采购领域的最前沿.docx

E-Sourcing：采购领域的最前沿采购（Procurement）是指与取得物资和服务相关的活动的总称，事实上每一家企业都对采购非常地熟悉。大多数企业对于Sourcing也非常熟悉，尽管这其中有不少把Sourcing和采购看成是一回事。而事实上，Sourcing只是采购的一个组成部分，是采购的战略部分运作。Sourcing为整个企业的直接和间接物资的采购划分了各个阶段，并且使用了很多高层的、涉及整个企业的方法，其目的主要在于：获得物资和服务； 确认并且评估潜在的供应商来满足企业的其他要求；与选定的供应商协商并最终执行交易合约； 管理并改善与外部供应商的关系。Sourcing和采购的另外一个重要的区别是在与信息技术的应用方面。尽管“采购”是一个综合的名称，但是传统的采购管理软件仅仅集中 于具体的采购流程方面。例如，ERP采购模块一般用于直接材料的订单规划和执行。这种功能能够降低订单生成的成本并且提供供应商绩效方面的一些数据，但是这些并不能够为用户提供评估以及管理供应商关系的功能。同样的，比较新兴的电子采购应用（e- procurement application）主要提供面向间接材料采购的功能，但是它试图解决的诸如分散式内部需求、手动订单确认流程以及未授权采购行为等问题，已经被很多公司通过其他方法很好地加以解决。而相反的，E-Sourcing应用的目标是对于整个采购流程的价值驱动（包括直接原材料的价格和质量）具有巨大影响的、那些具有战略意义的sourcing过程，同时要提高供应链的响应速度。通过这些应用，e-sourcing提供了独特的能力，包括成本分析、供应商风险分析、原材料/零部件最优化、发布招标书（RFP，Request For Proposal）/生成报价单以及合同管理等。根据Aberdeen Group组织的研究，e-sourcing应用能够为美国的企业每年节省6900亿美元的开支。例如，考虑一家年收入在30亿美元的企业，原材料和sourcing成本将占去其收入的50；息税前利润大约为4亿美元。如果采用e-sourcing能够将该公司的原材料和sourcing成本降低5%（一个比较保守的估计），那么该公司的获利就将增长5000万美元（所有条件不变，企业税率假定为33）。如果进一步假定市盈率为20倍，那么由e-sourcing的带来的节约降使得投入在原材料和sourcing上的每1美元都带来66美分的股东价值增长，总体将会使股东价值增长10亿美元。在一个广阔的企业环境中，e-sourcing应用的作用主要表现在：为sourcing提供最佳运作途径。e-sourcing应用以软件模板的形式创造并且维持了一套规定好的sourcing流程。这些模板捕捉了公司的最佳运作流程，能够推广应用到其他产品门类中去。 拓展了sourcing方面的合作范围。基于web的sourcing应用能够使其他部门、事业部以及公司或者地理边界之外的个人，只要在需要的时候就可以进行访问与操作。例如招标书生成工具能够向相关的功能领域和事业单位发布请求，让它们输入与自己相关的信息，同时能够提供一个平台来进行实时的团队协作。然后，这些工具能够发布招标书给相应的供应商，并且管理接收以及明确供应商反馈的流程。 提高了sourcing流程的效率。自动化的sourcing流程加快了个人的任务处理，降低了错误率和减少了需要进行修正的工作量，消除了数据重复录入，最终提高了业务流程。例如e-sourcing工具能够在相关的内外部部门中自动地收集和发布信息，因此就改善了信息流程和行政管理工作。供应商报表功能使得企业能够追踪采购方面的数据，进而对供应商进行绩效评估。E-sourcing工作流管理系统能够在跨产品种类组织工作流程从而产生sourcing协同效益。 提高了sourcing流程的决策水平。sourcing决策的质量通常依靠与所取得的sourcing信息的准确度、完备性，以及在这些信息上的分析程度。由于E-Sourcing解决方案极大程度上提高了流程的效率、改善了信息组织工作以及跨组织合作，因此信息的完备性、准确性以及可获得程度都得到了明显的提高。例如，e-sourcing的各种工具通过为组织开发定制的工具，例如总拥有成本 (total cost of ownership)模型来提供最优的决策支持。 改善培训水平。许多e-sourcing应用能够被用来作为离线模拟系统，使用公司本身的历史数据来提供高度相关的训练环境。