采购控制程序-4.doc

程序文件文件编号HX/QP740-01采购控制管理程序版本/版次A/4页数第 8 页 共 8 页 1 目的加强采购物料的控制，确保所采购的物料符合规定的采购要求。2 适用范围适用于本公司原材料、外购、外协件的采购及相应供应商的评价、选择和控制。3 职责 3.1采购部负责提供候选供应商名单，组织对供应商进行评价和选择，经评审合格后，由采购部负责对合格的供应商进行管理，制订采购计划并实施。3.2采购部负责对物资采购及贮存管理。3.3研发部负责采购物资资料的编制（产品图样、技术协议、质量协议等）及新物料的入厂试验,并参与对供应商的评审。3.4品质部负责采购物资的检验和检验数据的统计，及参与对供应商的评审。4 定义4.1外购、协件：采购物资中不需再次加工即可装配形成产品的物资。4.2原材料：采购物质中需再加工方可附着或装配形成产品的物资。4.3供应商：提供外购件和原材料的组织、单位。5 工作程序5.1采购物资的分类供应商提供的物资按公司采购物资的重要性来分：分为关键物资，（简称为A类），重要物资（简称为B类）、辅助物资（简称为C类），以下简称为A类、B类、C类：5.1.1 A类关键物资：指构成最终产品的一部分，直接影响最终产品质量的原材料；如开关电源、显示屏、电池、电机、电线等。5.1.2 B类重要物资：系指虽构成最终产品的一部分，但对最终产品的内在质量的影响不是很大，如电阻器、电容器、半导体管、光耦合器、晶体振荡器、蜂鸣器、接插件、按键、漆包线、导线、有电流通过的连接件、塑料件，以及啮合臂、传动机架等重要五金件。5.1.3 C类普通物资：系指不构成最终产品，只作为辅助材料。如普通标准件、化工原料、包装材料、散热件、其它未列入A、B类的零件、元件及辅料。5.2 新产品物资采购控制5.2.1对于新产品开发阶段所需及量产后要求变更的物资应编制“采购要求书”,“采购要求书”的格式及内容参照顾客的要求编制，须明确以下内容：a) 物资名称、型号规格、技术标准、质量特性、等级、验收标准、数量、到货时间、适用机型；b) 供应商应承担的职责：产品设计开发或生产制造、经销；c) 供应商质量体系要求；d) 质量目标要求：合格率、交付准确率、服务及时率、质量信息反馈及时率、送样一次合格率；e) 技术质量要求。5.2.2“采购要求书”由研发部编制，研发部主任审核，品质部、采购部会签。研发部按受控文件发放给采购部、品质部。5.2.3采购部根据采购物资的要求优先从已批量供应同类物资的供应商中选择该物资的潜在供应商。5.2.4对于需要新增潜在供应商，选择应遵循：质量要保证、价格要合理、交货要及时、服务要周到、先近后远等五原则。5.2.4.1同时要满足下列条件：a) 具备国家工商行政管理部门核发的有效营业执照；b) 具备税务部门核发的税务登记证；c) 相应的生产、加工、经营范围；d) 具有良好的质量信誉和资信状况；e) 具备国家规定的相应资格证书；满足上述条件的，由采购部发出“供应商调查表”，对潜在供应商进行评价、选择和质量管理体系与开发。5.2.4.2 评价和选择原则a) 对供应商的质量管理体系进行审核,并对其按计划提供所需产品的能力进行评价;b) 对供应商产品的质量、价格、交货情况以及对问题的处理能力进行评审；c) 调查供应商的顾客满意度情况；d) 调查供应商交付后的服务和零配件供应及配套服务等情况；e) 对比类似产品的历史状况，进行产品评价；f) 产品试用和评价；g) 若供应商已通过体系认证（或产品质量认证），仅需提供有关证书，即可确认；h) 对原有供应商，长期供货且质量稳定者，即可确认。5.2.5对潜在供应商选择至少两家，为达到采购网络渠道的畅通和交货准确及时，须收集单一元件多个供应商，并负责建立新元件供应商档案，并通过询价、比价、议价程序，建立单价列表。对于初选的供应商由采购部组织研发部、品质部有关人员进行评审，评审项目依据ISO9001：2008或YY/T 0287:2003ISO 13485:2003设置；评审方式可为现场评审或书面调查评审；按TS/QW0711供应商管理规定进行。5.2.5.1对于评审合格的供应商由采购部将“采购要求书”盖受控章，连同相关的图纸、资料以受控文件发放给供应商。要求供应商报价及规定提供样件的时间和数量。5.2.5.2对于供应商提供的样品，由研发部提供图样、型号和规格等技术资料，品质部按TS/QP0803产品监视和测量控制程序对样品进行尺寸、性能检测，并对供应商提供的测量报告进行验证；填写“样品鉴定表”。