银保单证管理.doc

银行保险单证管理银行保险业务是银行与保险公司通过合作，利用银行的网络和信誉优势，在银行柜面给客户提供保险产品销售服务的工作。根据银行服务渠道的特点，规范银行与保险公司之间的单证流程,特制定本管理办法。第一节 单证的设计、修改和印刷银行保险业务中涉及的单证分为重要空白凭证和非重要空白凭证。包括保单、首期保险费发票、收据、暂收据、代收费凭证、投保单、保单、代收付委托书、建议书、保益表等。其中代收费凭证一般由银行提供，不属于公司单证范围。重要空白凭证是指标明具体保险费和保险金额并随时可以生效的保险票据，包含：保单和首期保险费发票、收据及暂收据，公司重要空白凭证必须纳入银行重要空白凭证管理体系进行管理。除此以外，投保单等其他非重要空白凭证，在银行的管理流程可简化，可通过银行或通过客户经理提供给网点，总公司不做硬性规定。1、各种单证的设计和修改。银行保险业务中使用的各种单证从内容到式样，其设计和修改事宜归属总公司银行保险部。2、各种单证的印刷。重要空白凭证和非重要空白凭证中的投保单的印刷归属总公司统一管理。其他非重要空白凭证的印刷权归属各分公司管理，各分公司应根据自身的使用量安排好印刷工作。3、各机构银行保险部在每年（月）度的开始，应对全年（月）的单证需要量进行征集统计，制订印刷计划，交负责印刷的有关部门备案。4、为了高效安全的管理单证的印刷申请，现将已有单证作统一编号，并规定如下：例：308-0001单证编号类别码a. 类别码为单证的分类， b. 单证编号是对同一类别不同版本单证的区分现行使用的单证编码见附表四5、 单证送交印刷后，必须先由单证使用相关部门进行样本校对工作，校对无误并签字认可后方能开印。单证验收时，必须做到开包检查，确保印刷质量。并在银行保险业务系统中进行入库管理。第二节 单证管理职责有价单证领用单位资格认定，必须由保险公司银行保险部、单证管理部门和代理银行根据有关规定共同审定，原则上同一家代理银行只能由代理协议指定的部门领取。有价单证的领用、发放人员必须是保险公司和代理银行书面指定的人员。各单证管理部门和人员职责如下：1.代理银行重要空白凭证库房管理部门：对保险公司下发的正式保险单、发票和暂收据负有直接管理责任，并将正式保险单、发票和暂收据纳入代理银行本身的重要空白凭证管理系统；对保险公司单证管理人员提出的单证管理问题有义务协作解决。2. 代理银行重要空白凭证库房管理员：一是将正式保险单、发票和暂收据按支行（网点）业务需求量进行发放；二是每月末结算日（分行、支行）向公司提供当月重要空白凭证收、发、存月报表及发放明细表，与保险公司单证管理员进行对账。3.代理银行网点管理员：一是将从支行领取的单证及时按保单流水号、发票流水号、暂收据流水号登记作单证领用处理；二是对网点当日单证使用情况，按使用、作废、丢失进行分类装订，并清点库存单证及柜面未使用单证，与当日单证报表的各项数据进行对账，核对无误后将已使用单证及投保单送达代理银行事后监督中心。4.代理银行网点柜面人员：一是打印暂收据时，录入即将使用的暂收据流水号，核对无误后提交；二是当暂收据打印存在错误需要重新打印时，录入新启用的单证流水号，并在打印错误的单证上加盖作废印章；三是因撤件作废的单证同样要作作废处理，并向客户收回暂收据加盖作废印章。5.代理银行事后监督中心：每天将各网点上报的保险资料及时与业务报表、单证报表进行核对，特别注意对作废、丢失单证的核对和回收，核对无误后，递交给保险公司。6.公司银行保险部门：及时到代理银行事后监督中心，索取代理银行各网点上交的前一日承保资料，并进行对账，将作废、丢失的单证及时交公司单证管理员回销。另外，对保险公司单证管理部门提出的代理银行单证管理存在的问题，有义务协助解决，并注意协调保险公司与代理银行的合作关系。7.各分公司银行保险部单证管理员：负责所辖代理银行网点单证需求量的预测并向机构单证管理部门（财务部）提出单证印刷、使用需求，每天将代理银行承保资料与有关银行保险业务系统作业报表进行核对，核对无误后，及时将承保资料进行分类移交给保险公司契约部和单证管理部门。负责对本部门及管辖人员的单证的使用进行培训、跟踪和管控，并在每月末对该月的保单使用明细进行制表汇总。