神奇的格式刷.doc

Word培训内容一、 神奇的格式刷可以快速地将指定文本、段落或图形的格式复制到目标文本、段落或图形上。（1）文本、段落：选定被复制格式的文本，点击“格式刷”，鼠标指针变成 ，在目标文本上拖动即可。（2）图形：选定被复制格式的图形，当鼠标指针变成 ，单击目标图形即可。二、 联合公文头1、 双行合一法2、 表格法（1） 插入两行三列的表格；（2） 设置“表格属性”-表格-选项-将左和右的单元格边距设置为0，确定；（3） 选中表格，单击鼠标右键-“单元格对齐方式”中的“中部居中”，单击“格式”工具栏中的“分散对齐”-设置好字体的大小和颜色，调整表格的适合宽度；（4） 设置表格“边框和底纹”的边框为“无”；（5） 表格隐藏虚框。三、 输入平方米的方法1、 先输入大写M，然后在按住Alt的同时在小键盘输入0178即可输入上标²。此法适用于任何场合。2、 在需要输入平方米的时候，先行输入33A1，然后按Alt+X组合键即可。此法仅适用Word2000以上版本。3、 先输入大写M，再输入2，选中2，然后按组合键Shift+Ctrl+，即可将2变为上标；随即按End键，再按Shift+Ctrl+，退出上标状态。4、 在Word中勾选视图-工具栏-符号栏，当需要输入时，用鼠标点击“”即可。四、 在方格中划钩1、 用word的中文版式来完成，格式中文版式带圈字符增大圈号选方框和号确定。五、 输入分数1、 按快捷键“Ctrl+F9”插入域符号“ ”（带底色的一对花括号）；2、 在域符号的花括号内键入“eq空格f（分子，分母）”；3、 将光标停留在域符号“”中，按“Shift+f9”显示出所需的分数。六、 怎样调用公式编辑器插入-对象，然后选择“Microsoft 公式 3.0”就可以找到公式编辑器。如果你找不到的话，可能是你在安装Office时没有选择安装公式编辑器七、 添加水印和背景1、 格式-背景-水印-文字或图片水印。2、 修改水印的大小位置，必须进入“视图”“页眉和页脚”状态，进行水印修改。八、 自定义模板1、 先查找本机的Templates所在的文件路径，记住该路径；2、 修改自定义模板存放路径：工具-选项-文件位置-修改“用户模板”路径为本机的Templates文件路径；3、 将要调用的模板文件放入该文件夹中。九、 让文档清爽有层次1、 调整行距和段落间距；2、 设置各级标题样式或大纲，避免通篇都是“正文”样式，方便以后生成目录；3、 使用编号和项目符号，让说明更清晰更有条理；4、 合理地应用图或表来替代过多的文字说明。注意：更改行距和段落间距：格式-段落-设置；快速修改段落行距：定位光标到需要设置的段落中，按单倍行距，按双倍行距，1.5倍行距。十、 标题级别的调整方法1：直接设置选中部分文本或将光标定位某段内，然后直接点击任务窗格中所需的标题级别即可；方法2：使用组合键:可以将选中的文本或光标定位的段落设置成“标题1”；:可以选中的文本或光标定位的段落设置成“标题2”；:可以选中的文本或光标定位的段落设置成“标题3”；方法3：参照大纲级别调整方法Word默认段落标题级别与大纲级别是一一对应的。“标题1”对应大纲“1级”。因此也可以通过一下方法调整标题：格式段落打开段落对话框，然后在“缩进和间距”选项卡中的“大纲级别”下拉列表中选择适当的级别即可。 区别：方法3，只针对文档结构图显示起作用，生成目录都不可用！十一、 标题级别的调整多级符号或列表样式级别的调整方法1：将光标定位在某个级别的第一个制表符后按下键可降低级别，按下可提升级别；方法2：将光标定位在某个级别段落中，按下降低级别，按下提升；方法3：将光标定位在某级别段落中，单击工具栏中的“增加缩进量”按钮可降低级别，单击“缩小缩进量”可提升级别。十二、 制作索引和目录1、 将相应段落设置为相应的样式：第一段文字设置为“标题1”样式，依次类推；2、 将光标放到需要插入目录的位置，插入-引用-索引和目录-目录选项卡-根据实际情况对其中的选项做相应的设置如：是否显示页码、页码是否右对齐，制表符前导符，显示级别等。十三、 表格1、 表格的删除(1) 单击表格的控制柄，按下Backspace键删除；(2) 把光标放在表格内，在菜单上点击删除表格；选中表格，按delete键，仅仅是删除表格中的内容；(3) 如果选中表格已经表格外的区域，按delete的键就可以删除表格；2、 表格的调整(1) 插入行和列；(2) 行和列的删除，单元格删除；(3) 重复表头，跨页不断行；(4) 拆分表格(5) 焊接表格(a) 文字环绕方式为“无”，删除空行，按住“Alt”键，精确对齐表格的边线；(b) 选定表格，鼠标变成 的时候，按住“Shift ”键不放，拖动表格可以按比率缩小和放大；(c) 同上，按住“Alt”键，达到精细变化；(d) 同上，同时按住“Alt+Shift”不放，拖动；(e) 调整表格宽度：在“标尺”上拖动，直接在表格线上拖动。