河北地税机打发票软件操作手册.doc

河北地税机打发票软件 操作手册（V1.0）河北惠中创和电子科技有限公司2011年8月目 录第一编 基础知识简介1第一章计算机基础知识简介1第二章数据加密盘4第二编 河北地税机打发票软件5第一章系统安装5一、准备工作5二、系统安装6第二章软件登录11第三章系统设置12一、企业信息12二、 开票员管理13三、开票信息设置14四、打印测试15第四章发票开具17一、开具正数发票19二、发票作废20三、开具负数发票20四、补打发票21第五章发票管理23一、分配购票号段23二、上报开票数据24三、在线验票25四、补录开票数据26第六章查询统计27一、开票数据查询27二、领购信息查询28三、开票数据统计29第七章产品版本升级31第三编 常见问题解答32系统问题32河北地税机打发票软件操作手册 技术服务电话：400-089-0199第一编 基础知识简介第一章 计算机基础知识简介为了方便您使用“河北地税机打发票软件”，现在将有关计算机的一些常见的名词和操作方法做简单介绍，如果您已经对计算机基本知识有相当的了解，可以跳过本章，继续后面的学习。1. 操作系统：操作系统是直接控制和管理计算机硬件、软件资源的最基本的系统软件，用以方便用户充分、有效地利用这些资源并增强整个计算机的处理能力。如：Windows 7、Windows XP、Windows 2000都是操作系统。 2. 程序：计算机用来执行指定任务的一组指令。例如，Microsoft Word 是文字处理程序。程序也称作应用程序。3. 我的电脑：可用于管理存储在计算机或网络上的文件的一种功能，也可以通过“我的电脑”访问系统工具。4. 桌面：启动 Windows之后，首先出现的就是桌面，即屏幕工作区。桌面好比个性化的工作间。桌面左边是一些图标，即小图片。每个图标分别代表一个对象，如文件夹或程序。用户桌面上的图标可能与下图有所不同，这与计算机的设置有关。（如图 1.1）5. 图标：表示程序、磁盘驱动器、文件、文件夹或其他项目的图片。每个图标分别代表一个对象，如文件夹或程序。桌面左边的就是一些图标。(如图1.1)图 1 .1 桌面图标快捷方式任务栏开始按钮6. 开始按钮：桌面的左下角带一个窗口图标的区域，单击它可以弹出菜单。（如图1.1）7. 鼠标的操作方法（如图1.2）。图 1.2 鼠标操作8. 窗口：屏幕上显示打开的程序或文件夹或磁盘内容的矩形部分。Windows操作系统可同时打开多个窗口。（如图1.3）9. 菜单：窗口顶端出现的一组命令。（如图1.3）10. 路径：浏览计算机或网络上指定位置的方式。路径可以包括计算机名、磁盘驱动器卷标、文件夹名和文件名。最大化（还原）关闭窗口最小化垂直滚动条水平滚动条状态栏地址栏工具栏菜单窗口标题图 1.3 窗口11. 地址：文件的位置。12. 对话框：可以在此窗口中向程序提供信息和发送命令。13. 工具栏：一组按钮，单击可以执行某些事先确定的任务。（如图1.3）14. 文件：存储在磁盘上的程序或文档。15. 文件夹：可以管理文件或其他文件夹的目录。16. 按钮：通过单击它来发送命令，控制程序的执行，这些操作与其标明的文字或图标相对应。（如图1.4）图1.4 按钮17. 复选项：进行多项选择时用，框内有“”号表示选中，否则表示未选中。（如图1.5）图 1.5 复选框18. 单选项：单选框一般成组出现，多个选项中只允许选择一项，圈内有黑色圆点表示选中，在需要单项选择时用。（如图1.6）图 1.6 单选框19. 下拉框：鼠标单击三角形标志，待选内容将逐一列出，选取相应内容即可。（如图1.7）图 1.7 下拉框20. 文本框：供输入文字、数字等数据。（如图1.8）图1.8文本框21. 复制、粘贴：也称拷贝，指将文件从一处拷贝一份完全一样的到另一处，而原来的一份依然保留。操作过程：选择要拷贝的文件，按复制的快捷方式：Ctrl + C ，到目的，按粘贴的快捷方式：Ctrl + V。22. USB 接口：USB是一个外部总线标准，用于电脑与外部设备的连接和通讯。23. 快捷方式：图标的左下角都有一个非常小的箭头，这个箭头就是用来表明该图标是一个快捷方式的。快捷方式是Windows提供的一种快速启动程序、打开文件或文件夹的方法。24. 代收费：代收费就是某一单位替其他单位代收的费用。25. 