OA操作手册.doc

OA基础模块操作手册目 录1.IE方式登录02.OA精灵登录13.手机客户端登陆4具体操作内容7一、系统界面7注：控制面板和桌面的设置（修改密码和将OA桌面设置成适合自己个性和喜爱的风格）10二、电子邮件12三、工作流【核心重点】16第一步 新建20第二步 【我的工作（接收办理）】22第三步：局领导转-各科室办理26第四步 科室办理27第五步 机要室归档29四、查看公告通知34五、文件柜（个人和公共）351. IE方式登录本系统采用B/S结构设计，所以登录系统常规模式是采用IE浏览器（IE8.0以上版本最佳，但不超过IE11）进行登录，首先打开IE，在地址栏中输入地址：外网 (联通)或(电信)内网 进入登录界面：在这里输入账号和密码，登录名为用户名字,密码默认为空。2. OA精灵登录第一次用网页登录OA系统时，在网络硬盘-OA精灵2013增强版找到对应的安装程序下载到本地后安装，在桌面上点击按钮，配置OA登录地址：在OA网址(外网)项里面填入地址: 即时通讯地址和上面一样即可；登录后的界面：注意: 1、首次登陆的oa精灵的用户，会收到一个弹出窗口提示2、在精灵上快速的切换到网页操作界面【因精灵为单窗口操作模式，若需切换点击面板顶部天气下方的“品”字图形】精灵默认收到消息之后会在右上角给图弹出提示同时有声音提示）【点击信息即可进入办理或者阅读界面。若有多条信息则会让你手动选择需要进入的模块】3. 手机客户端登陆1. 下载 安卓可以直接访问如下地址下载,或者使用扫描浏览器扫描如下二维码下载或者点击 /oa/2013adv/ispirit_for_Android.apk下载安装完成之后. 2. 苹果端直接扫描(使用扫描浏览器扫描,微信不支持下载)右边的图片下载安装好后，配置登陆地址，如下图所示。 具体操作内容一、系统界面点击登录之后，进入系统主界面，首次登陆会有一个向导，如图：单击进入根据提示逐步点击下一步完成个人的设置操作向导完成之后。根据自己的办理内容点击相应的模块单击图标进入办理状态注：首次使用浏览器登陆的时候，会有一个操作指导提示，提示修改密码、自己的手机号码等其他联系方式填写；更换自己喜欢的主题界面，指导操作完成可以进入高级模式（控制面板）操作更多内容。进入桌面之后。可以对自己的桌面进行调整，不要的可以删除。需要的可以增加删除示范。增加示范注：控制面板和桌面的设置（修改密码和将OA桌面设置成适合自己个性和喜爱的风格）“控制面板”位于“个人事务”下，包括界面主题、快捷菜单组、个人资料、自定义用户组等11个部分。也可以点击OA系统右上角的“控制面板”快捷按钮。进入个性设置界面：设置界面如图：A、界面主题用户可以根据使用习惯设置界面主题与菜单图标、登录选项、内部短信、天气预报等显示内容。B、我的帐户在此每个用户可以看到自己所拥有的别名和权限，包括：用户的主角色、辅助角色和管理范围。在此设定的别名，可以作为与用户名一样的登陆用名。C、修改密码经常使用修改密码功能是保证自己密码安全的有效手段之一，并且在这个页面中可显示最近十次该用户修改密码的纪录。D、印章密码修改（注意：忘记密码无法找回）二、 电子邮件添加内部收件人支持抄送、密送（手机亦可）电子邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。如果有未读邮件，进入邮箱时自动进入未读邮件列表。写邮件界面如图所示：邮件的相关主题点此选择重要程度快速选择最近联系人添加附件本邮件系统支持常规的网页板式编辑（字体，颜色 图文混编，以及视频的嵌入）在文字编辑完之后，若需要对文字内容进行扩充说明，我们可以添加图片或者附件加以说明（邮件系统中的附件在手机上支持图片格式查看和在线office格式阅读【会有提示安装对应的软件】）当我们编辑完邮件内容之后，就可以发送给指定人员了，【OA内部不需要邮件地址，只需要选择对应的人员名字即可】注：系统中所有的 “添加附件”都是指单个的文件添加，要多个同时上传，需要点击批量上传或者插入图片，同时图片附件会直接显示预览效果2、发送完了邮件的查询 在电子邮件-已发送【注：顶部的编辑和再次发送，都是在发送之后若对方都为打开的时候，可以再次对邮件内容进行补充或者调整】三、 工作流【核心重点】关于工作流，核心的有三个内容，一是如何设置建立工作流，二是如何办理工作流，三是如何进行工作流的查询统计。关于工作流的办理，核心内容有：如何发起工作、如何办理工作、如何转交工作、如何选择下一步骤和经办人、如何查看工作流的办理状态、如何结束工作等。这里用渝北国土资源管理分局来作举例说明。新建工作点击工作流 新建工作之后，在右边会出现你有权限发起的工作程分类，右边是最近新建的工作流，可以点对应的流程名称。下图是点新建工作之后的界面：点击某一项具体工作之后，要求输入工作名称/文号，建议输入相关内容，便于显示，在下面有查看该流程的说明、流程图及表单模板，可以从整体上了解该项工作的内容步骤。