区别：标尺只改变一个列宽，而表格上拖动则改变两列的宽度！3、 表格的排序4、 表格和文本之间的互换5、 绘制斜线表头(1） 移动鼠标指针到斜线表头线上，当鼠标指针变成十字形状时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“组合”-“取消组合”；(2） 根据实际需要，单个调整斜表头的各个部位。如果要想精细调整的话，可以按下键配合鼠标来调整；(3） 设置好后将斜表头的各个部位同时选中，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“组合”-“组合”即可。6、十四、 分栏1、 在“页面布局”功能区中单击“分栏”按钮，打开一个下拉菜单，从中选择“更多分栏”命令，打开如下图所示的“分栏”对话框。2、 在“预设”选项组中选择分栏的格式，有“一栏”、“两栏”、“三栏”、“左”和“右”五种分栏格式可以选择。3、 如果对“预设”选项组中的分栏格式不太满意，可以在“栏数”微调框中输入所要分割的栏数。微调框中最大分栏数根据纸张的不同而不同。4、 如果要使各栏等宽，则选中“栏宽相等”。如果不选中“栏宽相等”，可以在“宽度和间距”选项组中设置各栏的栏宽和间距。5、 如果要在各栏之间加入分隔线，需要选中“分隔线”复选框。6、 在“应用于”下拉列表中选择分栏的范围。7、 完成设置后，单击“确定”按钮即可。注意：分栏选择文字的最后一行不能包含最后的回车符，必须增加一个回车符，并且不选定，即可。十五、 邮件合并1、 邮件合并功能是Word强大功能中的重要亮点，利用用户可以轻松的完成文档的批量合成与打印。例如：批量设置信件、明信片、标签、准考证、成绩单、毕业证书、通知书、上岗证、工资条、选民证等。2、 邮件合并的步骤：（1） 制作“数据源”（Excel数据文件）；（2） 制作“主文档”（Word文档），并在“邮件合并”工具栏中“设置文档类型” 为目录即可；（普通Word文档：有“下一页”的分节符；目录：分节符就是连续的）（3） 利用“邮件合并”功能生成新文档或直接打印（4）（a）“邮件合并”工具栏中“打开数据源”文件；（b）在相应的位置“插入域”，数据库域；(c)“合并到新文档”，选择全部。3、十六、 页面布局与打印1、 快速分页 (1） 输入各代表对名称，每队名称一段；(2） 按全选，格式-段落-“换行和分页”选项卡，勾选“段前分页”复选框，确定关闭“段落”对话框，格式工具栏中的“居中”按钮；(3） 文件-页面设置-版式-选择“垂直对齐方式”下拉列表中的“居中”，单击“页边距”选项卡中的“横向”。2、 如何设置奇偶页眉页脚不同：(1） 文件-“页面设置”-“版式”选项卡-勾选“页眉页脚”组合框中的“奇偶页不同”复选框，点确定；(2） 将光标置于奇数页内，视图-页眉页脚，在奇数页的页眉和页脚处添加适当的内容；(3） “页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮，将光标定位到偶数页内，在偶数页的页眉页脚出添加适当的内容。3、 双面打印方法一：文件-打印-打印（选中“奇数页”或“偶数页”），即可进行奇偶双面打印。注意：文档总页数为奇数，先打偶数页并打印完毕，最后再打印最后一张奇数页；方法二：在“打印”下拉列表中选中“范围中所有页面”，确定，打印奇数页后，会自动弹出对话框，提示用户将刚才打好的奇数页纸翻过来，送回打印机。4、 加快长文档显示方法1：关闭“图片”的显示工具-选项-“视图”选项卡，勾选“显示”组合框中的“图片框”复选框，单击确定，图片显示成方框；方法2：切换到“普通视图”“页面视图”下操作文档页面的显示速度慢，切换到“普通视图”；方法3：使用“打印预览” 第一步：打开长文档，切换到“打印预览”状态； 第二步：按下显示文档的最后一页； 第三步：关闭“打印预览”状态，返回到正常的视图。方法4：关闭“拼写及语法”提示 工具-选项-“拼写和语法”选项卡，然后取消勾选该选项卡中的复选框即可。5、 “新建窗口”与“拆分窗口”的妙用查看长文档的不同两个部分：方法1：窗口-拆分，此时鼠标指针形状发生变化，然后在页面中的任意部位单击一下，这是文档会拆分成上下两个窗口，每个窗口可以独立滚动，此时可以在上窗口中查看文档的前面部分，在下窗口查看文档的后半部分。点击拆分线的位置，窗口-取消拆分。