学生处内部培训手册初稿【修改后】.doc

中山大学学生处中山大学学生处 办公室助理指导手册办公室助理指导手册 内部培训参考 内部培训参考 编制 编制 0606 级学生助理级学生助理 目目 录录 第一章第一章 办公室机构设置和学生助理队伍构成办公室机构设置和学生助理队伍构成 1 一 学生处办公室机构设置 1 二 学生处学生助理配备情况以及助理职责 2 1 学生处学生助理配备情况 4 2 助理职责 4 第二章第二章 学生助理的基本素质学生助理的基本素质 6 第三章第三章 学生助理的基本礼仪常识和纪律学生助理的基本礼仪常识和纪律 7 一 办公室仪容仪表 7 二 办公室基本纪律 7 第四章第四章 学生助理的常规工作要求和流程学生助理的常规工作要求和流程 8 一 上班 下班 8 二 接 打电话 9 三 接收文件 10 四 接待工作 10 五 工作交接 11 六 接受老师任务 11 七 办公室公章使用 11 八 指引同学填写相关表格 12 九 内务整理 12 十 办公物品使用 12 十一 物品购买 13 十二 报销方法 13 十三 办公室物品的维护 13 一 电脑的维护 13 二 门窗的维护 13 三 关于饮水机的维护 14 四 关于办公用品的维护 14 五 打印机的维护 14 十五 登记制度 14 十六 月总结 15 十七 任务负责制 15 第五章第五章 学生处各科室分工学生处各科室分工 16 一 助学贷款科 16 二 综合管理科 16 三 教育管理科 16 附件附件 17 附件一 办公室物品清单 17 附件二 办公室储物柜以及储物室物品存放清单 19 附件三 中山大学东校区学院办公室分布 22 附件四 中山大学东校区宿舍分布 24 附件五 办公常用数据 26 1 第一章第一章 办公室机构设置和学生助理队伍构成办公室机构设置和学生助理队伍构成 一 学生处办公室机构设置一 学生处办公室机构设置 办公室办公室位置位置办公电话办公电话负责老师负责老师职能简介职能简介 处长办公室 东校区 行政楼 105 020 39332205漆小萍处长漆小萍处长 主持全处工作及南校区 本科生日常管理 副处长办公室 东校区 行政楼 112 020 39332190 陈昌龄陈昌龄 副处长副处长 分管本科生教育管理工 作及东校区学生本科生 管理 副处长办公室 东校区 行政楼 106 020 39332206 王天琪王天琪 副处长副处长 分管本科生资助工作及 北校区本科生日常管理 助学贷款科 东校区 行政楼 109 020 39332019 陈方老师陈方老师 陈德辉老师 刘艳玲老师 负责本科生国家助学贷 款及各类本科生各类资 助工作 综合管理科 东校区 行政楼 110 020 393322222 王燕芳老师王燕芳老师 郝 俊老师 晁 炎老师 负责本科生思想政治教 育 辅导员队伍建设 及办公室日常管理等 教育管理科 东校区 行政楼 111 020 39332202 胡海峰老师胡海峰老师 文 捷老师 周樱捷老师 负责本科生勤工助学 奖惩管理 日常管理 相关证明开具等 副处长办公室兼珠海 校区学工办主任室 珠海校区 榕园四 号后座 303 室 0756 3668106 林俊洪林俊洪 副处长 主副处长 主 任任 分管本科生思想政治教 育工作及珠海校区本科 生日常管理 2 研究生 院 1 楼 104 室 020 84111096 陈建群老师陈建群老师 南校区学工办 南校区 南校区 研究生 院 1 楼 103 室 020 84111790 020 84115108 传 真 袁倩老师袁倩老师 负责南北校区校内 勤工助学 本科生思想 教育及本科生各相关证 明开具 仲明助学金管理委员 会 南校区 研究生 院 1 楼 105 室 020 84111132韩海涛老师韩海涛老师 负责广东省仲明助学金 管理 协助 管理南北 