有效时间管理.ppt

2020 1 21 SGS 1 运筹时间 2020 1 21 SGS 2 课程目标 帮助学员分析时间利用情况 合理安排时间 掌握正确且实用的时间管理技巧 根据自身时间管理的不良习惯 制订对症下药的时间管理计划 配合时间管理工具的运用 达到自我发展与提升 2020 1 21 SGS 3 小案例 如果每天早晨银行向你的帐户里拨款8 64万元 你可以在一天之中随意支配 想用多少就用多少 用途也不加限制 但必须在24小时内用完 否则银行将会没收注销 请问 您会如何使用这笔钱 2020 1 21 SGS 4 第一部分 一寸光阴一寸金 寸金难买寸光阴 时间是我们最宝贵的财富 理解时间 2020 1 21 SGS 5 人生的时间银行 现代人平均寿命76岁 也就是说我们一生平均拥有 27 759天666 216小时39 972 960分钟2 398 377 600秒 2020 1 21 SGS 6 如果生命76岁 工作14年学习5年睡觉23年吃饭7年个人卫生6年开会3年 休闲6年乘车4年排队2年打电话2年找东西1年其他3年 2020 1 21 SGS 7 时间的价值 一 您的时间价值几何 您的时间价值 元 天元 时元 分 2020 1 21 SGS 8 时间的分类 按时间的状态分大块时间固定时间零碎时间 按时间的效用分工作时间休闲时间安静时间交通时间弹性时间 2020 1 21 SGS 9 时间的价值 二 有形价值时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系 社会关系 会在以后带来有形的报酬 例如你是一名销售人员 拜访客户 跟客户建立关系 最后与客户达成交易 你定会有报酬 无形价值时间的无形价值是把时间投资于你的工作 家庭 社交的功能方面 建立工作关系 家庭关系 人际关系等 你为此花掉时间 但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的这叫做无形的价值 2020 1 21 SGS 10 时间的特性 供给毫无弹性无法积蓄无法取代无法失而复得 2020 1 21 SGS 11 时间管理 是寻求事业 家庭与社会生活平衡的需要是信息爆炸时代 对信息处理的要求 是竞争的压力交给我们的任务 是你的客户对品质的要求 2020 1 21 SGS 12 第二部分 时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性 是一种特殊的资源 规划时间 2020 1 21 SGS 13 时间使用的现状 课堂练习请为每一个空格 选择一个与您的现状描述最贴切的词汇 我的工作总是 不 比较 很 忙 我 经常 很少 陪伴我的家人和朋友 他们对我的表现 很 较 不 满意 我总是 精力充沛 很疲惫 为事业与家庭而努力 让我感到 快乐幸福 是履行责任 筋疲力尽 对生活我 有 没有 自己的目标 我的每一步 都是 基本上 不确定 朝着目标前进 2020 1 21 SGS 14 课堂练习 工作时间的使用 这个练习能帮你注意到你是如何安排工作时间性的 它提供了一套一般性的问题来帮助你反思你特有的情况 不要在某个问题上思考太长时间 把精神集中于明确你安排工作时间的总模式上 本项练习并不旨在得出任何一种效率分数 因此 不要把你自己看成是在受审问 2020 1 21 SGS 15 课堂练习 工作时间的使用 1 你与你的任务 一 1 你是否利用某种形式的时间表来分配今后几天的工作时间 2 当你想到要做的事情时 你会经常感到惊慌吗 3 你常常发现自己试图同时做几件事吗 4 当你开始进行一项任务时 心中有一个明确的目标吗 5 你不断挣扎在长期积压 等待完成的任务中吗 6 当你离开办公室一阵以后 你经常得返回去找那张待打电话的人的名单吗 7 你有时间预先做计划吗 或者你常常遭受突然事件的袭击吗 8 你经常为了完成任务而熬夜吗 9 你经常把日常工作带回家完成吗 10 你出外一段时间归来后 书桌上总堆积了大量的文件 资料吗 