第二章 资产台账管理.doc

2-45第二章 资产台帐管理第二章 资产台账管理资产台账管理，是我们资产管理工作人员的主要工作之一，本系统的的台账管理与原来手工台账管理有许多类同之处，用户根据实际工作的业务理解，再结合本操作手册可很容易的进行资产台账的管理工作。本系统提供了设置资产卡片项目，设置附属设备项目，设置资产卡片格式，历史资产卡片录入，资产卡片修改，资产台账查询，附属设备台账查询等管理功能模块，下面将一一讲解。2.1 卡片基础设置2.1.1 设置资产卡片项目在“设置资产卡片项目”中，系统已给出了许多资产卡片中常用项目。卡片项目分为三类，分为必选项、可选项、自定义项。n 必选项必选项中的项目是系统给出的，不允许增加，删除，修改。“必选”的意思是指在设置资产卡片模板时，必须选入的项目。n 可选项可选项中的项目是系统给出的，不允许增加，删除，修改。 “可选”的意思是指在设置资产卡片模板时，可以选入的项目。n 自定义项允许用户通过自定义增加的资产卡片项目，用户可自由的增加，删除，修改。注意：已使用过的卡片项目不可以删除。双击设置资产卡片项目弹出图2-1图2-1设置资产卡片项目在图2-1中，当光标的焦点在“必选项”和“可选项”时，界面上部的功能按键如：新增，修改，删除等等，是显示“灰色”状态，是不可编辑的，只有当光标的“焦点”在“自定义项”时，上面一排的工具按键上的字体才显示成黑色，此时，可进行“自定义项”的增加、修改、删除工作。n 项目类型自定义项的类型，系统提供了数字、字符、日期型，三种类型供选择。操作点击右侧的按键，在下拉项中有以上三种类型供选择，有鼠标右击选入即可。n 项目长度自字义项目内容所允许输入的长度。操作用鼠标右击可向上，下调整项目长度位数。注意：当“项目类型”选择日期型时，项目长度不允许修改。小数位数：当“项目类型”是数字型时，可设定项目的小数位。操作:用鼠标右击可向上，下调整项目小数位数n 项目名称手工输入自定义项的名称。建议：输入的名称要和项目的内容相一致。n 项目选择来源用户自定义的项目具体内容允许手工输入，也允许从本系统的给出的各种字段类型中选择，点击“项目选择来源”选择了系统所给出的字段后，用户在以后日常业务操作时，不需输入，只需通过项目输入栏右侧的选择即可。操作点击右侧的按键，弹出下图2-2。从图-中选择所需要的项目即可。图-基础数据选择窗口注意：只有“项目类型”是字符型时，点击右侧的按键才会弹出图-2，否则按键是呈“灰”不可编辑状态。n 项目选择代码是否必须为最底层当项目是通过“项目选择来源”输入，而所选择的“来源”有层次时，通过“项目选择代码是否必须为最底层”可设置是否允许选择非底层。操作用鼠标右击 或 即可。n 增加自定义项目操作用鼠标右击“自定义项目”，此时“自定义项目”呈反向显示，然后右击左上角的 ，此时界面右侧的各项目呈“可编辑“状态，通过前面介绍的方法录入即可。n 修改自定义项目操作用鼠标右击“自定义项”下要修改项目，此时项目呈反向显示，然后右击左上角的 ，此时界面右侧的各项目呈“可编辑“状态，通过前面中介绍的方法修改即可。n 删除自定义项目操作用鼠标右击“自定义项”下要删除项目，此时项目呈反向显示，然后右击左上角的 即可。注意：已使用过的自定义卡片项目不可以删除。2.1.2 设置附属设备项目在一些大型的固定资产中，往往有许多附属设备，它在价值管理上是固定资产的一部分，可实物管理又相对的独立，可和固定资产主体相分离，有独立的使用功能，因此，在实际工作有必要把固定资产的附属设备单独列出来。双出设置附属设备项目，弹出图2-3图2-3设置固定资产附属设备项目操作（略，同设置固定资产卡片项目）2.1.3 设置资产卡片格式在实际的业务中，不同类别的资产会使用不同样式的固定资产卡片，卡片上的项目除系统必须项外，其余的项目可能会不一样，用户使用设置资产卡片格式模块，可为不同类别的固定资产设计不同样式的资产卡片。