企划部手册更改.doc

20 第一章企划部组织架构和职责 第一节系统组织设置一、组织架构营运总监企划专员企划部经理网络主管影视主管企划文案主管空间设计主管平面设计主管网络专员影视专员企划文案专员空间设计专员平面设计专员二部门职能：（一） 企划部1、 部门名称：集团总部营运管理中心企划部2、 直接上级：营运管理中心总监3、 下属岗位：平面设计主管、平面设计专员、空间设计主管、空间设计专员、网络主管、网络专员、企划文案主管、企划文案专员、影视主管、影视专员4、 主要职能：l 标识系统的制定：负责代表公司形象CI标识系统的制定和统一实施方案的执行和布置。l 活动组织策划：负责重大活动的组织策划、文案写作和组织实施、检查考核与总结。l 为各职能部门提供促销宣传和广告服务，制定并组织各类相关活动；l 负责当地媒体的合作关系，树立公司企业形象，减少因管理及销售中带来的不良影响；l 发布公司及公司产品户外和媒体广告，树立统一的公众形象；l 制作DM快讯及公司内刊的发行；l 设计并制作公司店面形象的布置和陈列宣传；l 对公司联采促销品的选择、设计、采购等工作。l 有计划、有主题为公司企业形象、商品形象做完整的媒体宣传及软性报道；l 公司领导交办的其他企划个案的制定和实施工作；企划档案建立；整理汇编全国优秀企划文案、音像资料和公司大型企划文案影像资料等，实行分类建档管理。 （二）企划部经理职责 全面负责公司企划纲要及企划工作计划的制定和实施； 1、全面管理公司标识系统的统一制定、设计和实施规划； 2、执行公司营运方针并按需要组织策划公司统一实施的大型企划方案，检查和监督方案的落实； 3、制定公司规划提案，为公司领导提供公司发展战略、公司专项个案、公司整合方向、公司赢利开发等专案，提出基本数据理论依据，当好公司参谋； 4、定期到分子公司按照企划纲要及工作计划进行目标检查和考核； 5、负责全公司企划的业务培训及工作指导； 6、制定企划部的组织架构、下属岗位职责、部门发展计划； 7、负责企划人员的选拔、考核、培养、推荐； 8、执行公司规定任务并按要求下发各分子公司负责实施方案的落实、检查、监督、总结，上报总经理执行方案结果和执行总结。 9、 负责企划部的日常工作管理及与其他部门的协调；10、负责公司企划组织架构的完善；11、负责策划公司企业形象、企业文化、大型活动的媒体宣传方式和组织方案 12、制定公司总体形象宣传计划及媒体个案策划，制定媒体开发利用规划细则； 13、建立与媒体的良好合作关系，为公司企业形象的提高组织系列软新闻的专题策划； 14、对媒体广告投入进行广告内容、报纸版面、音像组合、广告主题进行规范培训和创意培训；负责制定企划费用管理制度和收入奖惩制度，把公司企划费用纳入规范化管理15、对全公司联采商品实行统一广告谈判，创造收益规模效应16、负责广告媒体发布计划制订，对户外广告位置的考察、广告报批手续，负责资金报价收集、合同拟订及外联工作17、对部门工作中公司往来文件、合同进行保管和整理；责任：l 对所有媒体的购买手续负责；l 对合作商承制手续负责；l 对广告发布数量、质量等负责；对是否为最优价负责；l 对因部门协调不好，造成的损失负责；l 对采购的礼品质量、价格是否最好、最优负责。l 对公司所制作的物料、门头、展示柜等质量、价格、售后服务等负责。 主要权利：l 有代表公司与有关单位联系的权利；l 有对部门有关设备的检查权和支配权；l 有选择媒体和制作商的权利；l 有选择广告物料制作公司的权利。