管理邮箱1-检查邮箱大小并清理.ppt

Microsoft OfficeOutlook2010基础培训 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 管理公司IT组 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 课程内容 概述 制约邮箱大小课程 您的邮箱是否变得太大 该课程包含一个建议任务列表 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 概述 制约邮箱大小 每周甚至每天您都会收到邮件 通知您需要缩减邮箱的大小吗 或者可能仅仅是因为邮箱如此混乱不堪而找不到所需要的信息 电子邮件可以迅速地大量累积 而存储空间是有限的 现在也许该清理邮箱了 本课程将告诉您如何从邮箱中删除邮件以降低邮箱总体大小 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 课程目标 查看邮箱及其文件夹的大小 了解使电子邮件变大的原因 查看所有邮件的大小 设置一些简单的流程 并使用Outlook中固有的工具以防止电子邮件累积 课程 您的邮箱是否变得太大 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 您的邮箱是否变得太大 塞得过满的邮箱可能可能导致问很多问题 当您的邮箱达到一定大小时 某些电子邮件服务提供商或服务器管理员将不再允许您发送或接收电子邮件 您或许会收到一则如下所示的警告 如果您收到了此类警告 或者您认为邮箱大小即将达到限制值 就该清理邮箱了 即使没有超过限制值 清理膨胀的邮箱也有助于您优先了解重要信息 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 邮箱变大是什么意思 如图所示邮箱由文件夹组成 邮箱的大小取决于文件内容的大小和数量 当您收发邮件 安排约会 添加联系人或创建任务时 这些文件夹逐渐被填满 于是您的邮箱也开始填满了 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 如果将邮件存储在服务器上 邮箱大小限制通常由系统管理员设定 大小限制可以有很大的不同 可以是从1兆字节 MB 到2GB 甚至更多 要查明您的电子邮件的具体大小限制 您可能需要做一个小调查 邮箱变大是什么意思 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 当邮箱达到其上限时 管理员可能会启动限制功能 Outlook也设置了一个限制值20GB 足以容纳很多电子邮件 如果您的邮箱体积有了这么大 Outlook就不会让您再加入任何数据 解决方法 现在该清理了 邮箱变大是什么意思 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 查看邮箱大小 若要迅速查出邮箱的大小 请使用导航窗格切换到 文件夹 视图 然后单击窗格底部的文件夹大小 由于按文件夹显示大小 因此文件夹大小对话框成为了解邮箱大小以及特定文件夹所占空间大小的一种方便途径 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 您将注意到尺寸单位以千字节 KB 显示 幸好千字节 兆字节以及吉字节三者之间的关系很简单 1 024千字节构成一兆字节 1 024兆字节构成一吉字节 如果系统管理员以兆字节论大小 该怎么做呢 查看邮箱大小 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 邮件可以使邮箱变大 因此 邮箱大小取决于其文件夹的大小 按此逻辑可以充分断定 文件夹的大小取决于其中邮件的大小 邮件大小因不同的组织和个人而存在差别 邮件的平均大小大约是30KB 与邮箱类似 邮件大小限制由服务器级别的系统管理员设定 您无法在Outlook中更改邮箱大小 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 查找大邮件 若要降低邮箱或邮箱中特定文件夹的整体大小 一种策略是阅读并回复邮件 然后根据邮件大小进行归档或删除 您可以使用Outlook来监控每个邮件的大小 例如 可以按从大到小的顺序进行排序 若要查看邮箱中每个大邮件的大小 可以按表格视图显示邮件 作者 swf插入此处 插入 swf文件之前删除此占位符 若要降低邮箱或邮箱中特定文件夹的整体大小 一种策略是阅读并回复邮件 然后根据邮件大小进行归档或删除 您可以使用Outlook来监控每个邮件的大小 例如 可以按从大到小的顺序进行排序 若要查看邮箱中每个大邮件的大小 可以按表格视图显示邮件 查找大邮件 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 保存电子邮件外部的附件 开始查看大小时 您会注意到较大的邮件通常是包含附件的邮件 因此 在阅读电子邮件时 您可以使用MicrosoftOffice按钮菜单上的保存附件命令 将附件保存到硬盘上某个方便的位置 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 在电子邮件外部保存附件 保存附件之后 如果不再需要此邮件 您可以删除它 在开始将附件保存至硬盘之前 请确保选择一个您以后能够记起的位置 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 不是现有名称或有用的名称 将它移至您的计算机 由于是在您自己的计算机上查看电子邮件 您可能会觉得这些邮件已存储在您的计算机上 但是 电子邮件通常驻留在电子邮件服务器上 直到将它移到您的计算机上的一个文件夹中 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 举例如下 如果您使用诸如WindowsLive Hotmail 的Internet电子邮件服务或运行MicrosoftExchangeServer的服务器 目前公司正在使用 那么您的电子邮件可能存储在服务器上 这里有个减小邮箱大小的选项 即将邮件移至您的计算机上的存储文件夹 不是现有名称或有用的名称 将它移至您的计算机 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 清空已删除邮件文件夹 还有一种将电子邮件移出邮箱的方法就是删除邮件 然后清空已删除邮件文件夹 每次删除电子邮件后 都会将它放入已删除邮件文件夹 此文件夹位于服务器而不是您的计算机上 此文件夹会很快膨胀 因此需要对其进行清理 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 您可以指定清理已删除邮件文件夹的时间和方式 每次退出Outlook时自动清理 或随时手动清理 自动清理 单击Outlook主窗口中工具菜单上的选项 在其他选项卡上 选择退出时清空已删除邮件文件夹复选框 您的邮箱将立刻被整理 手动清理 为了更好地控制 只需单击鼠标右键 随时都可以清空文件夹 清空已删除邮件文件夹 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 采取措施以防止垃圾邮件 防止批量电子邮件产生的方法之一是在阻止原邮件 下面有一些关于此操作的帮助建议 使用 垃圾邮件筛选 将垃圾邮件发送至其存储位置垃圾邮件文件夹 不要回复垃圾邮件或链式邮件 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 防止批量电子邮件产生的方法之一是在阻止原邮件 下面有一些关于此操作的帮助建议 当心单击到邮件中类似 单击此处以将自己从此邮寄列表中删除 的链接 采取措施以防止垃圾邮件 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 您是否使用RSS 剔除源 RSS 也称为 真正简单的整合 是一种将新闻和信息传递至Outlook的重要途径 通过RSS收到的邮件通常传递至邮箱中的 RSS源 文件夹 如果您订阅了会引起许多通信负荷的源 您也许会注意到这些源会迅速造成邮箱堆积 那么 使用自动存档功能自动删除旧的源项目 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 使用 邮箱清除 一次性清除 本课程描述了认识邮箱大小及其邮件大小的途径 还描述了一些移动或删除邮件以减小邮箱大小的途径 希望您可以在一个地方找到所有这些信息 不再查看其他信息 这称为 邮箱清理 您可以从Outlook主窗口中的工具菜单中访问它 管理邮箱I 检查邮箱大小并清理邮箱 本课程描述了认识邮箱大小及其邮件大小