邢文娟_实践报告.doc

安 徽 国 际 商 务 职 业 学 院毕业实践报告 报告题目： 关于在苏州汇德丰进出口有限公司业务跟单方面的实践报告 作者姓名： 邢文娟 班级学号： 09020246 专业届别： 09届国际商务专业 导师姓名： 吕向生 导师职称： 副教授 完成时间： 2012年2月7日 目录目 录 一、实践的要求与目的1（一）实践的要求1（二）实践的重要性1二、实践的过程和内容1（一）公司简介1（二）实践的内容及过程2三、实践的收获和体会6（一）产品跟单6（二）客户跟单6四、实践的建议6（一）对外贸服装跟单员工作性质的建议7（二）对实习公司的建议7致谢8关于在苏州汇德丰进出口有限公司跟单方面的实践报告社会实践是学校根据专业教学的要求，对学员已学部分理论知识进行综合运用的培训，其目的在于让学生接触社会，加强学生对社会的了解，培养和训练学生认识、观察社会以及分析、解决问题的能力，提高学生的专业技能，使之很快地融入到实际工作中去。2011年9-12月我在苏州汇德丰进出口有限公司进行业务跟单等方面的实践。在三个月的时间内，不断熟悉和掌握该公司业务跟单的基本操作流程和相关产品知识。现将此次实践活动的有关情况报告如下：一、实践的要求与目的（一） 实践的要求严格遵守实习纪律，积极配合学校安排的各项工作，准时回学校完成毕业考等相关事宜，实习过程中不迟到不早退，积极思考，积极提问，采取“多看、多问、多学、多悟”的方式；实习过程做好实习笔记，完成实习周记；实习时，尽量做到最好，不做有损大学生和学校形象的事。实习结束时要尽量做到已熟悉外贸业务流程，熟练操作网上业务平台，能够与国外客户电邮电话联系等地步，还要把书本知识与现实操作做到完美结合，努力完成公司交给的任务，最好是能接单给公司创造利润。（二） 实践的重要性在现今社会，招聘会上的大字板都总写着“有经验者优先”，可是还在校园里面或即将踏入社会的我们这帮学子拥有的社会经验又会有多少呢?答案很明显几乎为零。所以大学生除了学习书本知识，还需要参加社会实践。不难发现当代很多的大学生都清醒的知道 “两耳不闻窗外事，一心只读圣贤书”的人已不再是现代社会需要的人才。故为了锻炼和提高自己的能力，拓展自身的视野，扩大与社会的接触面，提升自己在社会中的竞争力，以便在毕业后能很快的适应和融入到残酷的社会中，并且能够很好的及时处理生活、工作中碰到的各种问题。大学生要在社会实践中培养独立思考、独立工作和独立解决问题能力。通过参加一些实践性活动巩固所学的理论，增长一些书本上学不到的知识和技能。因为知识要转化成真正的能力要依靠实践的经验和锻炼学校是一个小社会，但是却始终少不了单纯和真诚，无法当成外面的社会去真正的锻炼自己。而踏入大社会，走进企业，一切都不同了，你会接触到形形色色的客户、同事及上司等复杂的人际关系并学会如何去处理，领悟人际交往和待人处事的技巧；除此之外你还会碰到之前你从未碰到的，甚至是让你举足无措的事情，这都是在锻炼自己，从各个方面去完善自己，为自己以后真正的踏入社会奠定坚实的基础。二、实践的过程和内容（一）公司简介 苏州汇德丰进出口有限公司是一家实力雄厚的民营外贸服装企业，产品有丝绸、亚麻、苎麻、全棉、TR等面料的各式服装，种类有单、夹、棉等。产品主要销往美国、英国、法国、德国、日本、中东、波兰、南非、香港等和加拿大等国家和地区。本公司和旗下各制衣厂、服装厂已建立了完善的专业化、一体化的企业服务体系，本着“精工博采、精益求精、精诚至上、以质取胜”经营理念，重视观念更新，全面引进最新电脑设备及先进缝纫技术，加强高工艺培训，由技术精湛、经验丰富的设计师及工艺师们组成的设计部，可根据客户的企业文化氛围、经营风格和理念等特殊需求进行全新的富有独特创意和品味的手工设计及电脑设计，他们严谨的工作作风、丰富的专业技术和不懈努力定能助您成功地树立脱颖、超凡的风范，让成功而挑剔的您穿出品味、穿出个性、穿出时尚、穿出典范。公司具有服务素质良好的生产队伍及规范化、严格化、科学化的管理是本公司对客户所需服务的有力保证和至信承诺。(二） 实践的内容和过程 9月1日我开始了为期3个月的实习，本次实习是以现场跟班生产实习为主，生产实习是学习的一项重要环节，通过此次实习，我学到了很多课本上学不到的知识，使我更深刻地了解了外贸业务流程、自主创业等知识。1. 和老外谈生意，接订单(1) 找客户:如何获得客户呢？a. 网上吆喝，找买家。b. 参加展会，揽生意。相对而言，网上找客人费用低，成交率低；展会费用高，成交率高。网上一边找客户一边发布信息，在中文的贸易平台上，你招来的都是国内的贸易公司，但也不要都放弃，说不准有的还有用；要上国外的贸易平台，若是你的邮箱里有Enquiry，说不准你的生意来了。