轻松会计2.0说明书目录及正文.doc

RUNSOFT 润衡软 件使用手册 1 第一部分 关于 轻松会计 软件 第一节 轻松会计 软件简介 润衡润衡 轻松会计轻松会计 是我国财务软件行业第一套由著名会计师事务所直接参与开 发的 是符合我国最新会计制度和国际惯例的软件精品 经过十几年的发展与完善 现已成为业内最好的财务软件之一 并获得了 中国市场名牌电子产品竞争力十佳 品牌 的称誉 系统采用了 程序通用 用户专用 的设计思想 人机界面清晰 操作简易 能 个性化适应各行业的需求 涉及建筑 工业 商业及机关事业单位等过万家的用户 充分显示了该系统的广泛适应性 为了方便用户使用 系统中已预设了各行业的最 新会计制度的科目与报表 用户只要选择行业类型即可 润衡润衡 轻松会计轻松会计 适用范围 中小企业 会计师事务所 财务咨询公司 代 理记账公司或代理记账个人 本软件另有网络版和远程版 网络版适合多个财务 人员同时使用 提高工作效率 远程版适合于集团单位或连锁单位 下属有 N 个 机构 分布在多个办公地点的单位使用 方便财务统一管理 第二节 轻松会计 软件功能介绍 轻松会计 财务管理软件现有功能主要包括 账务处理 报表管理 出纳管 理 往来核算 预算控制等功能 2 1 账务处理系统账务处理系统 本系统主要进行凭证处理 账册管理和现金银行管理 主要功能包括 系统内置最新会计制度的预设科目和报表体系 使您可以立即投入使用 系统最多能管理 1296 套账 用户能够组建自己的会计科目摘要信息词库 统一管理会计档案 支持跨月记账和跨年输入凭证 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 2 提供汇总余额表 外币汇总余额表 数量汇总余额表和总账 明细账 日记账 多栏账 外币账 数量账等多种账簿资料 2 2 财务报表系统财务报表系统 本系统主要处理常用报表的编制和生成业务 主要功能包括 内置了企业使用的标准会计报表 自动生成 省去了复杂的报表初始定义 工作 可定义动态报表 系统按定义条件动态生成项目报表 提供生成报表向导功能 支持自定义报表函数和公式 用户可自由扩充报 表 Excel 界面的报表管理风格 操作人员易于上手 可另存为 excel html txt rep 格式文件 2 3 出纳管理系统出纳管理系统 本系统主要提供处理出纳日常工作 主要功能包括 凭证由出纳签字 读取企业银行日记账 录入或导入银行对账单 进行银行对账 自动生成银行存款余额调节表 2 4 往来管理系统往来管理系统 本系统提供按往来会计科目和按客户辅助管理并举的两条线核算管理方法 来进行往来账的管理 主要功能包括 输入期初的往来单据资料 查询往来单据的核销情况 到期情况 账龄分析 单据核销 用于往来单据的分解 合并 核销方式选择 自动核销勾账 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 3 2 5 预算控制系统预算控制系统 本系统提供对科目 项目等经费支出的概算 预算数进行预算控制和管理 主要功能包括 可按科目 项目 客户 部门 个人精确设定概算 预算额度 根据概算 预算设定条件自动控制概算 预算执行情况 超支可禁止或提醒 第三节 应用价值与感谢 润衡公司的 轻松会计轻松会计 财务管理软件所具有的账务处理 报表管理 出纳管账务处理 报表管理 出纳管 理 往来核算 预算控制理 往来核算 预算控制等功能可以将财务人员从繁琐的事物性工作中解脱出来 有效降低差错率 提高工作效率 及时 全面地提供准确的会计信息 提升使用单 位的财务管理水平 由于系统简单实用 特别适合我国财会人员现有计算机水平 现已成为广大 财务人员实现财务电算化的上佳选择 系统人性化的设计 如 一键初始 预设 科目及报表等 让财会人员花最少的精力 解决最大的问题 我们有理由相信 润衡 轻松会计轻松会计 软件一定会取得良好而广泛的应用 在软件开发与改进的过程中得到了广大用户的支持与帮助 在此表示感谢 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 4 第二部分 系统运行需求与软件安装 第一节 系统运行需求 1 1 系统对运行环境的需求系统对运行环境的需求 润衡软件充分为用户着想 是采用最成熟的技术 本着简单实用的原则开发 的 对运行环境要求不高 对用户硬件配置要求低 用户无须额外升级现有的电脑 软硬件 也无须再多花钱购买配套的数据库软件等 即可快速投入使用 极大节省 投资 1 1 1 系统运行的硬件环境系统运行的硬件环境 硬件硬件 最低配置最低配置 建议配置建议配置 CPU P 233 P 450 内存 64M 128M 以上 硬盘 60M 以上自由空间 200M 以上自由空间 显示卡 VGA 卡 要求最大分辨率不低于 1024X768 真彩色 打印机 有 Windows 驱动程序的各种类型的打印机 1 1 2 系统运行的软件环境系统运行的软件环境 操作系统操作系统Windows 98 98se Me 中文版 Win2000 XP 2003 2007 vista 中文版 网络环境网络环境 基于 TCP IP协议的 Windows 局域网 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 5 第二节 软件安装 2 1 润衡软件安装润衡软件安装 现以 WindowsXP 操作系统为例介绍软件的安装步骤 打开您的电脑 将 润衡软件 安装盘放入光驱中 这是一张支持 Windows 自动播放自动播放 功能的光盘 表示说您只要将光盘放入光驱 中 电脑系统便会自动播放光盘上的内容 在开启的窗口中 按屏幕提示安装即可 具体如下 第一步 将 轻松会计轻松会计 2 0 的光盘放入您电脑上的光驱内 润衡软件 安装 光盘为自动运行格式光盘 系统将自动启动安装程序 第二步 进入软件安装向导 如下图所示 选择 下一步 下一步 N 出现软件安装许可协议界面 请仔细阅读许可协议 如 下页图所示 