如何制作精美的PPT.ppt

PPT制作技巧专题培训 人力资源发展中心文剑2007年11月于中国东莞 人力资源发展中心 培训内容 我的经验之谈 PPT制作的七步曲关键还是在内容 PPT制作的七大组成因素表达方式很重要 PPT制作的七种致命武器从知到行 PPT制作的基本操作技巧释疑解惑 人力资源发展中心 PPT制作的七步曲 1 思路 做PPT最需要的就是思路 先勾画出基本的思路与内容 2 逻辑 逻辑是PPT的灵魂 没有构思好逻辑关系 宁愿先不要动笔 3 提纲 简单的划出逻辑结构图最好了 越细越好 4 资料 将适合标题表达的内容写出来或从其他地方拷贝进来 稍微修整一下文字 每页的内容做成带 项目编号 的要点 5 母版 选用合适的母版 根据你PPT的类型选用不同的色彩搭配 在母版视图中设置背景图 Logo 装饰图 颜色标题 文字的字体与大小等 6 设计 图 表 字的设计 动作的设计 画面内容与页面的美化包括调整颜色 阴影 立体 线条 美化表格 突出文字 插入装饰图 7 审核 修改错别字 设置页码 调整行距 颜色调和 内容与主题的一致性 标准等等 人力资源发展中心 我的PPT密技真言 PPT不是WORD文件的翻版 而是精华尽量用1种字体 最好不要超过3种 PPT的灵魂 逻辑 PPT的恶心 错别字等于苍蝇 3色原则 不要超过3种色系 文字解码 大化小 小化图 12字真言 能用图 不用表 能用表 不用字 人力资源发展中心 培训内容 我的经验之谈 PPT制作的七步成诗法关键还是在内容 PPT制作的七大组成因素表达方式很重要 PPT制作的七种致命武器从知到行 PPT制作的基本操作技巧释疑解惑 人力资源发展中心 PPT的7大组成因素 人力资源发展中心 人力资源发展中心 1 目标 人力资源发展中心 人力资源发展中心 2 逻辑 4 演示的时候 顺序播放 切忌幻灯片回翻 使听者混淆 人力资源发展中心 逻辑性 解决问题的基本方法 七步成诗 Step1 Step2 Step5 Step4 Step3 Step7 Step6 陈述问题 分解问题 树图 消除非关键问题 漏斗法 制定详细的工作计划 进行关键分析 综合结果并建立有结构的结论 整理一套有力度的文件或行动方案 验证成果 要决 决策人须知道什么才能决策 要决 假设 要决 如果我马上要交卷 可消除哪些 要决 效率 成品 责任 要决 80 20法则 假设和分析间的关系 要决 结论意味着什么必然行动 要决 清晰 有力 人力资源发展中心 人力资源发展中心 3 风格 人力资源发展中心 人力资源发展中心 布局的三个基本要素 网格 格式 页边距 人力资源发展中心 演示文稿布局要素之网格网格 Grids 可细致地计算段落或行间距 文字和图像的位置及间距等 通过设定网格可使页面具有一致性 演示文稿布局要素之格式格式 Format 是指幻灯片大小和方向 必要的幻灯片个数等最终成品的形态 演示文稿布局要素之页边距页边距 Margin 是指幻灯片中没有放置文本或图像的空白空间 人力资源发展中心 演示文稿布局要素之网格网格 Grids 可细致地计算段落或行间距 文字和图像的位置及间距等 通过设定网格可使页面具有一致性 演示文稿布局要素之格式格式 Format 是指幻灯片大小和方向 必要的幻灯片个数等最终成品的形态 演示文稿布局要素之页边距页边距 Margin 是指幻灯片中没有放置文本或图像的空白空间 人力资源发展中心 人力资源发展中心 没有页边距的幻灯片 设置了合适的页边距的幻灯片 人力资源发展中心 统一原则均衡原则结合原则强调原则移动原则 人力资源发展中心 演示文稿设计基础知识布局类型文本型幻灯片图解型幻灯片图表型幻灯片插图型幻灯片文字设计 人力资源发展中心 图表型 插图型 文本型 图解型 PPTDESIGN 人力资源发展中心 演示文稿设计基础知识布局类型文本型幻灯片图解型幻灯片图表型幻灯片插图型幻灯片文字设计 人力资源发展中心 演示文稿布局要素之网格网格 Grids 可细致地计算段落或行间距 文字和图像的位置及间距等 通过设定网格可使页面具有一致性 演示文稿布局要素之格式格式 Format 是指幻灯片大小和方向 必要的幻灯片个数等最终成品的形态 演示文稿布局要素之页边距页边距 Margin 是指幻灯片中没有放置文本或图像的空白空间 人力资源发展中心 人力资源发展中心 首先在一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容 