归档文件整理规则.doc

归档文件整理规则孙 政 归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。一、归档文件的收集1、收集工作的意义：收集工作是档案工作的起点，把分散保存的档案资料集中起来，才可能有档案的整理、鉴定、保管、利用等工作。如果没有档案的收集工作，就没有完整的档案，也就没有完整健全的档案工作。2、收集工作的要求与方法：收集工作应该做到“以我为主”，注意文件的系统性、完整性。收集工作应做好文件的收发登记。 3、收集工作要建立严格的规章制度：收集工作的制度主要包括归档范围、归档时间、归档文件的质量要求、归档手续。二、归档文件的鉴定1、确定收集的文件材料是否有保存价值，能否转化为档案保存，同时剔除没有保存价值的文件材料。 2、对有保存价值的文件材料，根据其价值的大小来确定它的保管期限。三、归档文件的整理单位与装订 1、整理单位就是“件”，每份文件为一件，主要是自然件。但在有些情况下两份或两份以上文件可作为一件：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；复制件与原件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册为一件；请示与批复、报告与批示、函与复函如果在同一年度就为一件，如果不在同一年度，哪一年的归入哪一年，不再合为一件。有文件处理签的不用撕掉，形成就保持原样。 2、装订：文件装订前要剔除生锈的金属物，字迹模糊的要复印（单面）。永久、长期用不锈钢订书针装订，短期保持原样。过厚的文件用棉线三针法装订。四、归档文件的分类1、分类方法有好多种，但由于单位太小形成的文件材料太少，所以规定分类方法为：保管期限 年度 机构。2、区分年度：年度以文件的落款日期为准。哪一年形成的文件一定归入哪一年，严格区分年度，多个文件合为一件时以在前面的文件时间为准，跨年度的统一在结束年归档。3、区分问题：问题分类要保持连续性，在区分问题时要把同一问题的各种文件材料放在一起，以便于以后的利用，要保持问题排列的连续性。五、归档文件的排列 按问题排列，不同问题的按时间的先后顺序，同一时间同一问题的按重要程度。如果出现零散文件没有跟同一问题的文件在一起时，可以在备注中注明零散文件的件号。六、归档文件的编号 1、件号：件号应在同一年度同一保管期限内从“1”开始逐件编流水号。2、编号项目：以归档章上的项目为准，逐一填写。3、盖章：每件文件上都要加盖归档章，一般在文件头的中央，空白处，不要压住文件字迹。建水县农业局文件全 宗 号年 度室编件号盒 号36200611机构(问题)保管期限馆编件号收文号兽医站永久七、归档文件的编目 1、件号与归档章上的件号一致。 2、责任者，指制发文单位，以落款的单位名称为准，责任者过多时可适当省略。但立档单位是责任者的必须抄录。 3、文号照抄不能省略。 4、题名照抄不能省略，如果没有题名或题名不清楚时，要重拟标题并且加 ，会议记录应写明某年的会议记录，人事文件要写出本单位的人的名字加（ ） 5、日期写满八位，如2002年1月2日的文件日期写为20020102。6、页数是每件文件的总页数。7、备注。 归 档 文 件 目 录 盒号：1件号责任者文 号题 名日期页数备 注1县政府建 政 复2006号关于的批复200601065含请示2县农业局建 农 发2006号关于的规定200601283八、归档文件的装盒 1、装盒要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。在同一保管期限下盒号要按年代顺序从“1”开始编排。2、备考表：整理人、检查人、时间。全宗号建水县农业局36年 度2006保管期限永久机构(问题)兽医站起止件号室1-27馆盒 号1九、检索工具只要按保管期限和盒号把归档文件目录合在一起就形成