方法2：窗口新建窗口（系统将自动创建一个和原文档一样的窗口），这是原文档名：1，新建文档标题栏则显示“原文档名：2”，如果再“新建窗口”，会得到“原文档名：3”区别：拆分仅支持拆分成上下两个窗口，而“新建窗口”可以支持多个窗口，并多窗口的排列方式灵活（鼠标右键单击系统任务栏，在弹出的快捷菜单中可以“纵向平铺窗口”或者“横向平铺窗口”）6、 修订和批注的使用突出显示：视图-工具栏-审阅-突出显示。批注的使用(1） 插入批注：光标定位在某文本处，插入批注，批注的编号【用户名称+数字序号】；(2） 删除批注：光标定位在相应的批注框内，单击鼠标右键，删除批注；单击“拒绝所选修订”，下拉单击“删除文档中的所有批注”即可；(3） 鼠标指针悬停于某个批注框上，可以显示此批注的作者、日期及时间等；(4） 修改批注底色：工具-选项-修订选项卡-在“批注颜色”下拉列表中选择自己需要的颜色即可；(5） 如果文档有多人进行批注，Word会将不同的审阅者所做的批注框施以不同的底色以方便区别。若只想查看某一个审阅者的批注，则可单击“审阅”工具栏中的“显示”“审阅者”某个审阅者。(6） 批注或修订中的4种状态：最终状态；显示标记的最终状态；原始状态；显示标记的原始状态。7、Powerpoint课件一、 Powerpoint功能主要用于演示文稿的创建，即幻灯片的制作。可有效帮助演讲、教学，产品演示等。PowerPoint是制作和演示幻灯片的软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，用于介绍公司的产品、展示自己的学术成果。 二、 Powerpoint的简单使用1、新建幻灯片的三种方法方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。方法三：命令法。执行“插入新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。三、 插入图片1、 执行“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。2、 定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。3、 用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。 注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。四、 插入声音1、 执行“插入影片和声音文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。2、 定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。3、 在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。 注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。五、 插入视频我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。 1、执行“插入影片和声音文件中的影片”命令，打开“插入影片”对话框。2、定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮。注意：演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式视频文件。3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。 4、调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。六、 插入Flash动画1、执行“视图工具栏控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏。2、单击工具栏上的“其他控件”按钮，在随后弹出的下拉列表中选“Shockwave Flash Object”选项，然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口）。3、选中上述播放窗口，按工具栏上的“属性”按钮，打开“属性”对话框，在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名及完整路径，然后关闭属性窗口。注意：建议将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中，这样只需要输入Flash动画文件名称，而不需要输入路径了。 4、调整好播放窗口的大小，将其定位到幻灯片合适位置上，即可播放Flash动画了。