校区学生事务办公室管 理校外勤工助学和日常 收发 北校区学生工作值班 室 北校区 办公楼 前座 126 室 020 87331196 学生助理学生助理 日常收发 北校区勤工 助学表格领取和收集 3 学生处处长办公 室 东 漆小萍处长 学生处副处长 东 陈昌龄副处长 学生处副处长 东 王天琪副处长 学生处副处长 珠海 林俊洪副处长 教育管理科办公室 胡海峰科长 助学贷款科办公室 陈方科长 综合管理科办公室 王燕芳科长 主持全处工作及 南校区本科生日 常管理 分管本科生教育管 理工作及东校区学 生本科生管理 分管本科生资助工 作及北校区本科生 日常管理 分管本科生思想政治 教育工作及珠海校区 本科生日常管理 学生处组织结构图学生处组织结构图 4 二 学生处学生助理配备情况以及助理职责二 学生处学生助理配备情况以及助理职责 1 学生处学生助理配备情况 学生处学生助理配备情况 学生助理总负责人 张海燕学生助理总负责人 张海燕 2 助理职 助理职责责 学生处学生助理的基本职责是协助职能 即在工作范围内 协助学生处老师处理好日常 事务 有效地开展学生工作 同时发挥沟通学生和老师的桥梁的作用 学生处助理是在学生处一个整体的前提下的分工与协作 各科室的助理原则上优先处理 所在各科室的事务 同时在工作中彼此之间保持交流与合作 学生助理总负责人的职责学生助理总负责人的职责 1 办公室助理队伍的建设进行思考 规划和改进 掌握办公室助理的思想动态 保证助理能够全身心地投入到工作当中 2 召开助理科室负责人工作例会 交流工作中存在的问题 并积极采取措施予以 解决 另外 总结在工作中形成的好的做法 促进办公效率的提高 所属编制学生助理分配负责老师 综合管理科2008 学年度 依据中山大学学生助理配备规则 获批助理 13 人王燕芳 助学贷款科2008 学年度 依据中山大学学生助理配备规则 获批助理 16 人陈方 教育管理科2008 学年度 依据中山大学学生助理配备规则 获批助理 16 人胡海峰 网络小组2008 学年度 依据中山大学学生处工作需要 设置网络助理 5 人 所属编制学生助理年级分布学生助理负责人 综合管理科06 级 6 07 级 5 08 级 2肖丽霞 助学贷款科05 级 1 06 级 7 07 级 6 08 级 2陈文文 教育管理科05 级 1 06 级 6 07 级 5 08 级 4于鹏飞 5 3 时召开办公室助理工作例会 传达老师对助理工作的意见和建议 听取学生的心 声和建议 针对助理工作当中存在的问题 提出合理化的解决方法 4 时与老师沟通 反映工作中遇到的问题和助理反馈的意见 并将老师的回馈及时 传达给办公室助理 5 室助理负责人做好科室的助理队伍建设 有义务就各科室存在的问题提出改进的 建议 协助做好学生助理的招聘 考核和培训工作 保证队伍高效有序运作 6 日前做好学生助理的考勤和报酬统计 确保准时无误 7 老师做好学生助理的调配和排班 确保各项工作尤其是临时性工作能按时保质完 成 学生助理科室负责人职责学生助理科室负责人职责 1 负责对科室助理队伍的建设进行思考 规划和改进 掌握科室助理的思想动态 保证助理能够全身心地投入到工作当中 2 负责定时召开助理工作例会 发现助理工作当中存在的问题 并积极采取措施予 以改进 3 负责助理团队的管理 监督小组成员在科室的表现 并有权对其做得不好的地方 提出改进的建议 负责任务性工作的分工 落实与常规性工作的监督 4 积极及时和老师沟通 反映工作中遇到的问题和助理反馈的意见 5 协助总负责人做好本科室学生助理的日常考勤和月报酬统计 办公室助理职责办公室助理职责 1 接听 转接电话 并做好电话记录 2 接待来访人员 3 各种文件 资料的发放和记录 4 资料和信息的收集 整理 存档和及时更新 5 服从办公室助理内部管理 遵守考核制度 6 