以上是操作计算机时经常使用的一些专用的术语和操作方法，熟练掌握以上内容可以使您顺利的操作和使用“河北地税机打发票软件”。第二章 数据加密盘1、 数据加密盘：是一种通过USB直接与计算机相连、具有密码验证功能、可靠高速的小型存储设备。2、 普通数据加密盘的特点：安全性高，技术规范一致性强，操作系统兼容性好，携带使用灵活。3、 机打发票软件所使用的数据加密盘的特点：不仅有普通数据加密盘的特点，还是支撑机打发票系统的核心技术的载体，集安全性，保密性为一体，是河北省税务应用领域第一个真正意义的安全介质。4、 通过数据加密盘的认证机制，对软件的安全登录进行了全面的保护，有效的防止了非法登录。第二编 河北地税机打发票软件第一章 系统安装一、准备工作1、在软件使用前准备好相应的辅助设备：数据加密盘。2、“河北地税机打发票软件”的安装程序已存储在数据加密盘中；也可以通过访问河北省地方税务局网站的“办税大厅”栏目，点击“涉税软件使用专栏”进入下载界面，下载安装包。3、纳税人携带数据加密盘到主管税务机关进行数据加密盘初始化操作，并购买发票。4、计算机配置如下：（1）硬件条件在硬件方面建议具备以下条件：1处理器（CPU）：主频1GHz或更高；2内 存：512M及以上；3硬 盘：1G以上空闲硬盘空间；4显 存：32M或更大；5显示器：支持1024768分辨率或更高的彩色显示器；6打印机：24针针式打印机。7. 网 卡：传输速率为10/100Mbps。（2）软件条件在软件方面应当具备以下条件：1操作系统：推荐使用Windows7操作系统，功能无任何差别，在界面显示、响应速度相对XP来讲要美观、快捷一些。Windows XP、Windows 2000也可。2. 开票数据统计信息支持导出Excel文件，需要安装Microsoft Office 2003及以上版本。（3）纳税人使用河北地税机打发票软件应具备的网络条件1网络设备：网卡，并正确安装驱动程序；2网络配置：通过各种方式，确保能正常连接因特网（Internet），包括：无线3G 、ADSL、宽带等，或通过代理服务器连接等。二、系统安装在开始安装之前，首先确认系统的软、硬件是否满足要求。准备就绪后，就可以通过安装文件安装本系统。系统安装方式有两种：一种从数据加密盘安装；另一种从河北省地方税务局网站下载安装包安装。方式一：从数据加密盘安装1、启动计算机。2、将数据加密盘插入计算机的USB接口。3、打开数据加密盘盘符。图 1.1 数据加密盘盘符4、双击数据加密盘中的安装文件，开始安装本系统。图 1.2 安装程序图标5、弹出安装界面，操作人员按安装向导，逐步点击【下一步】按钮，系统自动安装，操作界面见图1.3 - 图1.9。图 1.3 安装向导欢迎界面图 1.4 设置程序的安装路径图 1.5 设置安装程序快捷方式所在路径图 1.6 选择附加任务图 1.7 程序安装情况图 1.8 安装进度图 1.9 安装成功方式二：从网站上下载安装包安装1、启动计算机。2、从网站下载安装包安装。通过河北省地方税务局网站()的“办税大厅”栏目 点击“涉税软件使用专栏”进入下载界面，下载安装包。3、安装过程同方式一。第二章 软件登录首先将数据加密盘插入计算机USB接口，点击桌面上的“河北地税机打发票软件”快捷方式图标，运行河北地税机打发票软件，进入系统登录界面。图2.1 系统登录窗口第一次运行本系统时，用户账号默认系统管理员账号：admin，初始密码：00000000，点击【登录】按钮即可进入系统。业务规定：1.“河北地税机打发票软件”所有用户的操作必须在“数据加密盘”正确连接计算机的前提下进行。2. 系统管理员仅具有系统设置权限，没有其他模块的操作权限。3. 若忘记系统管理员的登录密码，可以到税务机关发票发售窗口重置登录密码，重置后的初始密码：00000000。第三章 系统设置进入本系统后，在菜单栏“系统设置”下包含：“企业信息” 、“开票信息设置” 、“开票员管理” 、“打印测试” ，共4个功能模块。图3.1 系统设置菜单（系统管理员可操作）一、企业信息进入“企业信息”模块后，系统自动从数据加密盘读取并显示本企业的基本信息。图3.2 企业信息界面温馨小提示：企业信息仅允许查看，不允许修改。二、 开票员管理系统管理员可通过该模块对开票员进行添加、删除、修改信息等管理操作。图3.4 开票员管理界面添加开票员：在录入框中录入对应内容后，点击【添加】按钮，将信息添加到记录区并保存到系统中，可以添加多个开票员；若录入框非空，需要点击【重置】按钮，再录入对应内容。