JY_美容院客户管理系统应用方案.doc

美容院客户资源管理系统 用户名称：美容院秘级：解决方案，仅限内部以及客户使用项 目 名 称名称： 美容院客户资源管理系统Name： BEAUTY CRM需求规格说明书（Version 1.00）文档编号：JY-XQ-2003-09项目名称：BEAUTY CRM编 写：Ken编写日期：2003-09-30审 核：王德广审核日期：2003-10-18大连建园软件系统有限公司文档修订记录序 号修改时间修 改 人审 核 人备 注12003-09-30Ken新建文档234567891011121314151617181920目 录第一章 系统概述第一节 系统设计目标第二节 系统设计原则第二章 开发平台与运行环境第一节 开发平台第二节 运行环境第三章 产品总体介绍第一节界面风格介绍第二节具体功能清单第四章 业务功能介绍第一节 系统设置第二节 顾客管理第三节 员工管理第四节 产品管理第五节 财务管理第六节 基本设置第七节 帮助信息第五章 系统实施步骤第六章 工程报价第七章 其它说明第一章 系统概述第一节 系统设计目标系统设计目标分为总体设计目标和技术设计目标，说明如下：总体设计目标：l 将XX美容院（以下简称美容院）的客户资源管理（以下简称CRM）工作实现计算机网络管理，从而大幅度提高工作效率，提高实施管理的准确性、科学性。l 使担负管理的工作人员从繁杂的手工劳作中解脱出来，有更多的精力从事深层次的工作。技术设计目标：l 信息全面，计算、统计方式灵活，使系统可以很好地满足收管理的各种业务需求。l 系统操作界面友好、操作直观方便。l 具有功能强大的信息查询、统计总览以及报表自定义功能。l 对各类数据进行汇总、分析，辅助决策。第二节 系统设计原则本系统设计原则如下：集成性充分考虑到企业目前的业务需求和今后较长时间内业务发展的需要，系统应能方便地升级，通过采用先进的技术来保证系统的开放性和很强的集成功能，为更多的应用系统提供标准化的接口，达到与将来所需系统的无缝集成。扩展性在系统设计采用的语言和技术选择上充分考虑了将来系统的扩展能力，提供预留的、可方便再开发的接口设计，以便将来系统能与其它网络规划中的应用系统集成。高可靠性选择高可靠性系统，不仅在一般情况下能正常运行，而且要求系统在超负荷情况下仍能保证正常运行。保证所有数据的一致性及可靠性。高安全性系统有安全管理，可防止无关人员存取或破坏信息。为此系统提供严密的保护：数据库提供的权限保护，对于访问数据库的用户，首先通过人员代码和口令确认人员所属部门及人员的职责所拥有的权限，根据人员的权限对相应的数据进行操作，与其无关的部分，就禁止此人员访问或禁止修改只能查看。系统对所有的添加，修改，删除均有详细记录，以明确责任，防止非系统人员的非法操作。此外，系统的日志管理自动记录所有用户在本系统中的操作，对于错误的操作可追加责任到个人。而且自动数据备份和故障排除后的数据恢复功能使所有的业务数据更加安全可靠。易使用性采用Windows 95/98/2000作为统一的客户端操作系统，创造性的友好界面设计，操作简单、方便，无需多少培训即可熟练使用。第二章 开发平台及运行环境第一节 开发平台本系统体系结构主要为内部收银管理系统。采用目前世界上流行的C/S工作方式。l 前端开发工具Delphi、VB或者是PBl 后台数据库：根据用户的实际应用选择MS SQL Server 7，2000等大型数据库第二节 运行环境本系统的硬件和软件要求如下l 硬件平台：PC-586以上微机，64兆以上内存，其中打印机和IC卡读卡器为任选件。l 软件平台：1. 服务器端: Windows NT Server 4.0或者Windows2000 Server 2. 后台数据库: 根据用户的实际应用选择MS SQL Server等大型数据库3. 客户端:Windows 95/98/2000,Windows NT第三章 产品总体介绍第一节 界面风格介绍本工资管理软件系统在一定程度上沿用了Microsoft公司产品风格，并准备导入了当前应用软件流行操作窗口：导航条。从而形成个性的操作界面，使操作人员经过简单的培训就可以灵活的使用本系统。