第十章 信息管理.doc

第十章 信息管理10.1 介绍 信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简单地说，信息管理就是管理者对信息资源和信息活动的管理。一般来说，信息管理的对象是信息资源和信息活动，它反映了信息管理活动的普遍性和社会性，是涉及广泛的社会个体、群体、国家参与的普遍性的信息获取、控制和利用活动。一、企业信息管理的概述（一）信息管理的概念企业信息管理是企业通过运用信息技术对信息和信息活动进行管理，从而实现企业信息资源合理、高效率地配置和使用，最终实现企业目标的管理过程。从系统角度看，企业是一个接受信息输入并生产和交换信息、知识，最终输出信息和知识的系统。从企业管理角度看信息管理应该是最基础的，因为只有准确地收集和处理各类信息并最终产生知识才“有可能”有效率地，正确地管理其对象典型的信息管理层次模型请参见下图。（二）信息管理的职能信息管理并非单一的专业性职能管理，而是复杂的综合管理,离不开跨部门的协调和集成。在企业信息管理中，既需引入、推广、更新和集成各种先进的信息技术，又需对处于从形成到处置整个生命周期中的全部信息，进行规划、组织、调配、指挥、控制等各项集成管理，更为重要的是需通过信息技术和信息内容的融合、趋于一体化，对它们进行全面的综合集成。（三）信息管理的原则信息管理的目标、战略、规划与组织，务必同企业的目标、战略、规划与组织保持一致，这是企业信息管理的重要原则。企业的信息管理是企业管理的一个组成部分，它必须为整个企业的发展目标服务。（四）信息管理的效果主要发达国家全面基于信息技术的企业流程再造（BPR）和全面质量管理（TQC）等都获得了成功，现代信息管理建设和改造正在创造全新的管理模式和流程。目前，平衡记分卡思想也已经进入信息管理的研究领域，但是，大多数中国企业的信息化建设还都停留在比较初级的层次上，因此需要管理者对信息管理的理念和方法有进一步的认知。二、企业信息管理的必要性随着时代的发展，信息成为重要的资源，对信息进行管理，使其更好的为企业服务。具体来说，信息管理活动在实现其目标的过程中，利用采集、序化、开发信息资源，提高企业的经济效益，从而提高整个社会的效率。在企业竞争中，掌握和控制信息至关重要，知己知彼，百战不殆。制造假信息，破坏敌方信息系统的信息战，已经成为当今主要的作战方式。因而说，社会的发展离不开信息管理。（一）适应时代的需要信息经济、知识经济时代要求以知识、信息成为增值的主体和对象，并且要求知识和信息成为企业竞争力的核心要素。现代信息技术的迅速发展，为企业开发和利用信息提供了有力的技术支持,信息化则为企业提供了一个获取知识、信息的平台。要想使企业的员工高度重视知识、信息的作用，就要求企业尽快实现信息化。这样，企业才有可能抓住机遇，实现可持续的发展，增强企业的综合实力。（二）经济全球化的需要当今的时代是知识经济迅速崛起、全球信息化迅速发展的时代，信息的采集、共享、利用和传播不仅成为企业竞争力的关键因素，也是决定国家生产力水平和增长的关键因素。随着网络技术、通信技术的逐步发展，企业实现远程实时管理已经成为可能。要想在全球化的经济竞争中立于不败之地，就要求企业必须快速地获取和处理各类知识、信息，为企业的生存发展提供强有力的智力支持，而信息化恰恰为此提供了实现的基础。（三）激烈化竞争的需要随着经济一体化、市场全球化时代的到来，绝大多数的产品将由短缺型经济向过剩型经济转变，由卖方市场向买方市场转变。今后，企业将面对更加激烈的竞争。信息化是决定企业成败的关键因素，也是企业实现跨地区、跨行业、跨国界经营的重要前提。