七、 插入其他演示文稿如果在编辑某个演示文稿时，需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片，可以通过下面的方法快速插入。 1、将光标定在需要插入的幻灯片前面。 2、执行“插入幻灯片（从文件）”命令，打开“幻灯片搜索器”对话框。 3、单击其中的“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，定位到被引用演示文稿所在的文件夹中，选中相应的演示文稿，确定返回。 4、选中需要引用的幻灯片，然后按下“插入”按钮，再“关闭”退出即可。 注意：如果需要引用演示文稿中的所有幻灯片，直接按下“全部插入”按钮就行了。在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击不同的幻灯片，可以同时选中不连续的多幅幻灯片，然后将其插入。如果经常需要引用某些演示文稿中的幻灯片，在打开相应的演示文稿后，单击“添加到收藏夹”按钮，以后可以通过“收藏夹标签”进行快速调用。八、 新建母版1、 制作母版2、 母版类型（1） 标题母版：PPT的封面（2） 新幻灯片母版：即用户编辑的主体部分九、 制作母版步骤1、插入图片做背景菜单插入图片，将图片叠放次序置于最底层，即可。2、保护母版鼠标左键点击母版，选定“保护母版“；3、 关闭母版视图十、 修改幻灯片母版如果我们希望为每一张幻灯片添加上一项固定的内容（如公司的LOGO），可以通过修改“母板”来实现。 1、执行“视图母板幻灯片母板”命令，进入“幻灯片母板”编辑状态。 2、仿照前面插入图片的操作，将公司LOGO图片插入到幻灯片中，调整好大小、定位到合适的位置上，再单击“关闭母板视图”按钮退出“幻灯片母板”编辑状态。 3、以后添加幻灯片时，该幻灯片上自动添加上公司LOGO图片。十一、 隐藏部分幻灯片对于制作好的Powepoint演示文稿，如果希望其中的部分幻灯片在放映的时候不显示出来，我们可以将其隐藏起来。 1、在“普通视图”界面下，在左侧的窗口中，按住Ctrl键，分别点击需要隐藏的幻灯片，同时选中多张不连续的幻灯片。 2、右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏幻灯片”选项即可。 注意：进行隐藏操作后，相应的幻灯片编辑上有一条删除斜线。如果需要取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上述操作即可。十二、 定义动画路径如果对Powepoint演示文稿中内置的动画路径不满意，可以自定义动画路径。下面，我们以演示“布朗运动”为例，看看具体的实现过程。1、用“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮，在幻灯片中画出一个（或多个）小“质点”。2、分别选中相应的“质点”，单击“自定义动画”任务窗格中的“添加效果”按钮，选择“动作路径绘制自定义路径自由曲线”选项（此时鼠标变成一支笔）。3、自“质点”处开始，发挥你的想像随意绘制曲线。4、然后在“计时”标签中，将“重复”项设置为“直到幻灯片末尾”。十三、 设置背景音乐为Powerpoint演示文稿设置背景音乐，这是增强演示效果的重要手段。方法如下。1、仿照前面的操作，选择一首合适的音乐文件，将其插入到第一张幻灯片中。2、展开“自定义动画”任务窗格。3、选中声音播放方案（其实就是一种动画方案），双击打开“播放声音”对话框。4、在“效果”标签下，选中“在XX幻灯片之后”选项，并输入一个数值（此处假定演示文稿共有28张幻灯片，我们就输入数值28），确定返回就行了。注意：这样的设置，就相当于让声音播放动画在28张幻灯片之后停止，替代背景音乐的效果。十四、 设置超链接跳转我们在Powerpoint演示文稿的放映过程中，希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中，可以通过“超级链接”来实现。下面我们以“超级链接”到第10张幻灯片为例，看看具体的设置过程：1、在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本（如“陀螺旋”）。2、选中相应的按钮，执行“插入超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。3、在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第10张幻灯片，确定返回即可。注意：仿照上面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。