第二节 具体功能清单1系统设置：l 用户修改口令。l 用户重新登录。l 人员权限管理。l 上机日志查询。l 数据库的初始化工作。2顾客管理：l 顾客资料登记l 顾客资料查询l 顾客皮肤检测l 护理前后肤质比较l 美容院对顾客提出护理建议l 顾客皮肤状况分析l 顾客会员卡(IC卡)管理l 顾客包月卡消费管理l 顾客护理设计l 顾客护理进度管理l 顾客预约管理l 顾客纪念日生日提醒l 顾客护理排行榜l 顾客护理记录查询l 顾客购买产品排行榜l 顾客购买产品查询3员工管理：l 登记员工档案l 员工基本工资设置l 员工工资项目设置l 员工护理提成设置l 销售产品提成设置l 卖卡提成设置l 员工工资表生成l 员工工资统计l 打印工资条l 员工护理排行榜l 员工护理业绩统计l 员工销售产品排行榜l 员工销售产品业绩统计l 员工卖卡排行榜l 员工卖卡业绩统计l 员工考勤管理l 员工排班管理l 员工调班管理l 员工被指名次数排行榜4产品管理：l 添加产品资料l 产品入库-进货单l 进货订单l 进货退货单l 进货管理l 产品销售销售单l 销售退货单l 销售订单l 销售管理l 领用出库单l 产品赠送登记单l 缺货报警l 滞销产品报警l 损坏产品登记报损单l 多出来的产品报溢单l 库存管理l 每月销售情况分析l 每月销售情况分析l 产品销售排行榜l 产品销售统计l 产品销售利润表l 产品展示改单。5财务管理：l 前台收银系统l 收款单l 其他收入单l 支出单l 其他支出单l 日报表l 月报表l 任一时间段的经营报表l 顾客欠款查询l 销售单统计l 进货单统计l 护理单统计l 报损单统计l 报溢单统计l 自用出库单统计6基本设置：l 常用参数及基本资料设置。l 分类项目代码（服务类代码、信用卡类代码、优惠卡类代码等）l 服务项目及定价。l 顾问服务项目设定（顾问设定，服务项目设定等）。l 固定资源设定（按摩床椅设定，其他美容设备等）。7帮助信息：帮助内容，关于。显示区功能提示系统菜单工具条第四章 业务功能介绍第一节 系统设置系统管理主要分为用户修改口令；用户重新登录；人员权限管理；上机日志查询；数据库初始化工作。l 用户修改口令：功能：为了保障系统的安全性，以及数据的完整性。为每一个可以操作此系统的用户分配了一个密码。用户可以通过此模块定期的修改自己的口令。如图：l 用户重新登录：用户重新登录是用户使用完本系统后退出，或者是在不重新启动本系统的情况下，在次进入本系统的方法。其操作流程和最初的用户登录完全一样。l 人员权限管理：在窗口中可以添加、删除操作本系统的用户，也可以修改用户的权限。点击权限管理菜单，给不同的用户分配权限。限制其使用特定的功能。l 上机日志查询：本系统对每个用户的操作都有记录，用户可以清晰的了解各个操作者所进行的操作。本系统还可以按照上机日期、时间、用户名称和所进行的操作进行分类查询排序。l 数据库的初始化：只有系统管理员才具有这样的权限。其功能是清除数据库中的信息，您可以通过选择“保留基本信息”或“清除所有信息”来清除数据库。如果选择保留基本信息，则会保留住类似参数设置这样的基本信息。如果选择清除所有信息，则本系统中的所有信息都会丢失，点击开始清除按钮，开始清除数据库操作。第二节 顾客管理顾客管理是本系统的一个重要的组成部分，主要分为顾客资料登记；顾客资料查询；顾客皮肤检测；护理前后肤质比较；美容院对顾客提出护理建议；顾客皮肤状况分析；顾客会员卡(IC卡)管理；顾客护理设计；顾客护理进度管理；顾客预约管理；顾客纪念日生日提醒；顾客护理排行榜；顾客记录查询；顾客购买产品排行榜；顾客购买产品查询。l 顾客资料登记全面记录并保存所有顾客资料，如姓名、皮肤类型、身高、体重、出生日期、血型、邮编等，像血型、健康情况、运动习惯等项。顾客相片可通过数码设备摄入。这样详细的顾客资料可让美容院完全掌握住顾客的个性，以便今后进行个性化的顾客营销服务。l 顾客资料查询可以根据顾客资料的全部选项快速查询相关顾客资料，为美容院的营销、策划提供一系列数据。l 顾客皮肤检测含顾客皮肤检测及历史检测结果的查询功能；含皮肤状况与护理疗程的自动挂接的设置功能-可根据皮肤特性，自动显示问题皮肤产生的原因、建议使用的护理疗程和护肤品。