招标部外出考察规范.doc

蓝海酒店集团采供管理中心外出考察规范 一、目的为规范考察工作，控制考察成本，提高考察质量，特制定本规范。二、职责（一）集团总裁负责外出考察的审批。（二）集团采供管理中心总经理负责外出考察的审核和督导工作。（三）集团采供管理中心考察人员负责外出考察的计划、安排、实施及考察报告的编写。三、考察准备（一）考察计划的列制1.采供管理中心招标部根据新项目招标计划和需求，对需要进行招标的物品进行列制和汇总，根据考察时间和事项，综合市场情况和路线等因素，列出详细的新项目物品考察计划表。2.集团或实体的临时性考察，需要首先做好市场分析及考察时间、对象、路线等信息后，列出考察请示。3.对于新项目大型设备、新品种、新型材料、新研发设备及金额较大的物品采购，根据使用部门提出的要求采供管理中心列制考察计划。（二）考察前准备1.考察前人员安排：根据具体考察项目，组织专业技术人员参加考察。2.考察前资料的准备：列制考察计划表，提前通过网络等渠道了解计划考察单位的情况，并根据考察需要，携带相应资料、工具等3.考察前费用的准备：根据集团差旅费标准列出考察费用预算，并分项目说明每一项费用组成，例如：路费=人数*火车/汽车/飞机票4.考察前路程的准备：通过网络或其他咨询方式，列出最佳考察线路和车程。5.考察前时间的准备：考察前列出考察行到表，并明确每一天的行程和工作内容，原则上工作时间不能少于8个小时，力争用最少的时间完成考察任务。（三）考察申报、审批流程1.新项目物品考察计划表和临时性考察请示以OA的形式上报，上报请示中要写明，考察名称、时间、人员、路线、费用、客户信息等。2.经集团副总裁审批后，由采供管理中心总经理依据方案安排好外出考察工作，考察前到财务申请考察费用。四、考察（一）了解开展的考察项目的信息，进行行业环境调查，掌握市场分布状况信息，有效的在路程和时间采购上进行优化。（二）对这一物品的市场进行调查。了解物品的性能、特点等参数，掌握物品的种类、区别方法，并进行整理成文。（三）了解这些供货单位的基本状况，如销售管理模式，联系电话、办公地址，某项业务负责人具体情况和授权范围等。（四）如果考察过程中紧急事件或突发情况，要在第一时间通过电话向上级领导汇报，得到指令或批示后，方可开展下一步工作。（五）在考察期间，考察人员每天必须要向直接上级汇报当天考察工作开展情况，以及第二天的工作计划和安排。五、考察评估（一）考察完成后要形成考察报告，提出具有操作性的意见及方式，并向上级领导进行汇报。（考察报告格式见附表）1.考察报告拟写人考察结束后，由考察人负责编写考察报告，所有参加考察的人员为考察报告的审核人并签字认可。2.考察报告形成时间（1）考察时间五天以内（含五天）的，考察人返回后2天之内拟写完成，部门负责人审核完成后，当日内报采供管理中心总经理审阅。（2）考察时间五天以上的，考察人返回后3天之内拟写完成，部门负责人审核完成后，当日内报采供管理中心总经理审阅。3.考察报告的汇报（1）根据考察项目的情况进行分类汇报，单一项目或临时性考察需向集团分管总裁汇报；金额在壹佰万以上项目、新型项目或设备的考察需向集团总裁汇报。（2）集团统一组织的项目类全面考察需在最后考察项目完成后，形成考察情况汇报书上会讨论。（二）考察报告要求及存档1.考察报告需涵盖考察目的、考察时间、考察人、考察具体情况等，具体情况要明确、详实，要有具体数据及拍摄照片，能通过考察报告了解具体情况。2.招标类考察报告文件统一由招标部资料管理员进行存档，考察文件经审阅后，考察人将定稿报告文件通过OA邮件发送于招标部资料管理员；对于书面签批的考察文件，审阅后，考察人将报告文件原件于招标部资料管理员。六、处罚措施（一）对于考察报告未按时形成的、报告内容不全面、文件格式不符合集团规定的，给予责任人一级过失处理，部门负责人负连带责任。（二）对于考察不彻底、不全面，导致报告文件存在数据错误，为集团造成损失的，视情况给予责任人二级至四级过失处理，部门负责人负连带责任。（三）对于考察过程中出现吃拿卡要等违反集团采购管理规定行为的，将视情节严重程度，给予辞退或送执法部门处理。 附件：考察报告范本格式 集团采供管理中心 二一一年五月二十日附件：考察报告范本格式蓝海酒店集团关于xx的考察报告一、考察情况根据采供管理中心对*项目招标计划，于*月*日-*月*日对*地区市场进行了考察。根据对各这家单位的情况了解，进行了汇总分析，具体情况如下： 二、考察内容项目名称联系方式详情备注附详情客户考察信息档案表公司名称信息档案考察信息备注*厂家直营店经销商（等级）营业执照法人代表税务登记证公司规模年生产情况年销售情况相关业绩合同三、集团现使用情况分析序号内容实体1实体2实体31名称2数量3使用情况 四、考察物品的生产工艺名称规