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四级秘书笔记讲义：会议筹备会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排 会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式 日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面 在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间 会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式 议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。 会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理 考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望 清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施 对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解交通停车设施 中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便 座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排 会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置 常见排法有：横排法竖排法左右排列法 传递方式：当面告知电话传真书面形式电子邮件 分发过程：准备登记附清退目录装封发出 方法：提前发出签到时发出会中发出现场发出 发布程序：收集筛选加工审核发布 餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制 嘉宾类型：上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人 邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则 接站人员应在20分钟抵达接站地点 会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备 空调应在两小时前开机预热 会议通用礼仪：文书参会服务迎送礼仪 大部分试听设备操作温度在0-40度 剔除的方法：（1）看来源（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍 标题一般反映信息内容与价值 信息分类要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性 分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法 分类的依据是信息的特征 归类原则是依信息的不同来源内容时间性质作用进行组织 信息校核原则依信息进一步校核，分析可靠性准确性认定真实性 校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法 核对法依据最权威资料进行对照分析 逻辑法对信息中表达事实和叙述方法进行分析 数理统计法对信息中的数据定性分析 判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理 信息传递方向：内向传递外向传递 内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物 外向传递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明 信息传递要素：（1）信源（2）信道（3）信宿 信源分原生源和再生源，信宿即信息终点信息的接受者 信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时不便交换看法 备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少沟通慢不便于交换看法 报告针对特定利用者 通知是使用最广泛，频率最高具有很强的时间性 内部刊物介绍公司动态，业务进展沟通上下联系员工桥梁 信息传递方法：（1）语言传递（2）文字传递（3）电讯传递（4）可视化辅助物传递 文本是大多数信息的传递形式，表格针对特定标准信息进行展示。 语言传递简洁直接快速及时受场地限制小但获取信息零乱较难存储 图表分柱状图用于统计数字比较饼状图多用于展示信息折线图用于比较性及趋势信息 信息存储载体：纸质载体磁性载体 纸质载体使用最多方便阅读记载标准化 磁性载体：（1）软盘（2）硬盘最为常用（3）磁带（4）磁盘（5）缩微品 存储系统：（1）集中管理系统（2）分散管理系统（3）计算机辅助管理系统 集中管理系统具有便于实现科学化现代化具有整体性的特点 存储程序：（1）登记（2）编码（3）排列（4）保存（5）保管 信息编码由字母和数字组成基本编码 编码分为：（1）顺序编码法（2）分组编码法采用十进位阿拉伯数字 排列方法：（1）时间排列（2）来源排列（3）内容排列（4）字顺排列 保存方法：（1）手工（2）计算机（3）电子化（4）缩微品 档案分类是按来源时间内容形式等方面的异同，将归档文件划分为若干类别，构成有机体系的工作 分类方法：（1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法 分类要求：正确判定所属年度和所属机构 文件未注明日期，判定文件的准确时间和接近时间 分析文档形成单位的情况：（1）单位大小（2）稳定状况（3）界限清晰程度 年度分类法使用最广 问题分类法适用与界限不清，档案较少的单位 档案检索工作对信息进行加工存储，对信息进行查检存储，是开放档案信息资源的必要条件 类型：（1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南 档案保管期限：（1）长期16-50年（2）短期15年以下（3）永久 保管期限从文件产生形成后的第二年算起 分析档案价值：（1）分析来源（2）分析内容（3）形式特征（4）技术因素（5）功能因素 分析档案的重要性独特性时效性价值由内容体现出来 纸质档案温度14度-20度相对湿度50%65%变化在正负2度湿度正负5度 档案日常管理：（1）建立制度（2）调节温度（3）流动保护（4）安全检查（5）库房卫生四级秘书笔记讲义：会中服务传递方式和内容应该综合考虑对象效果时效费用 如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。