十五、 播放文稿播放文稿：演示文稿做好了，掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。1、 设置幻灯片切换效果2、 设置幻灯片放映方式3、 自定义播放方式 4、 自动播放演示文稿(.pps) 5、 记录下放映的感受 6、 在播放时画出重点 十六、 设置幻灯片切换效果为了增强Powerpoint幻灯片的放映效果，我们可以为每张幻灯片设置切换方式，以丰富其过渡效果。1、选中需要设置切换方式的幻灯片。2、执行“幻灯片放映幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”任务窗格。3、选择一种切换方式（如“横向棋盘式”），并根据需要设置好“速度”、“声音”、“换片方式”等选项，完成设置。注意：如果需要将此切换方式应用于整个演示文稿，只要在上述任务窗格中，单击一下“应用于所有幻灯片”按钮就可以了。十七、 设置放映方式PPT演示文稿制作完成后，有的由演讲者播放，有的让观众自行播放，这需要通过设置幻灯片放映方式进行控制。1、执行“幻灯片放映设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框。2、选择一种“放映类型”（如“观众自行浏览”），确定“放映幻灯片”范围（如第3至第8张），设置好“放映选项”（如“自动放映，按ESC键终止”。3、再根据需要设置好其它选项，确定退即可。十八、 选择部分播放一份PPT演示文稿，如果需要根据观众的不同有选择地放映，可以通过“自定义放映”方式来达到。 1、执行“幻灯片放映自定义放映”命令，打开“自定义放映”对话框。 2、单击其中的“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框。 3、输入一个放映方案名称（如“高级”），然后在Ctrlt键的协助下，选项需要放映的幻灯片，然后按下“添加”按钮，再“确定”返回。 4、以后需要放映某种方案时，再次打开“自定义放映”对话框，选择一种放映方案，按下“放映”按钮就OK了。十九、 保存自动播放演示文稿如果演讲者是一位新手，本来就很紧张，再让他进行启动PowerPoint、打开演示文稿、进行放映等一连串的操作，可能有点为难他。何不保存一个自动播放的pps演示文稿呢？1、启动PowerPoint，打开相应的演示文稿。2、执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框。3、将“保存类型”设置为“PowerPoint放映（*.pps）”，然后按下“保存”按钮。 4、以后，放映者只要直接双击上述保存的文件，即可快速进入放映状态。二十、 现场记录放映感受在PPT演示文稿放映过程中，随时记录下自己的感受或者观众的意见，对进一步完善演示文稿大有益处。在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“屏幕演讲者备注”选项，打开“演讲者备注”对话框，输入自己的感受或者观众的意见，然后“关闭”对话框，返回继续播放。注意：记录下来的内容会保存在幻灯片的备注窗口中。二十一、 放映临时标记在演示文稿放映过程中，如果我们想临时标记一下幻灯片中的重点内容，如何实现呢？在播放过程中，可以在屏幕上画出相应的重点内容：在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“指针选项毡尖笔”选项，此时，鼠标变成一支“笔”，可以在屏幕上随意绘画。注意：右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“指针选项墨迹颜色”选项，即可修改“笔”的颜色。在退出播放状态时，系统会提示是否保留墨变的提示，根据需要做出选择就可以了。二十二、 综合应用技巧综合应用技巧：Powerpoint的其他技巧，掌握了这些技巧，很多事情可以事半功倍。1、 为幻灯片配音如果我们想通过直接录音的方法为演示文稿配音，请按下述操作进行： 打开演示文稿，定位到配音开始的幻灯片，执行“幻灯片放映录制旁白”命令，打开“录制旁白”对话框，直接按下“确定”按钮，在随后弹出的对话框中，选择“当前幻灯片”按钮，进入幻灯片放映状态，边放映边开始录音。 播放和录音结束时，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“结束放映”选项，退出录音状态，并在随后弹出的对话框中，选择“保存”按钮，退出即可。注意：如果在“录制旁白”对话框中，选定“链接旁白”命令，以后保存幻灯片时，系统会将相应的旁白声音，按幻灯片分开保存为独立的声音文件。