G01_____文件记录控制程序___A0___100409.xls

文文件件记记录录控控制制程程序序 编号 G01 受控状态 编制部门 品质部门批批 准准审审 核核作作 成成 版 本 A0 编制日期 2010年4月9日 分发号 实施时间 2010年4月14日 修修 改改 履履 历历 版次页码申请表编号内容摘要填写确认日期 04 4无新版发行 1 2 3 4 5 6 7 8 9 文文件件记记录录控控制制程程序序 文件编号 G01 版本 版次A0 页码号 第1页 共1页 文件 条款 流程图担当部门配合部门支持文件 表单编号 4 3编制部门 文件管理 部门 4 4 文件管理 部门 编制部门 4 5编制部门使用部门 技术文件管理规定 图纸管理规定 文件 记录汇总表 G01 1 G01 2 G01 F G01 G 4 6部门主管 4 7编制部门使用部门 G01 A G01 B 4 8使用部门查阅部门 文档归档存档管理规 定 外来文件管理规定 G01 3 G01 4 G01 C 4 9编制部门使用部门G01 D 4 10编制部门 4 10编制部门 4 10编制部门G01 E 文件编 编号确定 文件编写 文件 审批 分发 签收 归档 查阅 文件审 查 文件作废 文件保 文件销 NG OK 适 用 不适 用 过期 文件 需要 保存 不需要 保存 不适 用 第3页 共17页 文文件件记记录录控控制制程程序序 文件编号 G01 版本 版次A0 页码号 1 目的 规定了公司质量管理体系文件的管理流程 确保各相关场所使用的文件属现行有效版本 并 形成统一规范的编写格式及处理程序 2 范围 适用于公司质量体系有关的文件记录管理 包括外来文件的管理 3 职责 3 1 最高管理者负责质量程序文件的批准 3 2 管理者代表负责质量程序文件的组织编写及文件审核 3 3 品质部门负责质量程序文件发放 回收 作废 保存 销毁的管理 3 4 各部门负责本部门职责范围内的管理规定 作业指导书及表格的编写 发放 回收 作 废 保存 销毁的管理 每季度将新增加的文件及表单以 文件 记录汇总表 提交品质部门 备案 3 5 外来文件由品质部门负责接收 发放 回收 作废 保存及销毁 4 流程 4 1 定义 4 1 1 原件 原始签名或盖有红色签章的文件 仅供复印用 4 1 2 受控文件 盖有文件受控印章的文件 文件更新版次时 受控文件会被自动更新 4 1 3 非受控文件 未盖任何识别章的文件或分发时是最新版本 但修订后不再另行分发 废 止后无须收回及销毁 4 1 4 外来文件 外部有关产品的图纸 技术资料 各项设备说明书及外部标准 规范 法 规等 4 2 文件管理层次 文件级别文件类别制订 变更 废止审核批准文件编号原稿控制 一级文件管理手册品质部门管理代表最高管理者品质部门品质部门 二级文件程序文件责任部门管理者代表最高管理者品质部门品质部门 三级文件 管理规定 作业指导书 责任部门班组负责人部门负责人文件使用部门文件管理部门 四级文件表 单责任部门 班组负责人 部门负责人 部门负责人文件使用部门文件管理部门 4 3 文件编写需求提出 4 3 1 发现有需要时 文件编写部门草拟编写内容 人员及完成时间 一级文件与二级文件 由品质部门组织编写 各部门管理规定由责任部门编写 技术 工艺 设备类作业指导书 由技术部门组织编写 品质类作业指导书由品质部门组织编写 文件编制同时制作表单 4 4 文件编号 确定编写需求后 编制部门按以下述的规则确定文件编号 文件编号要求如下 4 4 1 编号代码汇总 部门代码部门代码 公司代码 MPGL 制造部门 BH Z 品质部门 BH Q 总务部门 BH G 技术部门 BH T 生产管理部门 BH P 4 4 2 文件编号规则 4 4 2 1 管理手册编号规则 第4页 共17页 文文件件记记录录控控制制程程序序 文件编号 G01 版本 版次A0 页码号 M 顺序号 两位数 管理手册章节号 1位数 4 4 2 2 程序文件编号规则 0 G 通用类 顺序号 两位数 Q 质量类 R ROHS类 4 4 2 3 管理规定编号规则 0 程序文件编号 顺序号 一位数 4 4 2 4 作业指导书编号规则 WI 0 流水号 三位数 作业指导书 机型代码 必要时 具体由见 技术文件编号管理规定 4 4 2 5 表格编号规则 0 版本 用1位数字 文件编号 顺序号 一位字母 4 4 3 版本号与修改号 文件版本依次为A B C Z 版次依次为0 1 2 9 第一次制定原版以A0表示 A版第一 次修订以A1表示 依次类推 