第三节 单证的保管、领用、发放一、单证的保管单证保管应遵循“集中保管、分类明确、使用方便、存放安全”的原则。单证必须由专人负责保管，有价单证由公司单证管理员负责保管，其他宣传资料等单证可由银行保险部单证管理员领取后保管。所有单证应分类存放，存放地必须采取防盗、防火、防潮、防虫、防霉等安全措施。二、单证的领用、发放1、单证发放周期：有价单证原则上每月一次。其它单证应根据使用情况及时领取和发放。2、单证发放数量的确定：首次发放由保险公司银行保险部单证管理员根据银行代理承保业务量历史数据和预测数据确定两个月的使用量，以后月份，根据代理银行上月实际使用单证数量发放。（1） 代理银行当月领用数代理银行当月库存数-代理银行当月各网点使用回销数、作废数、丢失数= 代理银行当月各网点单证未回销数（2） 对各代理网点上报的单证丢失部分，务必有代理网点单证丢失申报、审批单，并加盖代理网点印章。三、单证申请、领用、发放管理规程：单证申请、领用和发放的流程图1 机构银保部的单证管理员根据前一季度本部门单证使用情况，作下一季度单证使用数量的预测，并向机构财务部单证管理人员提出申请（若为新开机构，则第一季度由总公司银行保险部单证管理人员提供预测数量）。2 机构财务部单证管理人员接受申请后作审核，在核实所提交申请符合公司单证管理规定后（包括填写格式、单证代码皆准确无误），作记录备案，将申请表原件整理归档，并填写单证申请表发送至总公司财务部单证管理人员（有价单证的申请表需以原件形式提交财务部单证管理人员，并由部门负责人签批）3 总公司财务部单证管理人员在收到分公司申请后，转发至总公司银保部单证管理人员，对所提申请做复核，若复核通过，则总公司财务部单证管理人员做备案后（对于有价单证需纳入总公司重要空白凭证管理体系），由总公司负责统一印刷。4 印刷成品由总公司财务部单证管理人员根据备案记录下发至相关机构财务部。同时在调拨单上注明单证种类、数目；至机构后，由机构办公室和财务部单证管理人员负责签收入库。5 机构银保部单证管理员根据客户经理或银行单证管理员所提出需求数目向机构财务部单证管理员填写申请，并按财务部要求办理申请及签批手续（特殊情况超量发放必须经保险公司单证部门负责人签批），到分公司单证管理员处按银行的名义（用一个虚拟的业务人员领用单证）进行领取，双方当面清点，确认无误签字后，单证管理员在单证管理系统中分别作出入库登记。6 分公司银行保险部单证管理员根据本月代理银行提供的单证收、发、存统计报表（格式见附表），计划好代理银行下月的单证使用量，作好单证的出库登记，对于有价单证填写有价单证交接表（三联）（附表一），将各类单证送达代理银行单证管理部门，并与代理银行单证管理部门办好交接手续，代理银行需在单证交接表上加盖签收印章。非有价单证可由业务部门统一申领或由业务人员申领，需填写非有价单证领用表（附表二）。银行保险部单证管理员按照有价、非有价及时间顺序归档管理。7 银行保险部单证管理员按单证不同类型以电子文档或书面方式填写对单证使用情况明细表（附表5），按照“收、支、余”进行记录。8 代理银行收到保险公司送达的单证后，应将保单、保险费发票、暂收据等有价单证，及时纳入代理银行本身的重要空白凭证系统进行管理。四、保单的送达1、 客户选择柜台领取：若是保险公司打印保单，则由保险公司将打印分装好的保单、发票、条款、告客户书等资料分装并装订好后，在次日由银行保险部单证管理员交银行事后监督中心，银行事后监督中心应在两日内将以上资料，通过银行内部重要单证交换渠道传递到客户投保的原网点。若是银行事后监督中心打印，则完成上述工作不得超过五日。客户在柜面领取保单时需要当场对内容进行核实，核实无误后，客户需在保单回执及投保声明中签名，并交回给银行人员。银行人员将回执随当天投保单交事后监督中心，事后监督中心再交给公司，公司和投保单（委托书）一起存档。2、 客户选择直接寄送：若由保险公司打印保单，则由保险公司统一打印分装后，由快递直接送至客户手中，整个过程不超过五日；若是由银行事后监督中心打印保单，则应要求银行从打印到寄送出保单不得超过三个工作日。并作好保单送达通知书回执的管理工作，对无法送达的保单应及时与客户取得联系，协商采取其他的方式送达。