第十一章会议管理.ppt

第十一章会议管理 学习目标重点难点职场经验职场忠告主要内容实践课堂 学习目标 一 知识 一 熟悉会议的种类 会议程序 会议接待的流程 二 熟练掌握会议记录和会后整理的方法二 技能 一 会前准备工作 二 会议进行中的注意事项 三 会后整理 一 会前准备工作 二 会议进行中的注意事项 三 会后整理 职场经验 2分钟阅读时间3分钟表演主要人物 赵刚 小王 工作人员甲 乙 丙 丁分组讨论 5分钟会议为什么失败 换个角度思考 哪里的错误能纠正要求 记录讨论过程和结果 职场忠告 高效率会议应具备的特征是 在绝大多数与会者感到满意的情况下 以最短的时间实现会议目标 这个特征有三个关键要素 实现目标 时间 与会者满意 主要内容 第十一章会议管理第一节会议的种类第二节会议策划第三节会议议程和通知第四节会前准备第五节会议记录和会议纪要第六节如何对待会议中的意外情况 第一节会议的种类 一 按开会的不同方式区分会议的种类二 企业的会议 一 按开会的不同方式区分会议的种类 表11 1 二 企业的会议 常规会议特种会议专业会议表11 2 本节任务训练 米尼公司将举办职工代表大会 小组讨论这属于哪一种会议 第二节会议策划 一 会议目标二 会议流程 一 会议目标 1 让团队成员献计献策 汇聚集体的智慧 2 向团队成员宣布消息 说明情况 3 确定具体的行动方案 4 明确各自的角色和所需承担的责任 5 协调大家的意见 做出组织决策 二 会议流程 一 会前准备工作 二 组织开会工作 三 会后整理工作 一 会议前准备工作 1 确定会议主题 2 确定会议时间 地点 领导 主持人 记录员 参会人员 所需物品 3 拟定会议通知 议程 演讲稿 收集相关信息资料 如果不需保密可发送给每个参会人 4 制订会议纪律 包括不准迟到 早退 不准带入会场的物品 禁止事项 手机调成静音 到会人服装要求等 5 申请会议场地 并布置会场和清扫 饮食等相关的各项准备工作 6 发布会议消息 通知参会人会议主题 时间 地点 主持人 议程和会议纪律 落实外部参会人员接送 食宿 演讲 会见 礼品等事项 7 会议组织人于会议当天提前到达会议场地 最后一次检查会议装置和各项准备工作情况 二 组织开会工作 1 参会人员签到 检查人员是否到齐 提醒手机调为静音 不得在会场吸烟等事项 2 维护会议秩序和安全 3 控制会议进程 对影响进程的事项提醒主持人加一制止 或对议程做适当调整 4 为会议提供服务 包括饮料 茶歇 路径指引 医疗服务等 5 会议记录 包括录音 录像 照相 6 其他事项 三 会后整理工作 1 整理会议记录 根据会议记录撰写会议纪要 2 领导审批会议记录 会议纪要 3 下发会议纪要到各参会人 参会人执行工作 4 会议记录存档 本节任务训练 小组合作 召开一个会议议题 讨论 关于办公室安全隐患的防范方法 设计 会议的流程 第三节会议议程和通知 一 设计会议议程二 派发通知 一 设计会议议程 一 会议议程的内容 二 安排会议议程的原则 三 安排会议议程的步骤 一 会议议程的内容 1 会议名称 2 会议期望的目标或结果 3 会议时间 地点及食宿情况 4 参会人员名单及联络方式 5 分组情况 6 会议主持人 7 会议所要讨论的每一个议题 相应的负责人和时间安排 8 有关会外活动安排 返程定票 机场 车站 码头接送等事宜 9 任何外来参加者的姓名和角色 二 安排会议议程的原则 1 依照议题的轻重缓急安排先后顺序2 标明每一个议题的起止时间3 要求与会者预先思考所要讨论的问题 三 安排会议议程的步骤 1 列出需要讨论的所有议题 2 依照轻重缓急的程度安排先后顺序 3 给每一项议题分配合适的时间 4 补充其他信息包括会议的名称 目标 时间 地点 负责人 联络人 交通 食宿 要求等 5 将议程初稿分发给与会者完善 案例11 1 会议议程表 表11 3 二 派发通知 一 会议通知的内容 二 会议通知送达时间 一 会议通知的内容 1 开会的时间 包括日期及起止时间 2 开会地点 如果开会地点与会者不熟悉 则应附上确切的位置图及交通路线图 3 会议的目标 4 参会者须事先准备的事项 5 其他参会者的姓名 二 