展会就比较直观了，国内的有广东的广交会，上海的华交会.国外的就更多了，就服装而言，有法国（TEXWORLD）、德国（CPD）有两大著名的展会，仅在德国还有Fashion Look、Herren-Mode-Woche、Hamburg、Sindefingen.。 (2)客户询盘： 一般在客户下订单之前，都会有相关的order inquiry给业务部，做一些细节上的了解。(3)报价： 业务部及时回复客人询盘，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交期,付款方式，包装规格及柜型等，performa invoice 给客户做正式报价。报价包含货物的成本+其他费用+利润。以一单服装为例，货物的成本就是采购服装的价钱(如果是让工厂生产的话，就是采购面辅料的费用+付给工厂的加工费用)。其它费用就是运费（价格术语决定运费标准）+杂费（你把货物的类别、体积、重量、运输的目的地、大致的发货日期告诉货代,他就会帮你算出所需要的运杂费。）+报关费用+公司日常开销费用等等。利润就是自己挣的钱，有两部分组成：从老外那里挣的+国税局的退税。关于退税，和老外签好合同之后，就要采购或落实工厂生产货物，一般在出货后15天要付款给工厂，工厂便开增值税发票给你，这是退税的重要凭证之一。注意：人民币与美元之间的汇率，这也是我们在报价时要考虑到的一个因素。 (4)得到订单： 经过反复的询盘、发盘、还盘的洽谈,最终确认Target Price，之后便会收到客户正式的订单purchase order；2.备货(1)下生产订单：收到PO后审核相关的信息，比如价格、数量、船期等，确认无误后开始找工厂，安排生产计划。(2)业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 (3)下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产（注意：在给工厂的生产单中的交期要留出一点时间，一般比实际交货期早10天左右，因为我的某些客人就是验货完成后QC第二天要发Inspection Report给他们确认，OK后会开IC即放行单给我们，这时才可以出货，所以这中间要需要三天的时间）。 备货在整个外贸流程中起到有着非常重要地位，须按照合同来进行。货物的质量、规格、数量、包装等都要符合合同的要求，注意要结合船期安排，以便于船货衔接。为了确保质量和交货没有问题，外贸公司会派专门的人员（如：跟单员、QC）去工厂追踪生产、监督货物质量，确保最后的验货安全通过。 在生产结束，货物装箱完毕后，工厂要提供装箱单-Packing List给外贸公司,包括箱数、件数、纸箱尺寸、单位毛重、净重和体积等。有时工厂还要接受外贸公司的委托，代办为货物商检，取得出境货物换证凭条。 需要注意的是：在备货结束前，要记得去外汇管理局领取出口收汇核销单。3.验货 在交货期前一周，要通知外贸公司验货员QC去工厂验货。如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部; 如果客人指定由第三方专门的验货机构，如SGS，OMIS，BV等来验货，要在交货期两周前与验货机构联系，发相关的单据(如Booking,PO等)，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知工厂。4.商检 如果是法定检验的出口产品，必须办理出口商品检验证书。要提供出口合同(PO)，商业发票，装箱单，报关单，出口商品检验申请单等商检所需资料;如果委托工厂商检，在给工厂下订单时要说明商检要求，并附上报检委托书和上述单据（有些工厂还需要附上申报要素：核销单号、商品编码等信息），而且要告诉工厂将来产品的离境口岸，便于工厂办理商检。 商检机构接受报检之后，会及时派相关人员赴工厂的货物堆存地点（比如仓库），进行现场检验、鉴定。没问题他们就会给你商检换证凭单/条（要在发货一周前拿到），然后在离境港所在地的商检局换取出境货物通关单。5.货运 接下来是货运了，你要租船订仓。 (1)如果合同是FOB条款，客人会指定运输代理公司（船运公司），应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以及船期能否达到客人要求的交货期，定要把工厂的交货时间和船期准时衔接（准时进仓）。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到进仓单（最晚进仓时间一般为开船4天前止）。 (2)如果合同是CIF和CRF条款，即由卖方支付运费，则应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，告诉业务员并通告给客人。如客人不同意，便要另选，直到客人认可为止。开船前两周书面定仓，程序同上。 注意：向货运公司定仓时，一定要书面定仓（如传真或快递寄去），注明所定船期、柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。再和货运公司确认无误后，赶快给工厂一份装车资料，上面列明装柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。这实际上是做一个准确衔接的计划安排，用书面通知实际上是发生差错时，谁出问题谁负责。如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间（船期前两天）、进仓报关时间及要求等内容。6.安排拖柜 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。 在货柜离开工厂仓库后，工厂应尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。还有工厂注意装柜后一定要记住上封条。7.报关货已经准备好，商检也OK了，下面就要运给客人了。要把货运出去，得先跟海关打交道，这就是报关，每个国家都一样。海关对进出口货物的通关手续，包括接受申报、审核单证、查验货物、征税、结关放行等几道手续。在装货的24小时之前，要向海关申报，并提交以下单据：（1）出口货物报关单：报关单是海关对出口货物进行监管、查验、征税和统计的基本单据。（2）出口许可证：有出口经营权的单位，在其经营范围内，出口不实行许可证管理的商品。但是如出口超出其经营范围的,以及国家规定必须申领出口许可证的。应向海关交验出口许可证或国家规定的其他批准文件。（3）装货单或运单：装货单（Shipping Order）是船务公司签发给托运人，通知船方装货的凭证。海关查验放行后，在装货单或运单上加盖放行章发还给报关人，凭此装运货物出口。（4）商业发票：发票是海关征收关税的重要依据。（5）装箱单：是对发票内容的明细补充。（6）出口收汇核销单：由外汇管理部门提供的单证，海关办妥结关手续后，在上面盖个章，外贸公司凭这向外汇管理部门结汇核销。还有就是海关认为必要时应交验的贸易合同、产地证和其他有关证明。海关以出口报关单为依据，在海关监管区域内对出口货物进行查验，经查验合格，你要交关税，之后海关才会在装货单（Shipping Order）上盖上关印，结关放行。注意：如果是委托报关行报关，在拖柜（柜：集装箱）的同时，将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单，要给报关预留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物品名、数量、离岸港、船公司名、定仓号、柜号、船开截关时间、运输公司信息、柜型（多大尺寸），还有外贸公司的联系人和电话等等。8.获得运输文件最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单一起开出的出船证明等。一般开船后，要督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。正本提单取得的快与慢取决于支付运杂费的时间，付款后通知船运公司，便可很快拿到提单等货运单据。然后将提单和其它单据寄给客人，让客人可以提货清关。9.准备其他文件一般是在开船后第二天，制定装船通知给客人，让客人了解自己发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物、数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。不同的客人的要求，不同的结汇方式，注定提交的结汇单据不同，但是以下几个是必备的单据：(1)商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。(2)一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。(3) 装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。到了客人那边的仓库后，客人会根据P.L.