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 6 如您对软件许可协议无任何异议请点击 我同意我同意 按钮 继续下一步操作 选择 软件的安装路径 软件的默认安装路径是 C 润衡软件润衡软件 轻松会计轻松会计 2 0 单机版单机版 如果您需要改变安装路径 请将默认路径中的盘符 C 直接改为目标盘符即可 盘符后面的字符不用动 建议软件安装路径不要选择 C 盘 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 7 安装完成后出现如下界面 此时如果您有加密锁 请将加密锁插入计算机的对应接口中 然后点击 完成完成 即可启动 轻松会计 2 0 如果您不想立即启动软件 请将 立即运行 轻松会计 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 8 2 0 前的对勾去掉后再点击 完成完成 按钮 软件安装完毕后您的桌面上会出现一个 轻松会计轻松会计 2 0 的快捷方式 双击此快捷方式即可启动 轻松会计轻松会计 2 0 至此安装成功完成 2 2 启动润衡软件启动润衡软件 双击桌面上的 轻松会计轻松会计 2 0 软件图标 屏幕上出现 润衡软件润衡软件 用户登录用户登录 对话 框 如下图 进入系统后 首先显示的是软件的主界面 如下图 选择套账或直接 键入套账代码 选择登陆用户并 输入该用户密码 直接输入或者通过 上下箭头选择日期 点确定登陆软件 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 9 主窗口从上向下有 菜 单 栏 文件文件 凭证凭证 账册账册 报表报表 出纳出纳 辅助辅助 往来往来 预算预算 档案档案 年初年初 系统系统 窗口窗口 帮助帮助 导航界面 凭证录入凭证录入 凭证审核凭证审核 凭证记账凭证记账 结转损益结转损益 期末结账期末结账 凭证查询凭证查询 凭证综查凭证综查 及各类余额表和账册及各类余额表和账册 状 态 栏 套账名称套账名称 用户名用户名 登录日期登录日期 第三节 技巧与提高 1 1 问 润衡轻松会计软件单机版安装完成后 无法正常启动 问 润衡轻松会计软件单机版安装完成后 无法正常启动 答 分两种情况 其一 这是因为您安装软件时计算机操作员权限不够 不能在注 册表中创建数据源名称 请用计算机管理员 Administrator 重新登陆电脑 然后 重新安装轻松会计软件 其二 程序运行时被电脑中安装的防火墙拦截了 请调整 防火墙设置以放行轻松会计程序 easyacstd exe easyacstd c exe easyacstd s exe RUNSOFT 润衡软 件使用手册 10 2 2 问 润衡轻松会计软件网络版安装完以后 客户端程序无法与服务器端连接 问 润衡轻松会计软件网络版安装完以后 客户端程序无法与服务器端连接 答 这有多种原因 其一 电脑网络是否畅通 如果不通请网管调试 其二 服务 器端和客户端是否装有防火墙或防水墙 服务器和客户机的 2638 端口是否开放 其三 请查看服务器和客户机两台机器的 IP 地址是否在同一网段 如果两机不在 同一网段 则需要客户机电脑 开始 运行 regedit 注册表的 Machine 项中 找到 ODBC 项下的 ODBC INI 下的qskj net 这个数据源 选中这个数据源并在其 右边窗口中找 CommLinks 字符串 双击 CommLinks 然后在其数值数据 TCPIP 的大 括号中填入服务器的 IP 地址和端口号 其格式如 TCPIP host 192 168 1 X port 2638 最后关闭注册表即可 3 3 问 我们安装润衡软件系统后 为什么程序菜单内没有润衡软件程序组 问 我们安装润衡软件系统后 为什么程序菜单内没有润衡软件程序组 答 是用户在系统安装进行到第三步时 没有选择要安装的内容 只须严格按照操 作步骤重新安装即可解决 4 4 问 在已有润衡轻松会计软件和轻松会计数据的机器上重复安装轻松会计软件 问 在已有润衡轻松会计软件和轻松会计数据的机器上重复安装轻松会计软件 应注意什么 应注意什么 答 应注意的就是备份已有的轻松会计数据 操作方法一 软件主界面 系统 数据备份 选择备份路径 备份数据 操作方法二 在轻松会计软件的安装目 录下面 复制 DATA 和 报表 文件夹到其他位置 然后卸载轻松会计程序 重 新安装软件 如果套账较多 建议选择第二种操作方法 5 5 问 润衡轻松会计软件应安装在哪个分区 问 润衡轻松会计软件应安装在哪个分区 答 建议客户把轻松会计软件安装在除 C 区以外的其他可写的分区中 这样 即使 系统重装 也不会丢失数据 但是 如果此电脑只有一个 C 区 也就只能安装在 C 区了 6 6 问 用润衡轻松会计软件网络版过程中 多次出现轻松会计软件客户端在使用问 用润衡轻松会计软件网络版过程中 多次出现轻松会计软件客户端在使用 过程中与服务器中断的情况 请问是什么原因 过程中与服务器中断的情况 请问是什么原因 答 概括的说是网络不稳定造成的 具体的说分两种情况 其一 网线质量很差 信号衰减厉害 交换机问题 其二 服务器和客户机网卡的工作速率不一样 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 11 第三部分 建账初始化 操作员管理操作员管理 新建套账新建套账 系统初始化系统初始化 科目维护科目维护 初始化完毕初始化完毕 期初录入期初录入 第一节 新建套账 1 1 新建套账新建套账 新建套账有两种方式 一是在软件登陆界面 点击 新建套账新建套账 按钮 二是进入 软件主界面 点击 文件文件 套账管理套账管理 这两种方式均可调出如下界面 可建 1296 套 账 套帐代码套帐代码 输入两位数字 或英文字符 注意不能和 已有套帐代码重复 套帐名称套帐名称 这里不用输入 使用单位的详细名称 输 入使用单位简称即可 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 12 第二节 系统初始化 2 