会议通知送达时间 1 提前一周送达 2 开会前两 三天再次提醒 案例11 2 本节任务训练 米尼公司在最近招聘技术人员15名 公司总经理要求进行一次新员工入职欢迎会 要求 写出会议议程和会议通知 第四节会前准备 一 选择恰当的时间二 选择适宜的地点三 预算经费开支四 布置会场 一 选择恰当的时间 一 预留充分的准备时间 二 确保决策者出席的时间 三 需要快速得出结论的会议不容拖延 四 考虑会议召开期间的自然因素 五 严格控制会议时限 二 选择适宜的地点 一 会议地点的选择要素 二 会场考察 一 会议地点的选择要素 1 会议地点应与会议目的相适合 2 考虑会议费用预算 3 选择适度舒服的环境 5 交通要便于与会者抵达会场 6 优良的视频 音频效果必不可少 二 会场考察 三 预算经费开支 会议经费包括场地租赁 设备租金 资料 食宿 交通 娱乐活动 其他经费等项目开支 四 布置会场 一 会场布置类型 二 会场布置中座位的编排 三 环境控制 一 会场布置类型 礼堂式 剧院式 教室式 课堂式 弦月式 研讨式 方形中空式 口字形 马蹄形或 U 形宴会式鸡尾酒式T形E形多U形 二 会场布置中座位的编排 环绕式散座式圆桌式方桌式主席台式主持人 主人和主宾安排在一起就坐主席台必须排座次 放座次牌 三 环境控制 表11 5会议准备事项表 本节任务训练 设计新员工入职欢迎会的会前准备工作内容 由小组合作完成要求记录所有讨论的经过 第五节会议记录和会议纪要 一 会议记录二 会议纪要三 会议记录和会议纪要的安全保密 一 会议记录 一 记录人员 二 会议记录的准备 三 会议记录的基本要求 四 会议记录的内容 五 会议记录和会议文件的整理 一 记录人员 反应快写字快知识面广 能清楚专业术语 记忆力特别强组织 倾听 总结能力强 二 会议记录的准备 1 准备会议记录的用品和设备2 了解会议的细节3 了解会议的术语4 阅读会议议程和相关文件5 记录齐全议程开始前的基本信息 三 会议记录的基本要求 1 规范2 全面3 整洁 四 会议记录的内容 1 真实记录会议所执行的各项议程和内容2 准确 清楚 完整地记录会议结论 决定 决议及其他重要问题 五 会议记录和会议文件的整理 1 整理会议记录和会议文件的时间要求2 会议记录整理的标准和要求3 会议文件的整理 五 会议记录和会议文件的整理 1 整理会议记录和会议文件的时间要求 1 根据会议领导的要求确定时间 2 根据会议的具体情况确定时间 3 根据单位的规章制度确定时间 4 根据档案管理规定确定时间 5 除了上述四种情况之外的会议记录和会议文件的整理时间 应该在会议结束后一周内完成 五 会议记录和会议文件的整理 2 会议记录整理的标准和要求 1 会议记录格式的整理 2 会议记录文字整理 3 会议内容的整理 五 会议记录和会议文件的整理 3 会议文件的整理 1 会议准备阶段形成的文件 2 会议举行过程中形成的文件 3 会后形成的文件 二 会议纪要 一 会议纪要的特征 二 会议纪要的标题 三 会议纪要的开头 四 正文部分的写作的要领与方法 五 结尾部分 六 会议纪要的印发 二 会议纪要 一 会议纪要的特征1 纪实性 2 概括性 3 条理性 二 会议纪要的标题 1 会议名称加纪要如 钢铁集团工会工作会议纪要2 把会议的主要内容在标题里揭示出来 类似文件标题式的 如 关于加强质量管理工作座谈会纪要 三 会议纪要的开头 1 会议召开的形势和背景 2 会议的指导思想和目的要求 3 会议的名称 时间 地点 参会人员 主持者 4 会议的主要议题 5 对会议的评价 四 正文部分的写作的要领与方法 1 要从会议的客观实际和具体内容出发 抓中心 抓要点 2 概括写作要如实反映情况 1 必须概括会议的共同决定 反映会议的全貌 2 凡没有形成一致意见的问题 则需要分别论述并写明分歧之所在 3 眉目清楚 常用 会议认为 会议指出 会议强调 与会人员一致表示 等词语 做为段落的开头语 4 引用性文字 必须忠实于发言原意 不能篡改5 决议事项 1 小型会议 侧重于综合会议发言和讨论情况 并要列出决议的事项 2 大型会议内容较多 正文可以分几部分来写 3 常见的有三种 概括叙述式 