《采购管理》教案9.doc

徐州建筑职业技术学院授课教案第 页 班 级周 次星 期第 节时 数序 号授 课 形 式授课章节教学目的教学重点难 点内容更新作 业课后体会第 页 主 要 内 容教 学 设 计第七章 采购过程控制一、采购文件与单据管理 大部分现代企业改变了传统的采购文件和单据的管理工作，简化了单证流动工作，采用计算机化即单证生成过程自动化，向供应商传送电子采购单证。 好处： 从实质上消除了书面工作和书面单证处理； 缩短了从发现需求到发送需求再到接收订单之间的时间； 改进了企业内部及同供应商之间的交流； 减少误差。1、采购通知单与征求建议书（1）采购通知单 是利用电话、口头或计算机等各种形式来传递物料需求通知的一般方法。 包括： 待购物料或服务的说明 数量和期限 估算的单位成本 应支付账款 发出通知单的日期 通知单有效期 负责人签名 传递途径： 人工或电子方式 发出确认单 需要物料的部门（或个人）采购部门需求部门 办理采购（2）征求建议书（RTQ） 采购部门向供应商发出的要求供应商对采购项目报价的书面表格，即RTQ。 人工或电子 人工或电子 电子或面洽 采购方供应商（多家）采购方（买方）供应商（卖方）发RTQ 填写报价信息 评价、挑选 再报价面恰谈判 签订订单 供应商采购方确认 发意见书（RFP）2、其他采购单据（1）采购订单（PO） 在选择确定供应商厚订立的采购合同。是包括了采购重要信息和违约相关的标准法律条款，具有法律效力的文件。 主要内容： 交货方式 验收方式 罚则 履约保证金 品质保证 仲裁或诉讼 其他（2）订购确定或更改通知单（表7-1） 供应商在接受订单条件后，向采购方发出的接受函。 发接受函 供应商采购方（确信供应商的发货日期）（3）采购收料单和物料送货验收单（表7-2，7-3） 物料运到后，由仓库保管部门与物料检验部门经收料、验收后签发的表格。（4）供应商信用记录表（表7-4） 物料验收完毕后，由采购方验收部门对供应商物料完成情况的一种考核信用记录表格。二、订单的跟踪与物料管理1、采购跟单过程 在订单操作过程中，为恰当处理合同、需求、库存之间的关系，采购人员对于订单跟踪的过程称为采购跟踪过程。（图7-1）（1）合同执行前跟踪 当订单合同制定尚未签订时，订单人员要充分与供应商进行沟通，及时了解供应商是否接受订单，是否及时签订等情况。 如果供应商按时签返订单合同，则供应商选择正确； 如果供应商确定难以接受订单，再另选其他供应商； 供应商签订过的订单合同，采购方应及时存档，以备后查。（2）合同执行过程跟踪 合同执行过程中，订单人员应全力跟踪，确定需要变更时要征得供应商同意。 1）严密跟踪合同供应商准备物料的详细过程，保证订单正常执行需要定做的物料，加工周期长，变数多的物料，跟踪过程较复杂；供应商有存货，周期短，跟踪过程相对比较简单。 2）严密响应生产需求形势生产需求紧急，应与供应商协商，保证需求物料的准时供应；市场需求滞销，应与供应商沟通，或延缓或终止订单操作，并给供应商相应赔款。3）慎重处理库存控制 既不能让生产缺料，又要保持最低的库存水平，这体现了订单人员的水平。4）控制好物料验收环节 物料到达订单规定的交货地点，订单操作人员应按照订单对到货的物品、批量、单价及总金额进行确认、检验和验收。 国内交货地点一般是企业的原材料库房；境外交货是企业国际物流中转中心；境外付款条件一般不采用延期付款，一手交钱，一手交货，订单人员应在交货前把付款手续办妥。（3）合同执行后跟踪 按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行跟踪的过程。 如果供应商未收到付款，订单人员应督促付款人员及时付款，避免影响企业信誉； 如果物料在使用过程中出现问题，应联系供应商解决，重要问题应由质检人员、认证人员解决。2、物料的验收 物料验收的主要工作包括点收数量和检验品质。（1）物料验收的内容 1）验收送料文件 企业必须对供应商或货运公司文件进行。 供应商直接送料：供应商清单两份，另附上公司订单复印件一份； 货运公司送料：货运公司装箱清单两份，手持供应商装箱清单两份及公司订单复印件一份。 2）订单复印件查验 收料人员在供应商装箱清单上查验供应商代号和订单编号。 经由前日打印的“物料订单明细表” 经由计算机输入供应商装箱清单上所载订单编号 3）填写“收料清单”（表7-2） 4）验收标签 将打好编号的四联“物料验收标签”贴在供应商的装箱清单上。 一份标签贴于供应商装箱单第一联上或货运公司装箱单上 另一份标签由仓库留底，贴在装箱单第二联上 一份贴在订单复印件上 一份贴在收货清单上 在装箱单和线联上需要盖上戳印，内容为“货已收，品质、货品待验” 5）发还文件 将集装箱第一联交还供应商或货运公司时，同时告知送货者到卸货区等候通知，准备卸货。（2）物料验收的流程（图7-2）（3）物料验收的要点 1）确认供应商 2）确定送到日期和验收日期 3）确定物料的名称和品质 4）清点数量 5）通过验收结果 6）处理短损 7）退还不合格品 8）处理包装材料 9）标识:对已验收存储的物料必须加以标识。3、物料存货控制方法 根据物料成本的高低，经常检查物料库存情况，重要物料应每周甚至每日进行检查。（1）周期采购法 以一定期间为周期，循环检查每类或每项物料的存量，视物料类别决定检查周期。 高价物料应做短期性周期检查 低价值或不重要物料，做长期性的周期检查（2）最低与最高存量法 是按物料类别的不同，分别确定最低及最高存量，制定出安全限度，以防止物料在采购周期内发生中断。 最高限度表达公式 最高库存=一个生产周期的时间每一计量时间物料需求量 最低限度表达公式 理想最低存量=前备期间每一计量时间物料需求量 实际最低存量=前备期间每一计量时间物料需求量+安全库存量（3）双仓制度 是将一项物料划分为正常存量（收到第一批订货至发出另一批订货期间的使用量）及备用存量（包含订购日至交货日止的正常使用量及安全存量）两批。当正常存量用完后，第二批物料已送达备用；在领用第二批物料时，即开出下一批请购单，以免发生缺料；双仓制度适用于物料价格低廉而使用量多的情况。（4）ABC分析（表7-5） 是将不同物料，以其价值的多少，占总成本比例的高低，而区分A、B、C三种不同管理重点，并按物料不同重点权衡得失，以便实施重点管理与控制。（5）经济订购批量法 是指一次性的最经济的数量。（表7-6）（6）自动采购 是利用计算机系统输入各种有关的采购资料，当物料分类卡上显示的存量到了最低的采购点时，可自动发出载有经济订购量的订单。 物料控制部门检查各项物料的预测消耗量，设定安全存量、需求量及经济订购量，每季或每半年检查一次； 利用计算机记录材料卡，输入计算机中予以分类后，当库存量低至设定的订购点，由计算机发出特定数量的订单。（7）物料采购