出差管理制度.doc

编号： 批准： 出差管理制度20xx年 xx 月xx日 发布 20xx年 xx 月xx日 实施前 言本管理文件集团公司管理体系文件之一。本管理文件由集团公司人资行政中心提出并归口。本管理文件起草人：xx出差申请流程1.0总则1.1为了加强员工出差管理工作，规范差旅费报销行为，合理控制差旅费开支，明确差旅费报销办法和程序，本着“高效、节约、统一”原则，结合集团公司实际情况，特制定本制度。1.2本制度所指出差是指因公需要到公司所在地区以外的地方办理工作事务且当天不能返回的行为。在公司所在地区办理工作不视为出差，不报销差旅费。1.3本制度适用于明君集团科技有限公司本部（以下简称集团公司）。2.0出差管理2.1出差审批程序2.1.1部门和各级领导因工作需要可安排有关人员出差。无特殊情况，上级主管安排的出差任务，被安排人员不得拒绝；未经安排，任何人员不得擅自出差，特殊或重大事项经董事长审批后方可出差。 2.1.2员工出差应由上一级领导安排或经其批准，其中：一般员工出差由部门负责人安排；出差由分管领导安排或经其批准；副总裁以上出差由董事长（或其授权人）安排或经其批准，并报董事办备案。2.2员工出差前应在OA办公系统填写出差申请流程（附件一）。出差申请单需明确以下内容：出差人姓名、岗位、离开工作地时间、返回时间、出差地点、出差日程安排、出差主要任务。2.3出差期间的管理2.3.1员工出差期间应严格遵守集团公司的各项管理制度，并及时向直接上级领导汇报工作进展情况和遇到的问题以及单位内部需要上级领导进行协调的事务； 2.3.2员工出差期间应按照员工出差申请单上所预计的工作内容展开工作，如因特殊情况确需进行计划改变，必须向直接上级汇报，得到批准后方可进行调整；2.3.3员工出差到分子公司期间，严格按照出差所在公司的考勤管理制度出勤。2.3.4员工出差期间如遇紧急情况或重大事件时，可不分时间、级别随时向集团领导汇报，根据领导意见进行处理。2.4 出差完毕2.4.1员工出差回来后3日内在OA上提交出差总结报告（附件四）交上级领导审核，完成出差流程办理。3.0差旅费规定3.1差旅费借支3.1.1出差到异地可向公司借支差旅费，借支金额根据出差地点、出差时间和差旅费各项报销标准及往返的交通费确定。3.1.2凡到财务部门借支差旅费的，必须先到财务控制中心查询欠款余额，财务控制中心按照“前帐不清，后款不借”的原则办理日常借款、报销业务。特殊情况报副总裁批准后方可办理。3.1.3出差人员回公司后，七个工作日内（节假日顺延）应按规定到财务控制中心报账。未能在规定时间内办理报账手续的，财务控制中心有权在其当月工资中扣回借款。若不够扣除借款的，下月继续扣减，直至经办人结清款项为止。3.1.4严禁出差人员在出差地成员公司借款。特殊情况，必须报部门负责人，并经财务控制中心批准后方可办理。3.2员工出差可以按标准报销以下费用：3.2.1工作单位所在地与出差目的地之间的交通费，具体包括汽车、火车、轮船、飞机等费用；3.2.2市内交通费；3.2.3生活补贴；3.2.4住宿费：3.3交通费报销规定如下：3.3.1出差人员乘坐飞机、火车软卧，应事前在OA填写订票申请表（附表六），报董事长（或其授权人）批准，特殊情况可事后补签方可报销。未经批准乘坐飞机、火车软卧的，比照火车硬卧票价标准报销。3.3.2按规定可乘坐飞机、火车软卧的人员，自愿乘坐火车硬席座位、轮船散席的，另按报销票价金额的50%发给补助。3.3.3出差人员乘坐交通工具标准（见附件二）。3.4市内交通费凭发票据实报销。原则上不报销出差期间的市内出租车费。若因接待用户、紧急事项等发生出租车费需向本中心负责人或副总裁请示，经同意后，填列出租车乘坐申请表（见附件三）与差旅费一起报销。在公司所在地市内公出的人员原则上乘公交车或使用本公司的车，确需乘坐出租车者，应以部门为单位填写出租车乘坐申请表（见附件三）。按出租车乘坐申请表要求填写公出人、日期、公出事由、差旅费金额，并由本部门负责人签署意见，作为报账人报销附件，按公司费用报销规定予以报账。由公司派车随行出差的，一律不得报销用车期间的市内交通费。3.5生活补贴报销规定如下：3.5.1生活补贴报销标准（见附件二）。3.5.2生活补贴按出差报销天数计算。出差报销天数的计算：按出差天数减一天计算为出差报销天数；若同时满足出差当天上班时间以前出发，出差完成当天下班时间后回公司所在地，则按出差天数为出差报销天数。3.5.3一日经历多个目的地或途经多个地区的，按最后一个目的地标准报领生活补助。3.5.4下列人员不报销生活补贴3.5.4.1工作所在地的市内出差和执行特殊任务者；3.5.4.2出差期间已报销业务接待费用的，按每餐接待扣除半天生活补贴；3.5.4.3护理工伤病人或者类似情况出差者。