三、加强企业信息管理的途径（一）建设管理信息系统(Management Information System，MIS)管理信息系统(MIS)集当今世界先进的计算机、网络和通信工具等设备、先进的软件和先进的企业管理方法于一体，体现了企业制度创新、管理创新和技术创新。MIS建设与应用已经相当普遍，但是人们对它的认识并非想象的那么成熟，特别是许多企业的决策层以为仅仅依靠先进的计算机技术和设备就可以解决MIS建设的一切问题，以为通过一次性的突击开发就可以完成。结果是，企业大量投资的计算机只是充当了打字机，建立的网络无信息共享，开发的软件不能满足管理的需要。但是，MIS是一项与企业管理体制、管理模式、人员素质、技术进步等一系列问题紧密相关的系统工程。那种认为只要有了MIS软件和硬件就可以立竿见影地收到经济效益的想法是天真的，也是不合实际的。MIS系统的建设与一般工程的根本区别，就是无法在开发前完全确定系统的目标和内容，即不可能企望有一个详尽的设计去简单地、多方面地组织和控制系统的建设。此外，由于MIS中信息的收集、传递、加工和输出方式都与企业的管理方法、管理体制密切相关，因此，企业的管理方式应该是多变的、发展的，MIS建设也应该是动态的、变化的。信息资源的不断开发应该促进MIS建设的不断改进和完善。在MIS的建设中，还应该注意到，系统配置应该考虑到实际需要，不要盲目求高求全，因为那样做的结果是不仅不能发挥出MIS的作用，还会随着计算机的更新换代而导致价格的迅速下跌，大量的投资将化为乌有。总之，MIS的最大特点是数据库的集中统一。也正由此，才使得信息真正成为一种资源，并且实现了信息资源的共享。这项工作是通过数据库系统实现的，因此数据库系统是MIS的核心，也是其最显著的特征。MIS建设的组织者应有一个明确的系统概念，同时，要采取有效的技术和组织措施，确保有效地贯彻系统建设的思想，这样，才能将企业内部的各种信息统一管理起来，加强对企业经营活动的计划与控制，大大改善企业的管理工作，提高整个企业的效率。内部的各种信息统一管理起来，加强对企业经营活动的计划与控制，大大改善企业的管理工作，提高整个企业的效率。（二）建立决策支持系统 （Decision SupportSystem，DSS）决策支持系统(DSS)是行为科学、计算机科学和系统科学发展的产物。它最早的概念是在20世纪70年代初、由美国教授莫顿在管理决策系统一文中首先提出的。70年代中期，DSS的一些概念得到进一步发展，70年代末、80年代初，计算机管理应用的重点由事务性处理转向企业的管理、控制、计划和分析等高层次决策制定方面，DSS的研制和应用迅速发展起来。DSS逐步推广并应用于政府和国家经济的各个领域，尤其在企业的预算与分析、预测与计划、销售与生产等部门，收到了良好的效果。事实证明，决策支持系统是一种行之有效的辅助决策工具，其作用体现在企业决策的3个阶段上。1情报收集和分析阶段实际上，这是一个“问题”与“机会”的识别过程。对企业来说，赢利、为社会服务及减少风险都是“机会”；产品和服务需求、生产率等企业绩效、企业风险都是“问题”。DSS可为识别过程提供如下功能：一是收集和存储与企业活动有关的各种数据；二是计算机处理并检索可能出现的问题和机会的数据；三是向决策者提供有关机会与问题的报告，并进行早期预报。2决策方案设计过程阶段DSS对提出、完善、分析可能出现的行动路线提供支持，其中包括：一是辅助理解问题，即为问题或机会建立一个合适的模型；二是辅助求解，即求解模型，产生若干方案；三是测试解的可能性，即根据社会的、企业的、市场竞争的环境，对解的可能性进行测试。3抉择阶段该阶段是企业决策者依据自己的经验、智慧和才能进行判断的过程。DSS可以首先对备选方案进行排队，然后根据一定的准则来辅助抉择方案。DSS对决策者的作用是为企业创造一个决策环境和决策支持工具，支持、帮助、提高决策者的决策能力，提高决策质量,归根到底, DSS是支持人进行决策。