（2）迅速绘制座位图（3）提前参阅其他会议记录 会议记录要求：（1）快速是基本要求(2)纪实性是重要特征具体为真实准确突出重点 会议简报分为报头报尾报核，标题要求：简明醒目准确生动形式灵活 简报要求：（1）真实准确是其生命（2）短小精悍是其力量所在（3）快是质量的体现（4）生动活泼 信息分类：按作用分为：（1）与会者信息（2）指导宣传信息（3）议题性信息（4）主题内容信息（5）记录结果性信息（6）程序性信息（7）交流性信息（8）参考性信息（9）管理性信息 按会议信息保密性划分：（1）保密性信息（2）内部性信息（3）公开性信息 按传递方式划分：（1）讲话信息（2）会议书面信息（3）会议声像信息 收集信息要求：齐全及时准确有效 确定会议信息搜集方法：（1）召集开会（2）提供书面材料（3）个别约见（4）会议结束后及时搜集（5）个别催退（6）按清退目录搜集（7）限时交退 信息反馈方式：口头书面会议反馈 会议值班内容：电话记录接待记录值班日志 会议值班意义：（1）起着沟通内外，协调上下的作用（2）保证重大事项指令精神的及时传达（3）保证会议顺利进行（4）代表了会议工作质量（5）直接影响了会议主办方的工作效率 值班工作制度：（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）交接班制度四级秘书笔记讲义：会议善后需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件 立卷归档的意义：（1）是文件转为档案的重要步骤和基础（2）保持了历史联系，便于查找利用（3）保持了历史联系，反映了客观进程（4）保护了文件的完整安全，便于保管利用 （5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础 不需要立卷归档的文件：重份文件事务性临时性无查考价值的文件草稿修改稿 会议主要文件如领导讲话结论决议报告单独立卷，大会发言按日期立卷书面发言按单位地区立卷通知来往文书按时间立卷 大会文件按重要程度和时间排列 整理录音的技巧：（1）删除（2）增加（3）修改（4）送审 清理方法：收销带存 会议文件保管分为长期短期永久三种 会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质 注意：正确区分保管期限办理好移交手续 会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件 会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括提炼归纳（3）条理清楚一目了然 会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导 会议经费决算：（1）会议拟定开支预算（2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算决算（5）遵循勤俭节约原则 催办要求：准确及时到位不可拖延断章取义搞本位主义 业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责综合信不过交叉性工作交由秘书部门联合会议决议由牵头部门负责领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位 催办方式：（1）发文催办（2）电话催办（3）派员催办 电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短 派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力 对于难办事项可以采用会议催办 传达落实要求：（1）迅速果断保证质量（2）忠于决策不打折扣（3）解放思想有创造性落实 浏览景观一般分为人文景观和自然景观 娱乐活动分为观看项目和参与项目 制定方案时注意：（1）安排好人员（2）参观地点检查（3）提前预定好门票（4）人数过多时，可外包旅行社 在制定接待计划考虑客人的信仰忌讳身份性别年龄是否带有家属 预定餐厅时注意：事项确定好时间地点宴请人员桌次座次菜单 选择宾馆时考虑（1）交通便利与否（2）档次是否合适（3）环境是否优雅 正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由规模确定地点大小 撰拟出国申请内容：（1）路线（2）时间（3）地点（4）交通工具（5）具体事项（6）备注 办理护照的相关证件：（1）任务批件（2）政审批件（3）邀请书（4）2寸免冠照 申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆 商务旅行制订程序：（1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证护照黄皮书出境登记卡的手续（5）订购机票 准备工作：（1）审查最佳旅程表（2）兑换外币（3）准备随身用品（4）准备文件相关证件 （5）做好旅行安排（6）注意时差（7）搜集资料 办公室布置要求：（1）优先采用光线通风监督沟通占优的办公室（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近背对背放置档案柜（6）设置休息区 光线应来自桌子左上方和斜后上方 办公室布置三原则：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督 协调要求：（1）连续性（2）协同性（3）有序和谐 内部监督特点：（1）是种日常监督（2）具有双向多维监督特点（3）是一种内部力量的约束 办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳防止逆流交叉 布置程序：（1）对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。