1 一键初始一键初始 新增套账成功 是否现在进行新增的套账开始建账 点击 是是 将进入系统初 始化 向导选择 选择 一键初始一键初始 如下图所示 点击 执行执行 会提示 下拉选择会计制度 输入使用单位全称 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 13 点击 是是 即可完成初始化工作 2 2 分步向导分步向导 若选择 分步向导分步向导 即可设置本套账更为详细的初始化信息 如下图所示 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 14 输入使用单位全称 下拉选择会计制度 输入使用单位全称 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 15 下拉选择汇兑损益方法 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 16 选择开账日期 选择凭证编号方法 及辅助核算年初 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 17 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 18 点击 操作员管理操作员管理 可增加操作员及为他们分配权限 如下图所示 先点击这里增加操作员 至 少一个制单人 一个审核人 注意操作员代码不能重复 增加完操作员 要为其分配权 限 可以点此处增加所以权限 然后逐一去掉不能有点权限 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 19 点击 科目维护科目维护 可增加所需的明细科目 点击 期初录入期初录入 在初始化时 增加需要的明细科 目 这样有利于期初余额的录入 也可以在凭证录入时 即时增加 需要的明细科目 科目编码长度需 遵循 4 3 3 2 2 2 的原则 需要核 算的内容请点击小方块 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 20 第三节 技巧与提高 1 1 问 润衡轻松会计软件建立新套账时应注意些什么 问 润衡轻松会计软件建立新套账时应注意些什么 答 在建立新套账过程中 已输入了套账代码和名称 并已点击了 确定 按钮 在 这个过程中不能点击 取消 按钮中止操作 如若点击 取消 或其他按钮 将出现未 完成套账 未完成套账无法删除 所以一定要注意 2 2 问 润衡轻松会计软件初始化设置中应注意哪些问题 问 润衡轻松会计软件初始化设置中应注意哪些问题 答 此过程应注意开账日期和会计期间 1 到 12 月 一定要设置正确 所用的会 计制度一定要选择正确 录入凭证后 将不能再改用其他会计制度 3 3 问 在问 在 系统初始化系统初始化 中 凭证编号的中 凭证编号的 计算机编号计算机编号 与与 手工编号手工编号 是什么意思 是什么意思 答 如果采用计算机编号 则在新凭证录入时 系统自动计算新凭证的编号 而与 输入的凭证编号无关 采用手工编号 则凭证录入完存盘时 以输入的编号为准 期初余额录入后 需要点 保存 期初余额为零的 也 需要进行一次保存 不然 在账册中会看不到余额 下拉可进行外币或 数量的期初录入 灰色位置证明此科目有下级科 目 需在其下级科目录入余额 数据会自动汇总到上级科目 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 21 也就是说 可跨号输入凭证 如果有空号 进入凭证输入时 系统自动给出最小的 空号来提醒用户输入 4 4 问 润衡轻松会计软件新增的套账做完问 润衡轻松会计软件新增的套账做完 系统初始化系统初始化 以后没有科目和报表 为以后没有科目和报表 为 什么 什么 答 分两种情况 其一 您在用一键初始化的过程中选择的是 自定义会计科目 造 成的 请您重新对这套账做初始化 在初始化过程中选择 企业会计制度 2001 或 其他相关行业制度 即可解决 其二 您在用分步向导初始化的过程中选择了 企 业会计制度 2001 或其他相关行业制度 但是您在最后一步 系统初始化 执行操 作 界面没有选择 重建会计科目 和 重建报表 请您重新对这套账做初始化 在 最后 系统初始化 执行操作 界面选择 重建会计科目 和 重建报表 然后点击 执 行 按钮即可解决 如下图 5 5 问 润衡轻松会计软件如何设置辅助账 问 润衡轻松会计软件如何设置辅助账 答 有以下两步 其一 在 系统 套账信息 核算项目 页签中设置相关辅助档 案的级数和每级编码的长度 其二 在 档案 会计科目档案 维护中通过勾选各 个科目的辅助核算信息使科目与辅助档案进行挂接 6 6 问 润衡轻松会计软件如何录入辅助账的年初数 问 润衡轻松会计软件如何录入辅助账的年初数 答 系统 套账信息 核算项目 页签中设置辅助年初的录入方式 相互并行 任 意交叉两种 如果辅助年初选的是 相互并行 方式 那么辅助账的年初各项就要 采用分别录入的方式 如果辅助年初选的是 任意交叉 方式 那么辅助账的年初就 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 22 要采用辅助综合期初录入方式进行录入 第四部分 日常业务操作流程 第一节 财务处理 凭证录入凭证录入 凭证审核凭证审核 凭证记账凭证记账 凭证查询凭证查询 期末结账期末结账 结转损益结转损益 1 1 凭证录入凭证录入 1 1 1 新增凭证新增凭证 点软件主界面进入凭证序时簿界面 再点 文件 新增 即出现一 张空白凭证 录入完毕后 点存盘 系统将自动生成一张新凭证 凭证号连续 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 23 1 1 2修改凭证修改凭证 注注 系统显示软件当前登 陆日期 自己可通过下拉 选择正确的凭证日期 科目编码可以直接输入 或下拉选择 或双击编码框弹出科目维护界面 直 