文书档案管理标准.doc

江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度文书档案管理标准（草稿）1 主管部门及领导文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。2 归档文件本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。21 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3. 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4. 质量要求41 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5. 整理方法5.1 装订归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短期的归档文件，可保持原貌。5.2 分类归档文件采用年度-机构（问题）-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。5.2.1 将文件按其形成年度分类。跨年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度；跨年度办理的文件归入结束年；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。5.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4 编号归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。5.5 编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。5.6 装盒将同一保管期限、同一机构（问题）的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目（馆编件号、盒号暂不填写）。5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号（用铅笔），也可不编号。5.6.2 备考表备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。5.7 排架不同保管期限的档案分别排架。6. 管理要求6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。7. 借阅7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等；本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。8.销毁8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销