传统的运作中，sourcing的流程都是由手工借助书面工作展开，非常耗时，通场每个产品种类平均需要3到4个月，有的甚至长达6个月。总而言之，e-sourcing方案能够缩短sourcing周期达25%以上，缩短产品上市周期大约10%15%，提高采购到的物资质量，同时也创造了一个总体的供应商基础，这个基础对于革新和经济情况变动的反应速度更快。Sourcing过程是整个采购流程中具有战略意义的第一步，其发生并不频繁，目前大部分的sourcing过程都是围绕产品种类展开的。图2是一个sourcing的主要流程范例sourcing和e-sourcing的“最佳运作框架”。21 确定战略衡量机遇。Sourcing的各种措施的前提是要衡量企业的战略和战术方面的采购需求。企业的优先标准，比如是需要削减成本还是要促进创新还是要增强企业的柔性？这些都将影响对于供应商的评价。一般来说，总是需要先进行产品种类分析，然后将企业的采购需求分解成不同的组合，接下来是组成跨事业单位的sourcing团队来对这些产品种类进行管理。一些e-sourcing工具可以从制造业的IT管理系统中采集数据在一定的框架下进行产品种类分析。一些e-sourcing整体解决方案还能包括工作流控制，能够从功能上帮助管理整个sourcing流程。内部和外部环境描述。Sourcing团队必须明确企业中涉及到的产品种类以及这些产品涉及的具体部门（例如制造部、研发部），明确团队的任务。团队把所有的支出历史数据集中起来来描述企业在每个产品种类上的具体采购操作。然后团队会应用与供应商的产业相关的商务知识来构建一份市场环境的全景图。E-sourcing智能工具能够自动的收集来自第三方的信息，将这些信息用于sourcing决策。制定战略。战略性sourcing的目标是使得总拥有成本（TCO，total cost of ownership）最小，而不仅仅是削减价格或者降低业务流程成本。因此，每个产品种类都需要自己独特的总拥有成本模型，这些模型的参数将包括价格、质量、需要的服务以及期望的使用寿命。通过对于组织的战略优先级别的分析，TCO模型将展示产业环境以及最重要的产品性质。Sourcing团队将根据每一种产品种类来制定不同的合同详细要求。2.2 预选供应商考察潜在供应商和筛选标准。在这一步骤中，sourcing团队建立满足每种产品采购的战略和操作性流程的目标的供应商信息库。团队向供应商请求发送信息（RFIs, Requests For Information），收集来自供应商的信息反馈，同时也注意获取来自外部数据资源（比如Dun & Bradstreet，Open Rating等）的关于供应商的额外相关信息。同时经常收集那些已经为公司提供产品的供应商的一些绩效数据。基于每个选择标准的相对重要程度，sourcing团队将在公司考察某个特定的合作意向时提供一个潜在供应商的列表。E-Sourcing工具能够帮助收集这些数据，并且能够通过一些很成熟的方法来帮助Sourcing团队对于潜在供应商进行排名。2.3 协商合同管理竞标和发布招标书（RFP，Request For Proposal）。基于产品的特性和供应商所处的行业，采购方一般有几种sourcing选择。例如具有高度流动性的商品可以借助B2B E-market来进行。公司内部的采购人员可以作为供应商以及本公司内部其他相关部门的一个纽带为本公司提供物资。而相反的，具有相对简单规格的大型商品可能通过反向竞标方法（Reverse Auctions）*。然而，更加复杂的材料，比如工程产品,一般需要更多地借助反复的发布招标书的过程，这些过程包括平行协商或者反向拍卖过程。一些高级别的产品，比如办公室文具等，可以通过查询产品目录直接进行，在这种情况下，sourcing流程也许就包含请求相应分销商来完成，同时会要求给予一定的大批量折扣。E-sourcing工具能够自动化生成、发送请求报价单以及作出相应的回应。竞标软件可以使得企业能够实时地对基于Web的竞标进行监管。形成价值取向（Value Proposition）。公司能够从供应商竞争中选择获胜的一个，通常他们选择与许多供应商进行合作来减小供应风险，同时避免企业对某一个供应商过渡依赖。而另一方面，大部分合同都需要一些额外的协商来确定法律细节以及具体的商务流程。（比如是采用供应商提供产品目录用户选择购买还是采取供应商管理用户库存模式）。