OM-MP06 文件和资料控制程序.doc

程序 A/0 实施：2006.09.08 页次： 58安徽送变电工程公司运检分公司 版次：A/0程序文件 页次：1/7文件和资料控制程序OM-MP060新订编写组华亿明陆振田2006.09.08修改号修改页次编制审核批准实施日期文件和资料控制程序主办部门活动流程程 序 要 求填报的记录文件与资料类别1. 外部文件：国家、电力行业、国家电网公司、省公司的文件；2. 内部文件：本公司编写的文件；3. 资料：指作为运行检修工作依据或有重要参考价值的资料，包括：a) 线路设计、施工技术资料（线路设备资料）；b) 各种图表、生产技术资料、空输电线路运行技术资料档案；c) 执行的文件后产生的清单、图册、合同、协议；生技科外部文件收集外部文件包括：1. 与线路运行检修相关的规范、规程、标准、导则等2. 电力行业规范、标准生技科外部文件适宜性确认1. 生技科编写外部有效文件清单；2. 外部有效文件清单由总工批准，并对清单所列外部文件的适宜性进行审查。有效文件清单生技科内部文件编写与审批1. 管理手册和程序文件：由管理者代表组织编写，管理者代表审核，报最高管理者（经理）批准后发布实施。2. 支持性管理文件（制度、细则、规定、规程等）：由管理者代表组织编写，由主管部门领导审核，报最高管理者（经理）批准后发布实施。3. 标准化作业指导书和特殊项目的方案由生技科组织进行编写，由生技科领导审核，由总工批准实施。4. 记录格式均在相关程序等文件中予以规定。5. 文件的内容应：a) 符合本公司活动或服务特点及控制要求b) 达到保证服务最终质量的目的；c) 符合管理体系标准、法规之要求；d) 文件应包含执行文件所使用的各种表格的格式；e) 保证文件的系统性、合理性及可操作性；f) 文件的格式尽量采用程序文件的格式。生技科编有效文件清单1. 内部有效文件清单由生技科编制，管理者代表审批。2. 外部技术文件（外部规范、规程、标准、导则等）的有效文件清单由生技科编制，总工审批。有效文件清单生技科文件复制发放1. 内部文件由生技科用“传递记录”发放给部门和作业班。2. 发放应确保相关场所或人员均配有工作必需的相关文件；3. 作业与控制所需的记录由生技科进行印制/复制，并由生技科发至相关使用场所。4. 外部技术文件的发放由生技科统一管理，方式同上。5. 各部门所需的程序文件、指导文件、标准、管理方案等文件可根据需要进行复制，但必须严格控制。文件传递记录文件控制程序主办部门活动流程程 序 要 求填报的记录各部门有效性控制1. 各部门或人员所持有的文件应晴晰、易于理解，发现文件的内容由于复制等原因而无法辩认，则应及时报请综合办，并换发清晰的文件。2. 文件均应进行审批才能作为工作依据。3. 文件的有效性以有效文件清单为手段，进行控制。4. 有效性控制流程如下：编制有效文件清单 将清单下发至文件持有部门文件使用部门核对其所持文件与清单的一致性 如有不适用或作废文件及时清除5. 使用部门使用和执行配备的有效文件。6. 使用部门将在文件和资料使用和执行过程中产生的意见和信息及时反馈到文件主管部门7. 文件主管部门负责对上述的意见和信息进行收集和整理，并将处理意见及时反馈到提出部门。8. 当公司内部机构调整或变更时，文件主管部门负责协调处理文件的交接工作。当受控文件严重破损或丢失时，使用人到文件发放部门办理更换或补发手续。9. 因法律或积累知识和目的，而需保留的作废文件和资料应盖“作废仅供参考”章，以防混淆，该类文件应单独存放。10. 不需保留的作废文件，由综合办和生技科负责回收并销毁。有效文件清单文件传递记录生技科外部公文处理经生技科接收的外来文件资料，由专人登记，并呈送分管领导和相关职能部门批阅、处理； 并按照类别进行登记。1-国家电网公司、华东电网公司文件2-省电力公司、省超高压公司文件3-公司工程管理部、安全、质量、物资供应、运检部文件4-公司会议纪要5-公司安全简报6-公司思政部、组织人事部、工会及离退办文件7-公司总经办、保卫及物业公司文件8-公司人力资源、财务、审计、经营计划及教育文件来文按照文件的最终发出或转发部门作为区分类别的依据。发文传递时用办公OA发送，文件名为“类别号-日期-年内流水号-文件全名”，并以此名称进行登记确认。文件传递记录生技科内部公文处理1. 公司内部产生的行政文件，经分公司领导审批，由生技科传递，发送至作业班和部门；类别号为9，OA传送，要求与外部文件同。2. 生技科负责对行政文件进行标识、登记，用“文件传递记录”将有效文件发放到各使用部门，并替代失效和作废文件；文件传递记录程序(续)主办部门活动流程程 序 要 求填报的记录生技科定期审查1. 所有文件应每三年进行一次审查/复核，复核由生技科进行。复核以对“有效文件清单”进行复核方式进行，即有效文件清单每三年复核并重新编制。2. 如文件修订状态发生变更，“有效文件清单”中相应的状态应做出变更。清单中状态变更由清单持有部门用直接涂改/划改的方式进行，清单不再审批。有效文件清单生技科文件更改1. 文件的更改一般由原制订部门进行，并由原审批者进行审批，若指定其他人员进行审批时，被指定人应获得审批所必须的背景材料（如更改原因等）。2. 在文件修改时，由文件主管部门将修改意见和信息传递到文件编制部门，由其进行修改。文件修改的审核和批准应由原审批部门和人员进行，并按原发放范围发放。特殊情况下可指定其他部门和人员代为修改。3. 实施修改时，修改部门应在 “有效文件更改会签单”中提出申请，由相关部门进行会签，得到批准后，在修改记录栏内作记载，由文件主管部门保存。4. 文件的更改方式：1） 由该文件发文部门根据修改内容，对受控的文件进行换页。2） 文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序4.2条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废。有效文件更改会签单生技科文件资料的归档1. 文件的原件每年交综合办资料室保存；2. 生技科做好设备技术资料的收集、整理、登记、造册、保管、鉴定及利用等工作，保证技术资料齐全、正确、统一、标准，并与设备实际相符，有条不紊地管好、用好技术资料。3. 生技科的技术资料是整个运行检修分公司的技术管理核心，必须建立专项资料库，由专人负责管理，班组的技术资料由班组技术员管理。4. 技术资料每年一次由各巡线检修班班长交分公司档案员，由档案员进行分类、整理、归档，集中统一入库保管。5. 库存资料要求齐全完整、内容真实、数据准确。资料管理员应本着便于保管和查找的原则对资料进行统一分类、编号、排架，建立管理台帐，编制检索工具，保证帐、物相符。6. 技术资料的借阅须经管理员同意，并严格履行借阅手续。借出和归还的资料，管理员都要认真清点、登记。7. 资料管理的未尽事宜参照部颁架空送电线路运行规程中有关规定执行。5程序 C/0 实施：2006.09.08 页次： 68文件和资料传递记录 页码：序号文件编号文件名称收文单位/部门收文人日期备 注8程序 C/0 实施：2006.09.08 页次： 88有效文件清单 文件类别： 管理手册 程