管理制度编写的规范.doc

管理制度编写规范 为了统一管理文件、制度的编写格式，特制定本规定。2 适用范围各部门对手册、程序文件、三阶管理制度（技术图纸标准、检验卡片、工艺卡片等除外）的编制。3 具体内容3.1页面设置3.1.1质量手册、程序文件页边距上、下、右、左全部为2cm，纸型为A4，3.1.2三级管理制度页边距左为2cm，上、下、右全部为1.8cm，纸型为B5（JIS），其它为默认。3.2 字体及段落设置：3.2.1 文本所有字体全部为宋体。3.2.2 除特殊要求外，其他字号全部为小四号字。3.2.3 输入法状态调整为中文标点，半角字符。3.2.4 段落设置：行距为固定值，设置值为18磅。3.3 文件标题：3.3.1 公司标识和公司名称字号为三号字，公司标识由中英文组合而成，字体加阴影，例如：皇明Himin 温屏Winpin 。3.3.2编制公司文件时，公司名称统一为“皇明洁能控股有限公司”或“山东温屏节能玻璃有限公司”3.3.3 正文的标题为小三号字，本行居中。3.4 版次说明及文件编号：3.4.1质量手册、程序文件建立封面在封面上描述。见附件1。3.4.2三级管理制度：a) 标题下行为：文件制定或修订的年月日、版次和文件编号标识，其字号为5号字，且数字全部为阿拉伯数字,并有下划线。例1：新建版文件2006年1月1日 制定 文件编号： 2006年1月1日 第1次修订 文件编号： b) 第2、3、4页（含附件）第一行右上角为“文件编号： ”字体为五号字。3.5 页脚设置：3.5.1质量手册、程序文件无页脚。3.5.2三级管理制度第一行为下划线，第二行内容为：“共 页 第 页” 和“ 年 月 日实施”字号为五号字。例如： 第 2 页共 10 页 年 月 日实施注： “文件编号： ”“ 年 月 日实施”不用填，由图书档案中心发行时填写。3.6 文件签批栏要求：每个文件的签批栏为小四号字，在正文尾页底端，即附件（流程图、表格等）前页底端，格式如下：编制： 审核/会签： 批准：3.7 正文内容编写要求：3.7.1 正文顺序号的书写方法：a) 第一顺序号为1 2 3 ；b) 第二顺序号为1.1 1.2 1.3 ；c) 第三顺序号为1.1.1 1.1.2 1.1.3 ；d) 第四顺序号为 a) b) c)；e) 第五顺序号为 ；f) 顺序号后无标点符号，用一个半角空格隔开。g) 第一、二、三顺序号一律无缩进，第四、五顺序号向右缩进一个半角空格。3.7.2 第一顺序号和标题字体加粗后加冒号，内容另起一行。例如：“ 1 目的：”。3.7.3 文件修订时原则上使用原文件名称和编号，若文件有以上变化时，须在2 适用范围的内容后加注，例如：“注：本规定代替原2008.5.13版S-0535制度、流程编写规则”。 3.7.4 文中所有批注内容字号均为5号字。3.7.5 正文中需强调的部分可用字体加粗表示。3.7.6 三级管理制度文件的倒数第二条款须为服务承诺项，即制定部门的自我约束条款。3.7.7三级管理制度文件的最末条款应写明本文件的编写部门，例如：“4 本规定由负责起草/编制/修订。”。3.7.8 文件内容中避免出现人名，涉及某个人的，用岗位或职务代替，例如：应是“重要文件由总经理批准”，避免出现“重要文件由总批准”。3.8 文件附件的要求：3.8.1 涉及多部门接口的流程性制度必须有流程图。 3.8.2 流程图符号说明：准备： 过程： 决策判断： 结束：存档： 示例见附件1：流程图举例（制度评审下发流程图）3.8.3 制度中涉及到的表格也要加入附件，并位于流程图后。 示例见附件2：表单举例（文件评审记录及签到表）3.8.4 附件的格式为：a) 页面第一行右上角为“文件编号： ”字体为五号字。b) 第二行为“附件1/2/3/： ”，靠左顶格，小四号字。c) 页次底端格式为： 第 页 共 页 年 月 日实施4 三、四阶文件编码流水号说明4. 1 行政管理文件类别编号范围文件类别编号范围行政综合管理01010199行政资讯管理04010499行政车辆管理02010299行政档案管理05010599行政财务管理03010399行政后勤管理06010699 行政审计管理07010799行政教育、训练管理11011199行政法规管理08010899行政人力资源管理12011299行政质量监督管理09010999行政绩效考核管理13011399行政安全、保卫管理100110994. 2 生产管理文件类别编号范围文件类别编号范围生产综合管理20012100生产热水器厂/ECS/温屏厂/光电厂管理25012600采购管理21012200生产热水器动力26012800生产工艺管理22012300生产真空管厂管理28013000生产统核管理23012400生产质量保证30013100物流仓储管理24012500生产电子厂330134004. 3 营建管理 400142004. 4 外来文件 430144994. 5 技术、研发管理 500152004. 6营销管理文件类别编号范围文件类别编号范围销售综合管理60016050销售物流管理64016500销售业务管理60516100销售市场管理65016600销售终端管理61016200销售政策管理66016700销售工程管理62016300待定67016800销售客户服务管理630164004. 7 国际贸易管理 680169004. 8 工艺技术类 800182004. 9四阶文件管理：4.9.1 四阶文件新建、换版需会知文管中心、质量系统处，由质量系统处审核、备案，文管中心负责编码。电子、书面版均需在质量系统处备份4.9.2 四阶文件修订部门为文件使用部门。4.9.3四阶文件、电子、书面版均需在文管中心备份5 服务承诺5.1 质量系统处负责对该制度解释并组织培训。5.2 质量系统处、文管中心对各部门上交制度进行严格审查，保证受控制度的规范。6 本规定由质量系统处和文管中心共同起草/编制/修订。编制： 审核/会签： 批准：附件1：质量手册、程序文件封面举例 太阳能*文件编号：M-*撰写单位: 皇明太阳能股份有限公司版 本: 第 * 版发行日期： *年*月*日合计页数: 共 * 页编制审核批准附件1：流程图举例文件制定部门质量系统处参加评审部门全责主管文管中心制度编制组织评审 文件修改 制定审核/会签签字文件呈批 审核Y评审记录及签到存档文件评审N签批 Y复印盖章下发 文件评审记录及签到表表号：文件名称：评审组织部门：时间及地点：主持人：记录人：评审意见：请从职责分配、条款可操作性、适用性方面重点考虑（无意见以“”标示）评审部门： 评审人（