DSS的实用性给企业带来了巨大的社会、经济效益，由此得到了长足的发展和应用。DSS有力地支持了企业的决策活动，改善了决策者和管理人员的思维和工作方式，充分体现了现代管理技术与方法的综合集成与运用。随着信息技术与现代管理思想的进一步发展，未来的DSS将是一个集管理、技术于一身的现代管理支持系统，它将比以往更深刻地影响人类的工作和思维，也必将促进科学与经济的更大繁荣。（三）应用企业资源计划系统 (Enterprise Resource Plan, ERP)企业资源计划系统(ERP)，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它顺应企业面临全球化市场竞争的管理需求，在供应链流程中进行信息集成处理。ERP集“三流”，即信息流、物流、资金流于一体，集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。ERP的核心在于以计算机为工具，将企业各方面的资源进行管理并合理调配，使企业在激烈的市场竞争中获得更强大的竞争力。ERP的形成大致经历了四个阶段： 物料需求计划阶段(Material RequirementPlanning MRP)； 闭环物料需求计划阶段(Closed MRP)； 生产资源计划系统阶段(Manufacturing Resource Planning, MRP II)； 企业资源计划系统阶段(Enterprise Resource Planning, ERP)。进入ERP阶段后，企业以计算机为核心的管理系统更为成熟，系统增加了包括财务预测、生产能力、调整资源等方面的功能，配合企业实现质量管理、生产资源调度管理以及辅助决策等功能，成为企业进行生产管理及决策的平台。ERP的应用可以有效地促进企业管理的现代化、科学化，以应对竞争激烈的市场要求。另外，ERP与企业业务流程重组(BusinessProcess Reengineering，BPR)也是紧密相连的。中国目前还处于从传统的计划经济向市场经济的过渡阶段，市场经济的发展还很不完善，许多企业的管理方法和管理手段都很落后，与西方的发达国家有很大差距。这样的一种企业管理现状就必然要求企业在应用ERP之前，首先要进行业务流程的重组，按照先进的ERP软件的管理要求对现有的业务流程进行根本性的改造，打破现有的组织机构，使信息流、物流、资金流畅通起来。对任何企业来说，在它现有的业务流程中都会存在着一些不合理的地方，如果不首先对这些不合理的流程进行彻底改造，而仅仅是希望将原有的业务流程通过ERP软件的实施进行自动转变，则ERP就不会产生效果。根据美国生产与库存控制学会(APICS)的统计，一个成功的MRPII/ERP系统一般可以为企业带来如下经济效益，库存下降30%50%，延期交货减少80%，采购提前期缩短50%，停工待料减少60%，制造成本降低12%，管理水平也有提高。然而，ERP在我国的实施效果并不理想，全面实施成功的仅占10%20%，局部实施成功的占30% 40%，失败率高达50%。失败的主要原因是，ERP指的是整个系统的整合，它要建立在企业流程的自动化和电子化的基础上，而现在国内的许多企业还不具备ERP的条件。在信息产业则缺乏管理和软件相结合的复合型人才，缺乏向企业提供前期和后期服务的咨询人才。因此， ERP成功率不高也就不奇怪了。诚然， ERP是一种先进的管理工具，蕴涵了先进的管理思想，它对改善企业管理水平，增强企业市场竞争力，提高企业整体管理效率及经济效益都有着显著的作用。但是，我们也应该注意到， ERP的发展和人的成熟度、经营环境的成熟度、网络系统的准备都有着密不可分的关系，所以必须循序渐进的进行，均衡发展。