采购的概念.doc

1、 采购的概念（三方面）(1)采购what，向who采购，采购的price，when采购，采购的quality (2)采购活动，寻找供应商、收料、进料品检、拒收与发料；供应商评估、采购运输管理、采购品质管理、采购合同管理、付款条件管理、采购零组件的规则制定(3)采购目标2、采购的文件内容（五部分）请购：Purchase Requisition (一般请购)Internal Requisition (内部请购)RFQ询价：Bid RFQ Catalog RFQ Standard RFQ Quotation 报价：Bid Quotation Catalog Quotation Standard QuotationPurchase Order 采购：Standard Purchase Order (标准采购)Planned Purchase Order (计划采购)Blanket Purchase Agreement (一揽子协议采购)Contract Purchase Agreement (和约采购)Release：Blanket Release Scheduled Release 3、Purchasing Flow 采购流程包括Requisitions 请购、RFQ and Sourcing 询价、Purchase Order 采购、Receiving & Return 收货/退货。(1)请购流程可以通过手工或者导入来创建请求单。导入：请求的需求来自于Oracle MRP、Oracle Inventory、Oracle WIP、Other systems，。手工：手工录入或者通过请购模板来创建请购。请购一旦批注，根据请购的来源判断是否内部请购单，还是采购用请购单。如果是内部请求单，创建内部销售订单，运行创建内部销售订单，运行订单导入，创建销售订单。如果是采购用请购单，那么将其放入请购池中。(2)询价头部信息包括发运地、收款地、价格有效日期。行信息包括：数量、单位、目标价格最大最小数量、条件等等。建立询价单：从请购行池中查询-得到请购行检索结果-选择请购行-自动或者手动创建(3)采购订单四种类型的采购订单：标准采购：企业按照请购、询价、供应商报价的流程进行采购业务。明确知道需要采购什么？采购多少？向谁采购？采购单价？计划采购：企业的物料需求有比较明确的时间计划。一揽子采购：与供应商就购买某物品时签订价格折扣协议，需要采购时，发放该采购协议。合同采购： 企业与某供应商因某种契约关系而制定的，通过标准采购业务流程分批执行。类型 物品 数量 单价 需求日期 实现方式标准采购订单 明确 明确 明确 明确 审批计划采购订单 明确 明确 明确 明确 下达一揽子采购协议明确 不明确 不明确 有截止期 下达合同采购订单没有没有没有， 只有总价 有截止期 标准采购订单(4)收货/退货三种类型Standard receipt、Direct receipt、Inspection required。Other:供应商-1:n-地点(付款方式、期限/条件、绩效)-1:n-联系人绩效评估包括：Overdue shipments、Returns、Cost、Invoice variance等。购流程无外乎为接单排单下订单跟单结束订单的过程。 1 首先接单，这是采购的前提条件。公司业务员（包括外销和内销）依客户定单提供给采购部打样单或者备料单，这相当于接单，而采购部的客户则是公司的业务处。打样单或者备料单上业务应注明相关要求，比如客户订单数量，单件成衣所需物料以耗料，物料品质及工艺，备料完成时间等。采购员如有不明白之处应在打样单或者备料单到采购部的当天及时告知此跟单的业务员。2 采购员从业务处接到打样单或者备料单，便要开始排单。排单应该可以说是采购计划的第一步，能够把备料单理清楚，既能缩短采购时间，也可减少成本，达到事半功倍的效果。有的时候从业务处来的备料单不是一张两张，而是很多张，这就须在时间上给这些单子进行排期，遵循急单优先的原则，先排货期紧的单子。另外，工艺流程繁杂，供应期长的物料也应先安排采购。同时，如果来的备料单中，多张单都需用同一种物料，要考虑一并采购。比如：备料A单中需用兰色涤纶线20个（4000y/个），备料B单中也要用此种线500个，备料C单中需50个。采购的时候如果依单张备料单去购买，因为数量少供应商未必乐于接单，相反价格或许也会相应抬高云算入了开机费用等；而如果几个单中用线合在一起采购的话，数量上首先就有优势，要求供应商相应地降低些单价，他们大都会同意的，毕竟数量大，降低点单价于他们而言是不会影响利润的，而于公司，则又节省了一笔说大不大说小不小的成本。另外，排单中还要优先考虑到清理仓库的库存物料，减少不必要的重复采购工作。照顾周全一切，做个采购计划。 3 下订单。下订单所指对象是供应商。排好单后便可依照排单时做的采购计划着手备料。采购这个动作分为开采和购买。业务处来的打样单中常会有些是之前从未用到过的新物料，这就需要开采，譬如重新开模具，也涉及到开发新的供应商，这里就不细说。主要还是说说大货用料的购买。一般每个公司的采购部在大货完成或者是每年所有打样过的产品都会对之做相关的物料卡存档工作。下定单的时候，可以根据这些现有的资料并对照仓库的库存料来按备料单所需的数量以及时间进行订货。订货的时候选择供应商也是非常重要的。这就需要在下订单前对现有的供应商进行评估，有必要也需要开发更多的新的供应商。选择好的供应商能有助于更好的开展日后的采购工作。而从价格，质量，交货时间方式地点，付款方式，服务质量等多方面比较中选择合适的供应商这是采购人员应具有的能力。本着以最低的价格购买最好质量的理念，选择到合适的供应商后，便可与供应商立购销合同也称为下订单。购销合同中除了应该写清楚所订物料的规格，数量，颜色，单价（是否含税，国税还是增殖税，几个税点），总金额等外还须注明品质要求，交货时间，交货方式，付款地点以及付款方式另外履行不了和约双方所承担的责任等诸多细节问题。总之，车间大货生产之前，所有的物料都应在供应商处有安排生产，大货生产时务必所有需用的物料都能都入仓库（包装材料纸箱，胶袋可缓些）。4 跟单，指的是与供应商签订好购销合同后，在规定交货时间内，跟踪物料的生产进展情况。有的供应商善于“蘑菇”，接到定单后因生产旺季或者其他原因，迟迟不给我们的单派上生产线，这时我们要做的是敢怒敢言，直接找供应商负责人，要求按期生产，不然则有必要换供应商。（这种情况大都在采购作业中会有碰到，所以这就要求先前公司找供应商不局限与一家，毕竟东边不亮西边亮，找多家供应商与公司有益无害，也可给供应商造成竞争的压力）供应商有安排物料生产的过程中，有必要去到供应商生产车间，紧订质量。跟单这一环节中，如果保证了大货物料的质量，可避免不少公司日后大货生产中可能会出现的一些问题如因物料的质量不过关而换物料，耽误时间进而延误出货时间等。所以跟单中既要要求供应商时间上能按时，也更要要求供应商