整理原稿内容时 不需要显示过多的内容 而只需要显示一个主题或者可以得到结论的论据 并且在整理原稿阶段最好确定把幻灯片制作为项目型还是表格型 在整理好的原稿内容中区分大小项目并提取关键词 项目级别的标题最好采用简短的定义 而小项目的文章内容最好不要超过20个字 如果采用的是表格型幻灯片 则可以以核心内容为中心制作表格 由于没有使用图形和图表 因此需要通过突出标题或关键词的方式强调要表现的核心内容 文本型幻灯片中最好不要使用3种以上的文字大小和种类 人力资源发展中心 整理原稿在一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容 只需要显示一个主题或者可以得到结论的论据 确定把幻灯片制作为项目型还是表格型 提取核心内容在整理好的原稿内容中区分大小项目并提取关键词作为项目标题 小项目内容最好不要超过20个字 如果采用的是表格型幻灯片 则可以以核心内容为中心制作表格 设计需要通过突出标题或关键词的方式强调要表现的核心内容 文本型幻灯片中最好不要使用3种以上的文字大小和种类 人力资源发展中心 人力资源发展中心 整理原稿在一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容 只需要显示一个主题或者可以得到结论的论据 确定把幻灯片制作为项目型还是表格型 提取核心内容在整理好的原稿内容中区分大小项目并提取关键词作为项目标题 小项目内容最好不要超过20个字 如果采用的是表格型幻灯片 则可以以核心内容为中心制作表格 设计需要通过突出标题或关键词的方式强调要表现的核心内容 文本型幻灯片中最好不要使用3种以上的文字大小和种类 人力资源发展中心 演示文稿设计基础知识布局类型文本型幻灯片图解型幻灯片图表型幻灯片插图型幻灯片文字设计 人力资源发展中心 设计图解型幻灯片时需要随时确认以下各项内容 图解型幻灯片设计要点 人力资源发展中心 容易修改 容易记忆 进行图像化 结构合逻辑 内容易理解 使用图形表现内容的幻灯片 人力资源发展中心 首先在第一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容 整理原稿内容时 不需要显示过多的内容 而是只需显示一个主题或者可以得到结论的论据 在第一次整理的原稿中提取核心内容并以图解形式表现 提取时不需要的助词和修饰语可以去掉 只提取希望传达给观众的核心词语 最后 根据前面提取的核心内容选择合适的图解类型并进行设计 根据核心内容的不同需要采用不同的图解类型 因此需要比较多种图解类型后 最后选择最优的图解类型 人力资源发展中心 整理原稿在第一页幻灯片中整理出需要显示的原稿内容 只需显示一个主题或者可以得到结论的论据 提取核心内容在第一次整理的原稿中提取核心内容 去掉不需要的助词和修饰语 只提取核心词语 应用图解类型进行设计根据提取的核心内容选择合适的图解类型并进行设计 比较多种图解类型后 最后选择最优的图解类型 人力资源发展中心 第一阶段 整理需要显示的原稿内容 只需显示主题或者可得到结论的论据 第二阶段 提取原稿中的核心内容 并以图解形式表现 第三阶段 根据核心内容选择适合的图解类型并设计 人力资源发展中心 演示文稿设计基础知识布局类型文本型幻灯片图解型幻灯片图表型幻灯片插图型幻灯片文字设计 人力资源发展中心 演示文稿设计基础知识布局类型文本型幻灯片图解型幻灯片图表型幻灯片插图型幻灯片文字设计 人力资源发展中心 演示文稿设计基础知识布局类型文本型幻灯片图解型幻灯片图表型幻灯片插图型幻灯片文字设计 人力资源发展中心 PowerPoint演示文稿设计 PowerPoint演示文稿设计 人力资源发展中心 人力资源发展中心 选择熟悉的字体选择使用年限较长使用已认证可读性的字体且已经认证可读性的字体避免使用生僻 新开发的字体选择广泛使用的字体不要使用 投影用 的电脑中没有安装的字体寻找类似的以作替代不要使用三种以上的字体避免产生字体混乱 以保证一致性 人力资源发展中心 人力资源发展中心 5 颜色 人力资源发展中心 理解不同颜色间的关系 若要理解颜色的使用 可以从颜色盘开始 颜色盘包含12种颜色 并用图示方式表示不同颜色间的关系 在颜色盘上 12种颜色被分为三个组 原色 红 蓝和黄 从理论上讲 所有其他颜色都是由于这三种颜色混合产生的 间色 绿 