档案室审批流程.docx

档案室审批流程 机要室编制 二零一四年五月十六日盖印归档审批程序盖印归档审批程序 总裁审批机要室接单核对无误予以办理主管副总审核（在合同协议类文件委托代理人处签名确认）部门主管 复核申请盖印资料是否完善经办人申请(按要求填写盖印归档审批单）l 以公司名义对外文件应申请加盖公司公章，合同协议类资料申请加盖合同章，以公司部门对外出具的资料申请加盖部门印章（如：工程技术中心、成本管理中心等），项目不同，申请的印章名称不同l 合同协议申请盖印归档时，需要签约方提供基础证照资料复印件加盖公司公章作为合同附件；工程产品类合同协议还需对方提供质量合格证等、专业机构出具的产品检验、检测报告原件一同办理归档 l 其他申请盖印时必备资料及附件 l 如果盖印后需借出办理其他手续，需同时办理借阅审批手续 资料借查阅审批程序 总裁审批借阅人执审批过的借阅单到机要室办理借阅登记手续 主管副总审核 部门主管复核借阅人填写借阅申请单l 借阅文件资料为公司提供，如企业证照、项目资料等，且需要加盖印章的，不再申请盖印归档审批单。单独填写借阅单，注明借阅资料名称，借阅用途备注栏填写加盖印鉴的名称。借阅资料复印件，加盖“红章一次有效”印章并注明用途。l 借阅公司印章或证照、项目证照资料原件的，由机要室指派专人携带相关资料原件协助办理l 借阅档案名称、数量、预计归还时间必须写清楚l 借阅时限：不得超过一个月（30天 ） l 针对不同借阅用途，必须注明不同借阅结果:a) 交对方，彻底不还b) 归还，注明归还时间c) 上报不还，办理证照等资料，须注明新办资料大概归档时间，以便档案管理员负责档案资料的核销 d) 重新办归资料，须注明大概归档时间，以便档案管理员跟踪督促，核销资料。l 借阅人须严格遵守保密制度和利用规定。爱护档案、妥善保管。不得在文件上勾划、涂改，不得转借，更不得遗失、撕毁、污损文件等。l 机要室工作人员每个月末总结借阅未还资料并及时通知当事人办理续借手续。对归还的档案要认真检查核对、点交清楚 文件归档审批程序总裁秘书将审批后的归档审批单及归档资料转交机要室，机要室核对无误后通知经办人办理相关手续，并将审批单第二联签收后返还经办人，完成后续工作。 总裁审批 主管副总审核部门主管复核 文件资料是否完整、符合归档要求归档人填写归档审批单（一式两联）经办人、所属部门、归档时间、文件名称、编号、时间、数量按文件资料归档要求整理后填写审批单。l 合同、协议类文件要把与之相关的报告、审批资料、附件等一同归档，按工作先后和时间顺序条理排列。协议成果如因工作需要留存经办部门的，归档后再办理借阅手续，借出留存经办部门；合同履约过程中，阶段性付款的，经办人需将合约履行情况及协议成果列明上报办归后按照合约方工作成果支付款项l 销售资料归档，经办人必须对归档资料（销售合同、按揭贷款、过户等）按楼号划分，做到条理清晰，层次分明l 财务日常归档资料根据票据号、时间按项目划分整理；财务审计报告（年检、专项）、验资报告、评估报告等按照集团日常档案办理归档l 企业设立、变更、证照年检、设备随机资料、综合协议资料等按照不同公司、时间先后顺序整理,保持文件连贯性l 开发项目按照调研、立项、计划、征地、勘测、施工、竣工等各工作阶段的建议书、计划、报告、合同协议、申报资料、设计变更、预决算资料、有关证书、使用及维修资料、工作请示与批复等文件按照时间先后顺序整理；竣工资料由施工、监理单位按照归馆要求整理，总工办负责技术审核l 新拓展项目、考察中项目由拓展部兼职档案管理员整理存档保管。