电子信息技术在档案管理中的应用研究.doc

电子信息技术在档案管理中的应用研究摘要：进入21世纪，伴随着信息化时代的来临与深入发展为档案管理提供了难得历史机遇和发展空间，使档案管理更加趋于规范化、科学化和高效化，档案管理已经进入到信息化时代。在档案管理中，要认真研究档案管理的新规律、新问题，探索信息化与档案管理的新契约点，逐步建立起档案管理新理念、新模式和信方法，使信息化技术在档案管理工作中发挥更加深远的作用。关键词：电子信息技术 档案管理 应用中图分类号：tn91-4文献标识码：a文章编号：1007-9416(2012)08-0088-01伴随着社会化大生产时代的到来，档案管理的信息量日益增大，档案管理内容的内容日趋复杂化；社会化的生产也使得传统的劳动密集型逐步向知识密集型方向转化，为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。电子信息技术可以在档案管理过程中发挥其智能化、迅速化、科技化的优势，使档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，让档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都发生了翻天覆地的变化，极大提高了档案管理的效率。信息化时代背景下，要积极探索档案管理信息化的新模式和信手段。1、信息技术背景下档案管理工作的特点第一，信息技术集成有效促进档案管理载体发生重大变化。与传统的档案管理载体不同，信息技术更多的是将档案内容转换成信息化数字内容通过计算机技术和网络技术、借助相关软件作为载体予以保存，实现了档案管理储存的数据化、虚拟化和数字化。传统的档案管理往往是以实物保存为主要的载体形式，受保存空间和时间影响较大，档案储存内容很大程度上依赖于载体的可承受能力。信息技术集成条件下的档案管理载体有效实现了计算机的全程操控，有效实现了档案数据处理与交换的效能，有效避免了受传统档案管理时间和空间约束的限制。信息技术时代下，档案管理以电子文件、电子图纸、虚拟图标形式取代了纸质档案的设计、存储，在档案管理载体上使一次革命化。第二，信息技术条件下使档案管理分类发生了根本性变化。在传统模式下的档案管理关于文书档案、基建档案、人事档案、科技档案、单位史志等传统的分类方式发生了根本性变化，逐步演变成根据信息技术管理模块功能和具体流程为依据形成的分类标准。信息技术条件下的档案管理分类主要依托计算机信息和网络技术，根据事先设定好的人为指令自动、随时的进行设立和调整。各单位可以根据自己实际情况设定档案管理的相关分类，例如，对企业生产、经营、财务、管理、人事、组织等方面的详细状况进行更加具有针对性、规范性的分类管理。2、电子信息技术条件下做好档案管理工作的具体路径探析首先，要从思想观念上充分认识到信息技术的重要性，认识到信息技术在档案管理实际工作的重要意义。档案管理的信息化是信息时代背景下信息技术具体应用的一个重要方面和重要组成部分。伴随着档案管理难度的日益保密化、复杂化、以及档案管理地位日益重要性，档案文化性质和社会性质逐步被弱化，但被利用的范围和对象却在逐步扩大。面对档案管理新形势下呈现出来的新特点，必须要高度重视信息技术在解决档案管理中出现这些挑战和现实的重要性，高度重视信息技术在解决当今档案管理中各种问题的可能性和有效性。其次，根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划，使之有的放矢。档案管理的信息化，使档案管理的内容逐步丰富，是传统档案管理信息量的几十倍、甚至是几百倍；信息化的档案管理是一项系统性、复杂性的工程。做好信息技术在档案管理中的应用，就必须要对本单位的档案状况进行系统规划、统筹安排。例如，要对单位档案的馆藏状况进行系统化的摸底排查，对原有档案的载体、类型、实物、形态、状态、数量等基本信息要做到真实、准确的摸底；根据对原有档案资料的实际情况再选择合适的信息技术手段，包括扫描仪、相机、摄影机等信息设备的应用。由于档案信息化过程中一个主要的特点是数字化，但是要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从保证原有档案真实性基础上再去按照“突出重点、照顾特殊、分步推进：的原则对原有档案的重点项目和利用频次高的项目首先进行数字化；对于特殊性的档案资料要区别对待。再次，信息技术条件下要加快、稳步实现档案管理的数字化管理和应用。档案管理数字化管理是信息技术在档案管理应用中的必然体现。面对档案浩如烟海的资源和内容，逐步实现数字化管理是十分必要的。根据档案管理和利用有效性、高效性的原则，要加快实现档案管理的数字化。实现档案管理的数字化可以极大提高档案高价值、高利用率的特征，更便捷的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作。例如，因为在对一些纸质档案进行扫描过程中其扫描参数的设定会对图像产生巨大的影响，参数不同，成像的质量也就不同、效果区别很大。3、信息技术在档案管理工作应用过程中的现实挑战信息技术背景下，对档案管理保密性、档案管理人员的综合素质、能力要求等都提出了很高的要求。信息技术应用的公开性要求在档案管理工作中要更加注重档案管理的保密性；由于信息技术条件下档案管理工作是一项既涉及到信息技术应用、维护、管理等技术层面，又涉及到档案管理的专业层面，对档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求。信息技术条件下，档案工作人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中广大档案查询者对档案工作的需求状况，扩大档案服务面。因此，档案管理工作人员在平日做好相关档案管理的日常工作的同时，还要加强研究如何建立起高效、科学、灵活的单位档案信息体系，更好的服务于实际工作。这的确给信息技术条件下的档案工作者提出了新挑战。参考文献1 陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用j.硅谷,2010(22):113-113.2 王利超.浅谈电子信息