接双击选择科目或增加 修改明细科 目 在此处选择要核算的辅助信息 输入 完毕 下方会自动生成此科目的余额 选择与此业务对应的现金流向 在凭证序时簿界面 选择要修改的凭证 点击左上角带小铅笔的图标 或点 击 文件 修改凭证 即可进入记账凭证界面 修改完毕 点击保存后退 出 点击此 账 字 可调 出此行科目的明细账 输完借方金额后 连续敲两次回 车 即可自动复制摘要及贷方金 额 然后选择科目编码即可 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 24 1 1 3 删除凭证删除凭证 1 1 4 反冲凭证反冲凭证 在凭证序时簿界面 直接点击 文件 删除凭证 选择 所要删除凭证的年份 月份 凭证号 然后点 确定 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 25 1 1 5 复制凭证复制凭证 1 1 6 凭证模板凭证模板 在记账凭证界面 点击 编辑 反冲凭证 出现此对 话框 选择需要反冲的凭证的年 月及凭证号 然后点 确定 这样 系统会根据此凭证做一张反冲凭证 在记账凭证界面 点击 编辑 凭证复制 出现此对话框 选 择需要复制的凭证的年 月及凭证号 然后点 确定 这样 系 统会根据此凭证复制一张新凭证 在此基础上做适当的修改 比 较合适每月都会用到的如缴税 折旧 工资等凭证 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 26 可以把经常用到的凭证保存为模板 要 用的时候 直接调出凭证模板 在此基 础上做适当修改即可 操作方法 打开要 保存为模板的那张凭证 点击 编辑 保存模板 输入代码和模板名称 点 确定 此凭证即保存成了模板 新增一张凭证 点击 编辑 凭证模板 在此界面选择 要用的模板 点 确定 然后做适当修改 此功能大大提高 了财务人员的工作效率 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 27 1 凭证审核 凭证审核 取消审核取消审核 要进行凭证审核 先要操作易人 将当前的制单人换成审核人 如下图所示 点击软件主界面 或在凭证序时簿界面点 文件文件 批量审核批量审核 如下 图所示 操作易人的三种途径 1 点 系统 操作易人 选择用户 输入该用户密码 2 点击主窗口右上角的图标进入操作易人 3 在凭证序时簿界面 点击小人头标志 进行操作易人 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 28 1 3 凭证记账凭证记账 在此选择批量审核范围 系 统默认是当月的全部凭证 当用户需要对已经审核的凭 证进行修改或删除时 要先 点击此处 取消审核 方能 进行下一步操作 选择记账年份月份点击 确定 即可 软件可跨 年连续记账 注 凭证一经记账 将不能直接修改 删除 如需此操作 请点击 系统 反记账 再取消审核后 进行凭证的修改或删除 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 29 1 4 结转损益结转损益 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 31 1 5 期末结账期末结账 期末结账可以每月进行 也可以在年终一次性将 12 个月连续结账 12 月结账后系将 自动生成下年度的年初余额 结账后相应月份不能输入 修改凭证 如需此操作请点击 系统 反结账 再反记账 再取消审核后 进行凭证的修改或删除 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 32 1 6 反结账反结账 反记账反记账 已经结账的凭证需要修改 或删除 只能先在 系统 下反结账 然后再 系 统 下反记账 取消审 核后再修改或删除 已经记账还未结账的凭 证 需要修改或删除 只能在 系统 下反记账 取消审核后再修改 或删除 反记账可以选 择年度和月份期间 连续反记账 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 33 1 7 账表查看账表查看 软件主界面右侧的账册和余额表 均可查看和打印 也可导出 EXCEL 查看账册或余额表时 选择科目范围和时间范围 然后点 确 定 即可 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 34 1 8 凭证账册打印凭证账册打印 1 8 1 凭证打印凭证打印 在凭证序时簿界面 点 文件 打印 即可出现凭证连 续打印对话框 选择要打印 凭证的范围 还可以直接点 上方打印机图标也可调出此 对话框 还可以进行页面设 置和打印设置 设置完毕 点 批量打印 即可 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 35 1 8 2账册打印账册打印 第二节 财务报表 2 1 报表生成报表生成 账册打印也可直接点击打印机 图标 如果想把账册导出 可直 接点击绿色的 EXCEL 图标 科目的选择性打印 内容的选择性打印 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 36 点击 生成 图标 选择要生成的报 表日期 再点确定 可以生成任意 年度月份的报表 注注 凭证无需记账也可直接生成报表 查看报表后如发现错误 直接修改 减少以前反记账取消审核的步骤 另外三张报表生成方法与上图一样 2 2 报表打印报表打印 也可以点打印机图标打印 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 37 2 3 自定义报表自定义报表 现以编制一张 货币资金情况表 为例 说明如何通过润衡软件自定义一 张财务报表 假设 货币资金情况表 报表编号为 10 报表类型为标准报表 表格为 8 行 7 列 报表内容包含 报表名称 单位名称 日期 科目名称 现金 