7-4-2采购控制程序.doc

程序文件采购控制程序版本/修订状态A.0编 号Q/JY P 7.7-2007页 数9/9采购控制程序1目的：对产品采购的过程进行有效控制，防止因采购文件/资料出现失误而影响产品质量，并对供应商提供的产品质量、交期或服务进行评估和考核，确保采购产品的质量符合和满足公司的各项生产需求。2范围：本程序适用于为满足公司最终产品所需要的各种原材料、辅助材料、零组件、外购件及外协件、机器设备, 包括服务采购，如：委外加工、委托运输（邮政快递、船/海运、空运、陆运）、委外检验和试验、仪器校正等。3引用文件： Q/ JZ P 7.4/1-2010 供应商控制程序 Q/ JZ P 7.5/4-2010 产品储存和防护控制程序4术语和定义：4.1产品：过程的结果。产品包括硬件、软件、服务、流程性材料等四种类别的通用产品，它可以是有形的（如组件或流程性材料），也可以是无形的（如知识或概念），它可以单独存在或与其中几种类别的组合。4.2本公司采购的产品：指适用于期望提交给顾客的任何类别产品所需要的各种原材料、辅助材料、零组件、外购件及外协件。4.3采购：指从供应商处购买物料及选择合适的供应商将合同的部分转包供应商的行为。4.4 A类物资主要物资，直接影响最终产品主要性能的材料/零件；如：毛坯4.5 B类物资一般物资，构成最终产品一般性能的材料/零件；如：标准件4.6 C类物资辅助物资，非直接用于产品本身的起辅助作用的物资；如：包装物5职责：5.1销售部负责按照月度销售预示计划编制月度采购计划；5.2配套部是本程序的归口管理部门，负责执行采购计划、组织采购和进行采购物资跟踪。5.3技术部负责编制采购产品的技术标准和提供采购物资的规范以及确定采购物资的分类；5.4品质部负责对采购物资的检验/试验或验证。6工作流程和内容：6.1通则6.1 采购人员对采购产品的质量，交货进度等负主要责任。6.1.2 采购人员必需熟悉并掌握所采购产品的质量和性能要求，以及供方生产能力。交付能力及质量保证能力的状况。6.1.3 采购必须严格按照批准的采购计划及采购质量要求在合格供方中采购，未经批准，不得擅自更改供方（包括份额）。6.1.4 在选择新的供方时需按供应商控制程序进行。6.1.5 技术协议：所有A、B类的采购物资必须签订技术协议，技术协议至少包括采购用图纸、样件、适用的产品规范、材料规范和提交PPAP的详细项目要求等，此类要求由技术部编制，发放到配套部，由配套部与供方签订或由技术部直接与供应商签订，然后交一份给配套部。6.1.6 质量协议：所有A、B类的采购物资必须签订质量协议，质量协议至少包括检验方法、流程、检验频次、自检报告、100%交付要求、PPM、索赔的内容以及对供方质量体系、过程等方面的要求。6.1.7 采购合同：当与供应商签订了技术、质量协议后，方可签订合同。采购合同包括采购物资的名称、类别、形式等级、交货时间、地点、数量、价格和标识等；采购合同应说明关于采购商务方面的事宜，技术质量协议作为采购合同的附件。6.1.8采购文件的控制6.1.8.1需要发放至供应商的采购文件,由供应商至配套部备案后,由配套部发放。6.1.8.2当采购文件需要修改时，技术部通知配套部，配套部负责将修改内容及时传递至供方并换回旧版本。6.2工作流程和内容流程图：工作流程工作内容说明责任部门相关文件与记录销售计划/生产计划 编制采购计划1采购计划的编制:1.1销售部按照制定的产品销售预测和或生产部拟定的当月生产计划、分工、产品材料消耗定额和采购员库存调查结果，核算出当期采购物资的需用计划，并做出“月度采购计划”（计划上需注明需采购物资的名称、规格/型号、数量及交付日期，并需考虑关键、重要和采购的难易，核对安全库存标准（成品、原材料、在制品）及采购作业的先行期），报分管副总审批。 1.2用于零件生产的所有采购材料必须满足对限制有毒、危险物品的政府要求及安全规定。1.3采购计划的编制原则a） 保证生产要求b） 降低采购成本和库存c） 参考库存量规定。1.4采购计划的编制依据a） 销售计划/生产计划b） 采购标准c） 实际库存和库存量规定d） 各部门的请购单e） 基本原则为采购计划=生产计划-实际库存+安全库存（最低库存最高库存）。配套部销售计划生产计划安全库存标准（成品、原材料、在制品）请购单采购计划A选择供应商2 应在合格供应商名单中选择供应商,如需采购的产品没有合格的供应商,则由配套部组织技术部、品质部按供应商管理程序之规定对供应商进行选择、评估和考核等作业。2.1如需采购的产品中有被顾客批准和/或指定的供应商：则采购员在采购产品时，必须从顾客批准和/或指定的供应商名单上采购有关材料/产品（即：采购人员应将顾客批准和/或指定的原材料供应商名单统一登记、汇总），如采购人员要从其他供应商处采购产品时，必须将此供应商提供给顾客批准，并将顾客批准被列入顾客批准和/或指定的供应商名单上后，采购人员方可从该供应商处采购有关产品。如顾客有新批准的供应商名单或顾客对原批准的供应商名单有修订和更改时，配套部必须及时对此顾客批准的供应商名单进行更新。配套部合格供方清单工作流程工作内容说明责任部门相关文件与记录A 供应商评估/考核NO依供应商管 理程序作业YES 2.2采用顾客所指定的供应商，包括工装/量具供应商，公司不能免除对其所采购的产品的质量责任。