2020 1 21 SGS 16 课堂练习 工作时间的使用 2 你与你的任务 二 11 你经常匆匆忙忙赶在最后期限前完任务吗 12 你经常回顾你的活动以便调整工作 减去不必要的责任吗 13 你知道从哪里获得工作上可能需用要的资料吗 14 你是否经常做些必要的记录 而不是主要依赖记忆力 15 你有没有能帮你回忆起事情的方法 16 你保存会议的记录 并将它们有条理地归档吗 17 你对工作的先后次序清楚吗 18 每当需要用一些日常资料 如 档案 电话号码名单和地址的时候 你能立即找到它们吗 19 为了不使脑子经常从一项工作转向另一项工作 你将任务分门别类吗 20 你有时会在半夜醒来 想本应白天做的事吗 2020 1 21 SGS 17 课堂练习 工作时间的使用 3 你与自己 一 1 你经常把工作延期到 更晚时间 做吗 2 你开始工作时通常处于积极的精神状态吗 3 你结束工作时通常处于积极的精神状态吗 4 你对手头的工作是否难以集中注意力 5 你能记起你昨天工作的细节情况吗 6 你知道在自己一星期 一年的什么时间从事哪些工作时能处于最佳状态吗 7 你 或者同事 认为你自己是个准时的人吗 8 当你客观地评价自己的工作方式时 其中是否具有反效果的习惯和癖性 如有 请列出 2020 1 21 SGS 18 课堂练习 工作时间的使用 4 你与自己 二 9 你工作时经常感到疲劳过度吗 10 你是否经常对开始一项新任务或一天的工作感受到困难 11 工作被打断全你能迅速地把注意力又转回工作上吗 12 你经常是一接到通知就马上投入工作吗 13 一旦接受了工作任务 你决心尽可能去完成吗 14 你常把等待着你考虑的事情记在碎纸上吗 15 有时会发现一些记录 姓名或数字 但却记不得它们是怎么回事 16 是否有时试图回忆某个你刚刚获得的 了不起 的想法 但你却已把它忘得出一干二净 17 你确信你能避免绘自己制造不必要的工作吗 2020 1 21 SGS 19 课堂练习 工作时间的使用 5 你与自己 三 18 在办公室或家里的空闲时候 是放松自己还是又想到工作呢 19 你很慢才能作出决定吗 20 你为自己总是这么忙而感到骄傲吗 21 事实上许多事都是遵循报酬递减规律的 你仍然把时间花在细节上吗 22 你能认清任务和信息的原则基础 而不在细节中不知所措吗 23 你是否常意识到短暂的休息会提高工作效率 并已如此执行呢 24 你是否经常 忘记 在恰当的时候着手进行那些令人不悦的任务 25 你经常感到自己必须下决心去收拾办公室 整理办公桌 或者要更有效地管理时间吗 2020 1 21 SGS 20 课堂练习 工作时间的使用 6 你与他人 一 1 必要时你能把任务委托给你的同事吗 2 一旦你已得到你所需的信息时 你是否有办法礼貌地结束会见和谈话 3 你能否帮助别人在谈话时紧扣要点吗 4 你经常把时间浪费在猜测别人的动机上吗 5 你与那些难以应付的同事或者顾客发生冲突之后 经常把时间浪费在烦恼 发怒上吗 6 必要时你能说声 不 并且坚持这样做吗 7 当你向他人作简要指示时 他们经常需要反复寻求确认或补充信息吗 2020 1 21 SGS 21 课堂练习 工作时间的使用 7 你与他人 二 8 当你向他人作简要指示时 你经常要寻求澄清或补充信息吗 9 你经常忙于干那些可以让不需要你的资格和训练的人来做的工作吗 10 你经常与你的同事就利益冲突而争斗吗 11 你确信自己不会给其他人制造不必要的工作吗 12 你有恰当的交际渠道把信息传给他人 而他也因此不必经常来向你询问信息吗 13 你在合适的时候向他人通报你的计划吗 14 你能做到严肃客气地处理他人的打扰吗 15 你知道必要时向谁获取信息和指导吗 2020 1 21 SGS 22 时间管理 什么是 时间管理 时间管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 由于时间所具备的四个独特性 所以时间管理的对象不是 时间 而是面对时间而进行的 自我管理 1 所谓 时间浪费 指对目标毫无贡献地时间消耗 2 