借用品 在 前 检测与 会务人员 携带少5 会务通知，以备查询 财务监汇报材料为受文件， 指定专人 资料的放工作 会务 房 选择与会场 离较近的房 ，而每 会议的房 较为固定 会议期 如生紧急情，会务人员 沉着冷静，及 检查能导致的原因尽 17http:/ (大量管理资料下载)附件： 会议通知草稿 会务通知草稿 会议预算草稿 会务分工明细表 主要会议场所明细表18http:/ (大量管理资料下载)附件 联想电脑公司 联想电脑公司文件第 1 页，共2页文件编号：QB/LX 009 -99 发文 ：1999年5 20 文件 ：会议通知文： ： ： 文 ： 经 、参会 文 ： 经 员，参会人员送： 经 秘书 后 99年5 经 会通知99年5月 总经理室例会定于5月2fi日下午（星期五）29日（星期六）举 会议的各项内 安排如下：、会议地点：安 5号第9会议 2 、参会人员： 经 员currency1 、会议主持人：-4、 议程安排：议程时间 汇报议题 主要内容及时间安排 主要汇报人员列席人员1 5 28 （“）14：0016：00fiflfi时 ” 的 ”（50分钟+20分钟） 主题研报（20分钟+currency10分钟研讨）（ 公司）-、16：:0016：15休息19公 司傳號碼 FAX NO.:號 OUR http:/ (大量管理资料下载)2 16：15-18：00 息 情况通报 、 、18：1519：15 19：currency1022：currency10 、，22：currency10分 前 休息，currency1 5 29 （ ）8：009：currency10经 会4 9：currency10-10：currency10 经营情况通报 、10：currency10-10：45 休息5 10：4512：currency10 联想电脑 务 研讨 联想电脑 的 务 （currency10分钟） 研讨： 的 务 ，前 务中在的主要题， 的（65分钟） 、12：currency10 5、 会议注意事项1、5 29 8：00 经 会，5 currency11 的 经 会 2、总经理室会议的内 于公司的商业秘密，与会人员 注意保密、各项会议的汇报人员 人员 按照议程安排的 准 参会、会议期 意走， fl手机、P机 音处理5、 汇报人 制 ，保会议议程顺、按 20http:/ (大量管理资料下载)、各汇报 事先准备好PPT文件，如需 准备文 材料， 准备22 材料， 给总经理室 员，在会后统 收 7、如因 殊原因无法参会，总经理室 员需 元 总经理准 ，他人员需 的 管总经理室 员准 通知秘书处 8、5 28 前与会人员发细的会务通知， 注意 附件二联想 团 公司联想电脑公司文件第 1页，共 4页21公 司傳號碼 FAX NO.:號 OUR http:/ (大量管理资料下载)文件编号：QB/LX PC 0105-99 发文 ：1999/5/25 文件 ：通知文： ：/ ：文 ： 经 ，与会 文 ：与会人员送：企管办秘书处后 5月 总经理室月例会会务通知1、会议 ：5月28日下午、29日2、会议地点： 安 宾馆5 第9会议室、会议 人： 议程时间 汇报议题 主要内容及时间安排 主要汇报人员列席人员1 5 28 （“）14：0016：00fiflfi时 ” 的 ”（50分钟+20分钟） 主题研报（20分钟+currency10分钟研讨）（ 公司）-、16：:0016：15休息2 16：15-18：00 息 情况通报 、 、18：1519：15 19：currency1022：currency10 、，22：currency10分 前 休息，currency1 5 29 （ ）8：009：currency10经 会22http:/ (大量管理资料下载)4 9：currency10-10：currency10 经营情况通报 、10：currency10-10：45 休息5 10：4512：currency10 联想电脑 务 研讨 联想电脑 的 务 （currency10分钟） 研讨： 的 务 ，前 务中在的主要题， 的（65分钟） 、12：currency10 4、房 安排：住宿人员 房 住宿人员 房 5206 、 5209、 5208 、 52105207 、 5211、 5205 、 5202、 5204 、 5212、 5203 、 5201 六、餐安排： 5月28日 晚餐18：15-19：15 5月29日 早 8：00 总经理室早餐会 5月29日 午餐12：30-13：30、会务 ： ： 137 ： 139 23http:/ (大量管理资料下载)5201房 TEL：64231199 5201房、车辆安排：日期 安排5月28日13：00 5500 - 安 宾馆15：20 5500 - 安 宾馆16：00 安 宾馆-5500 18：00 安 宾馆-5500 19：30 安 宾馆-5500 5月29日8：20 5500 - 安 宾馆9：45 5500 - 安 宾馆10：40 安 宾馆-5500 12：30 5500 - 安 宾馆12：40 安 宾馆- 5500 、活安排：地点 活内 5月28日20：0022：003 6 （ 房 ）6 二 6 二 保 注：5月28日 以上娱乐项，如 需 与会务 系 、会议注意事项1、 各项会议的汇报人员 人员 按照议程安排的 准 参会汇报人 制 ，保会议议程顺、按 2、 各汇报 事先准备好PPT文件，如需 准备文 材料， 准备22 材料， 给总经理室 员，在会后统 收 1、如因 殊原因无法参会，总经理室 员须 总 人员需 管总经理 员 ，及 通知会务 24http:/ (大量管理资料下载)2、会 意走， fl手机、P机 音处理、此 会议议程较 ，会议的结束 能会 所 、5月 日的周例会取5、如所汇报人员因参会所生的通费用于5月31日下 前给 ，由会务 统 报销（同 在票据后注明 及车 ）， 期 报销 6、每 房 钥匙， 注意保管，在29日下午开会前给会务 ，若 需 50元 7、参会人员如 住宿 用车需 ， 及 通知 附： 图25安 安四 安 宾 馆安 西 http:/ (大量管理资料下载)附件 联想 团 公司联想电脑文件第 1 页，共1页文件编号：QB/LX PC 发文 ：1999/5/6 文件 ：会议预算文： ： ：文 ： 经 文 ：杨 ，王 送：后 5月 总经理室例会费用预算申 5月 总经理室月例会定于5月28日29日在 安 宾馆举， 会议预算如下：26公 司傳號碼 FAX NO.:號 OUR http:/ (大量管理资料下载)1、 场地费： 1600元2、 住宿费： 2520元3、 餐费： 2