项目十五 Excel页面设置与打印输出.ppt

Office2010办公应用案例教程 页面与打印区域设置 分页预览与分页符调整 任务一 任务二 项目十五Excel页面设置与打印输出 打印工作表 任务三 一 设置纸张大小 方向和页边距 二 设置页眉或页脚 任务一页面与打印区域设置 三 设置打印区域和打印标题 打印工作表前通常还需要设置打印纸张大小 纸张方向和页边距 从而确定将工作表中的内容打印在什么规格的纸张上以及在纸张中的位置 此外 对于一些需要在每张打印纸上都标明的内容 如报表名称 公司名称和页码等 我们可通过设置页眉和页脚来实现 而通过为工作表设置打印区域 可以只打印工作表中需要打印的数据 避免资源的浪费 一 设置纸张大小 方向和页边距 在Excel中设置纸张大小 方向和页边距的方法与在Word中的设置是相同的 都是利用 页面布局 选项卡上 页面设置 组中的相关按钮进行设置 或单击 页面设置 组右下角的对话框启动器按钮 在打开的 页面设置 对话框中进行设置 在 页边距 选项卡中选择 水平 和 垂直 复选框 可使打印的表格在打印纸上水平和垂直居中 在设置打印方向时 若要打印的表格高度大于宽度 通常选择 纵向 宽度大于高度 通常选择 横向 二 设置页眉或页脚 页眉和页脚分别位于打印页的顶端和底端 通常用来打印表格名称 页号 作者名称或时间等 如果工作表有多页 为其设置页眉和页脚可方便用户查看 用户可为工作表添加系统预定义的页眉或页脚 也可以添加自定义的页眉或页脚 要为工作表设置页眉和页脚 自定义页脚 在相应编辑框中单击 单击相应按钮或输入文本 自定义页眉 在相应编辑框中单击 单击相应按钮或输入文本 三 设置打印区域和打印标题 默认情况下 Excel会自动选择有文字的最大行和列作为打印区域 如果只需要打印工作表的部分数据 可以为工作表设置打印区域 仅将需要的部分打印 此外 如果工作表有多页 正常情况下 只有第一页能打印出标题行或标题列 为方便查看后面的打印稿件 通常需要为工作表的每页都加上标题行或标题列 设置打印区域 选中单元格区域后单击 设置打印区域 项 此时所选区域四周出现虚线框 未被框选的部分不会被打印 单击 页面布局 选项卡上 页面设置 组中的 打印标题 按钮 打开 页面设置 对话框并显示 工作表 选项卡标签 在 顶端标题行 或 左侧标题列 编辑框中单击 然后在工作表中选中要作为标题的行或列 一 分页预览 二 调整分页符 任务二分页预览与分页符调整 如果需要打印的工作表内容不止一页 Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页打印 但是这种自动分页有时不是用户所需要的 因此 用户最好在打印前查看分页情况 并对分页符进行调整 或重新插入分页符 从而使分页打印符合要求 一 分页预览 单击 视图 选项卡上 工作簿视图 组中的 分页预览 按钮 或单击 状态栏 上的 分页预览 按钮 在弹出的提示对话框中单击 确定 按钮 可以将工作表从普通视图切换到分页预览视图 如果需要打印的工作表中的内容不止一页 Excel会自动插入分页符 将工作表分成多页 蓝色虚线为分页预览视图中的自动分页符 二 调整分页符 默认分页符的位置取决于纸张的大小和页边距设置等 我们也可在分页预览视图中改变默认分页符的位置 或插入 删除分页符 从而使表格的分页情况符合打印要求 拖动分页符到所需位置 插入水平分页符 单击垂直分页符右侧或水平分页符下方的单元格 或单击垂直分页符和水平分页符交叉处右下角的单元格 然后单击 分隔符 列表中的 删除分页符 项 可将手动插入的分页符删除 如果单击工作表的任意单元格 然后在 分隔符 列表中选择 插入分页符 项 Excel将同时插入水平分页符和垂直分页符 将1页分成4页 一 打印预览 二 打印工作表 任务三打印工作表 对工作表进行页面 打印区域及分页调整等设置后 便可以将其打印出来了 在打印前 我们还可对工作表进行打印预览 一 打印预览 单击 文件 选项卡 在展开的界面中单击 打印 项 可以在其右侧的窗格中查看打印前的实际打印效果 单击右侧窗格左下角的 上一页 按钮和 下一页 按钮 可查看前一页或下一页的预览效果 在这两个按钮之间的编辑框中输入页码数字 然后按 Enter 键 可快速查看该页的预览效果 二 打印工作表 确认工作表的内容和格式正确无误 以及各项设置都满意 就可以开始打印工作表了 在打印预览界面中间窗格的 份数 编辑框中输入要打印的份数 在 打印机 下拉列表中选择要使用的打印机 在 设置 下拉列表框中选择要打印的内容 在 页数 编辑框中输入打印范围 然后单击 打印 按钮进行打印 设置 下拉列表中各选项的