关于公司业务接待的规定.doc

关于公司业务接待的规定各部门：为进一步规范公司各类业务接待，检验公司服务能力，达到科学管控，厉行节约，便于核销，服务客户的目的，特制定本制度。一、适用范围本规定所指的接待事务是指公司为开展各类经营业务和各项活动，产生的接待用餐等交往应酬费用。本制度适用于公司、各事业部层级接待。二、接待流程接待事务实行“对口接待，统一安排”，行政人事部为接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写接待申请单报公司领导审批，行政人事部备案，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政人事部协调的重要接待，应提前2天告知行政人事部。三、计划与准备1、对口部门应准确了解来宾职务、具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等情况，第一时间与行政人事部交接。行政人事部在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、行政人事部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加的领导、陪同人员、就餐时间及场所。3、如果来宾为签约客户或加盟商，并有对口部门人员陪同，则由对口部门确定就餐人员、人数并做好申请及费用核销等（在外就餐情况时）。4、通常情况下，工作期间的就餐一律安排在公司附近餐馆，根据接待对象确定接待标准。如有需要，行政人事部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请酒店，酌情安排酒水；提前按接待标准预约好住宿酒店。5、如有特殊会议或重大活动需要，行政人事部要第一时间根据会议安排和领导要求，负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。6、如有需要，行政人事部根据情况提前购买车票及机票。四、接待标准（1）公司重要客户、政府部门领导、公司领导重要客人等接待标准为贵宾接待；政府部门处（科）室负责人、与公司有业务往来单位的负责人等为业务接待；政府部门普通工作人员、外协单位派到公司参观学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）;公司举办的大型员工活动；各加盟商或意向客户员工来公司参加培训的，一律为工作餐。（2）未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。（3）接待人员一般情况下由对口职能部门负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请公司领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。（4）凡普通接待（工作餐），中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的一定要适量，不得因酒误事或损害公司形象。（5）餐费及酒水标准餐费：贵宾接待100元/人；业务接待40元/人；工作餐20元/人。酒水：贵宾接待白酒不超过200/瓶，啤酒8元/瓶，饮料10元/瓶；业务接待白酒不超过100/瓶，啤酒8元/瓶，饮料10元/瓶；(7)住宿标准贵宾住宿根据领导要求或按照南昌市星级酒店标准间现价执行，业务接待和加盟商接待均住宿七天、速8、如家等等连锁酒店。五、接待管理公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。接待部门提前填写接待申请单，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由行政人事部报请总裁审批核准。用餐完毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字确认，并履行接待核销手续（如遇紧急情况，也可在用餐后第二天，完善相关手续，以保证接待任务清晰、规范）。六、接待礼仪接待时要时刻以客户为主，以展现公司形象为先，注意自己的一言一行和专业素养，无论是上下楼梯、进入大厅还是就餐进入饭堂，都要以饱满的热情、自然的表情、得体的礼仪欢迎客户先行。1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、注意事项接待中要特别注意保密，既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密。八、信息反馈接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交行政人事部。九、附则1、本制度由行政人事部制定，报总裁批准后执行，修改时亦同。2、本制度未尽事宜由行政人事部负责解释并修订。3、本制度自下发之日起实施。附件: XX公司客户接待计划申请表(附件)XX公司客户接待计划申请表来宾单位人数申请部门预计天数 天起止时间就餐地点住宿地点陪同人员共 人接待人员分类贵宾接待 业务接待 C普通接待 餐饮情况早餐标准计划 人 元/人 次计 元中餐标准计划 人 元/人 次计 元晚餐标准计划 人 元/人 次计 元烟酒标准 烟 包， 酒 瓶， 饮料 瓶，计 元住宿标准单人间 间，计 人双人间 间，计 人三人间 间，计 人车辆安排接送 人车辆： 接客时间： 地点： 车辆： 送客时间： 地点： 购买车票火车汽车轮船飞机，计 人，时间： 地点： 其他情况费用预算总计： 元部门意见总裁审批办理情况备注1.此表用于公司接待客户专用。2.接待由