Excel初级应用.ppt

产品营销部Excel初级应用 田盾 章节 Excel简介 工作表操作 表格及打印操作 公式 宏 函数基本使用方法 4 1 2 3 创建图表及图形 数据分析及帮助文档 6 5 第一章Excel简介 Excel能做什么 Excel是一个电子表格软件 有强大的数据处理与分析功能 能够把数据做成各种商业图表 还能编程 Excel本质是计算工具 与算盘 电子计算器没有区别 只不过功能更加强大 Excel界面 标题栏 菜单栏 工具栏 名称框 编辑栏 Excel文件 工作簿文件 xls 最基本的电子表格文件类型 模板文件 xlt 用来创建具有相同特色的工作簿或工作表的模型 可自定义颜色 文字样式 表格格式 现实设置等 加载宏文件 xla 包含了Excel扩展功能的程序 工作区文件 xlw 可在Excel工作窗口中同时打开多个工作簿 备份文件 xlk 自动创建工作簿备份文件 网页文件 mht htm 可保存为 交互式 网页 Excel基本元素 常用技巧 按Ctrl N组合键 可快速新建一个空白工作簿 使用Ctrl Enter批量输入数据 使用Alt Enter将单元格内容强制换行 通过工具 选项 视图 消除0值 选中并双击快速得到合适列宽和行高 全选并拖动调整到统一列宽和行高 通过Ctrl 箭头或者双击快速到达末行或列 第二章工作表操作 工作表包含于工作簿之中 是工作簿的必要组成部分 好比是书本与书本中的书页 详细介绍工作表创建 复制等基本操作 工作表的创建 1 随工作簿一同创建 通过工具 选项 常规设置1 255个工作表 2 从现有工作簿中创建 Excel工作窗口中插入工作表 在工作表标签上点鼠标右键插入 shift F11组合键插入 设置当前工作表 通过点击工作表标签切换工作表 右键点击工作表导航栏 可选择工作表 Excel2003 工作表标签只显示前16张 常用于切换工作表的快捷键和 按住Ctrl键 使用鼠标左键拖动工作表 可快速复制该工作表 右键点击工作表标签 可选择移动或复制 工作窗口的视图控制 通过窗口 新建窗口 为同一工作簿创建新窗口 重排窗口 拆分窗口 使用菜单拆分 按住鼠标直接拆分 冻结窗格 按组合键可快速定位到两条冻结线交叉的位置 冻结窗格与拆分窗口无法在同一工作表上同时使用 使用视图管理器保存视图设置 第三章表格及打印操作 单元格称cell 行为Row 列为Column 以数字为行号 以字母为列标的标记方式称为 A1引用样式 为默认引用样式 R1C1引用样式以字母 R 行号数字 字母 C 列号数字来标记单元格位置 可相对引用 标记单元格相对位置 单元格的操作 使用Ctrl选中不连续行或者列 设置最合适的行高和列宽 插入多行或者列 移动和复制行与列 删除行与列 隐藏和显示行列 通过编辑 定位 可激活一些隐藏的单元格 连续区域的选取 鼠标直接选取 按住shift选取 选定单元格 按F8进入扩展模式选取 在名称框直接输入地址 通过编辑 定位 在引用位置输入地址 单元格的操作 不连续区域选取 按住Ctrl键选取 按Shift F8进入添加模式选取 在名称框直接输入地址 使用 隔开 通过编辑 定位 在引用位置输入多个地址 多表区域选取 在当前工作表选定区域 再同时选中多张工作表 特殊区域选取 通过编辑 定位 设置定位条件 在单元格输入数据 数值 可使用自定义功能 日期和时间文本公式 使用 输入 按Ctrl 可在值之间切换 在单元格中输入数据 通过工具 选项 勾选以显示精度为准 可按显示数值计算 通过自定义格式 输入前置0的数值 强制换行 Alt Enter 多个单元格输入相同内容 Ctrl Enter 设置单元格格式 通过格式 单元格设置 自定义格式及代码 保存单元格的格式显示 复制 关闭当前窗口 粘贴至其他工作簿 Office剪贴板 在菜单栏 视图 任务窗格 下拉键头选剪贴板 在菜单栏 编辑 Office剪贴板 选定单元格区域 连续按两次Ctrl C剪贴板一共可以保存24条数据信息 单元格复制与粘贴 查找与替换 所有复制对象只能是单个单元格 连续区域或包含相同行的非连续多列区域以及包含相同列的非连续多行区域 对于同时跨越不同行列的非连续区域无法使用复制命令 粘贴各选项含义包含通配符的运用 可代替任意数目的字符 可以是单个字符也可以是多个字符 可代替任何单个字符 如果需要查找 前面加 保护Excel工作表和工作簿 单元格和区域的保护 禁止选定 可选定但不可编辑 凭密码或权限进行编辑工作表和工作簿的保护 结构 勾选后 不可在当前工作簿中插入 删除 移动或复制工作表 也不可为工作表重新命名 窗口 勾选后 当前工作簿的窗口按钮不再显示 用户不可重排 放大或缩小工作簿窗口 格式化工作表 漂亮的工作表 取决于数据分布结构及其样式外观 单元格格式 字体 对齐方式 调整缩进 边框 填充颜色 字体颜色 