（三）企划文案主管职责：1、协助总监完成公司规定的各项工作任务，抓好主管的专项业务并向企划经理汇报结果；2、负责企划人才选拔条件的制定和企划工作的表彰、评定、通报；3、抓好公司统一实施文案的执行、监督、修正和活动总结；4、负责公司优秀文案及日常企划文件的建档管理；5、对各地区公司广告投及规划细则、企划工作总结、工作计划的建档管理；6、对全公司企划工作进行总结评定标准的制定；7、负责对全公司标识系统统一实施结果的检查和管理；8、负责公司宣传通稿及个案新闻通稿的范例培训9、对公司重大事件、先进事迹、公司良好形象典型事件负责媒体报道宣传； 10、负责公司企业内刊的企划、编辑、发行及通讯记者队的管理工作 （四）企划文案专员1、负责公司活动策划的企划工作，完成公司布置的日常工作，并向企划经理汇报 工作结果； 2、负责公司大型活动的组织策划及实施细案，制定活动的实施细则； 3、制定大型活动及一般促销活动的分类考核标准及活动投入与收益的比例要求； 4、组织全公司的策划创意和文案写作培训、组织活动实践的培训； 5、按时完成公司指定个案的策划和个案实施总结； 6、负责公司企业文化的宣传方案和公司大事记文案的整理编写工作； 7、对新公司开业和重大节日活动的策划文案实行标准范例化；（五）平面设计主管职责1、负责各项公司内、外有关设计的设计工作；2、负责所有活动之文案、样板、照片、图像、收集、整理工作（包含分类、分册、立档、归档）；3、负责企划部广告制作费用支出及报销等的办理手续工作；（六）平面设计专员职责1、负责公司各部门活动现场气氛的指导，督促工作（特殊场景布置，店内挂件，位置规划）；2、负责所管项目的报销手续；3、协助公司店面大型活动、店面促销、公关活动、公益活动场面制作及督促工作；4、展店的气氛设计、跟踪及执行；6对各分子公司企划设计人员的指导工作，加强与各店的联系；（七）空间设计主管工作职责： （八）空间设计专员工作职责：（九）影视主管工作职责（十）影视专员工作职责（十一）网络主管工作职责（十二）网络专员工作职责 第二章、各企划组日常工作流程及工作职责第一节 平面设计组一、 各分公司、职能部门提报宣传物料制作及费用审核报销流程。1. 宣传物料主要包括：产品宣传单页、产品宣传海报、产品宣传X展架、产品宣传易拉宝、产品宣传彩页。2. 经办人员提报宣传物料制作流程：a.经办人填写企划部日常工作表一：（广告物料制作申请表）l 企划部日常工作表一：广告物料制作申请表年 月 日申请物料类别宣传单页 X展架 易拉宝 KT板 喷绘写真 名片不干胶贴 卡纸折页 铜牌刻字 道旗 条幅制作用途申请数量单件尺寸制作材质画面提供企划部设计 需求方提供申请部署/部门费用归属分公司承担 总部承担申 请 人审 核 人企划部意见营运总监b.具体审批流程： （1），分子公司、各职能部门自主物料申报审批流程。经办人填写广告物料制作申请表a.不同意（平面设计主管须审批不同意原因） a.经办人如实填写申请表，如促销活动须上传促销活动方案内容。 b.经办人须对物料使用过程负责：避免浪费、遗失、破损等现象。物料申报、使用管理办法见企划部手册第 章第 节 c.经办人须对物料制作费用负责，保证合理预算费用范围内，费用核算见企划部下发的物料制作单价。平面设计主管a.不同意（部门经理须填写不同意原因如：效果图修改报价异议等）a.平面设计主管根据经办人提报物料种类、材质、熟料、尺寸提供上传设计效果图及物料制作报价 b.平面设计主管对设计效果图及制作报价负责。保证价格不高于招标价格及对外公布价格。 c.平面设计主管对设计效果图及报价上报时间负责：从经办人申报时间至审批时间不高于48小时。部门经理a.不同意 A.部门经理根据实际情况认真审阅经办人所提报的物料种类、数量、材质、用途等 B.