《诚善首饰管理信息系统》操作说明.doc

诚善首饰管理信息系统操作说明 欢迎使用诚善首饰管理信息系统系统安装将系统光盘放入电脑光驱，双击“我的电脑”中“光盘驱动器”图标，然后点击“Setup”文件，电脑将自动开始安装，在点击三次“下一次”按键后，即可将软件安装在您的电脑上。此时桌面上将出现“首饰进销存”图标，双击该图标即可进入首饰管理系统（运行前请确认加密狗是否已经插在电脑的打印口上），待出现用户登录对话框后，用鼠标单击用户代码右边的下三角，然后选中“系统管理员”身份，按确定进入。即可登录系统，开始操作。本套管理系统由六个主要功能模块组成。分别是：一、系统资源 在系统资源的下拉菜单中进入数据字典，按照公司的具体需要，用增加和删除按扭来增加和修改表中的资料（金属成色、宝石类别、宝石形状、宝石颜色、宝石等级等数据），然后按保存即可，以后在操作中，需要用到这些数据时，可以直接调用，不用再重复输入。供应商档案、分销商档案及客户档案的操作与其类似，其作用是在其后的操作中可直接调用资料，方便操作。打印条码标签功能是方便您需要时补打标签用的，正常的标签制作不用在这里打印。当需要单独打印某个或某几个标签时，可以如下操作：（#代表需要打印的标签的条码号）（项目操作栏条件值）逻辑符条码号等于#或者条码号等于#或者条码号等于#“确定”后即可打印所需的标签。二、库存管理在库存管理下拉菜单中选首饰入库单选项，单击进入。然后单击增加入库单按钮待出现提示框后（注意对话框中所提供的信息），根据需要选择珠宝类（按件销售）、金类（按克重销售），按确定键进入，入库对话框可由逐个或批量两种方式输入。1） 逐个方式输入：将一件首饰成品的品名款号证书号原编号净金重石重规格等数据依次输入（不要的可以不输入），输入完后，单击计算售价按钮弹出计算售价对话框，然后输入金价、石价（注意：在计算石价金额时，有两种计算方式：一是按克重如：钻石等；另一种是按粒数如锆石等；在实际操作时应依具体情况选择）、加工费、销售倍率等，电脑将直接计算出成本和售价，按保存，电脑将自动生成条码号，这样就完成一个完整的入库操作程序，其它的入库操作与其类似。如果首饰成品的某些参数相同可使用复制功能进行复制，然后修改其中不同的数据，这样可减少工作量，加快速度。待整个入库操作完后，按保存键，电脑将自动给每件首饰生成一个唯一的条码号，以便于以后的管理。2） 批量方式输入；与逐个方式输入相似，只是将输入方式转变为表格的形式。但注意，在批量对话框的左下角处，有一个黑色的长方条，将鼠标置于其上，待鼠标变成双箭头后按下鼠标左键向右拖动，窗口将拆分成两部分，在右边窗口中操作，左边窗口不动，其目的是便于输入时左右相对应，防止操作过程中出现错误。（类似于excel表格） 完成入库操作后，若想打印标签，请单击入库单底部的打印条码标签选项，待出现对话框后，单击标签方案，在弹出的对话框中选择所要的方案，公司的标徽，公司品牌、产地、条码号、款号、检测单位等信息都可以在某种标签方案中得到体现（不需要的可以不输入）。然后单击确定即可打印。打印标签可使用普通喷墨或激光打印机，普通A4纸。打印出的A4纸在经过过塑、剪切、铆钉等制作程序后，可制成精美、耐用的标签，这种标签的最大优点是成本低廉。本系统也可以支持条码打印机制作条码标签。如果完成入库后，发现有错误或者退回的货需要进行修改时，单击修改入库单或单击库存管理下拉菜单中的修改数据选项，即可对其进行修改。（注意：被修改的首饰不能是已发货或已经销售的货品，否则，即使修改电脑也不会保存）。*另注意：一、在修改已输入产品的名称时，应当使用正确的修改方法。例如：有30件品名为“18K女戒”的首饰，完成入库操作后，发现品名输为“18K钻石女戒”，然后对其进行修改。错误操作是：将品名栏中的钻石直接删除，然后保存。导致的结果是电脑中没有这30件首饰的品名的记录，在成本明细表和入库明细表中没有这30件首饰（因为这些列表都是按品名来统计，品名由三部分组成，操作中若删除一部分，系统即会默认已删除全部品名）。正确的操作是：将品名栏中的钻石删除后再输入一次空格然后保存即可。二、若想打印满足下述三个条件的首饰标签入库单号为RK00001中的金属成色为PT900的首饰；条码号由00000618到00000710的首饰（这些首饰可能不在入库单RK00001中）；条码号等于00001106的首饰。具体的操作方法是：系统资源打印条码标签，在弹出的对话框中输入上述条件（见下表）（项目操作栏条件值）逻辑符（入库单号等于RK00001并且金属成色等于PT900）或者（条码号大于等于00000618并且条码号小于等于00000710）或者条码号等于00001106三、分销管理在分销管理下拉菜单中选分销发货单单击进入。然后单击增加发货单按钮进入发货状态，在发货之前可调整结算率（与分销商的结算）。在做发货操作时，也有逐个方式和批量方式两种选择，如果是使用逐个方式发货时，先选择好分销商，然后逐个输入条码号（手工输入或使用扫描枪均可），敲回车即可调出该件货品的所有数据，再敲回车即可完成该件货品的发货操作，发完一批货后，点击打印发货明细表按键，电脑将提供预览表格并记录数据（切记：一定要做本操作）；如果所发的一批货是存在某一个共性的条件（如属于入库单号，条码号相连，款号相同等），则可使用批量发货方式：单击批量发货，在弹出的对话框表格中输入一定的条件，然后确定即可。例如：想将入库单号为某某单中的所有首饰都发给某分销商的具体操作如下：在对话框第一行的项目栏中选择入库单号，操作栏中输入等于，条件值栏输入所要发货的入库单的号码（或名称），然后确定即可完成这批货的发货操作。