银行存款 其他货币资金 年初数 本月借方 本月贷方 本年借方累计 本年贷方累计 余额 等 具体操作如图所示 填写报表编码 报表名称 报 表编码不能重复 选择报表类型 选择报表初始行 列数 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 38 点击 确定确定 之后 货币资金情况表即增加成功 鼠标点中 货币资金情况表货币资金情况表 点 打开打开 即出现如下界面 你只需按照 Excel 的做表方法来操作就可以了 增加报表名称 合并单元格 划表格线 调整行间距 列间距等等 点击 定义定义 会出现两行工具图标 在工具 栏空白处 单击右键 点 显示文本显示文本 工具图标会出现中文含义 见下图 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 39 用上述工具编辑货币资金情况表 空的表格已经建好 下面介绍怎样增加公式 让软件能自动生成报表 首先介绍怎样定义单位名称的公式 点击需要生成单位名称的单元格 再点击 工具栏中图标 软件会跳出一行编辑栏 点击图标 出现函数向导界 面 点击全部函数右侧的下拉框 选择报表专用 如下图 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 40 按照上面介绍的单位名称公式的语法 在右侧编辑栏输入 单位名称 DWMC 请注意 设置公式时 一定要把输入法切入到英文状态 如下图 输入完毕 敲回车 该单元格公式增加完毕 单位全称会自动显示出来 下面介绍如何设置日期公式 鼠标点中需要生成日期的单元格 然后点击工具 栏中图标 再点击图标 在报表专用公式里选择日期公式 复制 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 41 该公 式到编辑栏 敲回车 日期公式增加完毕 具体年月日会自动显示出来 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 42 下面介绍如何设置现金科目年初余额的公式 鼠标点中现金年初单元格 点键 盘上的 号键 用键盘上的 号键同样能调出函数向导界面 再点击图标 在 报表专用公式里选择年初公式 根据年初余额语法公式的介绍 在右侧编辑栏输入 NC 1001 然后敲回车 如果该套账现金科目有年初数 软件会自动取到现金的年初余额 如下图 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 43 下面介绍如何设置现金科目本月借方发生额的公式 鼠标点中现金本月借方单 元格 点键盘上的 号键 再点击图标 在报表专用公式里选择借方发生额公 式 根据借方发生额语法公式的介绍 在右侧编辑栏输入 JF 1001 99 99 然后敲回车 取本月数用 99 99 来表示 如果该套账已经录有凭证 软件会自动取到现金的借方发生额 如下图 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 44 下面介绍如何设置现金科目本月贷方发生额的公式 鼠标点中现金本月贷方单 元格 点键盘上的 号键 再点击图标 在报表专用公式里选择贷方发生额公 式 根据贷方发生额语法公式的介绍 在右侧编辑栏输入 DF 1001 99 99 然后敲回车 如果该套账已经录有凭证 软件会自动取到现金的贷方发生额 如下图 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 45 下面介绍如何设置现金科目本年累计借方发生额公式 此公式与本月借方发生 额的公式基本相同 区别在于 取本年累计要用 1 99 来表示 鼠标点中现金 本年借方累计单元格 点键盘上的 号键 在编辑栏输入 JF 1001 1 99 然后回车 如果已经录有凭证 软件会自动取到现金的本年借方累计发生额 如下 图 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 46 下面介绍如何设置现金科目本年贷方累计发生额的公式 鼠标点中现金本年贷 方累计单元格 再点键盘上的 号键 在编辑栏输入 DF 1001 1 99 然 后敲回车 如果该套账已经录有凭证 软件会自动取到现金的本年借方累计发生额 如下图 下面介绍如何设置现金科目余额公式 鼠标点中现金余额单元格 点键盘上的 号键 再点击图标 在报表专用公式里选择余额公式 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 47 根据余额语法公式的介绍 在右侧编辑栏输入 YE 1001 99 然后敲回 车 如果该套账已经录有凭证 软件会自动取到现金的余额 如下图 银行存款和其他货币资金的公式设置与现金公式的设置方法一致 也可以直接 复制现金的公式 然后把科目编码改成银行存款或其他货币资金的科目编码 这是 一个比较快捷的设置方法 合计数的公式 和 Excel 操作一样 直接用工具栏里的图标进行 求和 如果需要设置千分符 小数位之类的细项 请右键选择 单元格格式单元格格式 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 48 在这里还可以设置字体大小 颜色 文字对齐方式 表格边框等等 报表公式设置完之后 需要进行一下打印设置 点击 页面设置页面设置 图标 设置一下页边距 打印内容 打印机等等 设置完之后 进行打印测试 如果 不够美观 需要再次微调 附录 润衡软件报表函数 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 49 名称函数名称函数 TZMC 套账名称 语法 TZMC 套账代码 CZY 当前操作员姓名 语法 CZY DWMC 使用单位名称 语法 DWMC FMMC 报表封面单位名称 语法 FMMC MC 信息名称 语法 MC 类别 编码 套账代码 类别 0 科目 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 