10.2 决策的种类 决策是人们在政治、经济、技术和日常生活中普遍存在的一种行为；决策是管理中经常发生的一种活动；决策是为了实现特定的目标，根据客观的可能性，在占有一定信息和经验的基础上，借助一定的工具、技巧和方法，对影响目标实现的诸因素进行分析、计算和判断选优后，对未来行动作出决定。决策是一个过程，从认识论上考察，决策过程就是一个主观反映客观的动态认识过程，是从实践中获得规律性认识并形成概念，再从抽象到具体形成决策以付诸实践的过程。决策在实施中发现了偏离目标的震荡，发现了同客观规律的反差，经过反馈进行再认识，修正主观认识，调整决策以同实际达到具体的、动态的统一，这就是一个从实践到认识，再从认识到实践的能动的创造性的决策过程。决策按照不同的标准可以分为不同的类型。一、按决策性质的重要性分类按决策性质的重要性分类，可将决策分为战略决策、策略决策和执行决策，或者叫战略决策、管理决策和运行决策三个级别。战略决策是涉及某组织生存和发展的有关全局性、长远问题的决策，如新产品开发方向和新市场的开发等。策略决策是为完成战略决策所规定的目的而进行的决策。如对一个企业来讲，产品规格的选择，工艺方案和设备的选择、厂区和车间内工艺路线的布置等。执行决策是根据策略决策的要求对执行行为方案的选择。如生产中产品合格标准的选择，日常生产调度的决策等。二、按决策的结构的分类按决策的结构分类可将决策分为程序化决策和非程序化决策。在企业全部经济活动过程中，有许多问题需要进行决策，这是企业经营职能的需要，也是企业管理科学化和现代化的需要。这类活动是经常反复进行的，可以根据一定的规定，一定的程序去处理，只需每次活动都要作出新的决策。所以，属于这一类问题，实际上并不是不需要决策，而是早已进行过决策，并且天天按照已决策的程序在进行着。这类决策问题就是程序化决策问题。程序化程度越高，管理秩序、管理水平也越高，管理工作效率也越高。一般战术决策问题基本上属于这一类决策问题。或者说，战术决策问题，即管理和义务问题应当逐步实现程序化。我们在这里重点说明的是另一类决策问题，它既非例行活动，又不是经常重复出现的，而是一次性的非例行的决策活动，如新产品开发的决策问题、多样化经营的决策问题、市场供需重大变化的应变措施的决策问题、引进先进设备、先进技术的决策问题、厂房扩建工程的决策以及职工重大技术革新的推广应用、企业经营目标、经营方针的制定等等，这类决策问题不仅是企业经营和管理中比较重要的事情，并且是不能程序化的、新出现的因而需要做出新的决策的问题，称为“非程序化决策问题”。常规决策是一种例行决策，在日常工作中经常需要解决的一般性决策，其特点是，有一定反复性和结构，在决策方法上已经定型化了。决策者可以凭借经验按照例行规章和程序去做出决定，不必每次都做新的决策。如一个企业的原材料的采购批量和时间规定，按时按量进货即可，不必每次都重新决策。设备维修也是一样，到一定周期就应按规定去执行。非常规决策，是不重复出现的非例行活动的决策。如国民经济重大项目的决策，不但要考虑经济因素本身，还要考虑社会、人口、教育、就业、环境等上百种不确定因素。又如大型企业经营方向的决策，不但要考虑市场要求，还要顾及技术力量、设备能力、材料供应、能源条件、运输力量、环境保护等一系列问题。这类决策具有很大的偶然性或随机性，其特点是：发生的问题很少有重复性；存在着较为复杂的内外环境和条件；在某些环节上无法用定量方法来表达；涉及到重大经营管理问题。这类决策往往需要收集整理一定的定量性数据，再加上决策者的经验判断。三、按决策的对象和范围分类按决策的对象和范围分类可将决策分为宏观决策和微观决策。宏观决策通常是指对国民经济活动中的一些重大问题的决策。