保持工作环境的整洁 舒适 7 完成各科室分配的具体工作 8 接受其他临时工作 网络小组助理职责网络小组助理职责 1 办公室电脑的定期维护 处理电脑出现的常见问题 2 负责学生处网站的维护和更新 制作网站工作手册 保证老师使用网站无障碍 6 3 活动摄影 图片 影像资料的处理 部分艺术设计工作 工作证 海报等 4 完成一些临时性工作 5 服从网络小组负责人的管理 有问题和困难及时和办公室反映 和办公室保持密 切联系 第二章第二章 学生助理的基本素质学生助理的基本素质 1 1 团队意识 团队意识 办公室各个助理之间应该互相配合 互相团结 形成一个团队 一个核心 齐心协 力共同工作 同时应该互相监督 共同进步 2 2 责任意识 责任意识 认真完成老师布置的各项任务 把工作规范化 流程化 确定明确的工作流程 按章工作 同时实行严格的责任制 负责人要对整个工作负责到底 明确工作的交接 并及 时向老师汇报任务的完成情况 办事要做到认真 严谨 踏实 细心 保持高度的工作热情 同时 要做到公正 客观 不受个人或班级利益的影响 定期召开例会 总结情况 发现问题 解决问题 保密 担当老师的一个信息收集渠道 关注 了解同学中的新动态并及时向老师 反映 对于未经证实或未向外公布的消息不得在同学中传播 保护同学的隐私信息 不可将 工作内容作为日常聊天的谈资 认真诚实 认真如实填写个人考勤表 盖章登记表 值班交接表 电话留言表 以 及复印登记表 报销表等各类表格 各助理应详细阅读本手册 熟练掌握其中的内容 3 3 服务意识服务意识 热情 注意在办公室内的言行 待人接物要有礼貌 遇有同学要办事应积极热情帮 助 接听电话时用语要多用谦辞 语气要柔和 语速适中 做到让对方能够明白 理解和满 意 4 4 主人翁意识主人翁意识 主动积极 办公室助理应主动积极了解各类表格 办公室用品的存放 各类奖惩助 贷资料的正确填写 以便及时为同学们解答疑问 要有主动办事的精神和高度的服务意识 7 在工作过程中要多思考 针对办公室工作提出自己的看法和建议 充分发挥主人翁的精神 第三章第三章 学生处学生助理基本礼仪及基本纪律学生处学生助理基本礼仪及基本纪律 一 办公室仪容仪表一 办公室仪容仪表 衣着朴素大方 不穿奇装异服 男生不得穿短裤 无袖 女生不穿超短裙 短裤 吊带等过于暴露的衣物 不穿拖鞋以及类似拖鞋的凉鞋 男生头发清爽 不留长发 不蓄胡须 女生不涂脂抹粉 不带首饰 二 办公室基本纪律二 办公室基本纪律 按时上下班 不迟到 不早退 助理原则上按照排班上班 如遇特殊情况确需请假 的 须提前至少半天向科室负责人说明情况 并提前找到人顶班 对于请假 换班 旷班都要有严格记录 以作为助理考核参考 注 学生助理上班时间 注 学生助理上班时间 周一至周五 早上 8 00 12 00 下午 2 30 5 30 节假日另有值班安排 不随便串科室 以方便熟悉自己的业务工作 如果不是其他科室老师要求协助工作 原则上在自己的科室办公 如果需要去别的科室办公 请向老师说明情况和去向 未经老师允许 不得私自使用老师的电脑 借用老师的东西 要及时归还原处 在综合科领取新文具时 请找综合管理科在班助理登记 如实填写自己的上班时间考勤表 准时参加办公室例会 不得无故缺席 对于请假 换班 旷班都要有严格记录 以作为助理考核标准之一 节约办公用品 例如纸杯 文具等 办公室电话及电脑禁止私用 8 第三步 查看工作交班本 查看是否有昨天的遗留工作需要交接 查看来第三步 查看工作交班本 查看是否有昨天的遗留工作需要交接 查看来 电记录本 是否有需要及时反馈给老师的信息 电记录本 是否有需要及时反馈给老师的信息 第四章 学生助理的工作规范 一 上班 下班一 上班 下班 1 上班工作步骤 上午 8 00 下午 2 30 第一步 打开门窗或者空调 