凡经9次修改或大幅度修订时 作换版处理 版次重新从0开 始 4 5 文件编写 4 5 1 文件编写按文件编写格式要求进行 文件编写的内容由编制部门确定 4 5 2 程序文件及管理规定的编写格式如下 4 5 2 1 目的 编写 实行该文件的目的 4 5 2 2 范围 该文件适合使用的部门 组别 人员或工艺 材料等 4 5 2 3 职责 规定各部门在流程中进行的各项职能 4 5 2 4 程序 流程 该程序的具体流程以及确保该程序有效实行的有关部门及人员分配 4 5 2 5 支持文件 表单 该文件所涉及到的支持文件 表单及对应编号 4 5 2 6 相关文件 表单 该文件所涉及到的其他文件 表单及其对应的编号 4 5 2 7 当文件编写中有可能会导致误解或需要解释时 应在 程序 章节中增加 定义 4 5 3 各类技术文件编制格式 要求请参考 技术文件管理规定 4 5 4 图纸类文件的编制格式 要求及交付等请参考 图纸管理规定 4 5 5 文件编制时应采用宋体 仿宋等正式文体 4 5 6 所有文字性文件如管理手册 程序文件 管理规定等 一律采用A4副面 横行行文 所有表格 作业指导书等技术 工艺文件均采用A4 A3幅面 横式 竖式均可 4 5 7 体系文件必须具有文件号 版本号 修改状态 实施日期和页码等标识 记录表格标 识应体现可追溯性文件编号 版本号 表格序号及修改状态等 4 5 8 多章节文件必须具备文件目录 4 5 9 对于程序文件 管理规定及作业流程等涉及过程的文件 应同时编制相应的流程图 流程图的画法如下 第5页 共17页 文文件件记记录录控控制制程程序序 文件编号 G01 版本 版次A0 页码号 标识 说明 椭圆形 矩形 线条 菱形 含义 开始或结束 过程 流向 审批 检验等 4 5 10 文件管理部门负责编制 文件 记录汇总表 当有文件 记录变更时配布使用部门 以 便核对所用表单是否为现行有效版本 4 6 文件审批 4 6 1 一级文件 二级文件及其表单由管理者代表审核 最高管理者批准 三级文件及其表 单由各部门负责人或其指定代理人进行审批 审批的形式为签名或盖章 4 6 2 涉及其他部门的文件 必须经过相关部门的会审 有不同意见的会审时应在 文件会 审记录表 中注明 交由文件编制部门处理 4 6 3 一般情况下 一级文件与二级文件的审批时间不超过7个工作日 节假日顺延 三级 文件的审批时间不超过2个工作日 节假日顺延 4 6 4 文件审批不通过的 编制部门重新编制并提交部门负责人审批 文件审批合格的交由 文员办理存档手续 4 7 文件填写 分发及签收 4 7 1 审批后的原件 一 二级文件由品质部门保存 三级文件由编制部门保存 分发仅为 原件的复印件 4 7 2 文件分发由对应的文件管理部门进行 一 二 三级文件的分发应加盖红色 受控 印章 记录表样加盖 表样 印章后登记于 文件收发登记表 发放到配布部门 接收部 门应在文件收发登记表上签收 4 7 3 各部门根据表单内容要求进行记录 记录必须经有关负责人签名确认后方为有效 4 7 4 所有记录应字迹工整清晰 易于辨认 4 7 5 记录因书写错误修改时 不能使用涂改液或改字液 应用双横线将错误内容划掉 并重 新书写正确内容 对于重要内容的修改 修改者应在旁边签名并注明修改日期 4 7 6 记录中不需要填写的空白部分用 划掉 若记录有多行而仅填写了一部分的 则应在 空白处的第一行填写 以下空白 字样 4 8 文件归档及查阅 4 8 1 接到其他部门分发的文件后 接收部门应按 文档归档存档管理规定 对文件进行登 记 索引 防止损坏 变质 遗失 4 8 2 需要传阅的文件 传阅的同时填写 文件传阅单 交由文员归档 4 8 3 当需要查阅其他部门文件时 原则上需经编制部门负责人同意后到文件管理部门查阅 4 8 4 文件和资料需要进行复印的 由需求部门提出申请 经文件编制部门批准后方可 4 8 5 外来文件的接收管理按 外来文件管理规定 执行 4 8 6 提供给顾客 供方或政府部门的记录应加盖 非受控 印章 并标识提供日期 4 8 7 工厂各类记录的保存期限详见 文件 记录汇总表 4 9 文件审查及修改 4 9 1 文件编制部门及使用部门应至少每半年对文件的适用性进行审查 文件审查适用的 则继续存档使用 文件审查不适用的 应由提出部门填写 文件修改申请表 对文件进行修 改 4 9 2 当出现下列情况时 必须对文件进行修改 顾客提出不同意见 文件实际运行出现问 第6页 共17页 文文件件记记录录控控制制程程序序 文件编号 G01 版本 版次A0 页码号 