如产业结构、投资方向、技术开发、外贸形式、体制模式等；微观决策通常是指某一基层单位或企业发展问题的决策，如企业的产品发展方向、成本、价格和供销渠道等问题的决策。宏观决策和微观决策是相对的概念。如就国家和地方而言，国家一级是宏观决策，而地方一级是微观决策；但对地方和企业而言，地方一级是宏观决策，而企业一级是微观决策。四、按定量和定性分类按定量和定性分类可将决策分为定量决策和定性决策。定量决策是指描述决策对象的指标都可以量化；而定性决策是指描述决策对象的指标无法量化。在决策分析过程中，尽量可能把决策问题量化。五、按决策环境分类按决策环境分类可将决策分为确定型决策和风险型决策。确定型决策是指决策环境是完全确定的，每一个方案的结果也是唯一确定的；而风险型决策是指决策环境不是完全确定的，每一个方案的结果也有多种可能。六、按决策过程的连续性分类按决策过程的连续性分类可将决策分为单项决策和序贯决策。单项决策是指整个决策过程只作一次决策就得到结果；序贯决策是指整个决策过程由一系列决策组成。一般来讲，管理活动是由一系列决策组成的，但在这一系列决策中，往往有几个关键环节要做决策，每一个关键环节的决策可分为别看成是单项决策。10.3 收集和呈示信息 现代社会的信息纷繁复杂，瞬息万变，有些信息稍纵即逝，无法追忆。因此，要及时地发现、收集和呈示信息，使其迅速、灵敏地反映出相关业务的进程和动态，并适时地记录下已发生的情况和问题。信息收集，是信息的接受或集中，是信息处理过程的起点，井贯穿在过程的始终，收集信息时，必须注意信息的质最、价值及时效性，它直接影响着信息处理和呈示的质量和效率。为了反映客观过程的动态变化，信息收集还必须保持系统性和连续性，按照科学的方法和遵循一定的程序。一、企业收集和呈示信息的内容企业收集和呈示信息内容十分广泛，只要可能影响企业决策的信息都包括在内，大到国家政策、小到企业生产产量变化等等，具体来说，主要包括以下几个方面。1消费者信息收集和呈示企业信息从消费者的角度收集，可以了解消费者的欲望需求。生产商关心的是产品质量满足生产，供应量、质量的稳定。经销商关心的是良好的合作关系和销售政策，有利可图。2产业市场信息收和呈示企业要尽可能收集本行业的发展、现状、趋势、行业生存条件等、等相关信息，注意新技术在本行业的运用，同时也要关注与本行业相关行业动向，如房地产业对建材行业的影响。3竞争信息收集和呈示企业对竞争者的调查，要注意对其市场行为规律的分析，特别是主要经营者的变动及其它动向。在这里要提醒的是，竞争不仅来自于同行业间最类似的产品，还来自例如供应商、客户、替代品、新加入的竞争者等多方面的威胁。由于各企业所处的行业不同，要有所区别。有些行业新技术不断涌现，产品更新换代快，因而替代品威胁成为主要的竞争压力，就应列为竞争调查的重点。4营销渠道的信息收集和呈示市场网络成员的地区、数量、规模、性质、营销能力、信用等级，代替竞争者产品情况、合作情况、主要经营者的情况等做专案记录，并需做动态的调查，定期(如半年)更新一次。5宏观环境信息收集和呈示企业经营要注意经济环境的变化，特别是主要产业的发展变化对本行业的影响，有些行业反应较快，如石油价格的变化等等。中国经济仍处于转型期，各项法规政策及政府主管部门职能都在转变之中，要注意收集，并注意产业发展趋势的要求与政府行为的力度，如环保的要求对很多行业企业(如小化工企业)成了生死线。二、企业收集和呈示信息的原则企业信息收集和呈示必须遵循一定的原则，只有这样，收集到的信息才有价值，才能为企业的生产、经营决策提供准确的依据。1准确性原则信息收集和呈示要做到真实可靠，这也是信息收集工作的最基本的要求。2全面性原则信息收集和呈示要做到广泛、全面、完整。只有广泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌，为决策的科学性提供保障。