学生活动剩余物品等摆放整齐 第一步 打开门窗或者空调 学生活动剩余物品等摆放整齐 打开饮水机 根据天气情况定加热或制冷 打开饮水机 根据天气情况定加热或制冷 第二步 整理办公桌上的各类办公文具 按其应在位置摆放好 第二步 整理办公桌上的各类办公文具 按其应在位置摆放好 第四步 整理文件 把散落在各处的文件 表格放回相关文件夹 查看贴在第四步 整理文件 把散落在各处的文件 表格放回相关文件夹 查看贴在 老师桌上的留言条是否已经老师审阅 处理已过期的留言条 老师桌上的留言条是否已经老师审阅 处理已过期的留言条 第五步 在自己的科室开始当天的工作 随时协助老师完成工作 第五步 在自己的科室开始当天的工作 随时协助老师完成工作 第六步 若老师不在 为老师登记来访电话和人员名单 处理力所能及的工作 须第六步 若老师不在 为老师登记来访电话和人员名单 处理力所能及的工作 须 由老师审阅 批复的文件有序的叠于案边 留言提示老师须处理的事务 由老师审阅 批复的文件有序的叠于案边 留言提示老师须处理的事务 9 2 下班工作步骤 上午 12 00 下午 5 30 二 接 打电话二 接 打电话 1 语气 态度要真诚诚恳 你的情绪 语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方 接 打每个电话 态度要诚 恳 语言要适当 接电话时应说 您好 中山大学学生处 如果老师恰好不在办公 室 或外出办公 应该说 不好意思 老师有事情走开了 请问需要帮您留言吗 如 果您有急事的话 或者您可以打老师的手机 并及时做好来电登记 2 应尽快应答电话 听到电话声 应准确迅速拿起听筒 最好在三声之内接听 若长时间无人接电话 或 第一步 写好交班记录本 按交班记录本要求填写 并字迹工整 第一步 写好交班记录本 按交班记录本要求填写 并字迹工整 第二步 把办公桌椅摆放好 关闭各种电器 有特殊要求除外 电源第二步 把办公桌椅摆放好 关闭各种电器 有特殊要求除外 电源 办办 公文具放回原处 处理掉废纸 饭盒 已用一次性杯等垃圾 公文具放回原处 处理掉废纸 饭盒 已用一次性杯等垃圾 第五步 关窗锁门 注意窗户一定要锁上 并用手推一推 看是否能推开 门不要反锁 第五步 关窗锁门 注意窗户一定要锁上 并用手推一推 看是否能推开 门不要反锁 第四步 查看办公室门窗是否已锁好 第四步 查看办公室门窗是否已锁好 第三步 老师桌面留言条要贴整齐 相关文件也要摆放整齐 第三步 老师桌面留言条要贴整齐 相关文件也要摆放整齐 10 让对方久等是很不礼貌的 特别是对方有急事的时候 记住 你代表的是中山大学学生 处的形象 第一印象非常重要 应该重视这一点 3 做好电话记录 所有电话记录填写到电话接听登记表中 随时牢记 5W 技巧 5W 指 when 何时 who 何人 where 何地 what 何事 why 为什么 4 礼貌地挂断电话 要结束电话交谈时 一般应当由打电话的一方先提出 然后说 再见 等对方挂 了电话之后再挂电话 不可只管自己讲完就挂电话 5 遇到紧急事情时 应尽快通知相关负责老师 如果老师电话不能接通 再联系本 科室其他老师 6 办公室电话为学校资源 不得拨打私人电话 三 接收文件三 接收文件 1 若是交给指定老师的 文件 请及时交给相关老 师 如需全部老师查看的 将文件放置传阅文件夹中 应尽快将文件送给各位老 师查阅并签名 如果老师 有事不在 就在工作交接 表中填写好相关记录 交 给下一位值班助理 并及 时通知老师需要查阅该文 件的老师 2 若是我们要求其他单 位交来的文件 请先 检查核实文件是否符 合要求 并做好签收 工作 老师批阅完毕 请放进 相应的收文文件盒中 并做好收文目录登记 收到后 请及时处 理 如需录入电子 版 则按工作要求 录入 并保存好纸 板文件 如需交给 