前台收银中常用名词解释及概念.doc

第第一一章章 前前台台收收银银 中中常常用用名名词词解解释释及及概概念念 第一节第一节 收银中常用名词解释及概念收银中常用名词解释及概念 帐号 本系统 为每个客人 广义讲是管理对象 都分配唯一一个帐号 并把该客人与饭店发 生的帐务往来 以帐目的形式记录在该帐号对应的客帐上 客帐 为了方便计算和审核 我们给每个客人设计一个表格 表格的每一栏记载客人与饭店 发生的帐务往来 我们把这样的表称为客帐 其每一栏称为一条帐目 客欠 从客人角度看客人与饭店之间的欠款并把客人欠饭店的款称之为客欠 说明 客欠为正表示客人客人欠饭店的款 客欠为负表示饭店欠客人的款 客欠为零表示客人的客帐已结平 借贷记帐法 每发生一笔帐目总使客欠或增加或减少 为了表示这种增加或减少 TALENT HOTEL 采用借贷记帐法来记客帐 借方 把引起客欠增加的帐目称为借方帐目 记在客帐的借方 贷方 把引起客欠减少的帐目称为贷方帐目 记在客帐的贷方 客欠 客帐中借方帐目总和减贷方帐目总和就是该客人的客欠 并做以下约定 把引起客欠增加的帐目称为借方帐目 记在客帐的借方 把引起客欠减少的帐目称为贷方帐目 记在客帐的贷方 有了以上约定后不难得出 客帐中借方帐目总和减贷方帐目总和就是该客人的 客欠 前台记帐代码 前台记帐代码是系统设置好的供标识各种记帐而使用的一组代码 每一记帐 代码都有其约定的记帐借贷方向 帐帐号号定定义义 帐号是系统产生的一个用来管理与饭店有帐务来往的付费单位的标识号 帐帐号号分分类类 客人帐号 Guest Account 用来管理各种客人的信息及其客帐 包括 预订客人的预订金管理 在住客人的预付金 费用记帐及收款记帐 客人离店结帐 未结平客人的客帐 团队主帐 Group Master Account 用来管理团队的公共信息及帐务 城市帐号 City Account 用来管理在饭店长期消费的 非住客人 的信息及帐务 如 在饭店长期消费的企事业 单位 持有饭店消费卡的个人及单位 部门帐号 House Account 为了便于饭店进行内部部门核算 可使用内部部门帐号来记载各部门在全店的消费和各 部门所支付的该部门所招待的客人的消费 前台帐号 Front Accont 前台的日常现收类费用及收款对应的记帐帐号 如 如某饭店在前台附近设有美容厅 该美容厅没有设记帐用的微机 其每笔服务的收款由前台收银代管 这种情形下该美容 厅的营业及收款帐就记在前台帐号上 帐帐号号的的统统一一控控制制 TALENT HOTEL 对帐号有统一的三大控制 帐号结余 挂帐限额 帐状态 帐号结余 对客人而言即为客欠 帐号结余是该帐号对饭店的欠款额 挂帐限额 根据饭店管理要求所设的对该帐号结余上限的报警数额 当该帐号的欠款额超出 此值系统会自动提示 帐状态及其控制 在 TALENT HOTEL 中对各种帐号都通过帐号帐状态来进行统一的控制 正常状态 这是帐号创建时的标准状态 在标准状态下 帐号可进行费用记帐 收款记 帐 离店结帐等操作 挂帐超限状态 系统在记每一笔费用记帐时都进行是否挂帐超限的检查 一旦发现有挂 帐超限的情况 系统会提醒本班收款员 同时判断是否有权限超限挂帐 封锁状态 由于某种原因使得饭店需要对某个帐号进行封锁 使其不能再进行费用记帐 或付费收款 对这种帐号进行封锁控制 一旦置该帐号为封锁状态后 该帐号不能进行 各种记帐的操作 直到对其解除封锁为止 第二节第二节 基本的帐务处理原则基本的帐务处理原则 帐务处理总则 以帐号为统一的基准来管理客人 团队主帐 城市帐 内部帐 号在前台系统中的帐务活动 系系统统记记帐帐处处理理 所有前台帐户中的各个帐户都有统一的记帐处理 