6 合同 7 专项 示例 MC 0 1001 科目 1001 的科目名称 MC 1 001 项目 001 的项目名称 QC 信息全称 语法 QC 类别 编码 套账代码 类别 0 科目 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 6 合同 7 专项 示例 QC 0 1001 科目 1001 的科目全称 QC 1 001 项目 001 的项目全称 日期函数日期函数 REPDATE 报表生成日期 语法 REPDATE YYYY 报表年 返回 4 位字符的报表年的字符串 语法 YYYY 示例 假设报表生成日期为 2009 03 31 YYYY 字符串 2009 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 50 MM 报表月 返回 2 位字符的报表月的字符串 语法 MM 示例 假设报表生成日期为 2009 03 31 MM 字符串 03 DD 报表日 返回 2 位字符的报表日字符串 语法 DD 示例 假设报表生成日期为 2009 03 31 DD 字符串 31 金额函数金额函数 BJ 表间取数 语法 BJ 报表编码 单元格 套账代码 单元格 A3 表示是 A 列第 3 行 示例 BJ 001 A3 本套张报表 001 的 默认第一页 A3 单元格的数值 BJ 001 第 2 页 B4 02 02 套账的 001 的第 2 页 B4 单元格的数值 注意表页名称必须与被调用表页名称一致 NC 年初余额 语法 NC 科目编码 借 贷 年份 辅助核算 辅助信息编码 限定明细科 目 数量 外币 套账代码 借 贷 默认为科目属性方向 年份 默认为本年 0 小于零则上推年份 大于零则认为是指定年份 辅助核算 默认无 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 数量 外币 BWB 折合本位币 默认 SL 数量 具体币种代码 如 USD 限定明细科目 0 本级含下级 默认 1 仅含下级明细 示例 NC 1001 科目 1001 的年初余额 NC 2121 借 科目 2121 的本年年初借方余额 NC 2121 借 1 1 001 科目 2121 中属于编码为 001 的项目 的上年年初借方余额 JF 借方发生额 语法 JF 科目编码 开始日期 结束日期 辅助核算 辅助信息编码 发生额 类别 数量 外币 套账代码 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 51 辅助核算 默认无 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 发生额类别 默认不限 1 结转前 2 结转发生额 数量 外币 BWB 折合本位币 默认 SL 数量 具体币种代码 如 USD 示例 JF 1001 1 99 科目 1001 的从 1 月到本月借方发生额 JF 2121 97 99 1 001 科目 2121 中属于编码为 001 的项目的 从上两个月到本月的借方发生额 DF 贷方发生额 语法 DF 科目编码 开始日期 结束日期 辅助核算 辅助信息编码 发生 额类别 数量 外币 套账代码 辅助核算 默认无 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 发生额类别 默认不限 1 结转前 2 结转发生额 数量 外币 BWB 折合本位币 默认 SL 数量 具体币种代码 如 USD 示例 DF 1001 1 99 科目 1001 的从 1 月到本月贷方发生额 DF 2121 97 99 1 001 科目 2121 中属于编码为 001 的项目 的从上两个月到本月的贷方发生额 YE 期末余额 语法 YE 科目编码 借 贷 日期 辅助核算 辅助信息编码 限定明细科 目 数量 外币 套账代码 借 贷 默认为科目属性方向 日期 默认为本月最末一天 1 12 99 本月 具体日期 99 01 99 31 辅助核算 默认无 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 数量 外币 BWB 折合本位币 默认 SL 数量 具体币种代码 如 USD 限定明细科目 0 本级含下级 默认 1 仅含下级明细 示例 YE 1001 科目 1001 的本月末余额 YE 2121 借 科目 2121 的本月末借方余额 YE 2121 借 12 1 001 科目 2121 中属于编码为 001 的项目 的本年 12 月 31 日借方余额 LJ 累计发生额 语法 LJ 科目编码 借 贷 日期 辅助核算 辅助信息编码 数量 外币 套账代码 日期 默认为本月最末一天 辅助核算 默认无 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 52 数量 外币 BWB 折合本位币 默认 SL 数量 具体币种代码 如 USD 示例 LJ 1001 贷 科目 1001 的截止本月末累计贷方发生额 LJ 2121 借 12 1 001 科目 2121 中属于编码为 001 的项目的 截止本年 12 月 31 日累计借方发生额 XJLL 现金流量项目发生额 语法 XJLL 现金流量项目编码 开始日期 结束日期 套账代码 示例 XJLL 1101 1 99 现金流量项目 1101 从 1 月到本月发生额 XJLL 2121 97 99 现金流量项目 2121 从上两个月到本月的发生额 项目函数项目函数 XM 项目信息 语法 XM 项目编码 信息类别 套账代码 信息类别 MC 项目简称 QC 项目全称 full mC 项目全称 含上级项目名称 LX 类型 PZWH 批准文号 GM 规模 XZ 性质 KGRQ 开工日期 JGRQ 竣 工日期 JD 项目进度 DL 支出大类 SM 说明 YT 用途 示例 XM 001 GM 项目 001 的规模 XM 001 