1 1 题 已经获取与现在文件不同的最新资料 4 9 3 一 二 三级文件的修改由原编制部门负责协调 4 9 4 文件修改时 必须在文件修改处标注修改标识 一 二 三级文件还需在封面 列明具体的修改内容 4 9 4 修改后的文件由相对应的权限部门进行审批并重新分发到各使用部门 文件分发时应 同时回收旧版文件 4 9 5 各部门文档管理人员应每月定期予以检视 若发现变质或损毁时 应立即予以处理 并 保持其完整性 若完整性不足时 应通知相关部门 尽可能补建资料 若无法补建完整 应 报告部门负责人决定 4 9 6 对新增或取消记录空白表格的情况 品质部门应更改 文件 记录汇总表 4 10 文件作废 4 10 1 修改后的原件 有参考价值的在原件盖 旧版资料 章存档保存 复印件作废处理 4 10 2 文件换版后 原文件自动作废 一级 二级文件原件由品质部门保存五年 4 10 3 复印件加盖 作废 或正面明显处划 后作为再生纸使用 4 10 4 销毁方式可以为打碎 再生利用 但对于涉及知识产权及财务方面的记录不能再生利 用 对有保密要求的记录必须打碎处理 5 支持文件表单 技术文件管理规定 G01 1 图纸管理规定 G01 2 文档归档存档管理规定 G01 3 外来文件管理规定 G01 4 受领书 G01 A 文件收发登记表 G01 B 文件传阅单 G01 C 文件修改申请表 G01 D 文件 记录销毁清单 G01 E 作业指导书 G01 F 文件 记录汇总表 G01 G 6 相关文件表单 1 受受 领领 书书 TO 发 行 日 发行部门 作 成 确 认 序号部品名称品番版本号份数页数备 注 受领印 受领日期 年 月 日 G01 A0 文文 件件 收收 发发 登登 记记 表表 说明 1 发放外来文件时需在备注栏中注明 外来文件 2 文件收发登记表编号规则 部门代码 年份 序号 序号为3位数 部门 编号 序号文 件 编 号文 件 名 称 版 号 修改 状态 实施日期 文控编号 份数总页数发往部门 对象签收人发放日期回收日期备 注 G01 B0 文件传阅单文件传阅单 备注 阅读后请用正楷字体签署姓名及日期 备注 阅读后请用正楷字体签署姓名及日期 G01 C0G01 C0 文件传阅单文件传阅单 备注 阅读后请用正楷字体签署姓名及日期 备注 阅读后请用正楷字体签署姓名及日期 G01 C0G01 C0 文件传阅单文件传阅单 备注 阅读后请用正楷字体签署姓名及日期 备注 阅读后请用正楷字体签署姓名及日期 G01 C0G01 C0 文文件件修修改改申申请请表表 批准审核审核作成 修改编号 年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日 文件名称文件编号 实施日期申请部门 申请原因 修改前 内容 版本内容 修改后 内容 版本内容 G01 D 文文件件修修改改申申请请表表 批准审核审核作成 修改编号 年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日 文件名称文件编号 实施日期申请部门 申请原因 修改前 内容 版本内容 修改后 内容 版本内容 G01 D0 文文件件 记记录录销销毁毁清清单单 序序号号文文件件名名称称 版版本本 版版次次 页页数数销销毁毁时时间间销销毁毁者者 全全名名 部部门门主主管管 审审核核 实实施施时时间间 G01 E0 美美高高精精密密部部品品 北北海海 有有限限公公司司作作 业业 指指 导导 书书 文件名称 文件编号 客户 版 本 号 部 门作 成审 核批 准 品名 修改状态 品番 修改申请号 树脂 颜色 第 页 共 页年 月 日年 月 日年 月 日 A 适用范围 试作检查 工程检查 外观检查 批量检查及出货检查 全体检查点 B 检查点 位置检查项目判定基准品质基准测定器 说明 外观不良有限度样品的 按照限度样品判定 没有限度样品的参照标准样品 测定器代号 E 目视 MS 显微镜 美美高高精精密密部部品品 北北海海 有有限限公公司司 作作业业指指导导书书 文件名称 文件编号 版 本 号部门作成审核批准 修 改 状 态 修改申请号 第 页共 页 年 月 日 年 月 日 年 月 日 部品名 部品号 适用范围 序号 检验项目判定标准图面位置检查水准 判定基准使用仪器备注 仪仪器器代代号号说说明明 TM 工具显微镜 PG 塞规 DG 千分表 DN 卡尺 MM 千分尺 备注 当在检验中发现不良或寸法不合格时 必须先参考限度样品及客户确认数据后再向上级报告 寸法检验项目参考检查用图