相关老师 请及时 交予 11 四 接待工作四 接待工作 学生助理在一定程度上代表着中山大学学生处的形象 因此 在上班期间要注意自己的 日常用语和仪表仪容 接待老师 同学时应注意礼貌 要热情 大方 1 接待同学时 有同学或其他人来办公室的时候 应该说 你好 请问有什么可以帮忙的吗 如果 老师不在应该说 不好意思 老师有事情走开了 请问是很紧急的事情吗 如果事情紧 急的话 可以打老师的手机询问老师意见 如果事情不紧 可以让同学稍等或者找时间再过 来 老师在外时办公室的来电来访务必做好登记 并在老师回来后及时向老师反馈 在同学前来办事的时候 一定要给与详细的指导 耐心的帮助同学解决问题 特别是当 同学需要填写相关表格时 要先说明有关的规范 填写完以后要仔细帮助同学检查 2 接待老师时 在其他老师前来办公室时 要热情接待 为老师迎领 请坐 端茶 五 工作交接五 工作交接 注意事项 1 字迹工整 2 写清在上班时段完成的任务有哪些 3 写清待完成的任务有哪些 需要写明进度 如何处理 所需材料在哪里 做完向谁 反馈 4 请写明时间和署名 5 如需指定某助理完成 除在交班记录本上写明外 请电话或者短信联系 六 接受老师任务六 接受老师任务 当接受老师任务时 1 应听明白老师的具体要求 不明白的先问清楚 最后重复一次请老师核准 2 思考事情应该如何去做 3 事情完成后 应及时反馈 4 如没有能力或者没有时间完成老师交给的任务要提前向老师说明 12 七 办公室公章使用七 办公室公章使用 1 了解办公室公章的信息 做到知道什么文件该用什么章 2 办公室公章未经老师允许 不能随意使用 当有同学需要盖章 应先向老师反应情况 3 一般印章都由郝俊老师保管 需要使用时要和郝俊老师沟通好 4 公章使用需要在郝老师桌面上的 公章使用记录 登记本登记 八 指引同学填写相关表格八 指引同学填写相关表格 1 熟悉办公室常用表格有哪些 以及这些表格的功能和存放地点 2 当有同学需要填写相关表格的时候 助理应该热情接待 并及时解决同学们的疑问 耐心指导同学填写 九 内务整理九 内务整理 1 文件资料分类 使用频率较低的文件 做到分类 归档之后就能够在需要的时候及时提取 设立好索引 放在尽可能可见但不妨碍正常工作的地方 使用频率较高的文件 做到分类 归档工作 放在显眼的地方 并且设立好索引 做到 随时需要随时抽取 2 办公文具 笔 订书机 剪刀 便签 胶水 回形针等 3 其他物品 饮水机 水杯 桌椅 窗户 其他电器等 注意点 注意点 负责内务管理的助理应该经常跟老师和其他助理交流 制定一个物品摆放标准 特别是 整理老师的物品时 一定要征求老师同意 并尽量做到符合老师的习惯和审美观念 负责内务管理的助理还应该与负责物品管理的助理沟通合作 安排好物品的摆放位置 并做好相关记录 贴上标签 知会老师和其他助理 及时提醒负责物品管理的助理哪些物品 暂缺 13 十 办公物品使用十 办公物品使用 1 当使用办公室物品时 要小心 避免损坏 用完后应放回原来的地方 不要随意乱 丢 2 当办公室物品缺乏时 应及时通知负责购买物品的助理 3 办公室物品清单 见附录表格 4 办公室物品的存放地点 5 办公室废纸的整理排放 由于办公室的废纸中有一些是同学们的资料 因此需要好好 归类 保存 不能随便丢弃 涉及老师或学生个人信息的废纸 需请示相关老师确认为 废纸 请及时放到碎纸机碎掉 碎纸机在综合科办公室 十一 物品购买十一 物品购买 1 由负责物品管理的助理进行整理 并整理出要买物品的清单 并向老师请示购买 2 由于办公室经常有突发的购买 请购买的助理主动联系主管老师 包括物品的名 称还有金额 以便做好统计 3 时候要谨记要到有发票的地方购买 如果购买的金额太少没有发票 就等到下一 次购买金额足够的时候再统一去开发票 4 