打开“设置放映方式”对话框，选中其中的“放映时不加旁白”选项，确定返回，在播放文稿时不播放声音文件。利用此功能可以进行任何录音操作，比系统的“录音机”功能强多了。2、 打印幻灯片我们想把幻灯片打印出来校对一下其中的文字，但是，一张纸只打印出一幅幻灯片，太浪费了，如何设置让一张打印多幅呢？执行“文件打印”命令，打开“打印”对话框，将“打印内容”设置为“讲义”，然后再设置一下其他参数，确定打印即可。注意：如果选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项，打印时可以节省墨水。 如果经常要进行上述打印，将其设置为默认的打印方式：执行“工具 选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“打印”标签下，选中“使用下列打印设置”选项，然后设置好下面的相关选项，确定返回即可。3、 把文稿转换成WORD文档 如果想把Powerpoint演示文稿中的字符转换到Word文档中进行编辑处理，可以用“发送”功能来快速实现。打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送Microsoft Office Word”命令，打开“发送到Microsoft Office Word”对话框，选中其中的“只使用大纲”选项，按下“确定”按钮，系统自动启动Word，并将演示文稿中的字符转换到Word文档中，编辑保存即可。注意：要转换的演示文稿必须是用PowerPoint内置的“幻灯片版式”制作的幻灯片。如果是通过插入文本框等方法输入的字符，是不能实现转换的。4、 加密演示文稿 如果不希望别人打开自己制作的Powerpoint演示文稿，可以通过设置打开密码来限制。执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“安全性”标签下，设置一个“打开权限密码”后，按下“确定”按钮，在随后弹出的对话框中，重复输入一遍上述密码，确定返回，再保存一下演示文稿即可。注意：这是PowerPoint2002及其后续版本一个新增加的功能。如果设置了“修改权限密码”，在没有密码时，对打开的演示文稿所作的修改，不能保存到原文档中。5、 将文稿保存成图片格式如果我们想把Powerpoint演示文稿中相应的幻灯片转换为图片格式，直接另存就可以了。执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，单击“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择一种图片格式（如“GIF可交换的图形格式*.gif”），然后按下“保存”按钮，并在随后弹出的对话框中，选择“每张幻灯片”选项即可。注意：保存为图片格式后，可以用图片浏览软件观看相应的演示文稿（只不过动画功能不能使用了）。6、 把Word文档转换成演示文稿l 第一种方法（导入Word文档）：Word大纲文档的一级标题变为PowerPoint演示文稿页面的标题，Word大纲文档的二级标题变为PowerPoint演示文稿页面的第一级正文，Word大纲文档的三级标题变为PowerPoint演示文稿页面第一级正文下的主要内容，其 余依次类推。这种转换方法要求你在Word大纲视图下编辑文档，对于习惯于Word页面视图的朋友来说有些不太方便。l 第二种方法（直接创建演示文稿 ）：如果你在Word的页面视图下已写好了内容或者是以前用Word编的一篇文章，想把它们制成幻灯片，就可以在Word中应用“样式”和快捷键来直接创建演示文稿。7、 提取文稿的图片如果我们需要将某个Powerpoint演示文稿中的图片单独提取出来，只要将其另存为网页格式即可。（1） 启动PowerPoint，打开相应的演示文稿文档。（2） 执行“文件另存为网页”命令，打开“另存为网页”对话框。（3） 将“保存类型”设置为“网页（*.htm*.html）” ，然后取名（如tp）保存返回。（4） 我们在上述网页文件保存的文件夹中，会找到一个名这“tp.files”的文件夹，其中单独保存了演示文稿中的所有图片。8、 宏的应用在PowerPoint中，我们也可以通过录制宏，来帮助我们自动完成一系列操作。（1） 执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入一个名称，按下“确定”按钮进行录制。（2） 根据你的需要，将要录制的过程操作一遍，然后按下“停止录制”按钮，退出录制状态。（3） 执行“工具宏宏”命令，打开“宏”对话框，双击其中的宏，即可运行该宏。