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西安泾渭钻探机具制造有限公司 采购管理制度 第一章 目的和范围 一、目的 为了促进公司合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，特制定本制度。 二、范围 凡公司资材之请购、采购等管理作业均适用本制度。 第二章 采购物品的分类 第五条 公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，制订采购计划，提出采购申请，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。 第六条 公司层面设立采购管理委员会，由总经理任主任，成员由其他高级管理人员及采购归口管理部门负责人组成。采购管理委员会负责采购战略制定和重大采购项目的决策，领导采购归口管理部门完成重大采购项目的执行工作，关于重大采购项目的标准参见四川西昌电力股份有限公司招标管理制度有关规定。 第七条 公司采购归口管理部门根据采购管理委员会确立的采购战略，根据计划的批量规模、要求交货期限、厂家选择情况，针对不同的物资需求制订不同的采购方式。采购方式包括公开招标采购、邀请招标采购、框架招标采购、批次招标采购、竞争性谈判采购、询价采购等方式。采购方式的确定必须符合国家有关政策法规的规定。 第八条 公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是： (一) 负责提交已审定后的物资需求计划、进度要求和技术规范书； (二) 负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作； (三) 负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算； (四) 配合物资采购、监造和检验； (五) 负责职责范围内的其他有关工作。 第九条 公司采购管理的具体目标是： (一) 确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营； (二) 控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失； (三) 尽可能实现采购物资的标准化； (四) 发展优质的供应商合作伙伴； (五) 加强公司各部门间的合作； (六) 降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。 第十条 为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则： (一) 请购与审批岗位分离； (二) 供应商选择、采购执行、审批岗位分离； (三) 采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离； (四) 采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离； (五) 采购、验收与记录岗位分离； (六) 付款申请、审批与执行岗位分离。 第三章 需求及采购计划管理 第十一条 物资需求计划管理包括年度/季度/月度物资需求预测计划、批量物资需求计划和零星物资需求计划等管理工作。 第十二条 配合公司年度经营计划的制订，根据年度生产计划、基建计划、大修更改等投资计划、工程进度计划等，业务运行和建设项目承办部门编制提交年度物资需求预测计划。物资需求计划按照“初步审核、集中审查”的原则流转审批。采购归口管理部门收集、汇总公司各部门的年度/季度/月度物资需求预测计划，组织审查并确认物资需求计划，并在此基础上制订公司年度/季度/月度物资采购计划。 第十三条 公司采购归口管理部门对物资计划的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求计划，不符合规范要求的，应退回重报。 第十四条 在年度经营计划执行的过程中，物资需求部门根据业务运行和项目建设需要，向采购归口管理部门提出批量物资、零星物资等物资需求计划，采购归口管理部门按照年度/季度/月度采购计划的控制要求，统一编制批量或零星采购计划并办理请购程序，或提请公司采购管理委员会履行招标采购程序。 第十五条 在制订和实施物资采购计划过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求计划要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求计划。 第十六条 物资需求计划编制时，必须落实项目立项审批情况，坚持“及时准确，集中批量”的原则，根据已批准的工程项目、费用预算、项目实施进度、公布的批次计划、采购与供货周期等要求合理编制。 第十七条 建设项目管理部门负责建设项目物资需求的审核，审查建设项目是否满足建设条件，物资需求和技术规范是否符合项目建设要求等，确保物资需求规范完整、要素齐全。 第十八条 为了满足突发因素导致的紧急物资需求，最大限度缩短物资采购和供应时间，按照公司应急管理相关规定，由采购归口管理部门实施紧急采购，事后由紧急采购物资需求部门按物资需求计划要求，补齐相关需求申报和审批手续，采购归口管理部门补齐采购手续。 第十九条 由不可预见因素导致临时物资需求、物资需求计划变更或撤销等情况，必须由物资需求部门相关负责人审批后以正式报告形式报送，经公司相关领导或采购归口管理部门审核批准后调整列入公司物资需求计划和采购计划，涉及预算调整的，应报公司预算管理部门和相关领导审核批准。 第二十条 公司采购归口管理部门应参与建设项目初步设计等前期工作，并根据物资标准化、价格水平、采购与生产周期等物资供应要求，提出物资选型、概预算编制和项目工期制订等方面的建议和意见。 第二十一条 物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核后，随物资需求计划同步报送。 第二十二条 物资采购计划执行遵循“先利库，后采购”的原则。