斜线表头制作方法 设置上标 下标 图案 在单元格格式 图案设置底纹图案及颜色 样式 应用内置样式 创建自定义样式 将样式保存为模板工作表背景 自定义工具栏和菜单 工具 自定义 工具栏 勾选 可添加对应工具栏 或创建自定义工具栏 可通过附加将自定义的工具栏复制给其他用户 工具 自定义 命令 可以拖放至工具栏添加 或拖放至其他地方删除 工具 自定义 命令 重排命令 可设置菜单栏或工具栏 工具 自定义 选项 可制定个性化菜单和工具栏 以上选项中重新设置可恢复至系统默认项 创建和使用模板 模板类似于工业上所使用的模具 启动文件夹和模板文件夹用户所更改设置的默认模板文件需要放置在Excel的启动文件夹中 系统默认的启动文件夹名称为 XLStart 它的默认位置通常位于 c Documentsandsettings ApplicationData Microsoft Excel XLSTART 位于启动文件夹中的文件都回在启动Excel程序时打开 如果用户需要每次启动Excle时都打开一些同样的文件 可以把相应的文件加入到此文件夹中 创建和使用模板 工具 选贤 常规 可设置自定义的启动文件夹路径 以Excel方式打开 模板文件夹位于 c Documentsandsettings ApplicationData Microsoft Templates 更改默认的工作簿模板设置好相应工作簿 另存为模板类型 位置定位到Excle启动文件夹 XLStsrt 或用户自定义的启动文件夹 文件名为Book 可创建自定义模板 并使用 打印文件 默认打印方式打印当前选定工作表1份整个工作表中包含数据和格式的区域纵向从上到下 再从左到右无缩放 即100 正常尺寸上下页距为2 5厘米 左右页边距为1 9厘米 无页眉页脚无标题 打印文件 设置打印区域默认选定工作表 可选多个工作表 可选定整个工作簿打印区域 1 先选中区域后 再打印 点选选定区域 打印 2 先选中区域后 在菜单栏 文件 打印区域 设置打印区域 打印 3 文件 页面设置 工作表 打印区域 可以选取非连续区域 将打印在单独的纸张页面之上 打印文件 打印标题 打印时多页重复显示 文件 页面设置 工作表 顶端标题行 左侧标题行 打印标题可以选择多行或多列 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在选择或者输入单元格引用后 再按下键 系统会自动在4种引用方式之间循环切换 绝对引用 列相对行绝对引用 行相对列绝对引用 相对引用 其他引用工作表区域的方式 合并区域合并区域的写法 以半角逗号 将各个区域的引用区隔开来 并在两端添加半角括号 将其包括在内 如 rank A1 A1 A10 C1 C10 多工作表区域的引用 引用格式为 工作表名 半角感叹号 引用区域 若工作表名中包含空格 特殊符号 如 等 或其首字符为数字 则须用一对单撇号 对其首位进行标识 如 sum 1月 A1 A10 引用其他工作簿中的工作表 工作簿名称 工作表名称 单元格引用 Excel函数 Excel函数也常被人们称为 特殊公式 它是由Excel内部预先定义并按照特定的顺序 结构来执行计算 分析等数据处理任务的功能模块 与公式一样 Excel函数的最终返回结果为值 函数的易失性某些时候 当用户打开一个工作簿但不作任何更改就关闭文档 Excel却提示 是否保存对文档的更改 有可能是打开的Excel文档中使用了某些具有易失性的函数 可设置手动重算 不会引发易失性函数的重新计算 常见易失性函数 随机函数rand randbetween日期类函数Today now引用类函数indirect offset部门信息类函数 如cell info等函数 常用函数的分类 Excel函数根据来源 分为 内置函数 启动Excel就能使用扩展函数 单击 工具 加载宏 加载才能使用自定义函数 通过VBA代码实现特定功能函数 Excel函数根据应用领域的不同 分为 信息函数文本和数据函数日期和时间函数数学和三角函数统计函数查找和引用函数工程函数财务函数数据库函数宏表函数及其他外部函数 函数的输入和编辑 函数的输入可以使用 自动求和按钮 输入函数可使用插入函数向导可以手工输入函数函数公式中的常用参数Excel数据类型分为5种 文本 数值 日期和时间 逻辑值和错误值 常量 数值 日期 文本 逻辑值 错误值数值与逻辑值关系 在数值运算中 true 1 false 0在逻辑判断中 0 false 所有非0值 true 函数的输入和编辑 文本型数值与数值转换数学类和部分引用雷函数 如mod offset等函数都可以用文本型数值作为参数 假设A1为文本型数值 1 以下常用转换方法 A1 1 A1 0 A1常用常量以下两公式可以返回A列单元格区域最后一个单元格的数值或文本 Lookup 9E 307 A A L