对于小批量样品文件（PPAP文件）由采购部负责接收登记，并执行本公司PPAP文件规定，召集PPAP中各文件归口负责部门对供应商PPAP文件进行评审，交研发部资料室存档。依据样品使用及客户情况作出评审结论：完全批准、临时批准。5.2.5.3对于完全批准的供应商，经研发部、品质部评审，总经理批准正式成为我公司的合格供应商；由采购部列入“合格供应商名单”。5.2.6合格供应商档案的维护5.2.6.1对列入公司合格供应商名册的供应商，采购部必须及时建立合格供应商的档案（一户一档），并对其进行管理和监控。5.2.6.2对临时批准的供应商由采购部填写“生产件批准状况通知”反馈给供应商，要求供应商提交整改计划，必要时重新执行5.2.5.2条款，所有整改在批量供货前完成。对完全批准的供应商执行5.2.6.1条款。5.2.6.3对于判为拒收的供应商，样品连同随货文件全部退回，重新执行5.2.5.2条款或执行5.2.4及其后续条款，若经评审仍判为拒收，取消供货资格，若判为完全批准或临时批准，整改措施在供货前完成，执行5.2.6.1条款。5.2.6.4对于顾客书面指定的供应商按以上程序执行后仍不能满足要求时，由采购部反馈给市场部，由市场部与顾客签订合同时声明相关责任后列入“合格供应商名单”。5.2.6.5“合格供应商名单”由采购部按受控文件发放给品质部、研发部。5.3批量生产采购5.3.1采购部每个月月底，根据下月的生产计划、本月的库存情况计算分析制定“物资采购计划”由采购部经理审核，总经理批准。5.3.2采购部根据批准的“物资采购计划”向各种物资供应商发出采购订单（也可传真），要求供应商在2个工作日内给予确认；签字盖章回传。不回复者普通物料视为默认；关键、重要物料则由相应采购员电话追踪。采购订单需要标明下列条款：a) 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；b) 采购物资/零件的详细描述：包括品名、型号/规格，使用标准代号和版本号。有超出标准的特殊要求需特别注明；c) 采购数量/重量；d) 价格：单价，合同总额，订金或预付款；e) 交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；f) 装箱清单和销售发票要求。g) 所需的质量证明资料：检验单、质保单、化验/试验报告；h) 质量保证条款：发生质量问题时退换条款和/或其他处理方法；i) 危险物品的须严格遵照安全法规的规定。5.4采购变更5.4.1若有涉及到采购物料的规格出现技术变更时，应由采购员提供有效的技术变更文件给供应商，并由相关单位协助技术交流，重新送样确认。5.4.2 供应商内部变更需征得本公司认可并送样确认。5.4.3 合同的交付数量与交期变更，一般应书面通知供应商并要求回复。5.5供应商的监控：5.5.1为确保供应商按期、按质、按量交付物资，采购部应会同品质部制订供应商质量目标，实施监控。5.5.1.1每年底，由采购部组织品质部、研发部、市场部和生产部等分别对供应商进行综合评价，并填写“供应商综合评价表”；a) 品质部对供货质量状况进行评价；b) 采购部对供应商执行合同情况（数量、交货期、价格、服务等）、对供应商的顾客满意程度等进行评价；c) 生产部对供应商产品在生产过程的使用情况进行评价；d) 市场部根据用户意见对供应商产品的可靠性及服务进行评价。5.5.1.2 采购部将综合评价情况反馈给有关供应商，对评价低的责成其限期采取纠正措施，并对其纠正措施效果进行评价和验证，验证不合格将降级直至取消其供应商资格；5.5.1.3 对供应商的评价结果及评价引起的任何必要措施，应记录并保存。5.5.2用于生产的物资，根据供应商提供产品的重要程度、供应商的质量保证能力以及进货复验结果，对供应商实施如下控制：a) 对提供A、B类（部分）采购品的供应商：对其质量体系进行第二方审核；要求供应商100%进行检验试验，并向本公司提供监视和测量记录；到货后，进行复验,必要时进行100%的复验；本公司定期派员对供应商的质量管理体系进行抽查监督。b) 对提供B类（部分）、C类采购品的供应商：相信其质量体系；要求提供部分监视和测量记录；到货后进行批次抽样验证。5.5.2.1具体应按产品的监视和测量控制程序的要求对采购物资进行检验或验证。质量检验或验证工作由品质部负责，其他部门皆无权。经检验或试验不合格的物资应作隔离处理，标识清楚，不得入库或转入其它生产现场。按不合格品的控制程序进行处理，与此同时，由采购部将来料不合格报告反馈给供应商，要求供应商限期整改，对其无明显改进的，采购部将取消其合格供应商资格。