差旅费报销管理制度.doc

差旅费报销管理制度1. 目的为了配合公司财务制度的实施，合理控制差旅时间及各项费用支出，提高差旅的实际效果，特制定本制度。2. 适用范围适用于本公司各中心各部门因公出差的员工。3. 权责单位3.1 本制度由公司财务中心管理部编制，财务中心总监审核，总经理特助审核，总经理批准。3.2 本制度由各中心各部门经理宣导执行，财务中心具体监督实施。4. 名词解释4.1 出差： 在中国境内由公司所在地出发，至目的地执行或参加公司委派的各种任务或活动。4.2 差旅费：员工在公司所在地以外出差发生的费用，包括伙食、住宿、交通等。5. 出差种类5.1 当日出差：当日能够办完公务返回公司。5.2 多日出差：5.2.1 省内多日出差：省内出差当日不能办完公务必须在外住宿之情形。5.2.2 省外多日出差：省外出差日期超过一日，需在外住宿之情形。6. 交通工具使用规定6.1 原则上行程800/公里以下，不得乘坐飞机，一律使用汽车或火车类交通工具。6.2 部门经理（含）以上人员出差时可乘坐飞机，经理级以下人员原则上不使用飞机类交通工具（5折及以下机票可使用）。6.3 经理级以下人员公务出差乘坐火车，若途中不过夜，只允许乘坐硬座；途中过夜，可乘坐硬卧，如遇紧急事件须乘飞机须经总经理批准。7. 出差管理7.1 当日出差管理7.1.1 当日出差交通费凭乘车票据实报实销，一般人员原则上不允许乘坐出租车，如确因时间紧迫或时间过晚无公交车、出差地区偏远等原因需乘坐出租车，报销时应附说明，并经部门领导批准方可报销。7.1.2 当日出差在时间在5小时以上，方能享受误餐补贴。7.1.3 误餐补贴标准如下（不含早餐）：总经理级人员按照15元/人/餐报销；其他人员按照12元/人/餐报销。误餐补贴报销时，必须在差旅费报销单后附宝达出差申请单（财务账）方可报销。7.1.4 享受津贴的外勤人员一律不支付误餐费。7.1.5 当日出差人员报销，不得预借差旅费（特殊情况必须由总经理批准）。7.2 多日出差管理7.2.1 员工多日出差按不同职位、不同规格之城市，依照差旅报销标准报销费用，超过部分自行承担；员工应严格执行标准，不得超标。多日差旅费报销标准（人民币/人/天）职位等级住宿费补贴工作餐补贴泉州市外交通费补贴特区一级城市二级城市特区一级城市二级城市特区一级城市二级城市总经理级250元/天220元/天180元/天80元/天50元/天50元/天外地区市内公交实报实销，上限50元。经理级200元/天180元/天140元/天60元/天40元/天40元/天外地区市内公交实报实销，上限50元。主管级180元/天140元/天120元/天40元/天30元/天30元/天外地区市内公交实报实销，上限40元。组长级及办事员120元/天120元/天100元/天30元/天20元/天20元/天外地区市内公交实报实销，上限30元。备注1、 电话费（实行包干）：凡出差人员电话费按10元/天补贴。2、 长途（泉州市外）按票据实报实销，短途（省外公交路途）以实际时间段按以上标准。3、 以上职级包括正副职级总经理级别为：总经理特助、总助、常务副总、副总、总监。经理级别为：各部门经理。主管级别为：课长、主管、主办会计、设计师、版师等。组长级别为：线长、组长、督导、专员、督察、采购员及其他办事员等。4、 泉州、晋江、石狮整个大泉州地区内不能视为出差，一般会派公车，不享受住宿补贴。5、 特区：北京、上海、深圳三市。一 级城市：省会城市。二级城市：省市以外城市。7.2.2 公司有签约饭店的，优先在签约饭店住宿，但如果办事地离签约饭店较远，也可以不住签约饭店，标准按与饭店约定的结算价为准，但不得突破级别标准。7.2.3 出差地如与员工家庭所在地为同一地区，原则上不发生住宿费，只发生交通费、伙食及电话费补贴。出差时所发生的跨省、跨市车费在5元以上（含5元）凭始发站车票或当地客运站统一制作的车票方可报销（的士费除外）。7.2.4 长途交通工具可以选择飞机、火车、汽车等，费用在规定的乘坐级别标准内实报实销。7.2.5 公司员工乘坐飞机不得乘坐头等舱和公务舱；乘坐火车，不得乘坐软卧。7.2.6 由各分公司或客户单位安排的住宿，公司不另外报销住宿费。7.2.7 住宿费凭票报销，不得超标报销。7.3 以下几种情况不享受交通补贴或伙食补贴：7.3.1 公司员工参加供应商、客户、外协单位或其他培训机构组织的会议、展览或培训，由对方提供食宿的或在会议培训费中已包含伙食项目的，员工不再享受伙食补贴。