分列标题式 发言记录式 6 会议纪要必须确保会议纪要的使用者能够正确理解会议的宗旨和意图 正确的执行会议的结论 决定 决议 以推动会议要求事项的顺利进行 五 结尾部分 提出号召和希望 根据会议的内容和纪要的要求 以会议名义向本地区或本系统发出号召 要求认真贯彻执行会议精神 突出强调贯彻落实会议精神的关键问题 对会议做出简要评价 提出希望和要求 六 会议纪要的印发 会议纪要是文书1 会议纪要是以领导人签发为生效标识 2 会议纪要的印发范围 是由单位领导确定的 3 会议纪要可以多向行文 三 会议记录和会议纪要的安全保密 一 会议记录的保密 二 会议纪要的保密 三 会议记录和会议纪要的安全保密 一 会议记录的保密1 不对会议之外的任何人透漏会议内容 2 会议记录本 要专人专柜保管 会议记录本必须保管在专用 加锁的文件柜或办公桌抽屉里 记录本不使用时 存放记录本的文件柜或办公桌抽屉必须处于锁闭状态 存放会议记录本的文件柜或办公桌抽屉门锁的钥匙 专人保管 3 未经主管领导批准 不得给任何人翻阅会议记录本 4 会议记录 要按机密档案管理的要求及时送入档案室保管 5 重要例会 如党委会议 董事会议 经理办公会议等应设置专职记录员 三 会议记录和会议纪要的安全保密 二 会议纪要的保密1 正确把握会议纪要写作的保密尺度 2 对参与印发会议纪要人员进行保密教育 宣布保密纪律 明确提出防泄密的要求 3 严格控制发放范围 4 严格履行领取文件的手续 5 加强对使用纪要单位和人员的保密教育 检查和管理 确保会议纪要涉密事项不外传 不泄漏 6 如发生会议纪要丢失 被盗或泄密事件 应立即报告领导 采取措施 及时追查 设法补救 本节任务训练 以 关于办公室安全隐患的防范方法 为主题开会 并做会议记录 制成会议纪要 第六节如何对待会议中的意外情况 一 针对意外的与会者的对策二 主持人的守则与责任三 参会者的守则与责任四 面对冲突时人们的反应 第六节如何对待会议中的意外情况 阅读 案例11 3 分组进行角色扮演 蝉 鲨鱼 兔子 驴 螃蟹 分析案例中的人物 对比会议经验 学习当主持人 控制会议中的各种情况 一 针对意外的与会者的对策 表11 6五种类型的意外处理办法 二 主持人的守则与责任 一 营造和谐气氛 二 按照议程进行 三 正确总结讨论内容 四 引导发言者解释令人困惑的发言 五 帮助与会者理清不暇思索的想法 六 尊重别人 避免会中已经一边倒的情况 七 减少与议题无关的争辩和讨论 八 保持中立态度 三 参会者的守则与责任 一 参会者守则1 认真准备2 中全情投入贡献自己的创意与意见3 以解决问题为己任4 开发心态 摒除部门之见5 尽可能多地获取信息6 耐心聆听 尊重他人意见7 勇于发言 不搞人身攻击8 不隐恶扬善 言之有物9 避免不当的肢体语言10 会后总结 二 参会者的责任 四 面对冲突时人们的反应 一 暴力型 二 迁就型 三 回避型 四 协作型 五 妥协型 本节任务训练 写一篇600字的短文 说明面对会议中的冲突作为主持人你是如何处理的 实践课堂 一 任务模块你受雇于一家大型制造公司 米尼公司 组织一个大型会议 一 会议目的1 决策性会议 2 交流性会议 二 参会人员范围 1 单位内部 2 单位外部 二 目的和要求 目的 培训和检验完成会议记录和撰写会议纪要的职业能力 要求 掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领 1 根据会议要求充分准备进行会议记录的用品和必要的设备 2 阅读会议议程和相关文件 力求对会议内容和有关术语有一定了解 3 按照规范的会议记录格式和会议的要求记录齐全议程开始前的基本信息 4 根据会议要求 真实记录会议所执行的各项议程和内容 5 准确 清楚 完整地记录会议结论 决定 决议及其他重要问题 6 在会议结束后认真查看记录和签字 并及时请会议主持人审阅签名 7 按照会议要求在规定的时间内整理会议记录及其他会议文件 并归档备存 8 按照会议要求和会议纪要格式在规定的时间内编制会议纪要 9 对会议提出的要点和要求准确地表述在会议纪要中 以便于指导和推进会议决定的事项 10 在会议记要经过