5.5.2.2辅助材料由工程部组织评估,出具检测报告。采购部依据检测报告比价后选择供应商,使用异常由工程部报采购部,联系供应商解决。5.5.3生产过程或售后发现供应商的产品存在质量问题，由发现部门按TS/QP08 03不合格品控制程序的规定处理。如属批量性的质量问题，品质部有权提出暂停使用、停止采购该供应商的产品建议，填写“暂停采购审批表”经总经理批准后实施。5.5.4暂停供货的供应商，须对存在的质量问题进行整改，采购部负责跟踪落实整改情况。并根据整改效果提出何时恢复采购建议，填写“恢复供货审批表”，经总经理批准后可重新采购。5.5.5暂停供货后，重新恢复供货的产品再出现5.5.3条款中的质量问题时，由采购部把该供应商从“合格供应商名单”中剔除，并通知相关部门。5.6供应商货源处的验证5.6.1当本公司要求在供应商处对采购物资进行验证时，由品质部提出，采购部应在采购合同中对验证的安排、放行方式作出规定，必要时由品质部派人或顾客等其他代表到供应商货源处进行验证。5.6.2当顾客提出在供应商处对采购物资进行验证时，由采购部负责安排，品质部随同顾客在供应商处进行验证。5.6.3顾客的验证不能免除供应商及本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客对产品的拒收。6 外包过程（含工序）的质量控制外购件（工序）按采购品进行控制。6.1 对外包供应商的综合能力进行评价和选择，纳入“合格供应商名录”。6.2 在与供应商签订合同时，要明确产品质量标准、验收准则、交货期等要求。必要时，由品质部签订质量协议，并按合同规定向供应商提供完整的、正确的图样、技术条件等有关文件。6.3 供应商提供的用于外协件生产的采购品必须符合图样、技术文件的要求。必要时，需提供材质报告单，由本公司品质部负责，采购部配合进行复验。6.4 供应商使用本公司提供的采购品时应要求其进行标识,妥善保管,确保其处于良好的状态。6.5 供应商在外协件（工序）的生产中，其首批样件必须经本公司品质部鉴定合格后，方可投入批量生产。6.6 采购部负责对供应商的监视和控制（必要时组织品质部等有关部门一起到供应商进行检查监督和验证），对首件、关键件和关键工序实施重点控制。6.7 采购部负责对供应商监测管理，从交付产品质量、顾客中断、市场退货、交付时的表现、发生超额运费，与质量和交付问题有关的特殊状态，包括对供应商监测制造过程表现等方面监控。6.8未经验证合格的采购品，不得投入生产，安装，使用。7 采购作业注意事项7.1 采购员须确认采购订单内容正确与否和保证交货时间的准确性。7.2 正式合同发出后要跟催其交期，务必准时交货，若有异常及时通知相关人员。7.3 若有品质异常须及时处理并跟踪供应商改善，确保不影响生产。如急需物料时，采购要做到最快紧急应变反应；确保交付。7.4 采购员在完成采购作业后，整理采购订单或合同并建档。8 清款结帐8.1 在每月规定的时间内通知供应商依据当月的交货状况填写成对帐单，交由相应采购人员进行核对，并存档保管。8.2 核对无误后，采购员将对帐单签名盖章后回传供应商。8.3 付款时间到后，采购员须按对帐单上核对过的金额申请付款，经采购部经理、财务经理和总经理审核签字后交财务付款。8.4 因供应商品质问题，影响到生产交货，采购部根据相关合同、协议条款有权开具扣款单，在给供应商的付款时，交由财务部扣除其扣款的金额。9 提货作业9.1 采购部收到提货单或送货清单或到货通知后，应及时通知物流人员，物流人员则及时申请按TS/QW0714产品防护、包装管理规定安排提货。9.2 物料运送到公司后，提货员应通知采购员和库房保管员，按TS/QW0714产品防护、包装管理规定运送到库房管理员指定的放置位置。9.3 保管员根据物料状态作好标识，采购员填写提交单提交检验验收。10 相关文件10.1 TS/QP 0803 产品的监视和测量控制程序10.2 TS/QP 0804 不合格品控制程序10.3 TS/QW 0711 供应商管理规定10.4 TS/QW 0714 产品防护、包装管理规定10.5 TS/QW 0707 仓库管理规定10.6 TS/QW 0709 标识和可追溯性管理规定11 质量记录11.1 TS/QPR07031 采购要求书11.2 TS/QPR07032 供应商调查表11.3 TS/QPR07033 样品鉴定表11.4 TS/QPR07034 合格供应商名单11.5