对于满足需求条件的物资，公司采购归口管理部门先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，提高库存物资利用率。 第二十三条 公司采购归口管理部门根据物资需求计划上报流程，对物资需求计划的上报、审批、实施的各个环节进行监督，对流程中出现的问题划分责任并定期通报。公司按月度/季度对物资需求计划和采购计划的及时性、准确性进行考核，促进采购计划的规范执行。 第四章 选择和管理供应商 第二十四条 公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年年初组织相关部门人员对上年度各类供应商的供货情况进行评审（见附表 1），对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。 第二十五条 采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，采购人员应通过“供应商调查表”（见附表 2）获取必要的资信信息，并对该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应商调查表，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。 第二十六条 每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及时性等实际表现记录于“供应商资信档案”（见附表 3），作为定期进行供应商评审的资料。 第二十七条 采购人员依据“供应商调查表”每年复查一次，更新原有资料内容。供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批准，不得随便查阅。 第二十八条 采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，采购人员应填写“候选供应商审批表”（见附表 4），提请主管领导审批： (一) 原有供应商在定期评审中被淘汰； (二) 原有供应商不能满足物资需求变化的需要； (三) 原有供应商拒绝供货； (四) 新供应商的物资更适合公司的需求。 第二十九条 物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购归口管理部门，采购归口管理部门应及时做好产品质量的记录工作。 第五章 采购价格管理 第三十条 采购归口管理部门执行采购计划，除公开招标及竞争性谈判采购外的物资采购，应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买。如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录（见附表 5），择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为三年。 第三十一条 需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、谈判，达成初步意见后由采购部门按四川西昌电力股份有限公司合同管理制度有关规定签订正式合同后进行物资采购。 第三十二条 重大采购项目价格的决定，按四川西昌电力股份有限公司招标管理制度有关规定执行。 第三十三条 需进行现场零星物资采购的，采购人员应 2 人或 2 人以上同行，在物资市场了解物资价格及供应商基本情况，要做到货比三家、优质优价、承诺良好的售后服务。采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对价格进行审查。 第三十四条 采购归口管理部门、公司内部审计机构应当独立地进行定期或不定期的市场信息调查，检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价格情况，对购买活动进行评审，监督采购价格执行。 第三十五条 供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。 第六章 合同和采购供应管理 第三十六条 采购价格确定后，采购物资单价在限额以上的或采购金额在限额以上的（上述具体限额标准根据物资类别由总经理办公会讨论决定）或有经常供货行为的（一年内有 3 次以上），除即时结清的，原则上应与供应商签订采购合同。 第三十七条 签订合同的具体规定，按照四川西昌电力股份有限公司合同管理制度执行。 第三十八条 采购人员必须取得合法的发票，并且尽量取得增值税专用发票。采购人员应向供应商索取合格证明、使用说明及供应商名片等资料。采购物资到达公司后，主管采购人员应及时到达仓库，对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与采购申请单所列内容一致。 第三十九条 采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律、货源紧缺状况、采购生产周期等因素，结合公司年度/季度/月度采购计划，协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存。 第四十条 仓库管理员应定期报送“库存物资报表”，反映现有库存物资的名称、规格、单价、数量、储存位置和区域等信息，配合采购归口管理部门根据物资库存状况平衡利库后安排具体采购计划。 第四十一条 对需要监造的物资，应择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向生产技术部等部门通报。 第四十二条 仓储部门负责物资接收的组织管理，按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、查验，对到达的物资及时卸车、入库、开箱检验。一般常规物资的验收由仓库保管员、主管采购人员等进行；大宗、大型、重要物资和非常规、特殊物资验收由生产技术部、提出物资需求的运行/建设部门技术人员、仓库保管员、主管采购人员共同进行。验收完成，主管验收人员要填写验收记录凭证，验收记录凭证要明确表述验收状态。 第四十三条 采购归口管理部门按月/季编制物资用款资金预算，纳入现金流量预