KGRQ 项目 001 的开工日期 XME 项目金额 语法 XME 项目编码 金额类别 套账代码 金额类别 GS 项目概算 SKHT 收款合同额 FKHT 付款合同额 示例 XME 001 GS 项目 001 的项目概算 XME 001 FKHT 项目 001 的相关付款合同额 逻辑函数 MX 判断是否是最末级 是返回 1 否则返回 0 语法 MX 类别 编码 套账代码 类别 0 科目 1 项目 2 单位 3 部门 4 人员 5 资金来源 6 合同 7 专项 示例 MX 0 1001 科目 1001 是否是最末级 MX 1 001 项目 001 是否是最末级 SQL N 使用 SQL 语句直接取值 数值 语法 SQL N Select list Table expression Search condition 套账代码 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 53 示例 SQL N count xmk 相当于 SELECT count FROM xmk SQL N count xmk xmgm 01 相当于 SELECT count FROM xmk WHERE xmgm 01 SQL S 使用 SQL 语句直接取值 字符 语法 SQL S Select list Table expression Search condition 套账代码 示例 SQL S xm mc xmk xmbm 001 相当于 SELECT xm mc FROM xmk WHERE xmbm 001 第三节 出纳管理 录入银行期初未达账录入银行期初未达账 设置银行账户设置银行账户 录入单位期初未达账录入单位期初未达账 启用银行账户启用银行账户 出纳签字出纳签字 生成期初余额调节表生成期初余额调节表 读入单位日记账读入单位日记账 生成余额调节表生成余额调节表 银行对账银行对账 导入银行日记账导入银行日记账 3 1 银行对账初始设置银行对账初始设置 在 出纳管理出纳管理 界面 点击右侧 银行账户设置银行账户设置 在 业务处理业务处理 下点 新增新增 出现账户 设置对话框 如下图所示 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 54 在 出纳管理出纳管理 界面 点击右侧 银行期初未达账银行期初未达账 如下图所示 在 出纳管理出纳管理 界面 点击右侧 单位期初未达账单位期初未达账 如下图所示 选择银行账户 点击 业务处理 新增 出现期初银行未达 账录入界面 点击 插入 填写未达账时间及金额 后 点 保 存 若没有银行未达账 可直接点击 单位期初未达账 进行录 入 输入账户名称 选择 银行科目和建账期间 点击此处获取总账余 额或手工输入日记账 期初余额和银行账期 初余额 输入开户行信 息后 点 确定 数 据保存成功 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 55 在 出纳管理出纳管理 界面 点击右侧 期初余额调节表期初余额调节表 如下图所示 选择银行账户 点击 业务处理 新增 出现期初单位未达账 录入界面 点击 插入 填写未达账时间及金额 后 点 保存 若没有单位未达账 可直接点击 银行期初未达账 进行录入 选择银行账户 点 确定 系统会自动生成期初 余额调节表 检查调整 后余额是否相同 如不 同 再返回单位或银行 未达账界面去修改数据 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 56 期初余额调节表调平后 再点击 银行账户设置银行账户设置 对该银行账户进行启用 如 下图 3 2 出纳签字出纳签字 单击 出纳签字 选择 文件 批量签字 选择凭证签字范 围 点确定 注 要换成有签字权限的操作员来执行此操作 签过字的凭证不能直接修改 需要 取消签字 进入 账户设置 界面 点击 业务处理 启用 该账 户即启用成功 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 57 3 3 单位日记账单位日记账 单击 单位日记账 选择银行账 户 选择开始和截止日期 点 确 定 即可调出单位日记账 如下图 所示 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 58 3 4 银行对账单银行对账单 银行对账单的操作与单位日记账一样 先单击 银行对账单银行对账单 图标 选择银行账 户 选择开始和截止日期 点 确定确定 即可调出银行对账单期初余额 如下图所示 把电子版的银行对账单导入轻松会计 2 0 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 59 点击 业务处理 新 增 调出银行对账单录 入界面 点击 引入 选择电子版银行对账单 点 打开 读入 excel 数 据完毕后点 确 定 然后点 保存 如此操 作 电子版银 行对账单就转 入到软件里了 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 60 3 5 银行对账银行对账 单击 银行对账单银行对账单 图标 选择银行账户和截止日期后 软件会显示出银行对账 单和单位日记账 如下图所示 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 61 3 6 余额调节表余额调节表 单击 余额调节表余额调节表 图标 点击 业务处理 自动 系统会自动对银行对账单与单位日记账进行勾对 不相符 的业务即刻显示出来 也可以手工核对每笔业务 核对正确的在小方块里划勾 选择截止日期和银行账户 可选显示未达账明细 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 62 第四节 往来核算 设置往来单位档案设置往来单位档案 设置科目往来核算设置科目往来核算 日常往来核算 凭证 录入日常往来核算 凭证 