1GMP文件管理规程.doc

珠海宏利药业有限公司 文件名称文件管理规程文件编号SMP-08-00-001-00页 码第15页/共15页目的：建立文件管理规程，用于GMP文件系统的设计，起草、修订、审核、批准、生效、替换或撤销、复制、发放、保管和销毁、周期复核的管理办法，规范各类文件的编写模式及管理，形成具有企业特色、具有可操作性的、符合GMP要求的管理文件。范围：公司所有用于GMP管理的文件。职责：1、质量部负责GMP文件的管理和审核； 2、各有关部门对本规程的实施负责。依据：1、药品生产质量管理规范2010年版 2、药品GMP指南 质量管理体系内容：1、定义：本规程所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等。药品生产质量管理规范2010年版 第十四章三十四点 文件含义1.1 质量标准药品GMP指南 质量管理体系229页质量标准含义：质量标准是质量评价的基础，是保证产品质量、安全性、有效性和一致性的重要因素。1.2 工艺规程药品生产质量管理规范2010年版 第十四章十六点 工艺规程含义：工艺规程是指为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制）、注意事项等内容。1.3 操作规程药品生产质量管理规范2010年版 第十四章三点 操作规程含义：操作规程是指经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等药品生产活动的通用性文件，也称标准操作规程。1.4 记录、报告1.4.1 记录：记录是反映实际生产活动实施结果的书面文件，药品生产的所有环节到检验到销售都是要有记录可查证追溯。药品GMP指南 质量管理体系234页记录含义包括：岗位操作记录、批生产记录、批检验记录、质量管理记录、各种台账、工程维修记录等。1.4.2 报告：药品申请报告、产品质量回顾报告、验证报告、质量审计报告、各种检验报告等。2、建立GMP文件系统的目的及流程2.1 明确规定保证高质量产品的企业质量管理体系。2.2 行动可否进行以文字为准，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有章可查，以达到有效管理的最终目的。一个行动如何进行只有一个标准，保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证对GMP的遵循。2.3 任何行动后均有文字记录可查，可以对不良产品进行调查和跟踪，为追究责任、改进工作提供依据。2.4 文件管理流程 文件管理流程图（图一）相关部门负责人审核公司领导或部门负责人批准主管部门复制主管部门分发YYN N 制定部门组织培训Y文件归档图一 文件管理流程使用部门使用、保管组织评审文件变更N 主管部门收回旧文件文件执行制定主管部门销毁旧文件3、文件起草要求3.1 各部门负责人应负责组织编写或设计本部门用于管理与操作的文件，其内容必须符合现行的GMP标准。3.2 文件的编制应符合以下原则3.2.1 系统性质量体系文件要从质量体系总体出发，涵盖所有要素及活动要求作出规定，反映质量体系本身所具有的系统性，文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号文件编号的具体制定方法详见文件分类编号管理规程SMP-08-00-002-00。3.2.2 动态性药品生产和质量管理是一个持续改进的动态过程，因此，文件必须依据验证和日常监控的结果而不断修订。3.2.3 适用性应根据本公司的实际情况，按有效管理的要求制订出切实可行的文件。3.2.4 严密性文件的书写应用词确切、清晰、易懂，不模棱两可，标准应量化。3.2.5 可追溯性文件中的标准涵盖了所有要素，记录反映了执行的过程，文件的归档要充分考虑其可追溯性要求，为公司的持续改进奠定基础。3.3 文件起草或修订前应由各申请部门（起草部门）人员填写“文件编制/修订申请单”（见附件1），申请部门负责人审核，质量部QA审核，质量部经理批准，批准后开始起草文件，文件编号由质量部QA统一编发。 3.4 质量标准的起草要求3.4.1 物料和成品应当有经批准的现行质量标准；中间产品或待包装产品也要有质量标准。3.4.2 物料的质量标准一般应当包括：3.4.2.1 物料的基本信息：3.4.2.1.1 企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；3.4.2.1.2 质量标准的依据；3.4.2.1.3 经批准的供应商；3.4.2.1.4 印刷包装材料的实样或样稿。3.4.2.2 取样、检验方法或相关操作规程编号；3.4.2.3 定性和定量的限度要求；3.4.2.4 贮存条件和注意事项；3.4.2.5 有效期或复验期。3.4.2.6 外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准。3.4.3 成品的质量标准应当包括：3.4.3.1 产品名称以及产品代码；3.4.3.2 对应的产品处方编号（如有）；3.4.3.3 产品规格和包装形式；3.4.3.4 取样、检验方法或相关操作规程编号；3.4.3.5 定性和定量的限度要求；3.4.3.5 贮存条件和注意事项；3.4.3.6 有效期。3.5 工艺规程的起草要求3.5.1 每种药品的每个生产批量均应当有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种包装形式均应当有各自的包装操作要求。工艺规程的制定应当以注册批准的工艺为依据。3.5.2 工艺规程不得任意更改。如需更改，应当按照相关的操作规程修订、审核、批准。3.5.3 制剂的工艺规程的内容至少应当包括：3.5.3.1 生产处方：3.5.3.1.1 产品名称和产品代码； 3.5.3.1.2 产品剂型、规格和批量；3.5.3.1.3 所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。3.5.3.2 生产操作要求：3.5.3.2.1 对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；3.5.3.2.2 关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；3.5.3.2.3 详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；3.5.3.2.4 所有中间控制方法及标准；3.53.2.5 预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；3.5.3.2.6 待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；3.5.3.2.7 需要说明的注意事项。