部门经理须对物料使用数量及使用过程负责：避免浪费、遗失、破损等现象。物料申报、使用管理办法见企划部手册第 章第 节 C.部门经理须对物料制作费用负责，保证合理预算费用范围内。费用核算见企划部下发的物料制作单价。 D.部门经理对审批时间负责：从平面设计主管上传效果图及报价至审批不高于24个小时 F.部门经理应做好费用统计工作以便做费用规划。分公司总经理或职能部门总监、总经理/总监 A.分公司总经理根据实际情况认真审阅经办人所提报的物料种类、数量、材质、用途等 B.分公司总经理须对物料使用数量及使用过程负责：避免浪费、遗失、破损等现象。物料申报、使用管理办法见企划部手册第 章第 节 C.分公司总经理须对物料制作费用负责，保证合理预算费用范围内。费用核算见企划部下发的物料制作单价。 D.分公司总经理对审批时间负责：从部门经理审批至总经理审批不高于24个小时 F.分公司总经理应做好费用统计（见企划部工作手册表二：费用统计表）工作以便做费用规划。品牌专员 A.品牌专员根据实际情况认真审阅经办人所提报的物料种类、数量、材质、用途等 B.品牌专员须对物料制作费用负责，保证合理预算费用范围内。费用核算见企划部下发的物料制作单价。 C.品牌专员对审批时间负责：从部门经理审批至总经理审批不高于24个小时 D.品牌专员应做好费用统计（见企划部工作手册表二：费用统计表）工作以便做费用规划。 F.品牌专员对费用归属负责。企划部经理 A.企划部经理对最终报价负责，企划部经理审批后打印审批文件交由平面主管分配工作任务并交由广告公司制作（制作时间不高于72小时）。 B.企划部经理对承诺制作完成时间负责。 C.企划部经理做好费用统计工作以便公司随时调看。 D.企划部经理对物料制作质量、尺寸等负责。 F.企划部经理对费用报销手续负责。（二），营运中心统筹物料申报审批流程销售管理组负责人员 a.销售管理组接受品牌专员要求统计物料制作数量等填写物料制作申请单（表一） b.销售管理组必须对制作物料内容、材质、数量等负责。平面设计主管 a.平面设计主管根据经办人提报物料种类、材质、熟料、尺寸提供上传设计效果图及物料制作报价 b.平面设计主管对设计效果图及制作报价负责。保证价格不高于招标价格及对外公布价格。 c.平面设计主管对设计效果图及报价上报时间负责：从经办人申报时间至审批时间不高于48小时。品牌专员 A.品牌专员根据实际情况认真审阅经办人所提报的物料种类、数量、材质、用途等 B.品牌专员须对物料制作费用负责，保证合理预算费用范围内。费用核算见企划部下发的物料制作单价。 C.品牌专员对审批时间负责：从平面主管审批至品牌专员审批不高于24个小时 D.品牌专员应做好费用统计（见企划部工作手册表二：费用统计表）工作以便做费用规划。 F.品牌专员对费用归属负责。品牌部经理 A.品牌经理根据实际情况认真审阅经办人所提报的物料种类、数量、材质、用途等 B.品牌经理须对物料制作费用负责，保证合理预算费用范围内。费用核算见企划部下发的物料制作单价。 C.品牌经理对审批时间负责：从品牌专员审批至品牌经理审批不高于24个小时 D.品牌经理应做好费用统计（见企划部工作手册表二：费用统计表）工作以便做费用规划。 F.品牌经理对费用归属负责。营运总监 A.营运总监根据实际情况认真审阅经办人所提报的物料种类、数量、材质、用途等 B.营运总监须对物料制作费用负责，保证合理预算费用范围内。费用核算见企划部下发的物料制作单价。 C.营运总监对审批时间负责：从品牌经理审批至营运总监审批不高于24个小时 D.营运总监应做好费用统计（见企划部工作手册表二：费用统计表）工作以便做费用规划。 F.