紫和橙 这些颜色通过混合原色形成 复色 橙红 紫红 蓝紫 蓝绿 橙黄和黄绿 这些颜色通过混合上述六种颜色构成 人力资源发展中心 根据在颜色盘上的位置 颜色之间存在特定的关系 相对位置的颜色被称为补色 补色的强烈对比可产生动态效果 相邻的颜色被称为近似色 每种颜色具有两种 在颜色盘上位于其两侧的 近似色 使用近似色可产生和谐统一的效果 因为两种颜色都包含第三种颜色 在右例中 第一种颜色 黄 通过过渡色 黄绿 过渡到第三种颜色 绿 人力资源发展中心 颜色选择原则 针对听众选择颜色关键是要在专业性和趣味性之间作出平衡 颜色组合您可以使用MicrosoftPowerPoint 中预定义的具有良好颜色组合的颜色方案来设置演示文稿的格式 通过幻灯片投射的颜色组合可能产生不同的效果 因此在可能的情况下应在幻灯机上测试演示文稿 以便确认颜色组合是否满足需要 并在进行演示前进行必要的调整 一些颜色组合具有高对比度以便于阅读 例如 下列背景色和文字颜色的组合就很合适 紫色背景绿色文字 黑色背景白色文字 黄色背景紫红色文字 以及红色背景蓝绿色文字 在演示文稿中使用图片时 请尝试选择图片中的一种或多种颜色用于文字颜色 颜色组合将起到关联幻灯片中元素的作用 使幻灯片产生协调的效果 人力资源发展中心 颜色选择原则 背景色 背景色选择背景色的一个原则是 在选择背景色的基础上选择其他三种文字颜色以获得最强的效果 请同时考虑使用背景色和纹理 有时具有恰当纹理的淡色背景比纯色背景具有更好的效果 如果使用多种背景色 请考虑使用近似色 构成近似色的颜色可以柔和过渡并不会影响前景文字的可读性 您可以通过使用补色进一步突出前景文字 人力资源发展中心 颜色选择原则 颜色的效果 颜色的效果不要使用过多的颜色 避免使观众眼花缭乱 相似的颜色可能产生不同的作用 颜色的细微差别可能使信息内容的格调和感觉发生变化 使用颜色可表明信息内容间的关系 表达特定的信息或进行强调 如果所选的颜色无法明确表示信息内容 请选择其他颜色一些颜色有其惯用的含义 例如红色表示警告 而绿色表示认可 可使用这些相关颜色表达您的观点 但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义 请谨慎使用 具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义 例如 您可以使用红色和橙色的文字显著增强单词 Hot 的含义 相反 如果使用蓝色文字 则该单词的含义就会被弱化 人力资源发展中心 颜色选择原则 颜色和可读性 颜色和可读性根据不同的调查显示 5 至8 的人有不同程度的色盲 其中红绿色盲为大多数 因此 请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容 避免仅依靠颜色来表示信息内容 应做到让所有用户 包括盲人和视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息 人力资源发展中心 人力资源发展中心 6 过程 人力资源发展中心 在成功的PPT上 做成功的PPT 人力资源发展中心 7 工具 人力资源发展中心 培训内容 我的经验之谈 PPT制作的七步曲关键还是在内容 PPT制作的七大因素表达方式很重要 PPT制作的七种武器从知到行 PPT制作的基本操作技巧释疑解惑 人力资源发展中心 1 解构线条 人力资源发展中心 注意力 时间 1 解构线条 人力资源发展中心 2 解构色块 人力资源发展中心 声音控制技巧 2 解构色块 人力资源发展中心 2 解构色块 人力资源发展中心 Content Applications Process People 3 解构色环 人力资源发展中心 e WorkPlace 电子协作 内容管理 专家定位 学习和培训 1 2 3 4 3 解构色环 人力资源发展中心 4 解构三维立体 人力资源发展中心 5 用图表说话 人力资源发展中心 目前 房地产开发资金主要有 企业自有资金 银行资金 私募资金等三种方式 其中银行资金所占比例接近67 如图所示 可见 从我国房地产开发资金构成来看 我国房地产开发商资金实力较弱 针对风险较高的房地产市场对银行资金依赖程度过大 使得一旦房地产市场风险加剧 将会引起银行等金融机构潜在的金融风险 这说明房地产企业融资渠道单一 房地产金融融资体系不合理 不能满足房地产金融市场的发展 