录入 记账记账 录入期初往来信息录入期初往来信息 自动核销自动核销 往来信息查询往来信息查询 单据分解单据分解 往来单据核销往来单据核销 单据合并单据合并 系统根据银行对账自动出余额调节表 余额调节 表可进行导出或打印留作存档 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 63 4 1 期初往来信息期初往来信息 单击 期初往来信息 新建账的用户需在此界面录入客户期初往来 信息 点击 操作 插入 增加客户期初往来信息 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 64 4 2 往来单据核销往来单据核销 点击 操作 自 动核销 出现此提示 点击 是 进行往来 单据自动核销 选择往来单据核销方式和截至日期 单击 往来单据核销 显示当前往来单位的未核销信息 若点 全 部单位 会显示所有往来单位的未核销信息 但是选择全部单位后 将不能核销单据 只能查看 此操作必须在当月凭证已记账的基 础上执行 否则看到的只是当前往来单位的期初信息 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 65 自动核销完毕 余 下的是当前往来单 位未核销信息 在此可选择查看当 前往来单位已核销 或全部往来信息 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 66 4 3 往来信息查询往来信息查询 单击 往来信息查询 在此可查询所有往来信息 也可以按往来 单位 科目查询 带下划线的信息是已经核销的往来信息 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 67 在往来信息查询中 点击 操作 账龄分析 选择科目 截止日 期和账龄期限 然后点 确定 就可 以出这个科目的账龄分析表 此表可 直接打印或输出 Excel 文件 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 68 第五节 预算控制 5 1 预算计划设置预算计划设置 单击 预算设置 会显示所有设置好的预算计划 可通过选 择单位 科目 项目 部门 人员查询某一个预算计划 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 69 点击 编辑 新增 可增加预算计 划 点击 修改 可对已有预算计划进 行补充或更正 亦可删除某个预算计 划 选择提醒超额 录凭证时 如果该 科目超出预算金额 系统会提示 该 凭证不符合预算设置 确认要保存凭 证吗 选择禁止超额 如果该科目超 出预算金额 系统将提示该凭证不符 合预算设置 不能保存 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 70 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 71 5 2 预算执行统计预算执行统计 点击 预算执行 系统会根据业务实际发生金额 统计出每个 预算计划的执行情况 算出执行比例和余额 负数显示的是超 出预算的金额 此执行情况可以在 文件 下打印或导出 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 72 第六节 技巧与提高 1 1 问 系统能否查询以前年度的财务资料 问 系统能否查询以前年度的财务资料 答 如果此套账涵盖连续几个年度的财务资料 系统是可以实现跨年度查询的 在 查询账册或余额表时 均有年份的选择 财务报表也可以直接选择以前年度 生成 以前年度某月份的报表 2 2 问 我在输入凭证时 摘要重复 能不能只在第一行输入摘要 其他行空着 问 我在输入凭证时 摘要重复 能不能只在第一行输入摘要 其他行空着 答 建议客户不要只输入一行摘要 因为摘要的内容是要自动记入相应科目的明细 账中的 如果此行分录没输入摘要 则对应科目的发生额在明细账中就没摘要内容 浏览账册时将无法得到完整的会计信息 与上条分录摘要相同时 可用复制功能拷 贝上条摘要来加快输入 或在完成一条分录后直接按回车键 软件会自动在下一条 分录处复制摘要和配平借贷方金额 3 3 问 在录入凭证界面 可以及时增加会计科目 摘要 辅助核算属性 外币等问 在录入凭证界面 可以及时增加会计科目 摘要 辅助核算属性 外币等 会计基础资料吗 会计基础资料吗 答 可以 您可以在选择科目 摘要 外币 工程项目或往来单位等的地方 用鼠 标双击 然后在弹出的窗口中点击 增加 按钮 即可新增科目等其他辅助核算信息 4 4 问 润衡轻松会计软件录入凭证过程中如何快速选择科目和辅助项目 问 润衡轻松会计软件录入凭证过程中如何快速选择科目和辅助项目 答 当光标跳转到选择项目或科目的地方 我们可以通双击鼠标 然后在弹出的窗 口中再点击 查找 页签 输入关键字就可以很快找到您要的科目或项目 然后再选 中该科目或项目双击鼠标即可选取 5 5 问 我在输入凭证时 有时会出现数字输入不进去 数字显示很大与系统中其问 我在输入凭证时 有时会出现数字输入不进去 数字显示很大与系统中其 他数字不一样 小数点打不上而是出来一个句号的情况 他数字不一样 小数点打不上而是出来一个句号的情况 答 这是由于中文输入状态的影响 数字输入不上去多半是输入栏中仍存在你未输 入完的码表 清除后就会恢复正常 数字显示不正常 变大 小数点打不上或出来 一个句号是由于选择了全角状态的原因 用 shift ctrl 切换成半角状态即可 6 6 问 在网络环境下 多人同时输入凭证 互相有没有影响 问 在网络环境下 多人同时输入凭证 互相有没有影响 答 如果系统采用手工编号 则不受影响 如果采用计算机进行凭证编号 系统以 存盘的先后次序自动编号 有可能不是屏幕上显示的编号 在有手工账并行的期间 或先有手工账再录入计算机的企业 应该十分重视凭证编号是否与要求一致 RUNSOFT 润衡软 件使用手册 73 7