（2）记载各部门人员及其工作（3）选配相应家具桌椅并予以记载（4）绘制布置图（5）对设备安放提出合理建议 信息保密工作：（1）口头信息（2）书面信息（3）电子信息 保密信息内容：（1）人事信息（2）财务信息（3）产品信息（4）客户信息 印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理 印章种类：（1）单位印章（2）单位印章（3）秘书公章 单位印章是对外行使权利的标志 印章作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用 印章使用要求：（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损 印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡 用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致 印章取回销毁都应该有两人参与 上司交办事项：（1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服务工作 公务接洽制度（1）岗位责任制度（2）登记记录制度（3）转告传达（4）交接班制度（5）保密制度 汇报技巧：（1）问明情况及时报告（2）作好记录避免失误 值班日志以天为单，它有利与下一班人员；了解情况保持工作的联系性有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料 电话是值班工作中使用最频繁的工具 快汇汇票由秘书认购 零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费邮资茶点费停车费和少量办公用品费 文书形成程序：草拟审核签发复核缮印用印登记分发 上司临时交办事项特点：（1）广泛性（2）临时性基本特点（3）具体性（4）紧迫性 办理原则：（1）积极主动千方百计这是应有态度（2）符合政策，灵活变通（3）有着落有回音 要点记录法用于电话来访会议记录 详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议反应问题建议调查领导指示 用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类重而不急的，最后做C类，不重不急的 上司日志内容：（1）上司接待信息（2）上司会议信息（3）上司个人安排（4）上司私人信息 秘书日志内容：（1）上司所需秘书协助事宜（2）上司交办自己的工作（3）自己应作活动 注意事项：（1）确保保密，只给上司授权的人查阅（2）保持一致准确，每天检查更新（3）熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间（4）熟悉上司用餐和休息时间 在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。 检验办事效率原则：（1）工作质量（2）工作速度（3）产生影响 复命三注意（1）不失真（2）不吹嘘（3）不邀利 库存卡作用：（1）保证资金不被占用(2)保证空间充足（3）监督物品使用（4）防止损失 （5）正确估计 库存概念（1）最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量（2）最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施（3）重新订购线，即再订货标准 订购数量以剩余库存量为基础 保管措施（1）房间柜子上锁（2）各类物品贴好标签（3）新物品置于旧物品之下（4）体积大分量重的物品放置最下（5）小物品常用物放在较大物品前面（6）注意通风有良好照明 选择供应商时考虑：（1）价格费用(2)质量交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性四级秘书笔记讲义：文书拟写简报的特点：简快新实 简报的类型：（1）会议简报（2）动态简报（3）工作简报 简报结构：报头+报核+报核 简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字 意向书的特点：协商性灵活性简略性 结构：标题+正文+尾部 订货单特点：协约性严肃性 结构：标题+正文+尾部 商品说明书：真实性科学性条理性通俗性 设计注意：（1）如实介绍真实可信（2）抓住特征突出个性（3）语言简洁通俗明了 （4）设计新颖美观大方 报告特点：汇报性陈述性 报告与请示的区别：（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复 （2）行文时限不同，请示必须事前。（3）请示必须一文一事，且请批对应（4）请示需逐级请示，语气温和谦恭 会议纪录特点：真实性资料性 商务接待 接待规格：高规格低规格对等 高规格接待最能体现友好对等接待最常用低规格接待适用基层 接待计划内容：接待规格日程安排经费预算工作人员 经费预算由接待规格人员数量活动内容确定 接待计划的制订由接待规格制约 接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通 制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。 影响接待规格的因素：（1）双方关系（2）突然变化（3）上次接待标准 座次高低由司机身份决定 司机如是专职司机，上座为后排右座 话别时间在半小时内为宜 接待计划主要项目：（1）陪同人员（2）食宿安排（3）接待日程（4）经费预算 制订计划注意：（1）执行规章制度（2）适应来宾生活习惯（3）做好保密工作 沟通工作特点：（1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性 沟通类型：（1）人与人沟通（2）人与自我沟通（3）人与机器沟通（4）组织之间沟通 秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通 网络沟通优势：（1）降低成本提高效率（2）平等即时性强（3）有安全感 制约性：（1）语言存在歧义（2）横向沟通扩展张纵向沟通弱化 尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键 沟通目标：（1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境 与客户沟通原则：（1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户 横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议面谈 备忘录报告 横向沟通的障碍（1）沟通技术存在障碍（2）心理活动障碍（3）不善倾听，草率评判（4）表达理解存在歧义 上行沟通策略：建立信任走动管理维护领导内部统一 下行沟通形式：政策报告信函备忘录谈话会议传真 上行沟通形式：建立系统申诉请求员工座谈会 上行沟通作用：（1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛围（4）缓解工作压力 下行沟通策略：（1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启用反馈（6）多介质组合 