3.5.3.3 包装操作要求：3.5.3.3.1 以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；3.5.3.3.2 所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；3.5.3.3.3 印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置；3.5.3.3.4 需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；3.5.3.3.5 包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；3.5.3.3.6 中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；3.5.3.3.7 待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。3.6批生产记录的起草要求3.6.1 每批产品均应当有相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况。3.6.2 批生产记录应当依据现行批准的工艺规程的相关内容制定。记录的设计应当避免填写差错。批生产记录的每一页应当标注产品的名称、规格和批号。3.6.3 原版空白的批生产记录应当经生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准。批生产记录的复制和发放均应当按照操作规程进行控制并有记录，每批产品的生产只能发放一份原版空白批生产记录的复制件。3.6.4 在生产过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由生产操作人员确认并签注姓名和日期。3.6.5 批生产记录的内容应当包括：3.6.5.1 产品名称、规格、批号；3.6.5.2 生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；3.6.5.3 每一生产工序的负责人签名；3.6.5.4 生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（如称量）复核人员的签名；3.6.5.5 每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）；3.6.5.6 相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；3.6.5.7 中间控制结果的记录以及操作人员的签名；3.6.5.8 不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；3.6.5.9 对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。3.7 批包装记录的起草要求3.7.1 每批产品或每批中部分产品的包装，都应当有批包装记录，以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情况。3.7.2 批包装记录应当依据工艺规程中与包装相关的内容制定。记录的设计应当注意避免填写差错。批包装记录的每一页均应当标注所包装产品的名称、规格、包装形式和批号。3.7.3 批包装记录应当有待包装产品的批号、数量以及成品的批号和计划数量。原版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同。3.7.4 在包装过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由包装操作人员确认并签注姓名和日期。3.7.5 批包装记录的内容包括：3.7.5.1 产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；3.7.5.2 包装操作日期和时间；3.7.5.3 包装操作负责人签名；3.7.5.4 包装工序的操作人员签名；3.7.5.5 每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；3.7.5.6 根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；3.7.5.7 包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；3.7.5.8 所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；3.7.5.9 对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；3.7.5.10 所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。3.8 操作规程和记录的起草要求3.8.1 操作规程的内容应当包括：题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及起草人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。3.8.2 厂房、设备、物料、文件、卫生等和记录应当有编号，并按照文件分类编号管理规程SMP-08-00-002-00进行管理，确保编号的唯一性。3.8.3 以下文件需制定相应的操作规程，其过程和结果应当有记录：确认和验证；设备的装配和校准；厂房和设备的维护、清洁和消毒；培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；环境监测；虫害控制；变更控制；偏差处理；投诉；药品召回；退货。3.8.4 GMP执行过程中的记录的设计应当能够体现操作规程的要求。3.9 验证文件起草要求3.9.1 质量部每年根据生产、设备、检验情况制订验证总计划，成立验证小组，进行药品生产的相关验证，根据生产需求提出验证项目，制定验证方案，并组织实施，以证明有关操作的关键要素能够得到有效控制。3.9.2 我公司的验证包括：厂房、空气净化系统、工艺用水系统、生产工艺及其变更、设备、设备清洗、检验仪器的校验、主要原辅材料变更等内容的验证和再验证。3.9.3 各验证小组根据验证总计划制定小组验证总计划，根据验证项目制订职责明确的验证方案，并经审核、批准，按照审批的验证方案组织实施，开展验证工作，做好各项验证项目的验证记录。3.9.4 验证工作完成后写出验证报告，有评价和建议，由验证工作负责人审核，并交验证委员会负责人批准。验证的结果和结论（包括评价和建议）应当有记录并存档。3.10 文件修订条件3.10.1 国家法令、法规变更时，如法定标准或其它依据文件更新版本。3.10.2 生产环境及生产用厂房改变。3.10.3 设备改变。3.10.4 工艺的改变。3.10.5 企业组织机构发生变化，管理模式发生改变，现行文件不能符合管理要求。3.10.6 定期对现行文件进行复审。