即统一格式的帐目库 采用借贷记帐法记帐 1 每条帐目都有一个描述这条帐目属性的记帐代码 系系统统统统一一的的帐帐目目处处理理 记帐 向帐户中添加一笔帐目 冲调 为修正某笔本班错误记帐而进行的帐务上的冲销操作 即记一笔相同记帐代码的但借 贷方不同的同金额帐 调整 为修正某帐号的记帐偏差而进行的操作 转帐 将某个帐号的某个帐目 转到另一个帐号上 标标准准帐帐目目记记帐帐 我们常将记帐代码分为两大类 费用类和收退款类 根据使用不同类的代码将 记帐分为费用记帐和收款记帐 费用记帐 客人在饭店发生了一笔消费 应在其帐号上记下该笔消费项目及金额 这个记帐 称为费用记帐 在费用记帐操作中仅有费用记帐码 借方金额 单据号及备注需收银员选择 或输入 帐目中日期 时间 帐状态及控制用的其它信息均由系统自动产生 帐状态为 P 收款记帐 客人向饭店交了一笔款 应在其帐号上记下该笔收款的金额及付款方式 这个记 帐称为收款记帐 在收款记帐操作中仅收款记帐码 付款方式 贷方金额 单据号及备注 需收银员选择或输入 帐目中日期 时间 帐状态及控制用的其它信息均由系统自动产生 帐状态为 P 冲冲调调记记帐帐 当记帐员发现一笔记 当天 自己 记错的帐 就应该在原来的客人帐上再补 记一笔与原错误帐借贷方向相反且记帐代码相同金额相等的帐 这个过程称之为冲 调 也称冲销 补记的这一笔帐称为冲调帐 被冲调的帐称为冲调原帐 TALENT HOTEL 中冲调过程是自动产生冲调帐 并置冲调原帐的帐状态 S 冲调帐的帐状 态为 C 对于不是 当天 自己 记错的帐 只能使用调整记帐而不能使用冲调 记帐 调调整整记记帐帐 当记帐员发现一笔非当天记错的帐 这种错误有两种可能 实际记帐金额比应记帐金额要小 此时仅要用相同的记帐代码按一笔差额补记一笔帐即可 实际记帐金额比应记帐金额要大 为了纠正该错误应该用相同的记帐代码在反方向按差额记 一笔帐 我们称这种记帐为调整记帐 调整记帐 为修正某帐号的记帐偏差而进行的操作 记在该记帐代码标准帐目记帐的相 反方向上 转转帐帐记记帐帐 饭店对已经记了帐的帐目要改变其最后的结算者时 可用转帐操作来实现这种 需求 转帐操作 将某个帐号上的一条记帐帐目转到另一个帐号上去的操作 做一 次转帐操作 在原帐号和目标帐号上分别产生了一笔新记帐帐目 在原帐号上 增 加了一笔与原帐目记帐代码相同且金额相等 但借贷方相反的一笔帐 以冲调原来 的帐目 其帐目状态为 R 原帐号上的原帐目其状态变为 PS 在目标帐号上 增加了一笔与原记帐代码相同且金额相等 借贷方向相同的一笔帐 帐目状态为 T 系系统统自自动动转转帐帐处处理理 对事先已经知道的转帐 系统设计了一系列的功能操作来实现自动转帐 记帐帐号 当客人登记时就告知 哪些帐号的帐统一由另一个帐号付款时 此时仅在这些帐 号的挂帐帐号填上付款的客人帐号即可 当这些帐号上发生费用时系统自动将这些费用转到 这些帐号的挂帐帐号去 团队付费 在饭店的业务中 团队主帐与团队成员帐之间常常有许多约定的付费关系 为了 更方便地处理一个团队在饭店的帐务 本系统设计了团队付费 用团队付费这个功能操作来 设置每个团队成员自动转到团队主帐上的费用类别 当团队主帐一旦设定了某种费用的转帐 路径即团队付费后 其成员在入该种费用的帐时 该费用将被自动转到团队主帐 转帐路径 转帐路径是帐号间预先设置的费用自动转帐集合 一条转帐路径记载着一个合法 原帐号 一个费用类别及一个合法的目标帐号 系统在费用记帐操作时 判定是否存在一条 以该帐号为原帐号 该类费用为转帐费用的转帐路径 若存在 则系统自动进行转帐的操作 第三节第三节 