删除开票员：在已添加开票员的记录区，鼠标右键选择要删除的开票员记录，在弹出的快捷菜单中，鼠标左键选择“删除开票员”。修改开票员或密码：在已添加开票员的记录区，鼠标左键选择要修改的记录，此条记录的信息会显示在相应的录入框位置，直接修改需要修改的内容，点击【修改】按钮，将上述信息保存到系统中，完成修改操作。业务规定：1.系统管理员用户不能删除，密码可以修改，但须满足8位。2.“登录账号”项目仅支持英文或数字录入。三、开票信息设置系统管理员可通过该模块对“河北地税机打发票软件”进行开票信息设置，主要内容包括：“付款方信息”、“开票项目信息”、“行业分类”等信息，其中“行业分类”为税务机关登记信息，不允许修改，用户可以设置默认的行业分类。图3.3 开票信息设置界面信息添加：在录入框中录入相应的内容，选择是否“显示”，之后点击【确定】按钮，将上述信息添加到记录区并保存到系统中。若录入内容时，录入框非空，需要点击【重置】按钮，再录入。信息删除：在已添加信息的记录区，鼠标右键点击需要删除的记录信息，在弹出的快捷菜单中，鼠标左键选择“删除”。信息修改：鼠标左键单击已添加到记录区的记录，此条记录的信息会显示在相应的录入框位置，直接修改需要修改的内容，点击【确定】按钮即可修改此记录到记录区，并保存到系统中。温馨小提示：“显示”复选框勾选，该信息会显示到发票开具界面，可供选择。四、打印测试系统管理员在该模块中对所选择的发票种类进行打印测试。如果打印位置有误差，可对发票打印起始位置坐标进行调整。图3.5 打印测试界面确定：系统管理人员修改横坐标原点、纵坐标原点后，点击【保存】按钮即可设置成功。打印测试：点击【打印测试】按钮，系统将打印所选择的发票种类。温馨小提示：1. 打印位置的横纵坐标以初始位置为基准。 2. 建议首先“打印测试”，测试通过后，再通过【保存】按钮保存到本机。 - 33 -第四章 发票开具使用开票员登录系统。选择开票员“账号” ，录入“密码”，登录河北地税机打发票软件。图4.1 系统登录窗口进入河北地税机打发票软件，界面右侧区域为信息显示区，包含：服务热线、支持网站、加密盘识别号、开票点编号、发票名称、单张最大限额、截止验票日期、本月已开份数、当前剩余份数、本月累计金额、本日累计金额、产品升级、程序版本、状态栏等，开票人员可查看这些信息了解发票开具的相关情况，并可通过点击【产品升级】按钮，随时更新程序版本。图4.2 系统界面（开票员可操作）温馨小提示：1. 在开具发票之前，请确认调整好发票打印位置。2. 对于CA 纳税人，操作“开具正数发票”、“开具负数发票”、“分配购票号段”，“上报开票数据”，“在线验票”其中任意模块时，请按系统提示录入CA密码；若点击【取消】按钮，不能继续操作，可以再次打开模块，录入CA密码。图 4. 3 登录CA界面3. 对于未使用CA的纳税人，操作人员不能使用“分配购票号段”，“上报开票数据”，“在线验票”三个功能模块。一、开具正数发票开票员在该模块可以开具通过数据加密盘领购的发票，对于领购多种发票的纳税人，可分页显示相关发票信息。多页显示开票员登录此模块时，如果使用CA加密盘需要输入CA密码，确认后，即可进入本模块进行具体操作。图4.5 开具正数发票界面 开票：选择或录入“行业分类”、“是否代收费”、“付款方名称”、“付款方识别号（选填）”、“项目”、“金额”、“备注”；点击【开票】按钮，完成发票数据保存并打印发票。代收费： 若选择“是否代收费”复选框，开票的“项目”处选择代收费的项目，且不能修改。业务规定：1“付款方名称”、“项目”、“金额”为必录项。2开具金额不允许超过税务机关核定的单张发票开具限额，如果超过则提示“单张最大额度不能超过XXX元” 。3开票项目最多可录入5条。 二、发票作废纳税人因业务取消或开具有误的，可对已开具且未上报的发票进行作废处理。图4.6 发票作废界面（点击查询后）查询：操作人员选择要作废的“发票代码”，录入“发票号码”后，点击【查询】按钮，系统显示该张发票信息。 1作废：操作人员点击【作废】按钮即可作废成功。业务规定：1. 未开具的发票不允许进行作废。2. 已作废的发票不允许进行二次作废。3. 如果开票信息已经上报，不允许作废。4. 开票信息不允许修改。5. 发票号码录入时，可以从第一个非零数字开始录入。