浅议文献扫描的风险.doc

2010级档案学 陈燕玲、王英英、胡欢、胡志珊浅议文献扫描风险随着科学技术的发展，文献扫描技术也得到了前所未有的发展，这些都无疑为档案事业的发展创造了良好的条件。然而，每个事物必有利有弊，扫描技术在发展的同时必然也给我们带来了不可避免的弊端。那么，文献在扫描的过程中究竟有哪些问题，以及我们在文献扫描领域的发展中哪些需要我们深层次的了解？接下来，就让我们走进文献扫描，去寻找降低风险的最佳途径。首先，我想大家应该先了解一下究竟什么是扫描？它的过程是什么？从最根本的实践应用过程出发，才能更深刻的去了解扫描，降低扫描风险。从扫描的程序出发，接下来我们大致的把扫描风险分为三部分：扫描前期准备；扫描中的程序；最后是扫描的后续维护。扫描风险：扫描前期准备：l 如果工作量过大,必然会导致“赶工”现象,使扫描质量下降,同时还会影响和干扰正常的办公秩序;如果工作量制定过小,扫描速度赶不上档案移交进馆的速度,将会导致档案的积压,而且也会使这些档案无法得到及时、有效的利用。l 由于拆好的档案大量的堆积而造成档案混杂或丢失。刀具划伤档案以及其他因素对档案产生的损伤。扫描过程：l 由于档案所处环境的改变以及扫描仪灯管强光的辐照和高速扫描仪所带来的机械磨损,都会对档案产生一定程度上的破坏。l 档案从库房中取出后温湿度变化过大而导致破坏。l 扫描工作间内的安全管理,防水、防火、防盗、防丢失等。l 扫描工作中工作细节的控制,不在扫描工作台上喝水、吸烟。l 由于工作疏漏，导致档案的缺失与遗漏，带有密级或不宜公开的档案信息有被散播风险。档案数据信息比实体更容易造成泄密与传播,一张光盘或者一个U盘就可以将机器中所有的数据拷贝走,其所带来的危害也就更为严重。发生档案实体的丢失与损毁现象。l 扫描数据与实体相比较更容易丢失,一个不经意的误操作,就可能导致全部数据的丢失。扫描后维护：l 缺页以及页序不对、 档案丢失以及缝制错误等情况的发生。l 档案进行消毒、杀虫,以防带入扫描过程中接触到的尘埃、霉菌以及害虫,而对库房中其他档案造成感染和破坏。l 漏扫或重扫现象给数据带来的不完整或不规范。l 由于老化而产生的字迹消褪以及纸张发脆现象，缝制十分困难极易摧毁档案原件。文献扫描的可取性：l 可在文档中组织美术品和图片 l 将印刷好的文本扫描输入到文字处理软件中，免去重新打字之麻烦 l 对印制版、面板标牌样品（该板即使无磁盘文件，又无菲林软片）扫描录入到计算机中，可对该板进行布线图的设计和复制，解决了抄板问题，提高抄板效率。 l 可实现印制板草图的自动录入、编辑、实现汉字面板和复杂图标的自动录入。 l 在多媒体产品中添加图像。 l 在文献中集成视觉信息使之更有效地交换和通讯。档案文献管理部门如何做好扫描工作：l 做好扫描工作的统筹规划：即扫描工作与有关工作之间的统筹规划,主要分为三个方面的内容。一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工。二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。三是规划好要进行扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描,利用需求大的档案优先进行扫描。l 加强扫描工作硬件设施：扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作的物质基础,良好的配置可以提升扫描工作的效率。应该根据工作的实际需求,合理配置,提升设备的性价比。其次是软件的可操作性与方便性。再次就是设备的配置要考虑到发展的因素,确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性,避免设备因不能满足发展的需求而过早的更新换代。l 规范扫描程序流程及标准：对与扫描工作有关的各个环节操作方法的统一,以便于扫描人员在具体操作时能够有据可依,以防无效劳动的产生,造成人力、物力资源的浪费。一是扫描工作中各个环节都要责任明确, 二是规范扫描工作的操作流程,确保各个环节工作之间的有效衔接，三是扫描数据质量标准的统一。l 确保档案实体以及数据的安全：在扫描过程中,由于档案所处环境的改变以及扫描仪灯管强光的辐照和高速扫描仪所带来的机械磨损,都会对档案产生一定程度上的破坏。l 使用完毕档案的清点移交：档案扫描工作结束以后,要对先前为适应高速扫描仪而拆开的档案进行重新缝制,恢复其原有的整理状态。在一定量的档案缝制完毕以后,要对其进行数量上的清点,做最后一次检查,确保档案的完整性。l 数据的维护与备份：确保数据信息的完整性以及对数据质量的控制。一是做好对扫描数据完整性的审查。二是做好数据信息的质量控制。由于扫描数据是以比特流的形式存放在计算机中的,如果计算机系统瘫痪,就极易造成扫描数据的丢失和不可读,因此根据“不要把鸡蛋放在一个篮子里”的安全原则,除了在服务器中的数据以外,还应该通过其他方式做好扫描数据的备份工作. 综上可知，事物的发展与存在都具有两面性，文献扫描也不例外。要