9、 制作电子相册随着数码相机的快速普及，需要制作电子相册的人越来越多。虽然这方面的专业软件不少，但是，我仍然采用PowerPoint来制作。（1） 执行“插入图片新建相册”命令，打开“相册”对话框。（2） 单击其中的“文件/磁盘”命令，打开“插入新图片”对话框。（3） 定位到照片所在的文件夹，在Shift或Ctrl键的辅助下，选中需要制作成相册的图片，单击“插入”按钮返回。（4） 根据需要调整好相应的设置，单击“创建”按钮。（5） 再对相册修饰一个即可。10、 嵌入字体当我们将制作好演示文稿复制到其他电脑中进行播放时，由于其他电脑没有相应的字体，必然会影响文稿的演示效果。其实，我们可以将字体嵌入到演示文稿中带走。（1） 执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框。（2） 切换到“保存”标签中，选中“嵌入TrueType字体”选项，确定返回。（3） 再保存一下演示文稿即可。 11、 打包演示文稿将演示文稿打包即压缩，可以方便用户携带并传送演示文稿，是PowerPoint的一项重要功能。 首先打开已经做好的.ppt文件，执行“文件”菜单中的“打包”命令，出现打包向导。单击“下一步”，向导提示打包哪些演示文稿，采用默认的当前演示文稿。当向导询问文件复制到哪时，更改至本地硬盘，如d:。接着想到会询问链接情况时，用户需要把包含链接和嵌入字体都选上。这样演示文稿中涉及的图片、动画、声音都进入打包文件。嵌入字体意味着文稿中所使用的字体在其它电脑上也能正确显示。当然，这会占用更多的空间。 最后向导询问是否包含播放器时，如果所要使用该文档的机器上没有安装PowerPoint，一定要选择“MicrosoftWindows播放器”。如果机器上没有安装该播放器，可以点击“下载播放器”连接到Microsoft公司的网站上下载播放器进行安装。 然后点击“下一步”，再点击“完成”。 执行完以上操作，用户可以在d:下找到一文件pngsetup.exe文件，这就是刚才打包的结果。12、二十三、 123Excel课件一、 智能填充数据当相邻单元格中要输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用智能自动填充，需要利用处开活动单元格右下角的一个小黑块，称为填充句柄，操作步骤如下：1、填充相同数据：（1）在活动单元格“计算机”中，鼠标指针移到填充句柄。（2）指针变成实心十字形状，向上、下、左、右某方向拖动连续的单元格。二、 快速重复输入数值先确定输入相同数据的单元格，然后按住Ctrl键不放，点击选中的单元格，然后松开Ctrl键，输入相应的数据，并按住Ctrl键回车，数据就录制成功了。三、 生成斜表头1、 选中单元格，单击鼠标右键，进入”设置单元格格式“，边框里设置斜线；2、 输入斜表头的标题名称，分别设置为”上标“、”小标“；3、 插入文本框，添加文字，然后设置边框为”无“即可。四、 筛选筛选数据就是按照指定的条件，将不满足要求的数据隐藏起来，在工作表中只显示符合要求的数据。自动筛选主要包括“自动筛选”和“自定义筛选”。 1、自动筛选：单击“数据”菜单中选择“筛选命令”下的“自动筛选”子命令，此时在工作表中每一个字段名旁边出现下拉式列表按钮。五、 自定义筛选如果要使用同一列中的一个数值范围筛选数据清单，或者使用比较运算符而不是简单的“等于”可以自定义筛选。六、 高级筛选指根据“复合条件”或“计算条件”来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到工作表中的另一区域中，而数据区域不变。 例如：筛选语文成绩及格，或者数学成绩89的学生。1、在工作表空白处建立一个条件区，该区的第一行应输入条件名（即需要设置的字段名），其后各行输入相应的条件； 注意：同一条件行中不同单元格的条件是互为“与”的关系，而不同条件行中的条件是互为“或”的关系。条件区中的空白单元格表示无条件。 2、选中数据区中的任意单元格；3、单击“数据”菜单中选择“筛选”命令下的“高级筛选”子命令，显示“高级筛选”对话框；七、 排序 数据排序是将数据列表中的数据按某一个或多个数据列进行升序或降序排序，系统最多允许设置三个排序关键字。 数据排序有以下几种方式： 1、用工具栏按钮排序，升序按钮，降序按钮； 2、用菜单命令排序；若只对数据表的部分记录进行排序，则先选定排序的区域，然后再用上述方法进行排序。八、 冻结窗口当一个报表的标题特别长，且数据量很大时，查看报表不能将数据查看完全时，就使用冻结窗口，这样就可以固定报表的标题，以便查看相关的数据。