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发票 收据 常识 发票 收据 报销应注意的问题 目的 规范公司的报销业务最重要的是规避涉税风险 一 发票的定义 发票是指在购销商品 提供或者接受服务以及从事其他经营活动中 开具 收取的收付款凭证 它是消费者的购物凭证 是纳税人经济活动的重要商事凭证 也是财政 税收 审计等部门进行财务税收检查的重要依据 一 发票的定义 诠释 既然发票是经济主体 纳税人 的经济活动凭证及依据 那么发票的内容就必须要反映经济活动的内容 如果发票不能真实的反映出此项经济活动 可以说这张发票就是不合格的 例 填开内容不实的发票等 二 发票的种类 发票可分为 普通发票 增值税专用发票及专业发票 普通发票又可再细分为 普通发票由行业发票和专用发票组成 前者适用于某个行业和经营业务 如商业零售统一发票 商业批发统一发票 工业企业产品销售统一发票等 后者仅适用于某一经营项目 如广告费用结算发票 商品房销售发票等 三 发票的主管机关 税务机关是发票的主管机关 负责发票印制 领购 开具 取得 保管 缴销的管理和监督 三 发票的主管机关 因此 我们注意 我们在经济活动过程中所索取得到的发票 其必须有税务局监制章 如果没有此标志 我们可拒绝接受 发票监制章 jpg发票监制章我国是从1993年1月1日起在全国统一的 发票监制章统一后形状为椭圆形 字形为正楷 印色为大红色 长轴为3厘米 短轴为2厘米 边宽为0 1厘米 内环加刻一细线 上环刻制 全国统一发票监制章 字样 下环刻制 国家 或地方 税务局监制 字样 中间刻制税务机关所在地省 市 区 市 县 的全称或简称 发票监制章 套印在发票联票头正中央 增值税专用发票抵扣联也套印 发票监制章 在票头的正中央 统一后的 发票监制章 是税务机关管理发票的法定标志和识别发票真伪的重要依据 三 发票的主管机关 我们还应注意 既然发票是税务机关主管的 那么税务稽核人员 只要他愿意 他就能够找出你公司报销帐务中报销发票所存在的问题 而把这些费用挑出来而不能在税前列支 所以 我们一定要注意 我们所报销的发票 以确保所报销的发票合格列支 四 发票的要素 一张正规普通发票的要素有 开票日期 购买单位名称 经济业务内容 数量 规格 单价 金额 开票单位的图章 财务专用章或发票专用章 等 一张合格的发票必须是上述各要素齐全且书写清晰 另外还一定要注意 勾稽关系准确 大写 小写金额相符 各联次复写纸套写一致 北京市普通发票样张 jpg普通发票样张 jpg 1 开票日期 开票日期为经济业务发生的时间 不能随意开 发票的时效性 目前增值税发票的时效为180天 注意 不是六个月 超过180天即不能认证 1 开票日期 普通发票的时效性 根据本人现行的了解 目前对普通发票报销的时效性没有强制性的规定 但工作实践中 根据会计准则及税务管理的要求来看 两都有配比性原则的要求 税务的配比原则是 不属于当期的成本费用不得在当期列支 即使列支了也要在申报纳税时进行调整 会计准则的要求是 收入 成本要配比 即要把取得的收入与成本同时确认 以便能准确的核算出当期的利润 另外 会计准则还有及时性的要求 因此 根据上述情况 我们再办完相关业务后应及时报销处理 不要拖的时间过长 工资的部分 另外找的发票也不要有时间太长的发票 2 发票抬头 发票的抬头也即购买单位的名称 一般情况下 哪个单位承担此发票费用 那么抬头即开该单位的名称 对于我们来说开票抬头需要注意的问题 费用承担的问题 当该费用发生时 一定要清楚该费用应该有谁来承担 是 上海龙昂国贸易有限公司 上海龙阳精密铜管股份有限公司 金龙精密铜管集团股份有限公司 还是其他公司 谁承担抬头就是谁 抬头一定是正确规范的全称 如若为我公司承担费用的发票抬头其必须是 上海龙昂国际贸易有限公司 任何不规范的简称都是不合格的 如 上海龙昂 龙昂等 抬头中有任何错别字视为不合格开具 如 金龙精密钢管集团股份有限公司等 任何涂改视为无效不合格发票 3 经济业务的内容 发票上经济业务的内容应能清晰且详细的反映出本次的经济活动 经济业务的内容包括 品名 规格 数量 单价 金额及合计的大写金额 在本次经济活动中 如果不涉及实物的 那么品名就应该清晰反映出服务的内容 若涉及实物的 那么就应清晰反映出品名 规格 数量 单价 金额等内容 在经济业务内容上我们应注意的问题 首先 品名要详细且清晰 其手写不清晰或用数字代替的都视为不合格发票 在经济业务内容上我们应注意的问题 其次 品名要开什么 一般的说来 干什么就开什么 但有时候由于该经济业务没有发票 或由于种种原没有发票 严格的说是没法入帐的 但目前通行的就是找发票来处理 那发票怎么开呢 注意 不管该活动是个人或是其他单位的 当开票方同意向我公司开据时 实物品名或服务品名应能反映出是公司的经济活动 而不是个人的活动 如 个人在超买的一些个人用品 及锅碗瓢盆之类的 让人一看就是这就不是公司行为 所以此类发票不能报 还有就是 有的直接写一个较为笼统的名字 如 办公用品 日用品 食品 礼品 还有什么什么一批 这些东西如果要报 那么其后必须人清单 并详细列明各种品名 规格 数量 单位金额 否则就是不合格 而有较大的涉税风险 开礼品的话 还涉及个人所得税 就是要代扣代缴该礼品的个人所得税 故也尽可能的不要去开 礼品 在其他规格 数量 单价 金额等内容上 也同样不能涂改 否则发票无效 另外还要注意数量 单价 金额的关系及大小写要一致 另外 金额超出发票限额的也视为无效 还有一种为剪口发票 注意金额也不能超过其剪口金额 4 开票人信息 发票的结尾 我们还要注意一定要有开票人的信息 特别是图章 要清晰可便出其单位名称 另外 通过开票人信息与开票的内容有时候我们也可以辨别出该公司所开的发票的真实性及经济业务的真实性 如 信息服务公司 却开出家电的发票 这肯定是不合适的 五 发票的真假 发票的真假是很难辨认的 但我们要提高警提 一般说来 正规的发票其印刷质量看上去是比较清晰的 假的发票则大多较为粗糙 如果金额较大时 只有上税务局网站上输入发票代码和发票号码 通过核对发票所盖印章的公司名称来确认真假 6 收据 除特定的行政收据外 企业开出的收据是不能报销的 行政事业单位的收费收据 像发票有 税务监制章 一样 收据有 财政局监制章 财政票据监制章 png 如果没有监制章 就可将其视为白条 而不能报销 收据中的各要素与发票中的要素一样 不再