鹿寨县OA自动化办公系统办文流程及部分功能操作简明介绍.doc

OA自动化办公系统办文流程及部分功能操作简明介绍（ 一 稿 ） 为方便了解和掌握OA自动化办公系统办公流程的基本功能及其操作方法，促进OA自动化办公系统的有效使用，根据本人在使用过程中积累的点滴经验编写本文，仅供参考，欢迎指正。一、功能分类及其使用（一）文件传送 文件传送主要通过“自由交流”方式提交。主要用于部门、单位或个人之间内部文件、信息的传阅、交流等，适用范围广泛，可替代通过Email（电子信箱）发送电子文件的部分功能。凡乡镇、县直各部门等需呈送县委（办公室）、县政府（办公室）领导的文件，均通过此途径提交至县委办或县府办的文书股（备注：县委办接收人为“韦丽媛”、县府办接收人为“吴志伟”）。注意：所有通过OA系统发送的单个附件文件，大小不能超过2M（2兆）。操作办法：1、在OA 主页面点击“启动流程”即可看见“自由交流”选项，单击打开页面后，分两步运行：（1）点击左上部“附件”“增加”查找并选择你所要添加的文件“确定”关闭对话框；（2）填写文件标题及输入信息内容信息栏右角“选择”选择发送的对象（注：发给单位所属部门的个人时需点单位名称前的“”展开，并单击所在部门）点击名字并确认“选中”“发送”，完成操作。2、接收“自由交流”信息时，点“附件”选中文件“阅读”即可查看。此时，如无需继续交流，直接点击左上角“确定”即可；若需要继续交流，在页面中上部的“经办”选项框内选择“继续读写交流”或“继续只读交流” “选择”选中删除自己的名字重新选择下一步继续交流的对象“确定”。（二）县政府（政府办）发文1、此功能主要用于县政府（政府办）或者部门、单位需以县政府（政府办）名义草拟发文，只能由县府办文书股才有发起改流程的权限。2、启动流程之前，草拟文件的单位需使用本单位领导（否则不予接收）的密匙登录OA系统，注明“送审稿”字样，以“自由交流”方式将文稿（请注明拟稿人、核稿人、联系电话等信息）、发文参考依据文件（如起草说明、上级有关文件、政策法规等），分别以附件形式提交县府办综合股（备注：接收人请选择“刘欢欢”）。3、综合股将收文初稿转联系秘书初审后，再以“自由交流”方式转县府办文书股（备注：接收人请选择“潘斌”）。4、县府办文书股完成启动流程步骤的文稿粘贴、信息填写等基础工作（操作方法：点击左上角“编辑正文”将文稿粘贴在空白文档上点左上角进行保存关闭文档填写文稿封面信息等）后，逐级呈送县政府（办公室）领导审阅、批示、签发。5、需要部门对送审稿提意见时，分两步进行：一是点“部门会签”框右侧的“选择”，选定有关部门的主要领导或分管领导；二是点“发送”“部门会签”。根据重要文件特别是规范性文件存档的需要，适宜将部门提交的纸质会签意见（加盖单位印鉴的）扫描、处理后，放在“附件”内。6、领导已签发定稿的电子文稿，由县府办文书股负责编号、分类保存，直接印发纸质公文或转交拟稿单位印文、存档，选择“结束程序”“发送”结束送审程序。凡结束的程序均为系统默认定稿，不能改动。（三）县委（县委办）发文1、主要用于县委（县委办）或者部门、单位需以县委（县委办）名义草拟发文，由县府办文书股发起流程，逐级呈送县委（县委办）领导审阅、批示、签发。2、具体操作方法与“县政府（政府办）发文”流程相同。3、领导已签发定稿的电子文稿，由县委办文书股负责编号、分类保存，等等。（四）县委、县政府（办公室）发文1、主要用于县委、县政府（政府办）联合发文或者部门、单位需以县委、县政府（政府办）名义草拟发文，由县府办文书股发起流程。具体操作方法同上。2、启动流程时，分为县委、县政府（办公室）领导审阅、会签两个环节。（1）按“政府（办公室）发文”相同办法走完县政府（办公室）部分办文流程，再转县委办文书股；（2）县委办文书股负责将文稿逐级呈送县委（办公室）领导审阅、批示或签发。3、领导已签发定稿的电子文稿，均有县委办编号，并视实际情况交由主办单位印发、存档等，程序结束。（五）发文1、此为2008年8月试用程序，非特殊情况不使用。如需体现县政府办公室联系秘书对初稿的修改痕迹等，可由乡镇、部门或单位以县委、县政府及“两办”名义草拟的文件，仍可作为正式运行“县政府（政府办）发文”、“县委（县委办）发文”或“县委、县政府（办公室）发文”等呈送领导阅批程序之前的预步骤来使用。2、操作办法：点击左上角“编辑正文”将文稿粘贴在空白文档上点左上角进行保存关闭文档填写文稿封面信息（如拟稿单位、联系电话、标题、主题词等）点“确定”自动跳转本单位办公室主任审核点“加办”选择单位领导审核点“确定”自动跳转，选择县委或县政府办公室文书股股长即可。3、县委或县政府办公室文书股接文后，可根据实际情况继续办理（如转联系秘书继续审稿等）、终止程序，或将该文稿通过启动呈送领导阅批的新程序予以续办。（六）乡镇、科局、部门发文此程序专门供科局（乡镇）内部行文使用。其前期操作办法与“发文”的操作方法相同，后期处理与“县政府（政府办）发文”、“县委（县委办）发文”或“县委、县政府（办公室）发文”呈送领导阅批程序的方法、步骤相同。（七）请示报告文件此程序暂不启用，此类文件仍沿用纸质公文办文程序。二、审阅、修改或签发文件1、查（审）阅文稿：可选择“编辑正文”或“阅读正文”查看。若对文稿进行修改，必须点击左上角“编辑正文”完成。即：点 “编辑正文”修改点左上角进行保存。2、签署批示意见：将光标移动至在“信息栏”内操作（如“呈会签，签发”、“同意发文”等），点左上角“发送”（区别：在“发文”程序中此步骤标记为“确定”）系统将自动返回本单位办公室文书股。文书股将根据批示确定下一步办理程序。三、文稿提取、清稿及保存（一）保存正式文稿。文稿按正常程序走完以后，均自动返回办文流程的发起者（即正常情况下，流程发起者、结束步骤者为同一人）。对领导已签发的文稿，需打开“编辑正文”点击左上角“清稿”重新命名文档选择文稿保存的位置，即可保存。（二）保存OA发文稿纸（签发单）。点文档左上部“高级打印”即见单幅发文稿纸（此时所有原隐藏的文字均排列显示，可根据需要设置文档保护功能）点击左上角选择保存位置。（三）切换查看修改痕迹与定稿式样。对通过“清稿”方式保存的文稿，一般情况下仍显示修稿痕迹，只需点击文档左上角的，并选择“最终状态”、“显示标记的原始状态”或“原始状态”等选项即可自由切换查看或打印。（四）清除文稿修改痕迹。对不需要保留修改痕迹的文件，可通过如下方法消除痕迹：打开文稿点击文档左上角的图标选择“接受对文档所做的所有修订”点击左上角进行保存。（五）中途提取未经结束流程的文稿。特殊情况下，若急需提取未经领导签发完毕的文稿，在无法从“编辑正文”内提取文稿的情况下，可采取非常措施解决（此法不适用于Word office电子文档内的表格）：1、点击“阅读正文”点左上角“文件” “另存