每次购买后要立刻登记购买物品登记表 并交到张海燕处 5 购买助理 张海燕 6 购买登记 每周购买后要做好购买的登记 并填写在办公室物品购买登记表上 7 月汇总 每个月的月末做出购买物品的汇总 并在学期末做好学期汇总 请老师 过目 十二 报销方法十二 报销方法 1 购买物品登记后 到郝老师那里报销 2 凭发票报销 发票填写注意 单位写 中山大学 保留购物小票 3 如果是非定额发票 一定要把小票与发票一起交给老师 14 十三 十三 办公室物品的维护办公室物品的维护 一 一 电脑的维护电脑的维护 1 老师的电脑未经允许 请勿随意使用 2 助理电脑使用注意事项 各科室根据各自的实际情况制定 二 二 门窗的维护门窗的维护 1 由于办公室的文件 物品都很重要 因此安全问题必须注意 2 如果助理发现门窗有损坏 应及时报告老师 通知相关单位进行修理 3 每天值班助理下班时应注意把门窗锁好 三 关于饮水机的维护 三 关于饮水机的维护 1 每天上下班的时候最后离开的助理应注意关闭饮水机的电源 2 如果发现水快没有了 应及时打电话叫后勤人员送水过来 叫人送水之前一定要盘 点一下各科室的饮水情况 做到各科室的饮用水不缺 不断 四 四 关于办公用品的维护关于办公用品的维护 1 办公室的笔 剪刀 及各种文具应维护好 如果有同学使用 用完后请放回原位 2 请注意节约使用办公室的各种物品 如水杯 打印纸等等 单面用过的打印纸 可以留作草稿纸 如果双面都用过 可以留下来和废报纸一起卖 五 五 打印机的维护打印机的维护 1 由于办公室的打印机有时会卡纸 因此使用时应注意把纸放平整 减少卡纸的次 数 如果发生了卡纸的情况 请会处理的助理小心处理 2 打印机的墨盒和碳粉使用的周期大概为 2 个月 如果发现打印的纸上出项一条横 线或打印模糊的时候 请注意及时报告老师 并及时购买 六 电话的维护 六 电话的维护 1 电话使用后记得放回充电的地方 避免电话没有电 2 电话出现问题应及时联系人员进行修理 十四 登记制度十四 登记制度 在办公室内复印 任务交接 来电来访 接收文件 发放文件 上班时间等都需要按要 15 求做好相应的登记 各种登记本都放在助理桌子的文件框上 各助理要注意规范使用各种文件夹 认真做好各项登记 助理小组组长要负责文件夹的 管理和登记的核实 各文件夹及作用如下 文件夹文件夹作用作用 发文文件夹发文文件夹 用于存放本处下达的的通知文件 并让接收文件部门的老师签收 并 对过期文件进行处理 统一存放 收文文件夹收文文件夹 用于存放校内各部门发放的通知文件 并让老师批阅 确保通知到位 并方便以后的查询 组长应定期检查 确保各份文件都已登记 并对 过期文件进行处理 统一存放 任务交接登记本任务交接登记本 把上一班助理未完成的任务交托给下一班的助理 确保任务交接的及 时和准确 并且记录当日已经完成的任务 来电来访登记本来电来访登记本 当老师在外时 助理用于记录相关来电内容和来访人员 并及时向老 师汇报 值班登记表值班登记表 每位助理在值班完成后都需要登记好自己的值班时间以及简要概括值 班期间完成的任务 方便考勤表的填写和值班事务的总结 各种常用表格汇总各种常用表格汇总 该文件夹各个科室不尽相同 助学贷款科 各类助学金表格 临时困难申请表格 领款通知单 缓交 减免 学费申请表格 本科的收发文表格 本科室个人月考勤表 综合管理科 本科的收发文表 行政楼会议室申请表 会议室 课室宣传张贴申请表 本科室个人月考勤表 教育管理科 单位薪酬表 勤工助学个人登记表 勤工助学设 更 岗申请表 奖学金申请表等 个人月考勤表 本科生登记表 本科的收发文表格 十五 月总结十五 月总结 为了加强工作的计划性和预见性 及时总结工作中存在的问题 因此需对本月所完成的 事务内容 方法以及工作中发现的问题进行总结 月总结主要由科室负责人负责 每位助理 