进行仔细的盘查，如若发现箱子里的件数少了或体积与所给信息不符，便会进行扣款（因为亲身经历过）。(4) 装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。10.交单(1) 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。(2) 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。(3) 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。11.业务登记每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。12.文件存档所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。三、实践的收获和体会（一）产品跟单首先是工作一定要从打杂开始。近两三周的跟单员实习生活与我想象中的工作有些差距，但是我已认识到，如果不能够将车间的运作流程、产品的基本规格、生产、包装等情况有所了解，不能够将车间的一些基本工作做得顺利完满，那么我其实没有资格成为正式的跟单员的。作为苏州汇德丰进出口有限公司的一份子，我就应该努力为本司谋福利；作为经理放在车间的眼睛，我要能够为经理提供真实准确的基层信息。我当前的职责就是了解产品，了解车间，了解职工。我需要去了解每种产品从打样到最后的产品装柜的过程，了解什么是保证整个公司顺利运转的关键，了解每个职工对于工作的真实想法。只有做好了这些，我才能够为苏州汇德丰进出口有限公司的发展提出自己的建议。其次是工作无处不是沟通。跟单员的主要工作其实一句话可以概括：保证按时交货！这就需要跟单员不断的与产品流经的各个部门相沟通。从面料到服装，从辅料到包装，跟单员需要接触多个部门，并需要亲自到车间考察了解产品的生产进度，及时的跟进产品，这就需要具备灵活的沟通能力。对待上司要恭敬服从，对待车间主任要认真严肃，对待包装职工要勤快可亲。我不确定这样的准则是否可以让我的工作变得更加的轻松流畅，这需要时间的检验。当然没有什么是绝对的真理，一切准则都随着时间环境的变化而改变，我会争取不断的进步。我已认识到沟通能力对于工作的重要性，希望自己可以在这方面一直提高吧！ （二）客户跟单熟悉了车间的相关工作后，那么接下来便是了解客人，尽量去收集客户的资料，了解客户经营情况，为进一步跟单、订立好目标和方法。了解客户是否真正的需要你的产品，是非常重要的。有些客户可能只是问问价钱,或者并不是真的需要产品，对于这样的客户,在第二次跟单后就应做出判断.完全可以把这些客户列入C类，也就是需要长期争取的客户。这种客户的跟单周期可以长一些，一个月一次为好。有的客户不直接拒绝，也不下定单，这类客户很可能是资金问题或者是还在和同类产品进行比较，这类客户可归为B类，也就是短期争去的客户。对于这种客户不要跟的太紧，一周一个电话比较合适。还有一种客户，就是已经答应了下定单，却迟迟没有签合同，这类客户为A类客户，最好能及时面谈，不能面谈的，一定要通过电话问清楚客户还存在什么困难，及时帮客户解决。跟单的心态要平和，不要太急功近利。许多业务员不是从客户的利益出发，不关心客户的问题，一味的跟客户要订单，要不到订单时，就恶语伤人，胡搅蛮缠.最终只能让客户讨厌，让客户感到不是在谈业务而是一种骚扰。跟单一定要从长远出发，以交朋友的心态反而更容易拿到订单。做好跟单登记工作也很重要，最好写清楚日期和简单的情况，避免把跟单变成骚扰。因为有了登记，也就把你的跟单变得有计划和有目标。要想做好一名外贸跟单员，工作中的许多细节也需要非常注意，做到万无一失。面对客户对自己产品的怀疑和疑问要十分清楚并肯定的即时给于答复，不要让客户觉得连自己的员工都对自己的产品不了解或不肯定的感觉。你的自信也是客户对产品的一项评价标准。四、实践的建议（一）对外贸服装跟单员工作性质的建议1.全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。2.务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致。3. 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估。4. 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。5. 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细