业务工作职责及工作流程.doc

业务部工作职责及工作流程一. 工作职责:作为一名工厂业务代表,在最大限度维护和争取工厂利益的前提下,需要在工厂与客人之间保持平衡, 以达到合理的,良好的沟通. 主要包括:报价要求和时间 / 样品交期 / 样品费用的收取/样品确认时间 / 订单交期 / 产品价格 / 产品包装/ 交货方式 / 付款方式及其它贸易条约(含L/C条款) / 验货品质标准等相关事宜等,直至货款收回的整理个过程及细节的商讨.认真的处理好以下 “(二)事项摘要” 中必需处理的每一项日常工作事项,处理好每一个细节, 尽自已最大的努力, 尽量做到准,快,好.尽量做到不让任何额外费用产生.并及时掌握所有事项的进度，主动发现问题.了解不同客人的风格, 不同客人的品质要求及不同客人的工作习惯,缩短与客人之间的距离,让工作配合默契. 但是, 工作上无论配合的多么默契,任何与工作用相关的事宜,一定要养成用书面方式表达的习惯,以便必要时查阅.及时把不同客人的不同要求传递到工厂相关配合部门.随时了解客人的销售情况及满意度,向主管反映相关情况,并依据实际情况, 向主管理提出建议或请示改善措施.不定期主动向客户推出我们的新产品. 或依客人风格在网站上找些相关的图片推荐给客人.二 .工作内容及作业流程供参考:1). 查看及回覆客人日常邮件.2). 处理客人的询盘,报价,还盘及跟进.=当客人询盘时,需清楚的了解客人的:市场,产品的材质,包装及是否有其它特别要求和测试,以及交易条款(常用的是FOB 深圳). 同时把客人的要求打在”成本分析联络单”上面,以便成本同事正确核算.收到成本时,需先查客人要求的各事项,是否有算到.看产品是否有特殊配件,若有特殊配件,成本没有备注,需主动同成本同事确认,特殊配件是否有模具费或额外的费用. 多少订单数量可以退回此额外费用. 同时报价单需备注同客人收取.业务看过后,成本分析再拿给经理,或副总确认, 如何安排报价.报价单: 如客人没有指定的表格,全部用利盟统一的标准报价表格式报价, 请仔细阅读报价表上面的贸易条款. 当我们用客人指定的报价表时, 请记得把报价表下面的条款复制到客人的表格下面.常用的报价条件: 国外(FOB深圳) 国内（出厂价）EXW提醒： 对于接国内单的那种半成品（即：可能是五金厂配木座，下木座订单给我们，然后工厂自已组装出货），报价一定要要求：先验货，再提货（我们并不是怀疑客人会刻意去破坏产品，但是，在生产线上的员工的不正当，或不爱惜的操作过程中，也许会产生很多不合理的不良品，这样，若没有先前验货的过程，就会产生争执或不必要的赔偿。成本分析联系人: 朱哥(课长),张英,肖永红3). 样品的安排: 样品费用：通常情况下：按报价的3倍收取，若有特殊情况,同经理或副总申请后,再回复客人.开样品单,掌握进度. 同时回复客人样品预计完成时间.样品完成:业务确认过后,拍照给客人确认.若客人确认没有问题,安排快递安排样品寄送.每个寄出的样品外包装箱上面都贴上客人地址, 相关联络人及产品照片.因为: 1).避免快递公司同时收多件时,寄错件,尽量让寄错件的机率为零. 2).客人不止我们一个SUPPLIER, 也不单只有这一个样品,客人通过外箱子上面的图片便于查找或复查样品.快递费支付: 国外的: 请客人提供付款帐号. 国内: 在没有订单的情况下,所有样品费到付. 若是客人有下订单,所寄的产前样,快递费用则预付.留底样: 一定要有留底样,且确保正确.*打样时,业务要要求样品组,所做的产品是按正常程序做出来的(即:可以生产大货), 若是通过异常工序做出来的,一定要找生产主管一起讨论,确认大货是否可行.不能生产大货的样品,不要送到客人手中.*样品联系人: 老白4). 订单的下发及进度跟进. 订单=新产品: 先打印订单,确认单价交期及是否有其它异常条款, 并签字,经理审核发确认回传客人. 订单翻译中文,交由IE部同事录入ERP系统. 在ERP系统先做”报价单”再做”生产通知单”,生产通知单需下发各相关配合单位(签字后,交由小比下发). 生产前需请客人签回样品或色块. 样品和色块业务转交QC部刘课长保管.最好能在订单上备注按签样生产. 且所有客人要求与产品本身和包装有关的要求,全部要备注在生产通知单上面. 新产品产前会议. 订单跟进.订单=老产品:进入ERP系统打生产通知单-下发相关单位-订单跟进生产部联系人: 标哥(具体进度同标哥确认)或是张德鑫5). 验货的申请.看业务所跟进的客户的不同要求来做,一般是订单交期前一星期,同生产部再次确认交期,同时同客人申请验货.6). 船务处理:订船 (依据客人货期与工厂实际生产情况, 合理安排最佳上柜时间)及出货安排. 出完货后,做出货相关文件:INV. P.L. FORM A. C/O 核算对提单等其他个别客人要求的特殊文件.*所有客人出货的文件: 客人订单,INV.,P.L.,提单或其它特殊文件,即整套船务文件需在文件夹内有复印件存档,同时需在服务器上分客人,分订单有存档*7). 货款的收回.写缴款单,日常支出写请款单.8). 客诉处理, 当得知问题发生的第一时间里,先安抚客人.再配合相关部门查出原因,给予客人合理的解释或解决方法. 危机也是转机,客诉处理好了,也会由一件坏事变为好事.9).掌握客人定期的BUYING TRIP时间, 在客人来访前, 上网站主动查找一些相关图片或把工厂适合此客人的相关产品, 发给客人挑选,准备欢迎牌,派车及接待相关事项的安排.10).会议完成后, 准确及时的做MEETING RECAP给客人及供留底算成本及安排样品.11).准备每次参展相关事宜.12).每周一下午:业务与厂务交期确认会议.13).当报价与客人的TARGET PRICE差很远时, 主动与成本,设计人员讨论,并协助成本人员重新寻找相关主配件的供应商,确认是否有其它方法降低成本.14). 利盟无法生产的产品,寻找和联络外发工厂. 对外发厂,需在我们本厂,工厂与客人之前,保持一个平衡。*以上皆为目前常规的工作流程,仅供参考.若在工作中有碰到有特殊条款要求的客人,请先同上司确认后再安排*其它工作经验小建议供参考：1).如何合理的利用时间,做到事半功倍?当出发去做一件事时,要了解做这件事的目的，要尽量做到全面的思考. 即使有状况发生,通常情况下,都是在自己的掌控之内.如: 作为业务, 有涉及到与客人,供应商,货代等其他外来单位配合的事情.在考虑到轻重点缓急的前提下,还必需要考虑到其它配合单位的工作时间.需配合作业的事的相关信息需在别人的工作时间内传达出去,以留给配合人员合理的操作时间.不是很急的,能独立完成的,在白天实在完不成了,至少还可以留下到加班时间处理(我个人的工作原则是:白天能处理完的,就不要拖到晚上.若自己的工作没有完成好,则必需加班处理).2). 客人的需求非常重要:无论何时,业务都要把客户正确的相关资讯反映给配合部门.但是,配合部门亦要按客人的要求去作出合理的判断. 比如:客人只提供网站上COPY的照片,只要求外观相似及大部尺寸,只要在不影响结构的情况下尽量用最便宜的材质,如此,我们有的不止成本,还有设