比较美国的房地产开发资金构成 一些数字就更能说明问题 美国房地产开发资金中 银行贷款只占15 左右 企业自有资金占70 私有资金占15 如图所示 我国房地产业发展还处于发展的初级阶段 即主要以开发商资金驱动为特征的运行阶段 在向市场经济转型过程中 一些深层次的矛盾和问题还尚待解决 因此 在银行信贷政策的调整 会对房地产行业带来一定的影响 5 用图表说话 人力资源发展中心 据统计 截止2003年4月 房地产贷款余额达到1 8357万亿元 占商业银行各项贷款余额的17 6 个人住房贷款余额达到9246亿元 占商业银行各项贷款余额的8 9 用于房地产企业开发贷款和个人住房消费贷款余额合计为26 5 单位 亿元 商业银行各项贷款总额为104301亿元 5 用图表说话 人力资源发展中心 据统计 截止2003年4月 房地产贷款余额达到1 8357万亿元 占商业银行各项贷款余额的17 6 个人住房贷款余额达到9246亿元 占商业银行各项贷款余额的8 9 用于房地产企业开发贷款和个人住房消费贷款余额合计为26 5 5 用图表说话 人力资源发展中心 5 用图表说话 人力资源发展中心 Officegraphics简介 Officegraphics提供了方便的图表绘制功能 在excel和powerpoint中均可以使用该功能 图表的组成 销售额 万元 图例 网格线 数据标志 刻度线标志 数值轴标题 背景 数据单位 人力资源发展中心 柱形图 柱形图用于显示一段时期内数据随时间的变化或者对各数据项进行比较 柱形图中 横轴表示分类 纵轴表示数值 人力资源发展中心 70 CAGR 1990 96 62 MM产出 RMBBn 1996RealRMB 0 4 1 1 2 6 3 8 4 4 4 5 4 9 100 88 76 56 41 38 36 平均价格指数 产品产出 用簇形柱形图表示产出随时间的变化 人力资源发展中心 按价格段细分的产量 Unit thousandtons 374 7 388 4 423 4 457 7 493 4 532 8 堆积柱状图表示按价格细分的高 中 低端产品的产量随时间的变化 CAGR 1996 2001E 7 30 15 6 人力资源发展中心 成本结构 通过堆积柱状图细分各组成部分的构成 人力资源发展中心 73 公司地位 FragmentedMarket ofMarketSize RMB100Bn ConsolidateMarket 百分比柱状图反映客户公司与竞争对手相比在市场中所处的地位 ofMarketSize RMB100Bn 人力资源发展中心 按价格段细分的客户销售额与销售量 salesbreakdown 销售量 销售额 10 6万吨 43 3亿元 100元以上 10元以下 10 40元 40 100元 客户2006年销售量与销售额结构 通过百分比柱状图比较产品的销售量与销售额按价格段的构成 40 100元的产品对销售额的贡献最大 系列线 在 数据系列格式 命令中选择 选项 选项卡中选中 系列线 人力资源发展中心 对数刻度 与B公司比较 A承担了较高的营运成本 A B 营运成本 万元 月 营运成本 万元 月 销售额 万元 月 销售额 万元 月 营运成本 销售额 1 103 营运成本 销售额 1 1248 logscale 纵轴用对数刻度放大微小数据比例在 坐标轴格式 命令中选择 对数刻度 人力资源发展中心 按产品细分的销售额 利润 百分比柱形图可以广泛用于数据的比较 A产品 地区 部门对客户公司的营业利润中的贡献最大 Salesandprofitsbreakdown RMB3Bn RMB10Bn Product division region A B C D 人力资源发展中心 反映组成部分 增长的柱形图 人力资源发展中心 78 按市场份额和产品类别细分的市场概览 MarketMapbymarketshareandsegment 通过横轴反映产品销售额 纵轴反映该产品的市场份额 该图从两个指标反映了市场状况及客户公司所处的地位 这种表达方式广泛用于我们的分析中 人力资源发展中心 按零售终端和产品细分的市场 人力资源发展中心 按消费群细分的市场 市场总容量 XX人民币 消费群细分 占总销售额的百分比 业内企业市场份额 RMB RMB RMB RMB 按消费群细分市场的市场概览 人力资源发展中心 折线图 折线图将同一系列的数据所表示的点用直线连接起来 