双击设置资产卡片格式，弹出图2-4图2-4设置固定资产卡片格式n 新增资产卡片模板操作点击图左上侧的 弹出图2-5图2-5录入卡片模板名称模板名：手工输入模板的名称。n 默认模板当某类资产在“资产分类设置”中没有设置对应模板时，这类资产卡片便用被设置为默认的模板。操作在左侧的 中，有鼠标右击打上钩即可。输入完以上内容后点击【确定】即可保存并退出，否则点击【取消】。当点击【确定】后会出图2-6图2-6定义资产卡片界面在图2-6的左侧列出了固定资产的所有项目，其中带有“*”号的是必选项。选择项目的方法：用鼠标左键，点击所要选择的项后不放，移动鼠标把所选的项目拖进“界面模板”的相应位置。增加卡片标题的方法：用鼠标左键点击左上角的 ，移动鼠标到“界面模板”相应位置，再点击一下鼠标右键，会出现 标签，双击标签，弹出图2-7图2-7 设置卡片标题在2-7中，可录入“标签内容”，并进行边距的设置点击【字体设置】，弹出图2-8图2-8设置卡片标题字体利用其中的各功能选项，可对标题的字体进行设置。n 利用“读取默认界面”设置卡片在本系统的数据库中，有几种已设置好的卡片模板，用户可以直接读出使用，或在其基础上修改。操作点击图2-6左上角的【文件】 【读取默认界面模板】，弹出图2-9图2-9选择卡片模板在图2-9中选择一个卡片（例如：0001）模板后点击 ，弹出图2-10图2-10 资产卡片模板图2-10就是一个系统内存在的资产卡片模板，用户还可在其基础上修改调整卡片模板内各卡片项目的排列。当把所需的项目全部拖进模板后，就要进行各项目的大小调整，排列对齐。操作按住鼠标左键不放，选择要对齐的卡片项目，此时会出现一个黑框，见图2-11，松开左键，框内的项目即被选中，然后在选中的区域内双击左键，会弹出图2-12图2-11选择排列项目在图2-12中可对所选择的项目进行对齐，排列。2-12项目排列设置进行完以上的所有工作后，点击图2-6上部 即可保存，退出。如不想保存点击 。n 设置附属设备设置固定资产附属设备的卡片记录。如果固定资产有附属设备，那么在设置资产卡片项目时需把图2-6中的“设置附属设备”拖到资产卡片中去，如图2-13图2-13设置附属设备其“附属设备设备”中的内容，格式的操作如下：选择某一张卡片后，点击图2-4上方的 ，即弹出下图2-142-14设置附属设备内容，格式图中已有部分列表项目，如想修改，有鼠标左键双击2-14图内容中的任一处，弹出图2-15图2-15附属设备列表编辑在2-15图中可增，减列表项目，然后点击【确定】即可。修改图2-14中列的宽度：把鼠标移到2-14中的区域内，单击鼠标右键，弹出图2-16图2-16设置列宽度移动鼠标当“拖动改变列属性”呈上图般的反向显示时，单击右键，然后就可以按住鼠标左键调整列的宽度了。n 设置卡片显示方案在本系统中，每一项固定资产只有唯一的一张卡，这张卡片上记录了关于本资产的所有信息，有资产价值信息，技术参数信息，而资产管理的不同部门所关注的资产项目是不同的，例如：财务部门关心的是它的原值，月折旧额，折旧方法等等，而生技部门关心的是它的使用状态，技术参数等，所以为了工作方便以及工作保密的需要，应对不同的卡片使用者显示不同的卡片项目，本系统提供了这种功能。点击图2-4右下角的 ，弹出图2-17图2-17设置资产卡片显示方案点击【增加】，弹出图2-18图2-18输入卡片显示方案摘要：手工输入建议：输入不同部门或岗位的显示方案名称默认显示方案：当“选择参与人员”中没有某人员时，该人员自动选用被设为“默认显示方案”的显示方式。然后点击【确定】即可。n 选择参与人员选择本显示方案的的参与人员。操作点击【选择参与人员】，弹出图2-19图2-19 选择参与人员从图2-19中选择本显示方案的参与人员。n 设置卡片显示属性选择本显示方案中，哪些卡片项目可以在业务流转被编辑，哪些只读，哪些被屏蔽。