九、 条件格式 输入公式 复制公式1、复制单个“单元格公式”：选定被复制的单元格，当鼠标变成，同时按住Ctrl键，移动鼠标到相应的单元格； 2、复制多个“单元格公式”：选定被复制的单元格，当鼠标变成，纵向或横向拖 动鼠标，就批量复制了公式。十、 介绍运算符1、 算术运算符：用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。算术运算符 名称 用途 示例 + 加号 加 3+3 减号 “减”以及表示负数。 31-2 * 星号 乘 3*3 / 斜杠 除 3月3日% 百分号 百分比 20% 脱字符 乘方 32（与 3*3 相同） 2、 比较运算符：用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言相类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。比较运算符 名称 用途 示例 = 等号 等于 A1=B1 大于号 大于 A1B1 小于号 小于 A1= 大于等于号 大于等于 A1=B1 = 小于等于号 小于等于 A1=B1 不等于 不等于 A1B1 3、 文本运算符：这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如“中国” & “吴江”，结果将是“中国吴江”。4、 引用运算符：引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。引用运算符 名称 用途 示例 : 冒号 区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用。 B5:B15 , 逗号 联合操作符将多个引用合并为一个引用。 SUM(B5:B15,D5:D15) 5、 交叉（空格），表示产生同时隶属于两个引用的单元格区域的引用。6、 自动求和（1） 选定求和的数据区域，单击常用工具栏“自动求和”按钮；（2） 若求和单元格区域不连续，可采用以下方法： a、选定存放结果的单元格地址 b、单击“常用”工具栏的“自动求和”按钮，数据编辑区显示：SUM()。c、再选定参加求和的各个区域。（按住Ctrl键，用拖动的方法选定各区域，选定的区域用动感的虚线框围住。）区域选择完成后，按回车键或单击编辑栏的“输入”按钮，完成公式的输入。7、 函数的应用Excel提供了11类函数，每一类有若干个不同的函数。例如，常用函数类中有：SUM（求和）、AVERAGE（求平均值）、MAX（求最大值）等函数。单击自动求和按钮实际上是调用SUM函数。可以认为函数是常用公式的简写形式。函数可以单独使用（=SUM（B3：B9），也可以出现在公式中（=A1*2+SUM（B3：B9）。 函数的形式如下： 函数名（参数1,参数2.）函数名后紧跟括号，可以有一个或多个参数，参数间用逗号分隔，也可以没有参数。 例如：SUM（B2：B3,C4:D5）有2个参数，表示求2个区域中共6个数据的和。 AVERAGE（C1，A1：C1,97）有3个参数，表示求C1中的数据、A1：C1中的数据和97，共5个数据的平均值。AVERAGE（B3：B9）有7个参数，表示求B3：B9中数据的平均值。（1） If函数语法（2） Datedif函数语法：-DATEDIF函数主要计算两个日期之间的天数、月数或年数。 -语法结构：DATEDIF(start_date,end_date,unit) Y 时间段中的整年数。 M 时间段中的整月数。 D 时间段中的天数。 MD start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的月和年。 YM start_date 与 end_date 日期中月数的差。忽略日期中的日和年。 “YD” start_date 与 end_date 日期中天数的差。忽略日期中的年。8、 Rank函数语法 语法结构： Rank(number,ref,order) Number：为需要找到排位的数字。 Ref：为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。Order：为一数字，指明排位的方式。如果 order 为 0（零）或省略，Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照降序排列的列表。 如果 order 不为零， Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照升序排列的列表。9、 Match函数语法 语法结构： MATCH(lookup_value,lookup_array,match_t