如果只用一个条件无法找出所有的货，可以在表格中每一行指定一个条件，条件之间用逻辑符连接（行数不够可点击“增加”）。当需要同时满足两个条件时，用“或者”连接；需要两个条件之间的数据时，用“并且”连接（相当于数学中的并集和交集的概念）。例如：想将条码号为00000017到00000093的货和入库单号为RK0001的货都发给“北京”的分销商，就可以先指定分销商，然后单击批量发货，在弹出的对话框表格中输入：（项目操作栏条件值）逻辑符（条码号大于等于00000017并且条码号小于等于00000093）或者入库单号等于RK0001然后“确定”即可完成这批货的发货操作。点击打印发货明细表按键，数据即自动记录。 分销退货、盘点的操作与发货操作类似，具体操作不在重述。四、销售管理 同样先在销售管理菜单中点击进入首饰销售单，按增加按钮进入首饰销售对话框，先选中分销商，然后先输入条码号再点击销售登记，在弹出的销售登记对话框中可修改折扣率、实售价等数据。如果有旧料回收就单击旧料兑换按钮，在弹出的旧料兑换对话框中输入旧料的品名，金重，收料价，折算率，手续费等参数，然后单击确定这件货品便完成了销售登记。如果有票据打印机，销售完成后单击打印销售凭证在弹出的对话框中输入条件，然后单击确定即可打印出销售凭证。（需要此功能需向本公司声明以获得技术支持）销售退货的操作与其类似，先选中分销商输入条码号退货登记即可。完成一批销售操作后，点击打印销售明细表，电脑将提供预览表格并记录数据（切记：一定要做本操作）其余的所有报表都由电脑自动生成，可根据自己的需要打印。在实际的销售中，可以灵活运用软件的强大功能方便的进行管理。例：一件货兑换多件货的操作例如：客户用10克旧成色的足金换总重为10.5克（三件的总重量）的足金首饰。（假如当日的金价是85元/克，收旧料的手续费8元/克）具体的操作如下：手工帐：10.5g-10g=0.5g*85元/克=42.5元10克换10克的手续费=10克*8元/克=80元合计：42.5元+80元=122.5元电脑帐：不妨设三件首饰的条码号分别为：00000017（足金女戒 重3克）、00000024（足金吊坠 重3克）、00000031（足金女戒 重4.5克）。1、将三件首饰中的任意一件（条码号为000000017）在销售时作兑换处理；具体的操作是：先选中分销商输入条码号（00000017）单击销售登记单击旧料兑换在旧料兑换对话框中分别 输入旧料品名（足金）旧料重（10克）收料价（85元/克）手续费（8元/克） 确定在销售登记对话框中输入零售单价（85元/克）确定即可。2、其余两件作为一般销售处理。（但注意：作了销售登记后，应在旧料兑换对话框中只输入旧料的品名，目的是在以后盘点帐目时，知道这两件货在销售时也作过旧料兑换处理，在兑换原始数据表中有记录）。这样电脑记录与手工记录便可一致。（见下表）深圳市景瑞珠宝首饰有限公司 首饰销售明细表发货单号：XS00001 货币名称：人民币 分 销 商：北京女子百货打印时间：2001/08/14 00:00条码号品 名款号原编号金重(g)旧料重收料价折款金额售价实售价00000017足金耳钉E21353.0010.0085.00850.00255.00-515.00品名小计：共1件3.0010.00850.00255.00-515.0000000055足金吊坠ST12353.00255.00255.00品名小计：共1件3.00255.00255.0000000003足金女戒RI25484.50382.50382.50品名小计：共1件4.50382.50382.50分销合计：共3件10.5010.00850.00892.50122.50367.5367.5367.5367.5367.5本页小计： 共3件 10.50 10.00 850.00 892.50 122.50发货人 制单人：系统管理员 第1-1页五、系统维护系统维护中有系统设置用户管理数据备份切换数据库等功能，打开系统设置对话框在其中输入公司全称公司地址公司简称及人民币然后确定；在用户管理对话框的详细信息中输入每个人的详细资料，如：代码姓名密码等资料；在操作权限中选中给予不同人的权限（在可以给他使用的功能后的小框内点击），然后保存即可，可以给予多个操作人员不同的权限，便于管理和资料保密。数据备份功能是用来将目前的数据进行备份，以便当一些不测的因素发生时（如电脑损坏等），防止数据被破坏或丢失，其操作方法是：关闭其它的窗口只留一个主窗口打开系统维护菜单点击数据备份在弹出的对话框中输入路径和名称保存（注意弹出的对话框中的提示信息）确定即可，您可以将备份的数据拷贝到磁盘或刻录到光盘上，以备不时之需。切换数据库的作用是可以方便的管理多个数据库，（如一个数据库管理珠宝类货品，另一个数据管理金类货品等，需根据您的具体需要），其操作方法与数据备份类似。六、网络应用1）总库操作：生成发货数据：入库发货（要打印发货明细表）生成发货数据（在分销管理下拉菜单中）在对话框中输入条件确定单击对话框左上角的生成文件按钮在数据保存为对话框中输入文件名（shuju）和路径(C:DOSKTOP)保存确定（注意窗口上的提示信息）此时桌面上便生成该数据文件通过压缩生成压缩文件通过电子邮件发给分销商。2）分销商的操作：接收发货数据：进入电子信箱下载压缩的数据文件解压（生成数据文件）接收发货数据（在库存管理下拉菜单中）单击窗