1文件控制程序.doc

铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页 码1/5标题文件控制程序页 码JT/CX -01-2010文件控制程序1. 适用范围为了使质量管理体系所要求的文件予以有效控制，确保各相关场合所使用的文件属有效版本，特编制本形成文件的程序。本程序适用于质量管理体系所需的如下各类文件：有关方针方面的文件，包括质量手册；过程控制文件（质量计划、程序文件）；完成规定任务的各种规程和指导性文件；与质量管理体系相关的外来文件，包括引用的国际、国家、区域和行业标准（工艺、技术文件）、合同及相关方的文件；质量记录等。2. 职责分配2.1 综合部负责本程序的贯彻实施，并对各部门文件处置进行监督和指导。2.2 凡属各部门制订、发放的文件，应报综合部备案归档。2.3 各部门设专人负责管理属本部门贯彻实施和签收、制订、发放的文件。3. 程序描述3.1 文件的分类：a.按文件来源分：内部文件、外来文件；b.按文件类别分：质量体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件等；c.按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。3.2 受控文件的程序描述3.2.1 内部受控文件的程序：a.文件制订提出部门拟订制订文件的要求；b.文件的编制；铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页 码2/5标题文件控制程序页 码JT/CX -01-2010c.文件的审核（评审）；d.文件的批准；e.文件的发放；f.文件的签收、使用；g.文件的修订；h.文件的作废；i.文件的管理、归档。3.2.2 外来受控文件的程序a.文件的收录（编号）；b.文件的批转；c.文件的发放；d.签收、使用；e.文件的管理；f.文件的归档。3.3 文件编号3.3.1 质量文件编号：a.质量手册编号：JT/QM-2010 年号 质量手册代号 公司代号b.程序文件编号：JT/CX-XX-XXXX 年代号 序号 程序文件代号 公司代号 铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页码3/5标题文件控制程序页 码JT/CX-01-2010 c.各种规程和指导性文件的编号，由制订部门自拟，但必须包括公司代号、制订部门、年号及序号四个方面报综合部审批。JT/XX-XX-XXXX 年份号 序号 部门代号 公司代号 d.质量记录编号：JL - XX 序号 记录代号3.3.2 组织的其他文件编号：可按组织原文件管理规定执行。4. 程序说明4.1 文件的编制、审批和发布4.1.1文件制订由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。4.1.2 文件审批、发布的权限：a.质量手册由总经办组织编制，总经理批准发布；b.程序文件由有关责任部门组织编制，部门负责人审核，总经理批准发布；c.规程性文件与指导性文件，由相关部门负责人组织编制，如涉及到多部门的应主要负责部门出面组织，最终由相关部门负责人审核批准；d.技术文件由技术部组织编制，总经理批准发布；e.外来文件中直接引用的各类标准，规范等，由技术部提出，由总经理批准发布。4.2 文件的发放及使用、管理。4.2.1 受控文件应盖有“受控文件”标识的印章，并注明分发号。4.2.2 由综合部统一编制“文件发放/领用登记表”，按文件主管负责人批准的发放范围发放。铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页 码4/5标题文件控制程序页 码JT/CX -01-2010文件领用人应在“文件发放/领用登记表”上签名，领用相应分发号的文件。4.2.3“文件发放/领用登记表”在所发放文件的有效期间及作废后五年内，应由综合部妥善保管，以确保文件的可追溯性。4.2.4 文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。4.2.5 受控文件不得随意自行复印。如需要时使用者应向综合部申请领用。4.2.6 文件因破损严重而影响使用时，使用者应向综合部办理文件更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。4.2.7 文件遗失后，遗失人应申请重新领用，由综合部核准后补发。补发文件时，应给予新的分发号并注销原分发号。必要时，将遗失文件的分发号通知有关部门，以防误用。4.3 文件的更改4.3.1 文件需要更改时，由文件更改提出部门或人员填写“文件更改申请单”，说明更改原因。4.3.2 文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字或数据上划上注明“作废”，并在临近适当的位置标明修改内容，并加盖修改者印章。不允许用修改液对正式文件进行修改。4.3.3 文件经多次修改，或需作较大幅度修订时，应予以换页或换版。原页或原版文件作废，换发新页或新版本。4.3.4 文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理。当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回旧页或旧版文件。4.4 文件的作废4.4.1 文件作废时，应由原文件管理部门发文，宣布该文件作废，以防止误用。受控的作废文件，应按原“文件发放/领用登记表”名录逐一收回，并作记录。4.4.2 收回的作废文件，在暂不销毁前，应由该文件管理部门盖上“作废”印章，或归入作废档案类。4.4.3 作业现场不准保存“作废”的文件。4.5 外来文件的管理4.5.1 所有与质量管理体系有关的外来文件，由综合部负责签收、登记、分类、编号和处理。铜陵四通玻璃钢成套设备制造有限责任公司版次/修改码A/0页 码5/5标题文件控制程序页 码JT/CX -01-20104.5.2 综合部根据外来文件的类别、性质递交总经理阅批，或直接转发给有关部门。4.5.3 由