营运总监对费用归属负责。企划部经理 A.企划部经理对最终报价负责，企划部经理审批后打印审批文件交由平面主管分配工作任务并交由广告公司制作（制作时间不高于72小时）。 B.企划部经理对承诺制作完成时间负责。 C.企划部经理做好费用统计工作以便公司随时调看。 D.企划部经理对物料制作质量、尺寸等负责。 F.企划部经理对费用报销手续负责。企划部日常工作表二：企划部物料费用统计表./企划部平面设计组%20每月各分子公司店招、酒柜、灯箱费用明细表1.xls3.物料制作完成后领用流程。广告制作公司 广告制作公司将制作好物料送至企划部仓库由企划部专项负责人员验收、并填写验收单。企划部专项负责人 A.企划部专项负责人检验并签收广告物料。 B.企划部专项负责人对物料质量及数量等负责。 C企划部专项负责人通知经办人领取物料并做物料领取登记工作。经办人/销售管理组专员 A.经办人/销售管理组专员领取物料并在企划部做领取登记。 B.经办人/销售管理组专员对物料数量及质量负责，领取登记后企划部将不负责。 C.经办人/销售管理组专员对领取物料时间负责，须在48小时内领取完毕。超过时间领取企划部对物料遗失等不负责。4.物料制作完成后费用报销流程： 企划部设计人员 A.设计人员提供费用报销明细表（表格格式见企划部日常工作表三） B.设计人员对所提报的费用明细负责，不得高于预算费用，如有高于预算费用的须注明原因企划部经理 A.企划部经理对设计人员所提报的费用明细负责，须仔细审阅各项费用。 B.企划部经理对审阅时间负责，从设计人员申报至审批部得高于24小时。市场部经理 A.市场部经理有权力和义务检查物料数量、质量、去向、使用效率（是否造成浪费）、可再利用物料的保存等。 B.市场部经理对检查审批时间负责，从企划部经理审批日起不得高于48小时。分公司总经理/总部领导 A.分公司总经理对物料是否到位、数量、质量是否合格、使用效率是否高效负责。 B.分公司总经理对审批时间负责，从市场部经理审批日起不得高于48小时。品牌专员 A.品牌专员对物料是否到位、数量、质量是否合格、使用效率是否高效负责。 B.品牌专员应做好物料费用统计工作。 C.品牌专员对审批时间负责，从市场部经理审批日起不得高于24小时。营运总监 A.营运总监对物料是否到位、数量、质量是否合格、使用效率是否高效负责。 B.营运总监应做好物料费用统计工作。 C.营运总监对审批时间负责，从市场部经理审批日起不得高于24小时。财务总监 A. 财务总监对审批时间负责，从市场部经理审批日起不得高于24小时。常务副总5.合作广告公司费用结算流程。经办设计人员 A.整理费用结算资料。 a.经办人申请表及预算审批单打印件。 b.广告公司开具的发票。（发票可由财务部门要求广告公司提供、避免发票内容错误等原因） c.各分子公司、广告公司当月结算统计表。企划部经理 d.费用报销审批单打印件。 核实结算资料、并于当月10日前将上月费用资料提交给财务部门各分公司财务人员 A.财务人员对企划部提交的资料的保存负责。 B.财务人员对费用结算周期负责，须于当月25日前支付广告公司上月款项。 三、物料管理办法文件：（1）、一次性物料使用管理办法：物料采购管理制度 一 目的 为了加强对物料的管理，规范工作程序，特制定本制度。二 范围本制度规定了物料采购计划编制、实施、物料的收、发、存、仓库管理等项内容。三 采购工作职责 1.根据各部门申购单、库存状况和各部门实际用量制定采购计划单; 2.供应档案上没有的物料，可根据使用部门、采购员提供的信息结合本部门了解的情况制定采购报告并逐级报批;3.