以等间隔显示数据的变化和变化趋势 人力资源发展中心 销售的增长 人力资源发展中心 中国家电市场发展 数据来源 机械工业统计年鉴 1998年 不同刻度比例 放大小刻度折线 人力资源发展中心 市场容量及增长 SegmentA SegmentB SegmentC SalesRMBMM CAGR Year0 year15 2 4 1 1 人力资源发展中心 面积堆积图 面积图将数据系列用直线连接 并将每条线以下的区域用不同的颜色填充 反映随时间变化的量的情况 人力资源发展中心 全国白酒销售分析 低档产品 中档产品 高档产品 低档产品 中档产品 高档产品 销售额 RMBMM 销售量 万吨 1995 1999年销售额变化 1995 1999年销售量变化 近年来 中高档白酒的销售额在上升 而常量趋于平稳 说明平均价格有上升趋势 人力资源发展中心 目录 简介柱形图折线图面积图散点图气泡图其他 人力资源发展中心 价格走势 98 1 98 2 98 3 98 4 98 5 98 6 98 7 98 8 98 9 98 10 98 11 98 12 99 1 99 2 99 3 99 4 99 5 99 6 价格 RMB 累计销量 台 线性趋势线在EXCEL 图表 菜单的 添加趋势线 命令中添加趋势线 通过散点图 从各月的销售数据中找出价格与销售量的变化趋势 价格下降了约35 月销售量以平均5 增长 人力资源发展中心 电冰箱市场占有率 零售价格 占有率 价格 元 数据来源 内贸部信息中心 作为较为成功的家电企业 海尔的定价策略非常明确 锁定在中偏高的区域内 并随着整体市场价格互动 人力资源发展中心 白酒市场状况 资料来源 内贸部商业信息中心 通过数据点相对位置的分析得到结论 除茅台 五粮液等领先品牌有一定的市场份额外 剩余的白酒市场被其他几十种品牌瓜分 大量中低档白酒只占据了地方市场 人力资源发展中心 战略控制图 1 9 0 5 10 15 20 25 帐面价值 bookequity 每股净资产 总股本 市场价值 帐面价值 market to bookratio 精明但小巧的公司 国家级赢家 处于风险中的公司 大而无差异的公司 市场上限 战略控制图 将散点图简化为四分图的形式 研究每一象限的含义 可以清楚的反映客户公司的相对位置及相应的政策含义 人力资源发展中心 管理业务组合 考虑公司现有的业务应该放在该框架的何处 人力资源发展中心 气泡图 气泡图时特殊类型的散点图 气泡图可以有三个数值 除XY轴外 第三个数据表示气泡的面积 对三个数值赋予不同的意义 分析数据点在图中的位置得出相应的结论 人力资源发展中心 中国市场竞争地位 人力资源发展中心 Growth Growth Companygrowth Marketgrowth 损失的份额 赢得的市场份额 A B Client D 面积表示销售额大小 人力资源发展中心 ROS RMSMatrix RMS log ROS Low High BusinessA BusinessB Ifkeybusinessesfalloutofnormativeband Companiesshouldimproveitsperformancefirstinsteadofenteringotherbusinesses 人力资源发展中心 97 Growth ShareMatrix Itisextremelyimportanttounderstandstrategicpositionsofbusinesses 人力资源发展中心 电冰箱品牌区域市场竞争变动态势模型BrandMarketshareCompetitiveModel BMCM 销量增长率 X X 电冰箱市场份额变动率 伊莱克斯3 3 美菱9 3 新飞12 5 High Y Y Low 海尔38 2 上菱2 7 长岭3 2 容声16 5 市场增长率 夏普2 4 松下2 7 与上月相比 电冰箱销量增长率为15 9 海尔 容声 新飞和美菱四大品牌都进一步扩大了市场份额 其中新飞的市场份额增加最快 第二梯队品牌保持稳定 人力资源发展中心 中国手机市场的战略势态 市场份额 企业实力 诺基亚 爱立信 摩托罗拉 厦华 东信 科健 第一集团 飞利浦 西门子 阿尔卡特 松下 三星 NEC 第二集团 第三集团 1999年5月 强 中 弱 低 中 高 中兴 TCL 海尔 波导 康佳 南方高科 第