第六章 餐旅采购程序与采购合约.doc

第六章第一节 餐旅采购程序第二节 餐旅采购合约2012餐旅采购程序与采购合约第六章餐旅采购程序与采购合约第一节 餐旅采购程序餐旅采购为餐旅营运成本控制之始，也是餐旅服务品质优良与企业营运成败之关键因素。为确保餐旅营运所需的各项物料、设备、器皿或备品，能适时、适质、适量全套齐全的供应，务必要有一套高效率的采购程序始能竟功。核准询价报价决定厂商催货验收进货验收入库登帐付款请购一、 请购（一）请购单位. 物料请购单位通常是由使用单位，如房务部、餐饮部、厨房等部门，依其业务或生产销售之需要提出。. 仓储部门管理人员基于本身职责会根据库存量之多少，向采购单位请求采购。（二）作业要领.请购物料时须先知会仓储部门，确认库存量是否尚有存货，因有时使用单位缺货，但是库房尚有。为防范此现象之发生，任何请购单位均先会知仓储单位，确认无误后再行申请采购。.请购务必先填请购单。一般请购单的内容计有：品名、规格、数量、价格、用途、请购日期、请购单位、需要日期、请购人签章等项。.请购单内容要书写工整，力求详尽，以免采购物料有误。二、核准（一）准购单位通常使用单位提出请购单后，须经权责单位主管核准。一般餐旅企业对各类采购金额，均有一定的授权标准，如经理至万、总经理至万、董事长万以上。（二）作业要领请购单经相关权责单位核可后，须立即送交采购单位，以便办理采购作业。三、 底价报价（一）询价单位由采购单位以电话或询价单向厂商询价，再由供应商提供估价单或报价单。（二）作业要领采购单位对于请购单上所列的价格，仅是一种预估参考的价格。至于实际市场价格则需以询价单寄发厂商，或以电话、传真给厂商要求其提供估价单或报价单。.一般询价单或估价单，主要内容除了应有厂商名称、地址、电话外，尚包括：（）品名；（）规格；（）数量；（）价格（单价、总价）；（）单位；（）运费与保险；（）交货日期与地点；（）报价有效时间。四、决定厂商（一）决定单位决定那一家厂商作为物料采购的供应商，是由采购单位负责，唯须单位主管核准。（二）作业要领.采购方法如果是以议价或报价方式为之时，则应对厂商信用及其产品服务先做调查后，再请其正式报价。通常正式报价往往会比原先询价或报价的价格低，主要原因乃市场上厂商竞争相当激烈，为争取生意不得不主动降价。.若是公开招标，则以实际开标结果来决定厂商。.厂商决定后，即要签订采购合约或正式下单订购。正式订购单会注明逾期交货罚款条文，如逾期三天罚款为总价的%。五、催货管制（一）催货管制单位通常是由采购部门的专案承办员负责此项催货管制工作，以防范延误交算。（二）作业要领.管制员须每隔一定时间，以电话与供应商保持密切联系，以利掌控货源。.交货前一天再以电话确认是否如期交货。六、进货验收（一）进货验收单位进货通常是由采购单位、请购单位，以及会计或财务管理等三单位，共同派员办理验收工作。（二）作业要领.依据订购单及送货单之内容详加核对其品名、数量、规格或品质是否一致。.可采用抽样方式来验收大宗物料。若是整箱进货也必须拆封检视，尤其是新鲜蔬果须由箱内底层抽验，以防鱼目混珠或夹藏次级品矇混。七、入库登帐.物料验收完毕，采购单位应先将物料依规定入库储存，至于生鲜物料则直接转交请购单位予以冷冻或冷藏。.采购单位将发票以及验收完毕的订购单送交会计单位制作传票，完成登帐手续。八、付款依合约规定付款日，由采购单位或出纳将支票或现金支付供应商，整个采购作业始告完成。第二节 餐旅采购合约一、 采购合约的意义采购合约是一种深具法律约束力之有效承诺，其合约成立之要件在于双方合约协议与结束，且签约之关系人须具有法定行使权力之能力才可，因此合约不单是一项约定，它必须具备下列五大要素，才能具备法律上之效力，分述如下：. 须有双方同意的证明文件。. 