3.5.4.4凡集团人员到家庭驻地出差的，享受正常餐补标准，不报销生活补贴。3.6住宿费报销规定如下：3.6.1住宿费报销标准（见附件二）。3.6.2住宿费按旅馆实际住宿天数计算，在规定额度内凭票报销，超支自理。3.6.3晚上20：00至第二天早上8：00连续12小时乘空调车（船）、普通火车者，可购硬卧车票，凭票报销。3.6.4集团总监级以上领导因工作需要，其随从人员（限1人）可以与随行领导住同一酒店，但标准参照附件三相应级别标准执行；特殊情况，超出标准的须报副总裁签字后报销。3.6.5凡集团人员到家庭驻地出差的，不报销住宿费用，按每天20元给予补助。 3.6.6出差在某地住宿后，离开时未开具发票，后又回到同一地点同一宾馆住宿的，住宿发票必须分别填开，不得将前后两段时间的住宿费用开在同一张发票上，否则不予报销。3.6.7副总裁以下若同性别两人以上共同出差，原则上要求两人共住一间，住宿报销时按个人原标准的80%报销。特殊情况经集团分管领导同意后可分开住宿，并按个人原标准报销。3.7享受探亲待遇的职工，按出差交通工具标准报销交通费，无市内交通费及生活补助。因公出差事先经领导批准，绕道探亲的职工，绕道期间无市内交通费及生活补助。3.8行李寄存费、托运费、邮寄费、长途电话费、电话费（含磁卡电话费）、进站空调费等杂费一律不予报销。若因工作等原因造成的改签费、订票费和退票费经分管领导审签后可据实报销。3.9出差期间发生的接待费用按业务招待费报销规定相关规定执行。3.10赴外脱产学习的职工，若培训方提供食宿的，公司只报销往返交通费；培训方只提供住宿的，其生活补助为工作地以外的省内地区每人每天补助30元，省外每人每天补助40元，特殊地区每人每天补助50元；培训方只提供伙食的，按照出差住宿标准报销住宿费用；自找住宿者（办学单位同意安排不另收住宿费的除外）按每人每天省内20元,省外30元，特殊地区40元标准给予补助。3.11职工外出学习在一个月以上未在办学单位住宿的，可报市内交通费每人每月60元。市内交通费实行包干使用，节约归己，超支不补。在公司所在地学习的凭票报销，每日只按往返各一次计算。3.12出差一个月以上，三个月以内的，出差地为家庭驻地的，按每400元/月给予补助，出差三个月以上的按外派人员管理制度相关规定执行。3.13外派人员（指在派驻公司定岗人员）不属出差范围，按外派人员管理制度相关规定执行。3.14凡参加各种会议的人员一律凭会议证明或通知，经集团分管领导签字后按标准报销会议期间的相关费用。3.15所有差旅费报销须附已批准的出差申请单（见附件一）；无批准出差申请单,财务控制中心有权不予报销。3.16若长途交通票据、住宿费发票遗失，须本人写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，自找同类发票报销。3.17家庭驻地以户口所在地为界定标准。4.0差旅费报销程序4.1出差人员返回后，必须在七个工作日内到财务控制中心报销差旅费。情况特殊不能在规定时间内报帐的，必须书面说明原因并报分管领导批准。4.2员工报销差旅费时应按以下程序办理：4.2.1报销人整理票据，填写差旅费报销单。4.2.1.1差旅费报销单据修剪整齐。其中，小张票据分类粘贴，有层次感。 4.2.1.2填写差旅费报销单时，应按途经的不同地点分时段填列，并按报销单上所列项目详细填写，计算出所报费用金额（如费用项目较多应列详细清单）。4.3将手续完善的票据交财务控制中心审核报销。5.0罚则5.1超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规定的票据,财务控制中心有权不予报销。5.2财务控制中心有权对出差费用向相关单位直接核实，如有虚假行为，公司将视其情节予以处罚。 5.3利用虚假票据虚报冒领者，一经查实，责令其退回虚报金额，并按虚报数额处以三至五倍的罚款。5.4部门负责人和分管领导故意包庇、纵容员工虚报或弄虚作假的，一经查实，按其虚报数额处以三至五倍的罚款，同时另视情节轻重给予行政处分。5.5各级审签人员把关不严，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。各级审签赔偿责任见附件五。5.6财务控制中心票据稽核人员和出纳擅自受理未经领导审签的票据，一经查实，分别处以100元500元/次的罚款。6.0附则 6.1本规定从发文之日起执行。6.2本规定由人资行政、财务控制中心负责解释。附件一 （OA模版） 员工出差申请单附件二附件四（OA模版） 出差总结报告表出差牵头人同行人员出差时间: 年 月 日至 年 月 日出差地点(主要线路及目的地):出差事由:出差费用(交通、膳食、通讯、住宿、