提供详细而准确的资料 协助组长完成 16 十六 任务负责制十六 任务负责制 为提高工作效率和方便管理 各个科室一些常规性事务责任到人 具体见各科室内部资 料 注意 注意 负责人必须以高度的责任感来承担这些事务 与此同时 也要关注办公室他事务 如办公室物品管理 购买和和内务整理等事务 是每一个助理都有义务来承担的 把这些事 务落实到个人 只是为了提高大家的责任感 并不存在说对于不是自己负责的事就可以不管 同时 办公室实行任务负责制 助理在接受任务后要负责到底 第五章第五章 学生处科室分工及相关处理流程学生处科室分工及相关处理流程 一 助学贷款科一 助学贷款科 助学贷款科的工作职责助学贷款科的工作职责 助 助学金 贷 国家助学贷款 补 困难补助 缓 缓交学费 减 减免学费 二 综合管理科二 综合管理科 综合管理科的工作职责 综合管理科的工作职责 1 辅导员队伍建设 2 学生内部建设 制度建设 3 形势与政策课程建设 处理突发事件 4 芳草地 的编辑 5 设备申请管理 日常办公的财务管理 6 学生处网站建设 文件 报刊杂志的订阅 7 学生思想工作 以及学生助理的管理 8 马研班的日常工作以及相关刊物的制作了 9 家园有约的安排以及记录 10 信息报送 11 宿舍辅导员的管理等 三 教育管理科三 教育管理科 教育管理科的工作职责 教育管理科的工作职责 17 主要负责本科生勤工助学 奖惩管理 日常管理相关证明开具等相关事宜 注明 各科室具体工作流程见本科室资料 注明 各科室具体工作流程见本科室资料 附件附件 附件一 办公室物品清单附件一 办公室物品清单 学生处办公室公有电子设备明细表学生处办公室公有电子设备明细表 助学贷款科 名称数量品牌固定资产号备注 电脑5DELL 4 联想 1 01110 110 2 陈德辉老师桌 上电脑 打印机2惠普01110 00138 陈方老师 01112 0105 刘艳玲老师处 电话4高科 电扇2钻石 饮水机1天路200207 桌子8 椅子7 柜子12 音响4 NOD ALTEC LANGSING ACER NANSIN 综合管理科 名称数量品牌固定资产号备注 电脑4DELL3 联想 101110 0092 4 打印机2惠普1 台王老师 1 台原学 工办郝老师 电话4高科 桌子7 椅子9 18 柜子8 电扇2艾美特新购 饮水机1水晶宫 音响3DELL H Y 碎纸机1原学工办 传真机1松下新购 教育管理科 名称数量品牌固定资产号备注 电脑4联想 DELL01110 0096 122 0091 饮水机1 电扇2钻石 美的 打印机2惠普01110 00125一台坏了 传真机1夏普原学工办 电话4含传真机共四部 桌子10 椅子9 柜子14 音响4DELL 合计 合计 名称数量 电脑13 饮水机3 电扇6 打印机6 传真机1 电话12 音响11 19 附件二 办公室储物柜以及储物室物品存放清单附件二 办公室储物柜以及储物室物品存放清单 助学贷款科 助学贷款科 1 空 2 漆处 3 奖助学金申请变 减免学费 困难补助 学位证 毕业证复印件申请表 4 空 5 非典资料及其他资料 思教工作 各类活动照片 信息反馈及报送 旧征文 6 杂物 7 空 8 家庭经济状况证明 临时困难补助申请表 三余助学金相关资料 奖助学金相关资料 9 信封 纸巾 国家助学贷款表格 10 漆处 11 走进英国高校学生事务管理手册 12 文件夹 13 07 年到 08 年个学院国家助学金档案 14 07 年到 08 年个学院国家助学金档案 15 各类助学金档案 16 各类助学金档案 17 学生资助工作档案 18 各类助学金 综合管理科 综合管理科 1 上半年形势与政策教育课统计表 2 空 3 人事管理 财务管理 固定资产等 4 院系资料 教师职称评定 对外交流 5 打不开 6 打不开 