所谓 自我管理 指你必须抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 包括要订立目标 妥善计划 分配时间 权衡轻重和权利下放 加上自我约束 持之以恒才可以提高效率 事半功倍 2020 1 21 SGS 23 时间管理的误区 误区一 工作缺乏计划误区二 组织工作不当误区三 时间控制不够误区四 整理整顿不足 2020 1 21 SGS 24 误区一 工作缺乏计划 一 你与你的任务1 你是否利用某种形式的时间表来分配今后几天的工作时间 2 当你想到要做的事情时 你会经常感到惊慌吗 3 你常常发现自己试图同时做几件事吗 4 当你开始进行一项任务时 心中有一个明确的目标吗 5 你不断挣扎在长期积压 等待完成的任务中吗 7 你有时间预先做计划吗 或者你常常遭受突然事件的袭击吗 11 你经常匆匆忙忙赶在最后期限前完任务吗 2020 1 21 SGS 25 误区一 工作缺乏计划 一 你与自己1 你经常把工作延期到 更晚时间 做吗 5 你能记起你昨天工作的细节情况吗 6 你知道在自己一星期 一年的什么时间从事哪些工作时能处于最佳状态吗 7 你 或者同事 认为你自己是个准时的人吗 10 你是否经常对开始一项新任务或一天的工作感受到困难 11 工作被打断全你能迅速地把注意力又转回工作上吗 12 你经常是一接到通知就马上投入工作吗 13 一旦接受了工作任务 你决心尽可能去完成吗 17 你确信你能避免绘自己制造不必要的工作吗 23 你是否常意识到短暂的休息会提高工作效率 并已如此执行呢 24 你是否经常 忘记 在恰当的时候着手进行那些令人不悦的任务 2020 1 21 SGS 26 误区一 工作缺乏计划 一 你与他人 一 2 一旦你已得到你所需的信息时 你是否有办法礼貌地结束会见和谈话 9 你经常忙于干那些可以让不需要你的资格和训练的人来做的工作吗 11 你确信自己不会给其他人制造不必要的工作吗 13 你在合适的时候向他人通报你的计划吗 14 你能做到严肃客气地处理他人的打扰吗 2020 1 21 SGS 27 误区一 工作缺乏计划 二 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处 但我们有的同事从来不做或是不重视做计划 原因不外乎如下几条 1 因过分强调 知难行易 而认为没有必要在行动之前多做思考 2 不做计划也能获得实效 3 不了解做计划的好处 4 计划与事实之间极难趋于一致 故对计划丧失信心 5 不知如何做计划 2020 1 21 SGS 28 误区一 工作缺乏计划 三 如果工作长期缺乏计划 必将导致 1 工作目标不明确 所以无法有效达成目标 2 没有进行工作归类的习惯 在重复劳动中消耗大量宝贵的时间 3 做事缺乏轻重缓急的顺序 事倍功半 4 没有时间分配的原则 所以总是时间不够用 2020 1 21 SGS 29 分析我们的时间 时间使用清单表周时间日志与简略分析表一周时间总结表 2020 1 21 SGS 30 时间使用清单表 日工作时间使用清单姓名年月日 2020 1 21 SGS 31 编制时间计划 四个象限原则 2020 1 21 SGS 32 编制时间计划 平衡工作任务 A型任务你应该尝试每天完成几项紧急且有难度的任务 C型任务通常是不紧急的事情应放在有时间的时候再做 B型任务你的大部分工作构成这部分工作应占去大部分的工作时间 一个工作日 2020 1 21 SGS 33 编制时间计划 任务的优先度 这项任务是否既紧急又重要 今天就要完成吗 不必做取消它 制订可行的期限 这项工作能否更好的助你工作 这项任务是否紧急不重要或重要不紧急 这项任务是否是日常性的 这项任务有最后期限吗 留出时间完成 立即行动 分出时间完成 这项任务是否必要 是 否 是 是 是 否 否 是 是 否 否 留待有空时再做 是 否 否 A型任务 B型任务 C型任务 2020 1 21 SGS 34 编制时间计划 4 2020 1 21 SGS 35 误区二 组织工作不当 