7.3.2 公司员工参加公司内部组织的异地会议、培训等，由公司统一承担食宿和交通费的，不享受伙食补贴和交通补贴。7.3.3 出差人员在出差地招待客人或有业务招待费等特殊性开支，需事先致电主管部门申请，沟通得到批示后，按额度限制进行相关活动。报销交际应酬费后，不再享受伙食补贴。7.3.4 公司派车出差的情况不享受交通补贴。7.3.5 在火车上或汽车上的途中不发生住宿费，只能按误餐费标准报支费用。7.4 其他费用事项的说明：7.4.1 凡与当次出差无关的费用，一律不准夹在差旅费中报销。7.4.2 出差期间发生的招待费、礼品费，需单独填列报销单报销，并事前征得主管部门领导同意后，事后审批人签字认可方可报销。8. 出差管理流程8.1 出差申请：员工因公出差，必须事先申请，并填写宝达出差申请单（见附件），出差员工应认真填写差旅计划，包括出差事由、日程安排等，并将填好的宝达出差申请单交主管领导审批。如果审批权限人在异地，可在申请单“备注”栏中注明已与审批领导电话确认等特殊情况。因特殊情况出差前未能填写宝达出差申请单者，必须事后填补该单，但必须同时在单中详细说明原因，并由报销审批人签字。8.2 费用预算：出差员工按公司规定差旅标准，预算出差中的各项费用，如往返火车/机票费、住宿费、通讯费等，并将总金额填列在宝达出差申请单中“费用预算”一栏。出差员工由公司统一预定的机票、车票，不包含在差旅费预算中。8.3 审批、借款：将填好的宝达出差申请单经审批权限人签字后，连同借款单交财务中心总监审批签章借款，借款后宝达出差申请单由员工自行保存待报销时使用。8.4 报销：凭经审批的申请单及有效票据填写报销单部门经理初审财务中心会计复核财务中心总监审核审批人审批出纳支付8.5 报销时限的规定：8.5.1当事人出差回公司后3个工作日内（含当事人回公司之日），必须按公司规定的报销秩序到财务中心办理报销，特殊情况以书面形式说明事由，并经部门领导审批后方可报销。8.5.2报销差旅费当事人出差回公司未按时办理报销，超过3个工作日按报销金额的10%给予罚款，超过7个工作日按报销金额的20%给予罚款，超过15个工作日按报销金额的50%给予罚款，罚款直接在当次报销金额中扣除，超过30个工作日才办理报销者，不得以报销，费用自理。8.5.3公司各中心各部门发生的其他相关费用报销期限参照差旅费报销期限执行。8.6 出差天数计算：自出发之日起至回公司之日计算出差天数，但午后出发或午前回公司者按半天计算（以下午上班时间为界），出差头尾算一天。9. 注意事项9.1 多人同行的，应避免单人住宿。同性2位同事出差的，入住标准为两人一间。按2人中最高职务级别的报销标准给予限额报销。9.2 公司统一预定机票、车票。须于出差前一天把计划报到行政中心，经确认后由行政办公文员统一订票。出差时从飞机场目的地飞机场，所发生的车费、的士费可凭票报销。出差往返的交通费、长途费交通费用不含以上限额内，但需凭有效票据方可报销。9.3 未经允许擅自出差或自行购票者，其产生的费用一律不予报销，擅自出差者按旷工处理。9.4 出差人员填写的宝达出差申请单(一式两联)经核准后一联报财务中心管理部，一联报行政中心行政部，以作为考勤依据。9.5 当日出差未能及时返回的，应补填宝达出差申请单，经批准后报行政中心及财务中心备案。9.6 出差途中因其他公务、疾病或意外事件需延长差期时，应报部门主管批准，由部门主管替其补宝达出差申请单，及时回复行政部，否则以旷工处理；未经批准或借故延长差期的，不予报销差旅费，并依情节轻重予以处分。9.7 员工出差后必须直接返回公司。如确因需要休息，须按公司考勤制度规定申请休假，如未经批准自行休假视为旷工。9.8 公司严禁任何人用任何手段谋取个人私利，如在规定额度内虚开住宿发票、虚开通讯费、出租车发票等。9.9 经理级/区域经理、一般员工出差所产生的住宿费、交通费、生活费按规定标准实行包干制，按实际出差的天数、报销标准额度进行补贴（同类地区跨区出差总体费用平均不超过补贴标准），出差人员报销时必须提供正规发票。9.10 总监级以下员工报销时因特殊原因超出标准，必须经中心部门领导批准方可报销；经理级人员如超出规定标准，须经总经理特批方可报销。10. 其他10.1 本规定由财务中心负责解释。10.2 本规定自正式发布之日起执行，原有关差旅费管理的规定和办法同时废止。附件 宝达出差