当然，实际所收集到的信息不可能做到绝对的全面完整，因此，如何在不完整、不完备的信息下做出科学的决策就是一个非常值得探讨的问题。 3时效性原则信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，即它的时效性。信息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报，所以，只有信息是“事前”的，对决策才是有效的。4经济性原则信息收集和呈示是为提高企业经济效益服务的，所以必须考虑成本与收益的关系。信息收集的成本除了实际的货币支出外还包括机会成本，如时间、精力等用于其他用途所能得到的收益。此外，信息处理的难易程度也会影响到成本。除了考虑自身的成本外，还应考虑信息提供者所付出的成本。比如在调查中，如果问题复杂则被调查者需要花更多的时间和精力，使他们提供信息的成本增加，这必然影响问卷的回收率和调查质量。5针对性原则在选择收集对象和收集内容时应注意针对性，这样不仅可以减少收集工作的费用，还有助于提高信息整理工作的效率，对于排除无关信息干扰，提高信息分析的质量也有帮助。三、企业收集和呈示信息的方法1观察法观察法是一种直接收集和呈示信息资料的传统方法，可通过开会，深入现场，参加生产和经营，实地采样，现场观察并准确记录(包括测绘、录音、录相、拍照、笔录等)调研情况，这样方法主要包括两个方面：一是对人的行为的观察，二是对客观事物的观察。要以一个旁观者的姿态出现，冷静地观察现场发生的情况，既要观察事物的全貌，发展变化的全过程，也要观察其各个组织部分和细节，要精细、耐心，对观察对象的有关知识有一定的了解，并要具有敏锐的观察力、良好的记忆力，懂得一些心理学和社会学知识。在实践中，观察法应用很广泛，常和询问法、搜集实物结合使用，以提高所收集信息资料的可靠性。搜集实物获得信息、样品、样机等实物直观性强、可以测试，易于启发思路，对研究创新来说，比文字信息更重要；对工艺先进、经济效益显著，投产容易的实物样品，应列为首要搜集的对象。2查阅法通过查阅大量国内外文献资料获得信息，这些文献资料来源主要是各种公共出版物和内部资料，包括专利说明书，技术标准、经济期刊、报纸、经济手册、经济年鉴、企业出版物等。3文献检索法文献检索又分为手工检索和计算机检索两种。手工检索主要是通过科技情报部门所收集和建立的资料目录、索引、文摘参考书指南和文献性综述来查找有关中外科技文献、计算机检索。我国是从70年代中期开展起来的，它是现代文献检索方法，其特点是检索速度快，信息量大，是收集资料的主要方法。在当今世界，面对巨大且日益膨胀的信息量，没有足够的计算机系统和通信网络的支持，要实现准确、快捷、适时地处理这些信息是不可思议的。4视听阅读法看电视、听广播、来往书信、浏览报刊、杂志、旅游访友、聊天闲谈都是搜集信息的简捷有效的方法。5集采法委托有关单位和个人搜集信息，被委托方有机构和个人，机构如各地的咨询公司、信息中心、外贸公司等，个人如产品用户中的业余信息员，业余信息员分布面广，且熟悉产品的使用特性，因此他们提供的有关信息既全面又具有针对性。6联系法通过与高等院校、科研单位、信息部门建立广泛的联系，与有关行业互通情报，特别是同行业建立经常联系，建立信息网络.高等院校、科研单位、信息部门是知识密集、人才密集、信息、灵通的地方，与这些单位和部门建立联系，可以获取较新的各种技术经济信息收集信息的方法虽是多种多样，各有千秋，但也各有一定的局限性。因此，在制定信息收集计划时，要考虑以一种方法为主，并辅之以其它的方法，使之相互配合，以获得准确、可信、可用的信息。在信息收集的实际操作中，不一定以上方法都会同时使用，而是采用其中的一种或是几种。