3.10.7 其它原因认为有必要修订文件。4、文件的格式4.1 从本规程生效起，公司所有新编制及修订的文件页眉样式、文字排版方式及文件项目编号必须依据本规程的格式；具体制定格式方法详见文件格式管理规程SMP-08-00-003-00。4.2 文件均使用A4白纸打印；页边距上下左右均为2.5厘米，公司名称在页眉的左上角使用隶书小四号字，标题使用宋体四号字，正文内容使用宋体小四号字；正文行距18磅；4.3 记录表可根据实际情况使用相应规格的白纸打印，可适当调整字体大小。5、文件的称谓5.1 标准性文件5.1.1 技术标准：工艺规程、质量标准等在前面冠以具体品名或部门、岗位名称，如“活络油成品质量标准”。 5.1.2 操作规程：各种标准操作规程称之“操作规程”或“程序”如：“生产指令下达程序”；工作职责称“工作职责”，如：“总经理工作职责”。、验证方案5.1.3 管理规程：各种管理规程称“管理规程”如“仓库安全管理规程”、“检验用对照品（或标准品）的管理规程”。5.2 记录性的文件，根据不同的内容设计格式，编号在右上角。6、文件的起草、审核、批准程序6.1 文件的起草人、审核人、批准人如下：6.1.1 文件管理规程由质量部QA起草，质量部QA主管审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.2 质量标准由质量部QA起草，质量部QA主管审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.3 工艺规程由生产部工艺员起草，生产部经理审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.4 检验操作规程6.1.4.1 中药饮片、原辅料、内包装材料、成品、中间产品、工艺用水的检验规程由质量部QC起草，质量部QC主管审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.4.2 取样操作规程、外包装材料检验操作规程由质量部QA起草，质量部QA主管审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.5 各部门管理规程及操作规程除财务部以外的由相关部门人员起草，部门经理或主管审核，质量部经理批准，并注明执行日期。财务部管理标准类文件由财务部相关人员起草，财务部经理审核，企业负责人批准。6.1.6 各级人员职责6.1.6.1 企业负责人、质量受权人、各部门职责、各部门经理职责由行政人事部经理起草，质量受权人审核，企业负责人批准，并注明执行日期。6.1.6.2 各部门人员职责由各部门相关人员起草、 各相关部门经理审核，质量受权人批准，并注明执行日期。6.1.7 质量部仪器、设备使用、清洁、维护保养操作规程由QC或QA人员起草，QC或QA主管审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.8 公用工程设备、生产部设备使用、清洁、维护保养操作规程由设备组组长起草，生产部经理审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.9 物流部设备使用、清洁、维护保养操作规程由物流部人员起草，物流部经理审核，质量部经理批准，并注明执行日期。6.1.10 验证方案由各验证小组组长负责组织起草，验证委员会成员会审、验证委员会主任（质量受权人）批准，并注明执行日期。6.2 文件的草稿编制完毕应复印数份，由起草部门发给有关部门的相关管理人员和文件使用人员会稿。6.3 在规定时间内会稿完毕后交起草部门，会稿意见交文件起草人进行修改后定稿。6.4 会稿意见如有分歧，应提交质量部经理进行意见裁决。6.5 各部门文件的起草由起草人员签名，注明起草日期。6.6 文件审核的内容6.6.1 文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。6.6.2 与现行的GMP标准相符；6.6.3 文件内容可行性；6.6.4 文件应简练、确切、易懂、不能有二种以上的解释；6.6.5 同公司已生效的其他文件没有相悖的含义；6.7 经审核后的文件如需改正，交回原编写人员所属部门经理进行修改，直至符合要求。7、记录的管理7.1 与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。7.2 记录应当留有填写数据的足够空格。7.3 记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。7.4 采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等应附在批记录中，必须标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人签注姓名和日期。7.5 记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。7.6 记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，在更改投料量、设备参数等关键数据时，应当说明更改的理由。7.7 记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。7.8 每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。7.9 如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。7.9.1 使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。7.9.2 用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。8 、文件培训、生效、分发、失效8.1 文件培训、生效8.1.1 文件批准后，由起草部门做好该文件的培训计划交行政人事部；8.1.2 行政人事部根据培训计划通知相关人员进行培训；8.1.3 培训人员如对培训内容有异议，应现场提问，无异议后签名确认；8.1.4 培训内容和考核结果经质量部负责人确认合格后，方可生效；8.1.5 QA监控员或相关人员对生效文件的实施过程进行监督，发现文件与实际不符时应及时申请修订或废止。8.2 文件分发8.2.1 文件生效后做文件复制、分发记录的流程：QA主管进入K3系统供应链质量管理GMP文件文件复制、分发记录-新增输入相关内容并通知质量部经理审核。8.2.2 QA主管按文件复制、分发记录的份数进行复印，在文件首页公司名称处盖上GMP文件专用章，二页及二页以上的文件在反面加盖GMP文件专用章的骑缝章，并将生效文件的原件按9.2执行，复印件分发到所需要部门。8.2.3 文件附属的记录表格，如需批量印刷，必须是使用部门在实施过程中没有存在问题，经部门负责人签名确认，QA主管和质量部经理书面同意后方可进行批量印刷；8.2.4 各部门从文件的生效日