E-Sourcing工具能够通过提供各类产品的支出硬性数据、供应商绩效和类似信息以及分析在协商中的交替变化来使得企业可以认清与供应商的关系，从而拟定最合适的合同条款。2.3 供应商关系管理履行合约。在实际操作中，采购人员必须能够追踪供应商的绩效表现，这主要有以下的目的： 保证交易按照合同进行； 辨别以及修正在产品或者产品交付中出现的各类问题。收集信息以便在以后进行合同更新时使用。E-Sourcing工具能够帮助收集这些数据，并且为这些数据提供存贮空间，在需要的时候还能对数据进行分析。3发展的道路 由于每一家公司都在进行sourcing方面的运作，因此这项任务的复杂程度就不言而喻了。毕竟，只是对一家供应商提供的产品进行分析就需要对产品价格、质量、制造规格、预计的需求和供给、企业战略目标、文化兼容性等诸多方面进行衡量和平衡。但是大部分公司都需要与上百家甚至上千家供应商进行交易，从中可以看出为什么说协调性和最优化是sourcing最终的目标。因此，大部分的sourcing方法都是通过对产品进行分组组成各个种类（Categories）以及合理化供应商的基数来减少采购合同以及供应商的总数量。但是掌握e-sourcing应用的核心思想，更多的企业同时也需要采取以下措施： 建立信息技术内部架构。E-souring的一些收益能够通过应用某些单独的方法来获取。然而，更多重要的、战略层面的利益要通过内部和外部信息系统的整合来获取。 与关键供应商协作。如果供应商不有效地参与到支持Internet的sourcing流程中来，E-Sourcing的收益终归是有限的。供应商的行为经常滞后于采购方，因为他们把新的方法更多地看成是一种威胁而不是机遇。供应商必须也能够应对各类客户所采用的不同的软件、平台以及流程。 重新规划联系以及关系。E-Sourcing高级别的利益通常是通过消除采购和其他功能领域内的壁垒而获取的。 转变采购部门（procurement organization）。要完全发挥e-sourcing的潜在能力，采购部门自身必须有所发展。采购人员必须将他们的能力组合由传统的订单流程管理转换到供应商的评价与选择、竞标、以及协商管理上来。而在这些方面已经很有经验的人员将需要适应在跨事业单位团队甚至跨组织团队内展开工作。简而言之，e-sourcing的机遇是值得把握的（同时e-sourcing面临的挑战是值得克服的），因为e-sourcing产生的竞争优势是实实在在的。E-Sourcing技术的的确确创造了一个提高供应链整体绩效的全新的、具有高度战略意义的机遇。注释* 反向竞标（Reverse Auctions）反向竞标的方式是这样的：首先由买卖交易中的买方针对一特定数量给出一个最高价，竞争在卖方之间展开，卖方为了与买方达成交易，逐步压低价格，直至达到一个所谓的最低价，即卖方无法给出更低的价格时，买卖双方成交。这种反向拍卖出现在买方市场上，市场上买方较少，卖方却很多。Sourcing过程中企业有诸多的供应商可供选择，因此可以在可选择的供应商间采取反向竞标法来进行选择价格最低的供应商。目前大部分的电子集市都支持反向竞标。附录E-Sourcing解决方案的形成与发展由于各个企业都要在激烈的市场竞争中保持竞争性，因此企业需要新的系统来解决极度重要的具有高度战略性的sourcing问题，包括购买什么、从那里购买以及如何简历和管理整个的流程。专业人士正在寻找自动化的战略性sourcing解决方案鉴于其他那些应用了IT自动化项目以后产生了不少利益，他们希望能够获取同样的收益。E-Sourcing绝对是驱动现金流、提高整体生产能力和效率的行之有效的方法。目前销售方面已经使用了很多自动化工具，取得了良好的效果，sourcing方面的应用与此有些类似。对战略性的sourcing流程进行自动化对于全球2500强企业来说，可能是下一个巨大的培育竞争优势的机遇。分析家预测，e-sourcing的市场销售收入将由2000年的2.75亿美元上升至2005年的35亿美元，其年综合增长率（Compound Annual Growth Rate，CAGR）将达到75%（数据来源：AMR Research）。并且由于采用了e-sourcing的自动化流程，将会引起采购成本的大幅度下降（大约下降30），同时周期时间也会降低（大约50）（数据来源：高盛）。现有的技术已经能够满足自动化企业sourcing流程的需要。E-Sourcuing软件能够帮助相关管理人员通过一个高度自动化的方法来维持sourcing工作的高效性，软件将为他们提供对