；（需要美容院事先设置好本院经营的护理疗程和产品）l 护理前后肤质比较顾客使用产品及护理疗程的前后对比l 美容院对顾客提出护理建议进行皮肤分析后，诊断出顾客急需解决的问题后，电脑即马上找出要向顾客推荐的产品和推荐的护理。l 顾客皮肤状况分析皮肤检测结果的详细分析以及顾客期望改善的效果分析，l 顾客会员卡(IC卡)管理持卡消费是时尚，美容院应给你的顾客发几个卡，或者多搞几次促销多卖几张卡，对于会员卡的管理就是充值和取现。顾客刷卡系统的管理，顾客在消费时直接刷卡，不必携带现金，并可提前享受高消费积分带来的折扣优惠；季节性优惠卡（例如包月卡）和其它次数卡，都可以通过IC卡管理系统来实现科学管理和轻松管理。l 顾客包月卡消费管理一、添加包月卡项目，即包月卡是做什么用的。二、对包月卡进行管理，如某包月卡5000元做30次，从2月12日到6月12日。l 顾客护理设计含专业的疗程设计和护理疗程介绍；将护理疗程与产品销售有机结合起来，并自动进行产品图片的展示，依据顾客消费心理，引导顾客消费，l 顾客护理进度管理用来登记顾客的每一次护理的完成日期和美容师的编号，对于流动顾客，可以实现多人一次买单，美容师分别提成的功能 。l 顾客预约管理用来记录顾客预约的详细情况，并设置预约时间提醒功能。l 顾客纪念日生日提醒一旦将顾客的资料输入电脑后，然后再设定生日提醒的时间长度，电脑便可自动提示在某一天后您的某位顾客生日。l 顾客护理排行榜对顾客在美容院的护理，美容院经营者要对顾客进行分类，对多次到美容院消费的和消费金额比较多的顾客要特别的注意做好顾客服务，因此，对顾客护理进行排行榜就显得非常重要了。这一工作交给电脑来做就很简单。l 顾客护理记录查询顾客什么时候来我们美容院做护理，也许很多美容院老板不怎么关心，主要原因是要找出这些记录很花时间，其实如果您交给电脑来处理，就只需点一下鼠标就可以了，选中护理排行榜上您想知道的顾客，单击明细按钮就可知道该顾客什么时候来过我们的美容院，不管是几年前的今天我都能找到记录有多少顾客到过美容院，她们消费额是多少，是谁给她做的护理，做的是什么护理，一清二楚。l 顾客购买产品排行榜同样，顾客在美容院购买产品，作为美容院经营者也要对她们进行分析，谁消费产品的多和少，她消费什么产品最多，什么产品最少，也要拿出科学的数据来，这样就对我们的经营决策起很大作用。如图:l 顾客购买产品查询和顾客护理记录查询一样，顾客到美容院来购买的产品也很容易用电脑来实现，这一功能作用非常大，因为顾客购买产品也有她的习惯性，如果我们能随时跟踪顾客在美容院的消费情况，对我们以后的决策就有很好的参考价值。能够按多种条件对顾客的消费记录进行查询和统计，以帮助经营者对顾客的信息进行相关统计、处理，提供更详细的经营、管理参考数据。第三节 员工管理员工管理是指管理本公司内部的人员。注意功能包括：登记员工档案；员工基本工资设置；员工工资项目设置；员工护理提成设置；销售产品提成设置；卖卡提成设置；员工工资表生成；员工工资统计；打印工资条；员工护理排行榜；员工护理业绩统计；员工销售产品排行榜；员工销售产品业绩统计；员工卖卡排行榜；员工卖卡业绩统计；员工考勤管理；员工排班管理；员工调班管理；员工被指名次数排行榜l 登记员工档案提供所有员工基本资料的管理,实现员工档案的电子化管理。l 员工基本工资设置很多企业在设计员工工资时都是底薪加提成，那么这底薪也就是基本工资，本系统提供了设计员工基本工资的平台l 员工工资项目设置每个美容院发放工资的形式不同，虽然基本上都是基本工资+提成，但是，有许多美容院还设有手机补贴、住宿补贴、旷工罚款等，象这些，本系统提供了设置员工工资各种项目的管理。l 员工护理提成设置通过用户自行设置的提成方式与提成比例，实现员工提成的自动化计算与管理；本系统提供了三种提成方式，第一，按营业额一定的百分比来提成；第二，按不同护理项目设定不同的提成比率，如美白系列按20%提成，美体系列按30%提成；第三，按不同的项目设定固定的报酬，就像计件工资，如冼剪吹，不管收顾客多少，给员工就按X元付工资。