2.3如被采购的产品因相关因素而有变动时，配套部应按供应商控制程序之规定寻找两家（含）以上供应商进行询价、议价、比价和报价作业，并根据被采购的产品和公司所需采购产品的实际生产情况及其产品质量成本、交付符合/满足公司采购产品的质量要求。2.4 当在合格供方名单中无法实施采购并急需时或用量很小(如:每年一次)的B、C类零件，配套部填写 “请购单”，经分管副总经理批准后实施采购配套部供应商控制程序请购单采购申请3采购申请3.1采购员收到部门主管核准后的物料需求计划后，采购员填写的“采购订单”和/或采购产品需求部门提供的采购资料，经部门主管审查后以传真（FAX）等方式传至供应商。采购文件可包括采购产品的相关资料：配套部采购订单核准NO YES B 采 购a、采购产品的名称、规格/型号、数量、交付时间/日期、交付方式（包括运输方式）、单价、金额、等级、类别、向公司提供采购产品的供应商名称或其他准确标识方法；b、采购产品的规范、图样/图面、样品、过程要求、检验规程/检验标准、检验方法及其他有关技术资料/要求（包括产品、程序、过程设备和人员的认可或鉴定要求等）的名称或其他明确标识和适用版本；c、适用的质量体系标准的名称、编号和版本。3.2采购订单上应注明是否需要供就商确认，需要确认的由供应商确认后传回，如供应商无法按期达成或交货期不足时，采购人员应填写“部门协调单”征求相关单位是否调整生产计划，决定是否采取紧急对应措施（如空运等）；如在国外供应商处订货或者订货周期较长的产品，可先行订货，订货必须经过配套部领导和分管副总批准。3.3、非A、B、C类物资的采购，由各部门填写“请购单”，经分管副总批准后，采购员直接采购。3.4“采购订单”执行完毕后必须存档。配套部/相关部门请购单采购订单工作流程工作内容说明责任部门相关文件与记录B采购进度追踪和监控 供应商交付进度对顾客影响判定NOYESC与供应商和顾客进行沟通4配套部必须要求供应商具有对提交给公司采购产品100%的按时交付的能力，并建立供应商产品交付监控管理体系；公司在要求供应商提交采购产品时，配套部必须至少在二个星期前将公司相关的采购策划资料（如：采购计划、采购单、后续预计采购数量等）提供给供应商，以便让供应商提前准备公司所要采购的产品和/或材料，使供应商能满足公司对采购产品的要求和需求。1）供应商产品交付监控管理体系的内容必须包括： A、每批产品交付时，产品从供应商发出到达公司内预计所需要的时间、运输路线、运输方式、包装方式等；B、每批产品在交付过程中，如发生突发性事件时其应急处理措施和方法；C、供应商未能100%按时交付对顾客所造成的干扰和影响；D、供应商交付的状况和绩效统计（包括：100%按时交付的统计状况和未能100%按时交付的统计状况以及发生超额运费的统计状况等）；E、如因供应商提供产品的交付进度问题等有关的特殊状况而使顾客无法正常顺利生产时，有关部门必须将其通知顾客，并按顾客的处理方式进行处理。2）供应商产品交付情况由配套部记录在“供应商业绩记录表”中。3）如公司对供应商之生产、制造过程中的绩效也需进行监控时，则由配套部和相关部门至供应商处对其生产、制造过程进行审核，具体按供应商控制程序执行。4）依顾客对产品交付的需求状况和公司生产计划的安排，采购人员应随时对所采购的产品进行供应商交付时间的进度追踪，并将追踪的结果和状况记录于“供应商业绩记录表”中，对供应商逾期未按时交付的采购产品，由配套部采购人员按纠正和预防措施控制程序填写“供应商问题解决报告”，经部门主管审查后以传真方式通知供应商，要求其提出纠正与预防措施。5）对于一般采购的产品采购人员至少应于供应商按期交货前一天内与供应商联络并确认其是否能如期交货。配套部供应商控制程序纠正和预防措施控制程序供应商业绩记录表供应商问题解决报告工作流程工作内容说明责任部门相关文件与记录C供应商处验证判定YES NO派人至供应商 OK验证5公司或顾客如有要求需到供应商处进行采购产品验证时，配套部采购人员应在采购单或合同上明确规定验证的安排和产品放行的方式，并在采购产品交付前由采购人员提出申请，配套部领导审查后，派人前往供应商处进行采购产品验证。申请经核准后，配套部派负责质量人员或进货检验员并携带相关检验标准和相关进料检验表单前往供应商处按检验和试验控制程序进行采购产品验证，并将验证的结果和数据记录于“检验报告”中，在检验报告中注明验证供方检验，并签章。配套部/技术部检验和试验控制程序检验报告采购产品入厂拒收NO依检验和试验控制程序和产品储存和防护控制程序作业6供应商提供的采购产品进厂后，对供应商产品进货的质量和数量由品质部检验员和仓库保管员依检验和试验控制程序和产品储存和防护控制程序中之规定对采购产品进行数量点收、产品质量检验、入库等工作。品质部/相关部门检验和试验控制程序产品储存和防护控制程序材料代用7 当应生产急需要进行材料代用时，由配套部填写材料代用审批单，技术部进行产品性能和工艺审核，经总工程师批准后，报顾客认可方可使用。经批准的材料代用审批单应随加工流转卡一起流转。配套部材料代用审批单加工流转卡质量索赔8 因供应商的产品质量问题造成顾客向公司索赔或直接给公司造成损失的，由配套部按质量协议进行处理。这种方法应在质量协议中阐明。配套部质量协议资料归档9与采购控制有关的相关质量记录之保存/归档，由配套部/相关单位依质量记录控制程序进行作业。配套部/相关部门7 附件 无8记录序号记录编号记录名称使用部门备注1 月度采购计