决定要采用那种方法，要考虑的因素很多，首先要考虑对信息的要求，其次要考虑费用问题,每种收集方法所需费用不同，再次考虑时间要求，最后还要考虑人员素质，人员素质不同，收集信息的质量也会大相径庭。10.4 信息的归档 企业信息的归档，是指把收集到的有价值的信息系统地、有序地保存起来，以备需要时查找利用。经过加工处理后的信息，一部分经过使用后进入存储归档，一部分不经过使用后直接存储归档，从而保证信息存储归档的完整性和系统性。一、信息归档的功能（一）综合利用功能没有信息资源的存储归档，没有相当数量的信息材料库存，要进行信息的综合利用是不可能的。在企业日常工作中，每天通过各种途径接触到的信息很多，但是对企业管理和决策有直接价值的信息在数量上是很小的一部分。这些占绝大部分，看起来目前没有使用价值的信息，其实是有价值的。因为在这些信息中，一大部分是可以进行综合利用的。比如，一个时期各地区、各部门关于企业设计、企业施工、企业技术等方面的政策信息，对目前进行的项目建设没有作用，但是可能对下一个项目建设有重要的参考作用；再比如，一个地区的经济收入水平、购买力、消费偏好等方面的信息，虽然对当前的项目建设或者近一个时期的项目建设没有价值或者没有直接价值，但是今后这个区域可能是商业开发建设的热点地段，如果掌握了这个地段的各方面信息，就可以迅速做出决策，在激烈的竞争中取得主动，做到心中有数。同时，这些信息即使不能对当前的项目建设有作用，但是可以筛选出一些对当前企业工程项目有参考意义的信息，提供给企业决策者，有效指导当前项目建设。信息的综合利用，即将各个方面的信息集中起来，进行综合利用。通过信息的综合利用，使信息价值得到开发和升华。随着信息工作要求的不断提高，信息的综合利用力度还会不断加大；随着形势的发展，信息综合利用的趋势还在加强，价值得到开发的信息占有的比例继续加大。（二）辅助决策功能信息工作与企业决策之间有非常紧密的联系。一方面信息采编计划的形成有赖于决策，决策中又可以发现新的情况和信息，而且决策报告可以视为直接服务决策的更高层次的信息；另一方面从大量的信息材料中可以捕捉到好的决策课题，可以初步规划和构思决策报告，为决策做参考。具体说，信息存储归档对决策工作的作用主要表现在以下3个方面：（1）决策前，可以帮助选定决策课题。因为每天收到的信息，不仅量大，而且情况新。从大量的最新情况中进行分析研究，就可以发现和找到令人满意的决策课题。（2）决策中，信息材料可以帮助拟定决策提纲。确定决策提纲后，可以将有关信息材料检索出来或者集中起来进行分析研究，进一步将决策课题细化。信息材料可以帮助决策者很快进入情况，并为实际了解到的情况提供印证、对照和比较。一般地说，信息材料与实际调查得到的情况相符的，是可以选用的；不相符的，必须进行进一步的调查研究。在此阶段，既要注重已有信息材料的引导作用和引证作用，又不能迷信已有信息材料，甚至受其左右，必须深入到实际工作中去获取有价值的第一手材料。（3）决策后，信息材料可以弥补决策报告写作时往往遇到的材料不足。由此可见，信息材料的存储归档对决策工作的作用不仅是直接的，而且是多方面的。（三）资料汇编功能信息材料本身就具有资料的价值。从一定意义上说，这些信息是企业工作的反映和真实记录。因此，保存这些信息资料，切实做好信息的存储归档工作，就可以为更深入地、更长久地利用这些信息资源创造必要的前提条件。企业可以及时把各种信息材料汇编成为各种专题性资料汇编，比如人均收入水平的，商品市场占有率的，人群消费偏好的，等等。一种是某个时间内各地区各部门对某个专题的情况反映汇科集，即横向的空间上的联系；另一种是某个地区或部门对同一个专题的情况反映汇集，即纵向的时间上的联系。