一 组织工作不当的主要体现在以下几个方面 职责权限不清 工作内容重复 事必躬亲 亲力而为 沟通不良 工作时断时续 2020 1 21 SGS 36 误区二 组织工作不当 二 组织工作不当的解决方案 首先 学会如何接受请求与托付 明智地接受请托 的重要性在于 第一 拒绝 是一种 量力 的表现 第二 拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段 其次 学会利用资源 对于基层人员而言 要善于利用资源 学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料 既节约了时间 又保证了信息的正确性 2020 1 21 SGS 37 误区二 组织工作不当 三 对于管理者而言 他们经常容易犯下面的错误 1 担心部属做错事 2 担心下属表现太好 3 担心丧失对下属的控制 4 不愿意放弃得心应手的工作 5 找不到合适的下属授权 其实每个人的精力都是有限的 尤其是管理者应当学会授权 将主要的精力和时间放在更重要的事情上 2020 1 21 SGS 38 误区三 时间控制不够 一 我们提供了一个拖延商数的测验 请你先做一下自我评核 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案 A 非常同意B 略表同意C 略表不同意D 极不同意1 为了避免对棘手的难题采取行动 我于是寻找理由和借口 2 为使困难的工作能被执行 对执行者下压力是必要的 3 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作 4 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机 5 当被迫从事一项不愉快的决策时 我避免直截了当的答复 6 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会 7 试图令他人为管理者执行不愉快的工作 2020 1 21 SGS 39 误区三 时间控制不够 二 8 我经常将重要工作安排在下午处理 或者携回家里 以便在夜晚或周末处理它 9 我在过分疲劳 或过分紧张 或过分泄气 或太受抑制 时 以致无法处理所面对的困难任务 10 在着手处理一件艰难的任务之前 我喜欢清除桌上的每一个物件 评分标准 每一个 非常同意 评4分 略表同意 评3分 略表不同意 评2分 极不同意 评1分 总分小于20分 表示你不是拖延者 你仅偶尔有拖延的习惯 总分21分 30分 表示你有拖延的毛病 但不太严重 总分大于30分 表示你或许已患上严重的拖延毛病 2020 1 21 SGS 40 误区三 时间控制不够 三 时间控制容易陷入下面的陷井 1 习惯拖延时间 2 不擅处理不速之客的打扰 3 不擅处理无端电话的打扰 4 泛滥的 会议病 困扰 2020 1 21 SGS 41 误区四 整理整顿不足 一 帕金森定律 工作将被扩展 以便填满可供完成工作的时间 文件堆积定律 文件的堆积将被扩展 以便填满可供堆积的空间 杂乱的办公桌显示杂乱的心思 2020 1 21 SGS 42 误区四 整理整顿不足 二 下面是一份 文件处置测验 看看你的文件处置系统是否完善 请快速地解答以下十二个问题 如你无法即刻对某些题目提供确切的答案 则请在题目前打问号 1 订购文具后所取得的帐单 2 收到一本管理杂志 其中可能具有值得阅读的文章 但目前你无暇阅读 3 来自上司的会议通知 下周一举行会议 4 某大学企管系学生 或业务相关公司 寄来的问卷 5 部属交来的 或是你个人的 一份用于准备下月业务报告的有关资料 6 一封需要尽快回复的信 但你必须先打数次电话才能回复 2020 1 21 SGS 43 误区四 整理整顿不足 三 7 一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E mail 8 组织内其它平行部门的来函 要求取得你部门的市