7 打不开 8 文具 9 中山大学常用公文纸 马研班毕业证书 10 各类手册 书籍 11 社会实践征文比赛资料 青研班马研班论文相关资料 学生处发文 工作总结 12 胶水等文具 13 打不开 14 文件夹 纸巾 信封 15 空 16 空 17 各种会议 06 07 年 学生处文件 外来文件 干部考核 工资 经费使用登记等 18 就业指导 新生入学 计划生育 其他学校学生手册 20 19 杂物 20 党支部工作资料 辅导员风采大赛 队伍建设 马研班 教育管理科 教育管理科 1 各类证明文件存底 多余文件 2 各类捐赠奖学金 2005 2007 3 交流学习合同存档 优秀个人先进集体 多余文件 4 学生违纪材料 5 信封 奖励决定 6 各类表格样板 勤工助学工作资料 08 年文明宿舍 7 空 8 申请表 9 08 年以前的捐赠奖学金评选材料 10 空 11 各学院 单位资料 大文件夹 12 勤工助学相关资料 学生活动 13 空 14 打不开 15 打不开 16 空 17 港澳台学生奖学金 华侨奖学金 18 杂物 21 储物室物品储物室物品 储物室另有条幅 新长城助学金感言 辅导员工作手册 各学院举牌 2 部电话 机 学生教育管理相关书籍 1 台打印机 部分考勤表 22 附件三 中山大学东校区学院办公室分布 中山大学东校区学院办公室分布中山大学东校区学院办公室分布 管理学院 北学院楼 A103 信科学院 北学院楼 B104 软件学院 北学院楼 B204 环境学院 北学院楼 B310 哲学系 北学院楼 C101 中山医学院 北学院楼 C202 亚太研究院 北学院楼 C302 政务学院 北学院楼 D103 数计学院 北学院楼 D107 公卫学院 北学院楼 D108 资讯管理系 北学院楼 D207 口腔医学院 北学院楼 D209 护理学院 北学院楼 D212 法学院 南学院楼 A205 传设学院 传播学院 416 工学院 工学院楼 B402 理工学院 太阳能研究所 工学院楼 C501 生命科学学院 生命科学院实验大楼 401 药学院 研究生 药学大楼 104 中山大学东校区行政楼各部门办公室中山大学东校区行政楼各部门办公室 党委 A304 党政办 A308 312 学生处 A105 106 A109 113 23 财务办 A302 303 317 教务处 A206 215 217 保卫办 A216 218 219 后勤办 A202 205 基建办 A104 107 108 就业指导中心 A114 学生处教育管理科现在岗助理共有 13 人 其中 05 级 1 人 06 级 6 人 07 级 5 人 08 级 1 人 24 附件四 中山大学东校区宿舍分布 至善园 1男生06 资 讯管理 院 06 传 设院 06 法 学院 06 数 计院 08 软 件学院 的研究 生 Z1 住 有隔离 生 至善园 208 级 男生 信科院软件学 院 政务学 院 至善园 3女生06 级 法学院 06 级 传设院 06 级 数计院 06 级 信科院 06 级 资讯管 理系 06 级应 用气象 05 级大 气科学 05 级环境 科学 05 级环境 工程 至善园 4 05 级 男生 数计院软件学 院 政务学 院 法学院亚太研 究院 传设院生科院 至善园 506 级 女生 软件学 院 管院环院政务学 院 至善园 605 级 男生 工学院信科院资讯管 理系 环境 与科学 学院 06 级 2 人 信科 院 博士 8 人 至善园 707 级 男生 工学院政务院信科院 至善园 805 级 男生 管理学 院 软件学 院 环科学 院 至善园 906 级 男生 管理学 院 政务学 院 传设学 院 信科学 院 软件学 院 至善园 1006 级 男生 信科学 院 工学院软件学 院 慎思园 6 男生管理 信科 传社法学 慎思