操作点击【设置卡片显示属性】，弹出图2-20图2-20设置卡片显示属性在图2-20中，用鼠标右击选择相应的方框即可。n 修改资产卡片n 修改卡片名称选择要修改的卡片后，单击右键，弹出图2-21图2-21修改卡片名称选择“重命名”后，单击，弹出图2-22图2-22修改卡片名称模板名：手工输入然后点击【确认】即可。n 修改卡片内容操作略 （同增加卡片）注意：已使用过的卡片尽可能不要修改，否则可能产生数据错误n 删除卡横板片操作选择要删除的卡片模板，单击【删除】会弹出图2-23图2-23删除卡片单击【是】即可。2. 2 卡片台帐管理2.2.1 历史资产卡片录入用户在使用本系统之前已有了许多固定资产，所以在第一次使用本系统时，需要把以前的资产录进去。在“历史资产卡片录入”中输入的资产，在输入的当月会照样计提折旧。而“历史资产卡片录入”功能也只有第一次使用本系统时才使用，当利用本系统计提过一次折旧后，“历史资产卡片录入”禁止使用。双击“历史资产卡片录入”弹出图2-24图2-24历史资产卡片录入n 增加历史资产卡片操作先用鼠标左键单击图2-24中要增加的资产所属的类别（必须是最底层），然后点击图2-24左上角的【增加】，弹出图2-25图2-25录入历史卡片在图2-25中录入相应内容，如要录入附属设备的资料，点击图2-25右下角的【附属设备设置】弹出下图2-26图2-26附属设备设置同样录入内容，然后点击【确定】即可。注意：录入卡片时必须把属于“必选项”的项目全部录入。如果所选的资产类别在“资产分类”中没有设置卡片模板，系统将调用“默认模板”n 修改历史卡片操作略（同增加历史卡片）注意：使用过的历史卡片不能使用本功能。n 删除历史卡片当用于操作失误等原因需要对资产卡片进行删除。操作先在图2-24中的卡片显示栏先中要删除的记录，然后点击上面的【删除】即可。注意：已使用过的历史卡片不能被删除。n 导入EXCEL本功能是用户第一次开始使用本系统时，对之前大量的EXCEL格式的资产卡片进行集中导入提供的功能。图2-27导入设置操作：选择要导入的EXCEL表格文件，打开文件，选择要导入的纪录范围，系统会自动读取EXCEL表中的项目名称，然后根据“当前资产项目”栏中的内容建立对应关系。点击导入按钮即可。2.2.2 资产卡片修改在录入资产卡片的过程中，由于人为的原因，有可能将卡片上的项目内容输入错，所以就需要修改。在本系统中，卡片上项目的修改有两类，一类是不影响资产根本属性的项目，如主管部门，使用人等等，另一种是会影响资产根本属性的如原值，累计折旧，使用部门等。对于不影响资产根本属性的项目的修改，只需通过“资产卡片修改”功能修改就可以了，其过程是一步的，不需要流转，审批。而对于会影响资产根本属性的项目值的修改，则需在“日常业务”中进行。现把需在“日常业务”中修改的项目列于下，除此之外，都可在“资产卡片修改”中修改：资产原值增加资产原值减少使用状态变动使用部门变动累计折旧增加累计折旧减少资产拆分资产合并其他注：“其他”是指通过“日常业务”中“资产其他变更业务”所变更的资产卡片项目。双击资产卡片修改，弹出图2-28图2-28产卡片修改操作略（同历史卡片修改）2.2.3 资产台账查询资产台账查询可方便的查询到用户想查找的资产卡片，系统提供了多种查询条件，当不录入条件时代表不受任何条件约束。双击“资产台账查询”弹出图2-29图2-29产台账查询n 录入查询备件在图2-29，有的查询条件是手工输入，如：生产厂家，资产名称，有的是通过其右边的下拉按键选择，如使用状态，变动方式等。例：选择“使用状态”为“不需用”，则要查询到所有使用状态是“不需用”的资产。n 计提折旧状态所有卡片：所有的资产卡片需要计提折旧的卡片：需要计提折旧的资产卡片不需要计提折旧的卡片：显示已提完折旧，不计提折旧。