l 销售产品提成设置正如护理提成设置一样，产品销售的提成也有三种选择，第一，按销售额的百分比提成，并且可根据不同的销售额阶段设定不同的提成比率；第二，因为不同的产品利润不同，销售的难易程度也不同，因此，根据不同产品设置不同的提成比率，也是美容院常用的方法；第三，固定计件工资，只要卖掉，就给多少提成，如X元，Y元的。l 卖卡提成设置正如产品销售提成设置一样，卖卡的提成也有三种选择，第一，按销售额的百分比提成，并且可根据不同的销售额阶段设定不同的提成比率；第二，因为不同的卡，如金卡、银卡，利润不同，销售的难易程度也不同，因此，根据不同卡类设置不同的提成比率，也是美容院常用的方法；第三，固定计件工资，只要卖掉一张，就给多少提成，如XX元，YY元的。l 员工工资表生成l 员工工资统计l 打印工资条l 员工护理排行榜美容院要经常对员工业绩进行考核，利用电脑自动化即科学又快捷，如您想了解某一段时间员工护理业绩的排行情况，可以使用本模块功能。l 员工护理业绩统计统计出员工每个月的护理情况，每种护理所占的比率，同时也可从这一侧面了解到我们美容院的真正强项是什么，就不会评经验，评感觉认为我们的强项，错误地认识自己，同时也就忽视了竞争对手的认识。l 员工销售产品排行榜同样，本系统对产品销售的分析也是很快捷很科学，如您可以知道每个员工销售产品的排行，也可以知道每一种产品在每个员工销售的分布情况，从而可以得出为什么这位员工销售这种产品这么好，销售另一种产品怎么就不行，有什么经验和体会，及时总结，提升团队的作战能力。l 员工销售产品业绩统计l 员工卖卡排行榜也和产品销售一样，本系统对员工卖卡的销售分析也进行科学标准的设计。l 员工卖卡业绩统计员工卖卡水平的高低，在某一种程度在决定了美容院的生意的好坏，卡销售得多，就会有顾客经常不断地观顾，同时也会吸引其他顾客前来，这样美容院就会进入良性的运作中。l 员工考勤管理即时统计员工的考勤状态，并能实现员工排班的自动化。l 员工排班管理可预先安排至少30天的工作计划； 将员工排班数据输入排班表后，员工考勤刷卡在不需要人工干预的情况下，能科学地计算出每次刷卡所表现的考勤状态。l 员工调班管理需调整班次时，能快速对原有班次进行更改，并记录调班信息以便日后查询。l 员工被指名次数排行榜员工的点名率高，说明员工受顾客欢迎的程度高，对员工的点名率要进行排行，并给予一定的奖励。第四节 收银管理收银管理是本系统最常用的功能。l 添加产品资料通过产品资料的添加，便可将产品的名称、价格、品牌、规格、使用方法、内含成分、产品图片等内容输入电脑，即可建立了产品的基本资料。以后进行产品进货、产品销售、产品调换等就只需直接调用了l 产品入库-进货单当您今天要进一些货时，可由进货单进行产品入库登记。l 进货订单您可以在采购之前利用“进货订单”打印采购单，“进货订单”不会影响库存量，不用担心。l 进货退货单当您进货入库后，才发现进错了产品，或者一段时间后，您要退货，便可用“进货退货单”退货。这一操作会影响库存量。l 进货管理利用电脑可以随时查询某一段时间的进货量，并且可以查询到所有的进货单据，从而可以得知每一产品的来龙去脉l 产品销售销售单记录每一种产品的销售可用销售单，销售单的操作很简单，只需点击相应的内容，l 销售退货单对于销售出去的产品，或者操作错了销售单，即可进行销售退货单处理。l 销售订单如果有客户要订货，但还未真正确定，即可先通过“销售订单”等顾客真正购买时，把“销售订单”调出即可成为销售单而不重新输出产品的情况。l 销售管理对销售的管理，本系统的功能是非常强的，她可以很快计算出某一时段的每种产品的销售情况，并且可对产品的销售排行，对客户购买产品的情况排行，对每一职员的销售情况进行排行，而且可以很快计算出每一种产品的销售利润以及所有产品某一时段的利润，l 领用出库单本系统设计了“自用产品出库单”方便美容院用于服务客人的产品的消耗记录。l 产品赠送登记单本系统还设计了产品赠送登记单，用来记录赠送给客人或用来搞活动的产品，在赠送登记单上的产品，在计算收入时为0，而库存量即减少。l 缺货报警只需单击“库存下限报警”，电脑即马上找出需要进货的产品列表。l 滞销产品报警单击“库存产品上限报警”，电脑即可找出超过一定量的产品，即滞销产品。