由于目前计算机信息库内存储归档的信息数量不是很多、质量不是很高，所以对这些信息的开发利用的潜力还很大。随着信息工作质量和服务水平的不断提高，开发利用各类企业信息资源，将愈来愈重要。在利用计算机技术存储归档的同时，也可以把信息资料进行档案式保存。企业每天都会收到大量的文稿式信息材料，虽然它们的名称不同，但都是属于各个渠道反馈上来的情况和信息。有必要将这些信息材料分门别类地加以保存，以备查找利用。把这些信息资料汇编成册，不仅有利于重要信息材料的长久保存，而且有利于查找和利用，有利于各类企业工作人员进行深入学习和业务研究。据了解，一些企业将重要信息汇编起来，既是工作情况的反映，又可以作为长久性资料保存，进行查阅利用。（四）检索查询功能信息存储归档有利于信息查询和再利用。在计算机网络信息库内，不仅能存储归档大量的信息，而且便于检索利用。企业中无论是有限的提供给决策者参阅的信息，还是多数没有进入决策者视野的初级信息，都是企业相关工作的真实记录。实现企业信息存储归档，满足信息综合利用的需要，从计算机网络来讲，必须立足方便快捷、实用有效的检索程序，纵有千万条信息，只要检索方便，就可以很快找到所用的信息。从日常收到的信息来讲，必须做好登记和分类工作，尽可能把杂乱无章的信息材料理顺，以便于综合利用。一些企业信息即使当前没有直接用处，也要及时存储归档，以便今后开发利用，发挥档案参考价值。事物总是联系的，今天的事情与昨天已发生的事情有着某种必然联系。人们从事社会活动，就必须遵循一定的活动规则，这些都可以从历史档案中找到参照。信息的参考价值，不是来源于某一条信息材料，而是来自于许许多多的信息，来自信息存储归档的作用。没有信息资料的大量存储归档，就谈不上信息的整体开发利用。要加强计算机信息库建设，充分发挥其内存大、占用空间小和检索快、提供的信息资料的效率高等明显优势，建立开发计算机信息库技术，进一步做好信息存储归档和信息的开发利用工作。应当指出的是，我们不能因为当前计算机技术的发展就没有选择地存储归档信息。即使计算机技术再发达，检索信息也要花费我们的精力。因此，在企业信息的存储归档环节，就要坚持三个原则：一是可用性原则，即信息存储归档的价值问题，也就是说存储这条信息有没有价值、值不值得归档。应该说，不是所有的信息都有存储的价值，至少不值得长期保存。在信息的取舍中，一定要把握好角度，选准方向，把可用性大、有价值、有份量的信息及时存储归档；二是期限性问题，即在信息的存储归档中，要坚持以信息本身的时效性决定信息存储归档的期限。无论是专报信息，还是综合信息，存储归档都要有一个时间段。一般来说，信息过了一定的时间段，信息存储归档的价值就越小；三是规范化管理原则，即对信息本身价值的认定和存储中遇到的库容量问题，要进行规范化、制度化管理，保证信息存储归档保持在一个适当的度和量。二、信息归档的方法企业信息所具有的特性要求信息管理者，为保证信息更好地“实时归档”，即信息能有效地转化为档案资料，必须立足于信息技术发展基础上进行相关企业信息的归档。现代企业信息管理过程中，常见的信息管理的方法和原则有以下几个方面。（一）信息归档做好“前端控制”“前端控制”是实现信息全程管理的重要保障，是系统化、优化思想的集中体现。“前端控制”即在信息文件形成前采取行动，把档案管理的要求和手段向前延伸，“将干预的时机”确定在信息文件生成系统和管理系统的设计阶段。为更有效地管理信息文件和归档后形成的信息档案，我们应该尽可能地把信息文件在各阶段的管理要求，融入信息文件生成系统、信息文档一体化管理系统之中。在系统设计时，要考虑到使信息文件能够按照文件和档案管理的要求生成确保信息文件的内容、结构、背景信息三位一体的完整性；信息文件生成时，在人工辅助和干预下，自动完成鉴定、著录等工作。同时，要考虑信息文