n 资产卡片状态当前资产卡片：当前正在使用的资产卡片已减少（不含报废）的资产卡片：通过其他方式减少，如出售，无偿调出减少的资产卡片报废的资产卡片：已报废的资产卡片。n 浏览方式系统提供了多种查询结果的浏览方式。点击“缺省浏览方式”下的下拉键，弹出图2-30图2-30浏览方式用户可根据需要选择不同的显示方式。n 项目设置设置查询结果所显示的项目操作单击【项目设置】弹出图2-31图2-31设置查询显示项目通过图2-32的选择按键选择即可。n 详细查询如果用户需要更多的查询条件，或需要用不同的口径来统计可点击【详细】，在图2-29下会增加图2-32图2-32 高级查询利用高级查询可更多的满足不同用途的需要。例：图2-32是一个按资产分类浏览的查询结果。图2-32按资产分类浏览n 变动情况先选中栏目中的一项资产，再点击图中上部的【变动情况】，即弹出本项资产所有变动情况列表，如图2-332-33变动情况查询n 折旧明细查询先选中栏目中的一项资产，再点击图中上部的【折旧明细】，即弹出本项资产折旧明细列表，如图2-34图2-34 资产折旧明细查询点击右下角的【更多】，可查询该资产往年的折旧明细。n 分层信息先选中栏目中的一项资产，再点击图中上部的【分层信息】，将列出存在分层的情况，如果卡片是独立卡片，则系统会提示“独立卡片，没有分层信息”。非底层且分层的卡片才能列出分层信息，如图2-35图2-35资产卡片分层信息n 分类汇总资产按选定的一类汇总资产的卡片张数，数量，资产的原值，累计折旧，净值以及增加，减少等情况，如图2-36图2-36资产分类汇总在分类汇总界面还提供了资产明细（返回到图2-32）查询，以及图形分析，如图2-372-37资产分类汇总的图形分析在图形分析中用户可以更直观的看到某类资产的增减情况。n 汇总全部资产的汇总。如图2-38图2-38资产汇总结果在资产汇总的结果中，用户可以看见资产在本月的总变化情况。2.2.4 附属设备台账查询n 查询所有资产的附属设备情况。操作略（同资产台账查询）详细情况参见2.2.3节内容。2.2.5 资产台账自定义查询资产台账自定义查询是对资产台账查询更详细，更完整的查询，按照用户在对某一条件的限制或者多条件限制进行查询，查询条件界面如图2-39图2-39资产台账自定义查询（主要条件）自定义的查询界面分为主要条件和其他条件两个页面，其他条件页面如图2-40图2-40资产自定义查询（其他条件）查询条件的设置同2.2.3节资产台账查询条件的设置。设置完条件限制后点击按钮即可按照所设置的条件查询结果。如图2-41图2-41资产台账自定义查询结果在查询结果界面列出了所有满足条件的资产卡片,并且在界面上方将列出所在行的资产卡片的详细信息,例如使用部门,资产分类,主管单位,资金来源，资产来源,使用状态等等信息.2.2.6 附属设备台账自定义查询自定义查询所有资产的附属设备情况，界面如图2-42：图2-42附属设备台账查询自定义查询条件的设置同2.2.3节资产台账查询条件的设置。2. 3 卡片分层管理2.3.1 调整卡片分层对资产卡片的分层进行调整管理，界面如图2-43图2-43调整卡片分层n 设置设置卡片的分层代码。有下图2-44：图2-44设置卡片分层在图2-44中设置卡片的分层格式, 在方框内输入分层格式即可,如果增加分层，允许将独立卡片加到新的分层下在其前面方框内打钩即可设置完后按“确认”，如果不保存设置则“取消”。n 增加分层对所选的一层卡片增加分层设置，有下图2-45图2-45增加卡片分层在图2-45中设置卡片的分层结构以及在新分层下增加具体的卡片。具体操作如下请选择卡片的分层方式：设置卡片的分层方式，确定卡片所属的层次，点击按钮弹出进行选择。需插入的直接上级：选择插入卡片的直接上级，按后面的按钮弹出选择窗体2-46图2-46选择插入卡片的上级分层码在选择了直接上级分层码后在图2-45中的“直接上