第四节 单证的回销一、基本单证回销流程：二、暂收据的回销流程三、非实时出单时单证管理规程1、 代理银行网点管理员必须每天将已使用的投保单、保险费暂收据一式三联（含作废单证及丢失单证审批单）、保单送达通知书回执和单证使用明细表核对无误后，在当日交至代理银行指定的事后监督中心，进行单证回销。2、 代理银行指定的事后监督中心，应每天根据各代理网点上报的保险资料（投保单、暂收据）与收到的保费笔数及金额进行核对，核对无误后递交给保险公司进行单证回销。3、 分公司银行保险部单证管理员应每天到代理银行指定的事后监督中心索取承保资料（投保单、暂收据等）和保单送达通知书回执，并与银行保险业务系统直接调取的单证报表及业务汇总报表进行核对，核对无误后，与代理银行指定的事后监督中心专人进行资料交接。4、 分公司银行保险部单证管理员，应将从代理银行索取的保险资料（有效保单、收据、投保单）及时转交给公司契约部门，并填写有价单证回销表，将作废的保单、发票、暂收据和丢失的保单、发票、暂收据（必须要有代理银行内部审批单）等及时到保险公司单证管理部进行回销。 5、 单证管理员，应根据银行保险业务系统提供的单证报表对代理银行已使用的单证及时进行回销，对作废的单证要收回正本逐号进行回销，对丢失的单证审核手续齐备的要定期逐号登报申明作废，登报申明应作存档处理。月末终了时，要对代理银行领用、回销、库存单证情况进行综合分析，对存在的问题要进行书面专题报告，并递交给保险公司银行保险部门和代理银行单证管理部门，同时做好跟踪落实。6、 代理银行使用的暂收据不需要超时回销。但领用总量核定后，以后每次领用量等于回销量。需先回销后领用。四、实时出单时单证管理规程1、 银行根据实际单证使用情况，每天通过日结文件方式提供使用明细报表，并通过银行内部系统流程把使用过的有效单证（投保单、代收费凭证）和作废单证（保单、发票、或收据）集中上交至某一地点。2、 客户经理需定期去银行指定地点交接收取有效单证及银行作废的单证并填写交接单；客户经理把收回有效单证和作废单证与机构银保部单证管理员签收。3、 机构银保部单证管理员将有效投保单转至机构初审岗。4、 机构初审岗需对每天收进的有效投保单进行投保规则校验，如发生错误需及时和客户联系，指导客户做好保全工作，并协同客户经理负责追踪并收回原有价单证。并每月将投保单校验结果反馈至银保单证管理员。5、 机构银保部单证管理员根据银行提供的单证使用明细报表及与客户经理签收的实收单证交接表，在系统内核查银行业务发生日当天的保单使用数和作废数与收回的有效保单数及作废保单数是否一致（如：有效投保单数目和保单使用量的校对、收回的作废保单数目和银行的作废数目的校对），若发现数目不符时，需要及时向客户经理问讯，并配合客户经理采取有效措施进行补救；并及时向有机构有关负责人汇报。6、 机构银保部单证管理员负责将有效单证进行整理归档，将作废单证及作废单证清单交财务部单证管理员处进行系统回销，登记确认。7、 机构银保部的单证管理人员每月末对该月的保单使用明细进行制表汇总，项目包括该月的“保单使用数目、作废数目，银行库存数目”。抄送财务部单证管理员。第五节 单证的监督管理1、正式保险单、保险费发票和暂收据是保险公司对外经营活动的重要凭证，代理银行应定期对属支行及代理网点单证库存情况进行实地盘存，并将盘存结果抄送保险公司。2、代理网点单证月末未使用量超过当月实际使用量的50%时，代理银行支行应对该网点次月单证发放时适量减少。3、保险公司发现代理网点单证管理有问题时，应及时与代理银行单证管理部门取得联系，必要时可组成联合小组及时进行检查。4、正式保险单和保险费发票正常情况下每年末清理回收一次，如遇保险单或发票式样更换应及时进行清理回收，代理网点撤并或取消代理资格时应及时进行清理回收。清理回收工作由代理银行单证管理部门和保险公司单证管理部门共同负责。附表1：有价单证交接表使用单位：_日期:_年_月_日单证名称单证首号单证尾号领用数量经办人:_银行签收人:_经理签章:_银行签章:_ 银行保险部门签章:_年_月_日本有价单证一式三联；第一联银行保险部留存；第二联财务部留存；第三联银行留存附表2：非有价单证领用表部门日期单证名称领用数量单证管理员:领用人:本表一式二联,一联由领用人留存;一联由单证管理员留存附表3：有