签约双方须具有合法的权力能力。. 合法之标的物。. 履约之适当报酬给付。. 签约双方对特定事项均表同意。二、采购合约的类别采购合约由于采购性质、方式之不同，因此合约种类甚多，分述如下：. 依时间来分（） 长期合约与短期合约。（） 定期合约与不定期合约。（） 预购合约。、依地点来分：（）国内采购合约。（）国外采购合约。、依价格来分：（）固定价格合约。（）成本补偿合约。、依数量来分：（）固定数量合约。（）无固定数量合约。、依权责来分：（）买卖合约。（）供应合约。（）承担合约。（）服务合约。（）转让与不转让合约。、依书面来分：（）书面合约。（）非书面合约，如口头、电话、传真、电子邮件、电报等等合约。、其他：（）订购单。（）购货确认书。三、采购合约的重要性采购合约实质上是指订购单、购货确认书、订购合约而言。其内容是记载买卖双方对交易所达成特定之条件，所以采购合约为记载当事人双方之间达成协议之一种书面证据，以供日后履行契约之主要依据。通常采购合约书文件格式可分两种：一种是由买方制作订货单由卖方签署；另一种是由卖方就其事先印好之销售契约作为洽谈基础，一旦买方同意，签署即成为买卖合约。因此采购合约书不但具有证据之效力，也是双方意思表达之书面文件。其重要性摘述如下：. 买卖双方如条件谈妥，其履行合约之细节项目或条款，必须于合约书详细记载始为完备，且具法律上之效力。. 国外采购纷争特多，若订有正式合约书，更能取得法律上之保障，一旦发生争执，可作为交涉依据。. 可作为申请签证结汇之依据。. 通常双方自合约成立至合约履行，均需一段时间，尤以长期合约为最，更须订定书面合约，以防纷争。. 如遇双方电信误传、误译，或交易条件不符，若迅速作成合约，对方可及早发现以便修正。四、采购合约签订应注意事项采购是一项极繁琐又复杂的工作，因为其所涉及之范围甚广，因此在签订买卖条款时，必须能以最明智、最适当、最迅速之判断来处理，对于各项采购条件必须事前有周全慎密之考虑，如稍有疏忽，极易造成日后不必要之纠纷，采购人员明乎斯理，自易稳操胜算，否则实难确保采购品质，更不必奢言如期交货或品管了。应注意的事项摘述如下：. 货品名称：（） 品名之书写，宜采国内或全球通用名称为原则。因同一货品之品种及项目很多，且各地称呼也不同，为避免混淆或发生错误，最好采用通俗化标准名称为之。（） 品名之书写务必工整，避免笔误，以避免因一字之差导致无谓之困扰。. 品质及规格：（） 注意物料规格及品质。因工厂水准不同，即使是使用同一批货，其生产、货品品质及规格仍难免有问题。（） 注意品质制订方法，与品质规格不符时之查证机关、证明方法，以及不产品的处理方法。. 数量：（） 注意货品的数量系毛重或净重。（） 假如货品数量不足，是否订有适当的解决方法。. 价格：（） 在价格方面应该注意有关价格条件、幣值变动及价格变化之处理方法。（） 国外采购物资更须留意汇率波动。. 包装：（） 包装方法很多，有散装、木箱、桶装、纸箱装、纸装、罐装、瓶装等等，注意包装时究竟采用哪一种方式包装。（） 特殊性能物料采用何种包装，都应详加注明。.供应地区：（）须注意进口货品要符合海关输入之规定，如有些产品是管制进口。（）有些货品如机器设备订约商与他国制造厂商技术合作，是否可以接受。.交货：须注意交货期限与开发信用状日期是否配合。.运输：（）运输方法是采海运、空运或陆运，均须详载清楚。（）是否采一次装运或分批装运，如分批装运其批次、数量及日期是否列明，诸如此类均须记载清楚。.付款方法：（）付款方法是现金支付、支票支付、信用卡，或一次付清或分期付款均须列明。（）国外之信用关开发日期是否与装船期相配合。.保险：（）保险方式与条件是否适当。（）保险金额是否合理，并应注意保险时效与投保手续。.重