多介质组合是最简单最主要的方法 沟通重点：（1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体 危机认定：（1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4）间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多 对策：（1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与调查四级秘书笔记讲义：信息与档案信息的特征：客观性时效性可塑性共享性依附性传递性（通过一定媒介才可传播） 开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生） 信息种类：（1）按信息源划分自然信息和社会信息 （2）按信息表现形式划分语言文字表象计算机缩微品信息 （3）按信息内容设计领域划分政治经济信息 （4）按信息稳定程度分为静态（资源统计）信息和动态（市场）信息 （5）按来源分为横向纵向信息 （6）按工作作用划分额为预测动态反馈信息 信息搜集要求：价值性时效性层次性针对性全面性 信息收集方法：（1）观察法（2）阅读法（3）询问法（4）问卷法（5）网络法（6）交换法 （7）购置法 观察法简单灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少适宜对人物环境事物实际状况的了解 阅读法信息量大涉及面广适用性强但有失真的可能 询问法灵活实用，信息价值大但费时费力规模小 问卷法客观，便于定量分析省时省力效率高但质量难以保证 网络法不受时间地域限制，可获取广泛迅速时效性强的信息 交换法及时适用针对性强省时 购置法可获取系统化专业化的信息来源广但费用高费时费力 信息形态：（1）文字形态（2）声像形态（3）记忆形态 秘书要经常查阅利用信息 筛选方法：（1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明 筛选要求：（1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性动向性突发性（4）能预见未来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时虚假重复缺少实际内容的信息四级秘书笔记讲义：文书基础公文用纸为A4型纸尺寸210x297 公文眉首部分内容：（1）公文分数序号（2）秘密等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关（6）签发人（7）红色反线 联合行文时只标识主办机关发文字号 主体包括：（1）公文标题（2）主送机关（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注 上行文（请示报告）特指性下行文（批复通知）平行文（函）主送一个机关 普发性下行文（决定通知通告意见）写多个主送机关周知性下行文（公告通告）不写主送机关 成文日期原则：（1）办公室主任签发以签发日期为准（2）联合行文时，以最后一个机关签字日期为准（3）经会议通过讨论的，以通过日期为准（4）须经上级机关批准的，以批准日期为准印章是公文生效的标识，印章中心线压在成文日期上 两机关联合行文时，主办机关印章在前。每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期 版记：（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期（5）反线 文件的主题词标引不得超过5个标引应坚持谁办文谁标引的原则 材料运用环节：占有鉴别选择使用 占有材料途径：（1）亲身经历所获（2）调查阅读所获 占有材料原则：（1）围绕主题（2）选择典型（3）真实准确（4）新颖生动 材料使用环节：（1）恰当安排顺序（2）确定详略 确立主题依据：（1）写作目的（2）材料本身 主题要求：（1）正确（2）深刻（3）新颖（4）集中 开头方式：（1）概述式（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式 段落排列：（1）提行式（2）条款式（3）篇段合一式 照应：（1）首尾照应（2）文题照应（3）行文前后照应 结构要求：严谨自然完整统一 语言要求：准确简洁平实 叙述六要素：时间地点人物事件原因结束 叙述人称：第一人称第三人称 叙述方式：顺叙倒叙 论证方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法 说明方法：（1）定义表述（2）分类比较（3）数字图表四级秘书笔记讲义：办公自动化计算机分硬件和软件系统 1KB=1024B1MB=1024KB1GB=1024MB 系统软件:(1)DOS(2)UNIX(3)NETWARE(4)NT 开机顺序：（1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源关机相反 热启动方法：（1）CTRL+ALT+DEL(2)按RESET 计算机病毒特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性 计算机网络由通信子网和资源子网组成 计算网络分局域网和广域网 TCP/IP是网络标准协议 因特网主要功能：（1）信息查询（2）通信服务(3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物 数码相机核心部件是CCD，它相当于胶卷关系到相片的分辨率 数码相机与传统相机的区别：（1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同 （4）输入输出的方式不同 分辨率是数码相机最重要的指标之一。图像色彩好坏取决于镜头相机存储格式多为JPEG 一般相机色彩位数16BIT和24BIT专业多为24BIT和36BIT 在拍摄时注意：（1）相机不适宜拍摄自然风光（2）不要靠近被摄体（3）取景要准确（4）逆光时注意补光 相机维护：（1）及时清晰机身与镜头（2）防热放寒（3）防水防沙防雾（4）防碰防湿 扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色按扫描方式分为手持式平台式滚筒式 平台式最为常用，分辨率多为600X1200DPI扫描文稿多在300DPI 扫描仪性能：（1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型 扫描仪安装：（1）硬件安装（2）安装驱动（3）安装扫描软件OCR（4）扫描图像（5）扫描文字注