三、开具负数发票纳税人已上报的正数发票不能作废，因业务取消或开具有误，可在该模块中开具负数发票。图4.7 开具负数发票界面（点击查询后）查询：选择要开具负数发票的“原发票代码”，录入“原发票号码”，选择“负开发票代码” 后，点击【查询】按钮，系统显示该张发票对应要开具的负数发票信息。开票：点击【开票】按钮，即可开具打印该负数发票。温馨小提示：1. 开票信息不允许修改。2. 对于纳税人在使用机打发票软件之前开具的发票，如需开具负数发票，应先在“补录开票数据”模块补录原发票数据。3. 原发票代码（即补录的发票代码）、原发票号码、负开发票代码（即要开具负数发票的发票代码）。四、补打发票对已经开具但未打印的发票，纳税人可在该模块进行补打。图4.8 补打发票界面（点击查询后） 查询：选择要补打发票的“发票代码”，录入“发票号码”后，点击【查询】按钮，系统显示该张发票信息。补打发票：点击【补打】按钮，系统补打发票。第五章 发票管理在菜单栏“发票管理”下包含：“分配购票号段”、“上报开票数据”、“在线验票”、“补录开票数据”，共4个功能模块。图5.1 发票管理界面一、分配购票号段本模块仅限于CA加密盘的纳税人使用，且需要联接互联网。对于拥有多个开票点的纳税人，需要在开票点之间进行发票调配时，可在本模块进行分配购票号段。开票员分配购票号段的过程：1 将开票点（A）的未使用的发票号段调到另一开票点（B）；2 在A开票点软件中，A加密盘中退回发票号段；3 将发票实物从A地拿到B地；4 在B开票点的软件中，将发票号段分配到B加密盘。图5.2 分配购票号段界面 分配购票号段：鼠标右键选中未分配的发票领购号段，弹出快捷菜单，选择“分配”，录入发票份数，点击【确定】按钮，记录会自动显示到“分配的发票领购号段” 。点击【写盘】按钮，将对应号段保存到当前开票点的加密盘中。退回购票号段：选中已分配的发票领购号段，点击【退回】按钮，记录会自动显示到未分配的发票领购号段。二、上报开票数据本模块仅限于CA加密盘的纳税人使用，且需要联接互联网。纳税人通过该模块向税务机关在线报送开票数据。图5.3 上报开票数据界面 上报开票数据：打开界面会自动显示未上报的开票信息，核对无误后，点击【上报】按钮，系统提示“上报开票数据成功”，点击【确定】即可。温馨小提示：1. 如果上月没有开票，也需要进行一次上报操作。2. 系统会在“截止验票日期”前7天，日期变成红色提醒开票员上报开票数据或者验票。图 5. 4 截止验票日期三、在线验票本模块仅限于CA加密盘的纳税人使用，且需要联接互联网。纳税人通过该模块进行在线验票。验票成功后，开票期限将自动顺延到下个月。 在线验票：点击模块图标，连接成功后提示验票结果。如：验票成功、验票失败等。温馨小提示：1. 如果上月没有开票，也需要在上报后，进行验票操作。2. 系统会在“截止验票日期”前7天，日期变成红色提醒开票员上报开票数据或者验票。四、补录开票数据纳税人丢失、损毁数据加密盘，且机打发票软件损坏。到税务机关补发加密盘，重新安装机打发票软件后，可在此模块补录已开具未上报的发票数据。 图5.5 补录发票界面补录：录入或选择“发票代码”、“发票号码”、“行业分类”、“付款方名称”、“付款方识别号”、“项目”、“金额”、“备注”，点击【补录】按钮即可完成补录。温馨小提示：1“发票代码”，“发票号码”，“付款方名称” 、“付款方识别号” 、“项目” 、“金额”为必录项，如果没有录入，提示“XXX不能为空”。2开具金额不允许超过单张发票开具限额，如果超过系统提示“您开具的发票金额不能超过开具限额”。3开票日期一定要选择为原发票的开票日期。第六章 查询统计在菜单栏“查询统计”下包含：“开票数据查询”、“领购信息查询”、“开票数据统计”，共3个功能模块。图6.1 查询统计菜单一、开票数据查询开票员通过该模块查询已开具发票信息。图6.2 开票数据查询界面（点击查询后）查询：开票员录入或从下拉列表中选取各项查询条件后，点击【查询】按钮，完成对本机开具发票的查询操作。导出Excel：开票员对数据进行查询后，如果需要导出Excel文件，点击【导出Excel】，选择保存路径，点击【确定】即可导出成功。二、领购信息查询开票员通过该模块查询发票领购信息。图6.3 领购信息查询界面（点击查询后）查询：开票员录入或从下拉列表中选取各项查询条件后，点击【查询】按钮，完成已领购发票信息的查询操作。三