l 损坏产品登记报损单有时产品会损坏或过期等某些原因而不能前产生效益，这时在“报损单”登记。l 多出来的产品报溢单盘点时可能会出现某些产品不知什么原因多了，为了做好利润分析，应将这部分产品记录在“报溢单”中，而不应在“进货单”中登记。l 库存管理库存的管理非常重要，管理好，可以不积压产品，不积压资金。库存的管理，主要是平时要做好数据的分析，如每天的库存状况，每月库存的变化以及每种产品一段时间的变化情况都要了如指掌，才能对每天的经营信心在握，美容的产品种类不少，每一种类又有很多品牌，各种品牌又有很多系列，因此就需要用电脑做好分类管理，利用电脑其实就很容易做到，电脑化管理最大的优势可能体现在库存方面有着人脑无法比拟之处，因为电脑计算速度快，准确。同时，通过不同的条件对库存中的产品数量进行查询；方便、及时地了解库存产品的相关数据，为美容院进行销售分析或营销策划提供准确的、所需的数据支持。l 每月销售情况分析本系统能很方便分析每个时间段各种产品的销售情况，单击“销售分析”“月销售状况”，输入所要查询的时间段，单击“确定”即可知道该时间段所有产品的销售情况，如果您还想进一步了解销售的每一步交易，即单击“明细帐目”即可得到每一笔交易的来龙去脉。l 产品销售排行榜各种产品的销售情况是不一样的，美容院要能很快地随时得到产品销售的排行情况，哪些产品好销，销量能达到多少，要多少时间才能销到这个量，这些问题都是经营者要思考的，利用本系统，单击“产品销售排行榜”即可得到。如果您还想知道该产品什么时间内畅销，可以通过“明细帐目”查到畅销的时间排列。l 产品销售统计本系统“销售统计”是将某一时间段所有销售单汇总出来。l 产品销售利润表“产品销售利润表”可以很快地计算出每一种产品的利润。l 产品展示。产品展示是将产品的图片输入电脑，展示产品图片信息，以灵活、新颖的幻灯片展示方式，方便地向顾客介绍各种产品的具体信息，激发顾客的购买欲望。第五节 财务管理l 前台收银系统准确、快速地完成顾客现金消费或持卡消费的折扣计算、找零等收银工作；极具通用性和灵活性的IC磁卡消费功能，自动确定顾客身份、消费类型和折扣；只需简单输入顾客编号或刷卡动作，确定相关产品或护理疗程即可轻松完成收银工作。l 收款单每一次收款，本系统会自动形成收款单，如“销售单”执行后必然产生收款单，“收银系统”执行后也同样会自动形成收款单，当然，除了销售产品和护理所带来的收入外，我们还会有其他与收入相关的活动，如培训，房租或其他事项，这时我们便需要一个收款单来填写了，就像给顾客开一个收据一样，本系统让每一个美容院拥有自己的收据。l 其他收入单当然，美容院的除了产品的销售和护理收入外的其他收入也可通过“其他收入”单，特别是经常有的项目，即由“其他收入”执行。l 支出单正如收入单一样，美容院每一笔支出交易都自动生成“支出单”，同时“支出单”也可以用来记录支出的款项。l 其他支出单美容院除了购买产品支出外，还有其他诸如培训，买美容仪器等，这时，就可将这些支出记录在支出单中，特别是常规的其他支出，都可由它来记录。l 日报表美容院可通过“经营报表”输入日期，即很快统计出指定日期的营业状况，包含产品销售、护理的现金交易金额、刷卡金额和卡销售金额。l 月报表美容院可通过“经营报表”输入日期段，其功能类似于日报表。l 任一时间段的经营报表同日报表和月报表。l 顾客欠款查询查出欠款的顾客列表。l 销售单统计可以对所有的销售单进行统计分析，如统计某顾客的销售单，也可以统计某销售员的销售单，统计某顾客的销售单时，只需要在“分析条件”的“往来单位”中输入所要统计的顾客名称即可。l 进货单统计“进货单统计”即可所有的进货单情况，如果在统计前输入统计的条件，如输入统计的客户名称，即可统计出从某供货商处进货情况的统计；如果输入采购人的姓名即统计该采购人所经手的进货单的统计情况，l 护理单统计通过“护理单统计”可得出每种护理的次数和总金额，如果在统计之前输入“顾客名称”，即可以得出该顾客在该时间段到美容院来护理的次数和消费金额。如果输入“员工名称”的姓名，即可统计出该时间段该员工为顾客所做护理的次数和金额，如果输入“护理名称”，即可统计出该时间段该护理有多少顾客来做和总金额。l 报损单统计报损单统计即统计出