流程设计内容查看收文流程设计说明点击“新建并办理”之后，会出现办理表单的界面，在你有权限的区域内填写相关工作内容。如下图所示： 操作界面一览委托更多菜单第一步 新建如下图所示，在下边是公共附件区域、个人附件区域，及会签意义区域。最底部是保存、转交到下一步等按钮，点转交则直接保存数据，并转交到下一步，点保存，该工作还在“我的工作”办理中，以后可以接着办理并转交。在选择步骤的时候，有时是通过系统来判断下一步是什么，这需要预先设置条件。有时需要通过人工来判断，根据办理的情况选择下一步是什么。在选择人员的时候，有时会由系统自动判断交给谁，有时会由人工进行选择，应该交给谁来办理。无论是选择步骤还是选人，都是由工作流设计的时候来确定的。如下图所示。击“确认转交”之后，会自动返回到工作流我的工作办理中的工作状态下，可以接着办理其它工作。对于刚办完的工作，可以在办结工作中查询。已办结的工作，下一步的人有接收但还没办理，可以点收回，则继续办理。第二步 【我的工作（接收办理）】进入系统中之后，浏览器会收到弹出提醒（点击记录文字进入办理页面）精灵在右上角盖章之后锁定位置密码示范内容检查完毕，点击转交下一步第三步：局领导转-各科室办理各个局领导,在转交的时候需要有个地方注意下,局领导可以返回给办公室,也可以直接转各科室,根据自己的实际情况选择,【注：局领导不可以即选择返回办公室，又转交给科室】第四步 科室办理 科室办理其实也就是只是查看相应的附件内容，或者下载打印（在线阅读支持office和pdf文档）单击阅读直接转交第五步 机要室归档点击完保存之后会再次回到工作流的办理界面需要点击转交下一步到此。整个流程到这里都办理完毕了注：点击工作流我的工作，会看到上面有几种状态，分别说明如下：待办工作：表示工作我已经接收了，但还没有把该项工作打开或者转交出去。办结工作：这是表示我这步已经办完的工作，注意并不是指整个工作已办结，下一步经办人为接受该工作可以收回。关注工作：查询自己关注的工作状态。关注工作：表示被挂起的工作，如果我手里有三项工作要办理，但有一项现在确实不能办理，这样相关的人查询的时候，不知道什么原因该工作一直未办理，我如果设置为已挂起，别人查询的时候，表明该项工作，因为特殊原因被挂起了。可设置挂起时限，到了该时间之后，会进入到办理中状态。委托工作：表示委托给同事的工作，或者同事委托给自己的工作全部工作：包括以上几种状态的所有工作。不能正常加载阅读插件时做如下配置在办结工作中的工作列表中，点击“工作名称/文号”可以查看该项工作目前的详细状态。下图显示的是该工作的办理内容及步骤示图。工作查询工作流既是一个工作办理系统，还是一个工作存储的系统，传统模式的办公，办理完毕之后，查询很麻烦，如果再要对查询的数据进行汇总、分析，就更加麻烦了。而OA的最大好处在于，工作办理之后，相关数据都有存储，查询、统计、导出，都十分方便。下图是点工作查询之后，会显示你有查询权限的最近相关工作列表。点击可看详细内容。工作委托若员工休假，确实不能办理相关的工作流，则可以把相关的工作委托给其它人办理。但前提是该项工作预先设置了可以委托，而且委托还有一定的规则，比如自由委托、委托给当前步骤有经办权限的人等。下图是点击“工作委托”后出现的界面。四、 查看公告通知“个人事务”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分为全体通知和部门通知两种，发布公告通知事由指定人员发布。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击转到别的页码。也可以在桌面直接显示公告列表：对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”图片标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为office 文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。公告通知查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便用户对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。五、 文件柜（个人和公共）“个人文件柜” 位于“个人事务”下，用于存放自己的文件。用户先建立自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和Word 文档全文检索、文件和文件夹移动等功能。个人文件夹中，对于有些文件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项，如下图示：在共享范围中，点击添加按钮就可以添加可以共享的人员名单。修改权限的备选人员是共享范围内的人员，即具备修改权限的备选人员