采购报告逐级报批，采购报告要求：一是每种物料要有三家以上报价,二是每种物料要有明确采购数量、规格、品牌、质量要求、生产单位（供货商）等项目;4.开发新供应商，建立供应商档案，经部门经理审核报审后实施；5.根据批准的采购计划和确定的供应商实施物料采购；6.根据自己的调查，同质实际价格低于计划价时,报请部门经理重新核定价；7.采购物料时严格检查物料质量，品牌、规格、生产厂家必须符合计划要求；8.了解物料市场价格情况，每三个月将市场行情凋查分析报告上报领导（一种物料要了解三家以上的报价）。9.对供应商进行跟踪管理。 10.组织对供应商的评审。 11.零星采购物料单价在一万元以上或零星批量次采购金额在二万元以上 的，由相关部门共同参与评审。 四 仓库的职责1.核对物料数量、价格，收、发物料;2.每月定期向采购报库存情况;3.保证帐、卡、物三相符; 4.物料质量由相关验收人员验收签字，对不符合质量要求的物料有权拒收。 五 管理内容与方法 1 采购 1.1各种物料申购均由使用部门提供月计划，除急用等特殊情况外，严格控制零星采购； 1.2 供应商开发程序调查供应商 将所需物料提交供应商报价 比较三家供应商报价及各方面情况 报部门经理 确定供应商。 1.3外购物品封样在签订采购合同的同时，必须向供方索取封样的样品和书面的质量指标，作为合同附件。封样的样品上必须有供方不可失灭和否认的印记。样品的选定由设计单位确认，并由监理单位妥善保管,并做好相应记录。 2 物料的入库、验收程序2.1 物料到货后，仓管员据采购计划核对其送货单，视其送货品种、规格、数量、单价是否相符，如不符拒绝收料并通知采购立即通知供应商进行更正;清点相符后根据样品质量的要求进行检验，检验合格方可在送货单上签收，并开具入库单，办理入库手续；2.2 如不需质量检验则在数检后直接办理入库手续;收货单一式三联，一联交送货人，一联仓管员自留登帐，一联交采购部；2.3 入库单填写内容要求全面准确，认真填写送货单位、品名、规格、数量、单价、金额等内容；2.4 入库单开具后据入库单清点物料上货架，同时应登记物料卡。六 库存物料的管理1 仓库应及时登记物料卡、仓库明细帐，做到帐、卡、物相符；2 仓库物料应妥善保管，摆放有序;3 仓库应按月盘点，发现盈缺，要及时报请采购部进行处理，不得自行处理;4 严格控制库存占有量，对于物资储存状况及时向有关领导反映，以便调剂计划及控制采购量;5 作好安全、放火、防盗及防虫蛀、防潮、防霉等的管理；6 对于呆料物品要及时提出合理的处理建议。其它： 七 各部门有责任将物料采购价格、质量、供货及时性、供货信息等信息及时反馈终端服务部，促使公司物料管理达到：采购物美价廉、收发存规范有序。八 依实际操作和公司的发展，对本管理体系再作相应的修订和完善。 第二章、广告牌制作、店面装修等作业流程第一节、 目的、适用范围目的：规范各广告制作公司合作事宜。适用范围：本程序适用于企划部与各广告制作公司的合作事宜及费用审批报销流程。第二节、 作业流程一、 广告公司招标。 二、招标作业流程。 (一）、确定时间、地点江苏増力商贸发展有限公司企划部兹定于 年 月 日（星期 ） 时，在 企划部 举办招标大会。 (二）、参加部门及人员1、 营运中心总监2、 营运中心市场部3、 集团总部财务部4、 企 划 部（三）、招标组根据市调、广告公司分类及实力等，列出广告公司名录，在确认时间后向广告公司发出邀请函逐个商谈、由广告公司填写报价表及软性服务承诺表后盖章确认。报价表及服务承诺表见附件1.3、招标组根据报价表及服务承诺表商定并签字确认后与中标广告公司签订一年制作合同（合同范本见附件四）。三、后期与广告公司合作制作流程及费用报批流