标准客人的离店结帐标准客人的离店结帐 标准离店结帐实际是包括以下四个主要过程 结结帐帐的的业业务务处处理理方方法法 结帐操作的主要目的是通过收款或退款将客人帐号结平结帐操作 一般有以下 几个步骤 通知各营业点特别是那些非联机的营业点查看是否还有未入帐的消费签单 如 果有立即对尚未记帐的费用进行记帐 2 根据饭店的规定决定是否加收半天或一天的房费 结平该帐号 对于自付费的客人 当客欠为正时 实收客人的欠款数并用收款 PAYMENT 记一笔帐以结平 其客帐 当客欠为负时 用退款 PAIDOUT 记一笔帐以结平其客帐并如数退给客人其多交的 款额 对于挂帐方式结帐的客人 用挂帐收款 PAYMENT AR 记一笔款以结平其客帐 系统自动在 该客人的挂帐帐号上 以挂帐收款 PAYMENT AR 的金额记一笔费用转来 对于免费方式结帐的客人 用内部招待 PAYMENT COMP 记一笔款以结平其客帐 系统自 动在该客人的挂帐帐号上 以前台转内招 PAYMENT COMP 的金额记一笔费用转来 注 在结帐过程中 可随时根据客人的要求打印客人的明细帐单 客帐转移 对一组客人同时离店 经常由其中一个人结全部的帐 当客人在入住时就阐明这 种关系则可用挂帐帐号来处理 当客人在结帐时才阐明这种关系则可用客帐转移来处理 客 帐转移是由两个连续的动作构成 即由客帐转出和客帐转入构成 选择不付帐的客人 并对这些客人作 客帐转出 操作 并将转出的客帐用 客帐转入 到最后付费的客人帐号上 帐单编辑及打印 帐单编辑 在不改变总费用的前提下可进行费用调整 分类汇总帐单打印 标准帐单打印 将所有的费用和付款打在一张帐单上 分帐单打印 将不同类的费用按要求打在不同的帐单上 离店操作 离店操作主要的内容是给客人退房 标准离店操作符合以下条件则可进行标准离店操作 客人状态为 I 客人离店日期为今天 客人结余为零 进行标准离店操作 对客人进行离店操作后 系统将自动将客人状态置为 O 将客人的帐状态置为结帐状态 将客人所在的房的房态置为脏 将房退回房库 第四节第四节 特殊的离店结帐处理特殊的离店结帐处理 主主帐帐客客和和从从帐帐客客离离店店结结帐帐处处理理 按 TALENT HOTEL 定义的客房主帐的概念 不难得出 如果某间客房还有 在住客人 则房间必须有客房主帐且只有唯一的客房主帐 故主帐客和从帐客相关 的离店结帐共有三种情况 从帐客离店结帐而主帐客继续住店 对从帐客人进行标 准离店操作即可 主帐客离店结帐而从帐客继续住店 对主帐客人进行标准离店操 作 系统会自动找到该房的一个从帐客 并将其上升为主帐 原来的主帐客自动下 降为从帐 主帐客和从帐客一起离店结帐 当主帐客和从帐客一起离店结帐时 应 尽量先将从帐客作离店结帐 然后再将主帐客作离店结帐操作 以避免一次无意义 的主从帐转换 多多帐帐单单控控制制 为了更灵活地处理客人的帐务 TLENT HOTEL 为每个帐号设计了多张帐单 分别是帐单 A 帐单 B 帐单 C 帐单 D 帐单 E 和帐单 F 一般帐务处理规定 帐单 A 帐单 B 帐单 C 帐单 D 帐单 E 用于存客人的普通帐目 在未经改帐单操作之前系统将入帐的帐目自动放到帐单 A 上 帐单 K 用于存客人行结 后的帐目 提提前前离离店店说说明明 对离店日期不在今日但客帐已结平的客人 在作离店操作时系统会提示操作员 该客人离店日期不在今日 并提供对该客人作提前离店操作的选择 为了前台接待 与收银的内部相互控制 TALENT HOTEL 提供了今日提前离店客人报告 强强制制离离店店说说明明 对帐面结余不平的客人根据需要可进行强制离店操作 强制离店操作 强制离店操作除将客人的状态置为 ONZ O