办公室设备管理规定.doc

办公室设备管理规定1. 总则为使办公室设备管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为综合管理部。2. 办公设备分类2.1 办公室设备分为多功能类（打印复印扫描传真类）、电脑类、家电类。2.1.1 电脑类：笔记本电脑、台式电脑等；2.1.2 多功能类（打印复印扫描传真类）：打印机、复印机、扫描仪、传真机、碎纸机、多功能一体机等；2.1.3 家电类：风扇、空调、冰箱、微波炉等；3. 办公设备的日常维护及保养3.1 多功能类：由综合管理部负责聘请有信誉的服务供应商为机器作为定期（每月1次）维护保养服务，同时提供应急上门服务。电脑类、家电类由具体使用人负责日常维护，综合管理部负责联系具体供应商维修。3.2 设备管理责任到人，制定设备管理部门，落实具体负责人。3.2.1 多功能类：复印机、打印机由技术部管理负责，扫描仪、传真机、碎纸机由综合部管理负责。（办公室201的机器由市场部与综合部管理）。3.2.2 电脑类：由具体使用人负责日常维护，综合管理部负责联系具体供应商维修。3.2.3 家电类：由具体使用人负责日常维护，综合管理部负责联系具体供应商维修。4. 办公设备的管理及使用4.1 办公设备的采购一般应由使用部门在办公系统上提起申请，经领导审批后，由采购运营部负责采购，综合管理部负责审核监督。4.2 办公设备的耗材由各设备负责人负责订购、管理、使用。设备负责人应为设备配备后备耗材，以便替换使用。4.3 当次耗材使用完毕，最后使用者有义务主动告知设备负责人，以便及时安排补充耗材。4.4 硒鼓/碳粉的定期更换。每4个月（且碳粉添加超过6次以上）更换硒鼓或鼓芯一次，既不会大幅度增加费用，也使得机器得到保养。4.5 所有办公设备使用及保养等说明书由综合管理部负责保管。非综合管理部直接采购的办公室设备，各部门负有提供配合的义务。4.6 办公设备使用应遵循设备使用规定，合理使用，节约开支。4.6.1 多功能类：无人使用时，选择省电方式待机保养机器；4.6.2 电脑类：人离开电脑超过15分钟，需关闭显示器；下班前注意关闭好主机及显示器电源，严禁待机过夜；如使用笔记本电脑需及时收好保管，不得随意放置在办公桌上。4.6.3 家电类：主要是空调及电风扇，下班前关好电源。做到人走关机。5. 使用培训5.1 正确使用方法培训。将使用培训列入入职培训计划。每半年由综合部提供再次培训，以提高正确使用率。5.2 日常操作规程简易指引5.2.1 关注机器上标注的注意事项。5.2.2 每次使用后，养成良好的习惯，都按一下操纵面板上右下角的黄色复位键。5.2.3 在前一位使用者进行大量复印或打印后，请务必按回黄色复位键。5.2.4 如使用送稿器无故卡纸，可按所需复印效果选取纸盘后再进行复印。5.2.5 在复印机上不使用环保纸。5.2.6 复印时，注意去除原文件上的钉子、抚平折痕/折角，如折痕/折角过深，尽量使用平面复印。使用环保纸打印要多加注意，注意去除文件上的钉子、抚平折痕/折角。5.2.7 单面使用后的纸张，由打印者负责整理分类，可做的环保纸，需叠放整齐在环保纸盘内，不可做环保纸的放置到废纸收集区（报纸架后）；双面打印后的纸张，由最后打印者负责整理分类。5.2.8 如遇卡纸，请与负责复印机的同事联系，切勿自行取纸。5.2.9 尽量不利用关闭电源的方法解决故障。5.2.10 天气潮湿的日子，先将纸张放入下层烘烤15分钟后方使用。6. 其他使用规定6.1 综合管理部不定期抽查机器使用状况，若出现违反上述操作规程的行为，对相关人员处以5元/次的罚款；责任人无法界定时，