财务资料盖印审批程序财务经理对票据票号、加盖印鉴名称、收款单位、金额复核 总裁审批机要室接单核对无误予以办理盖印手续 财务总监审核经办人申请盖印，按要求填写申请单l 此为财务申请盖印的审批单，仅用于支票、收据、发票、凭证、工资表。除此之外的其他财务审批程序同集团审批流程。l 票号、加盖印鉴名称、收款单位、金额必须书写清楚。 l 以公司名义对外文件应申请加盖公司公章，合同协议类资料申请加盖合同章，以公司部门对外出具的资料申请加盖部门印章（如：工程技术中心、成本管理中心等），项目不同，申请的印章名称不同l 合同协议申请盖印归档时，需要签约方提供基础证照资料复印件加盖公司公章作为合同附件；工程产品类合同协议还需对方提供质量合格证等、专业机构出具的产品检验、检测报告原件一同办理归档 l 其他申请盖印时必备资料及附件 l 如果盖印后需借出办理其他手续，需同时办理借阅审批手续 资料借查阅审批程序 总裁审批借阅人执审批过的借阅单到机要室办理借阅登记手续 主管副总审核 部门主管复核借阅人填写借阅申请单l 借阅文件资料为公司提供，如企业证照、项目资料等，且需要加盖印章的，不再申请盖印归档审批单。单独填写借阅单，注明借阅资料名称，借阅用途备注栏填写加盖印鉴的名称。借阅资料复印件，加盖“红章一次有效”印章并注明用途。l 借阅公司印章或证照、项目证照资料原件的，由机要室指派专人携带相关资料原件协助办理l 借阅档案名称、数量、预计归还时间必须写清楚l 借阅时限：不得超过一个月（30天 ） l 针对不同借阅用途，必须注明不同借阅结果:e) 交对方，彻底不还f) 归还，注明归还时间g) 上报不还，办理证照等资料，须注明新办资料大概归档时间，以便档案管理员负责档案资料的核销 h) 重新办归资料，须注明大概归档时间，以便档案管理员跟踪督促，核销资料。l 借阅人须严格遵守保密制度和利用规定。爱护档案、妥善保管。不得在文件上勾划、涂改，不得转借，更不得遗失、撕毁、污损文件等。l 机要室工作人员每个月末总结借阅未还资料并及时通知当事人办理续借手续。对归还的档案要认真检查核对、点交清楚 文件归档审批程序总裁秘书将审批后的归档审批单及归档资料转交机要室，机要室核对无误后通知经办人办理相关手续，并将审批单第二联签收后返还经办人，完成后续工作。 总裁审批 主管副总审核部门主管复核 文件资料是否完整、符合归档要求归档人填写归档审批单（一式两联）经办人、所属部门、归档时间、文件名称、编号、时间、数量按文件资料归档要求整理后填写审批单。l 合同、协议类文件要把与之相关的报告、审批资料、附件等一同归档，按工作先后和时间顺序条理排列。协议成果如因工作需要留存经办部门的，归档后再办理借阅手续，借出留存经办部门；合同履约过程中，阶段性付款的，经办人需将合约履行情况及协议成果列明上报办归后按照合约方工作成果支付款项l 销售资料归档，经办人必须对归档资料（销售合同、按揭贷款、过户等）按楼号划分，做到条理清晰，层次分明l 财务日常归档资料根据票据号、时间按项目划分整理；财务审计报告（年检、专项）、验资报告、评估报告等按照集团日常档案办理归档l 企业设立、变更、证照年检、设备随机资料、综合协议资料等按照不同公司、时间先后顺序整理,保持文件连贯性l 开发项目按照调研、立项、计划、征地、勘测、施工、竣工等各工作阶段的建议书、计划、报告、合同协议、申报资料、设计变更、预决算资料、有关证书、使用及维修资料、工作请示与批复等文件按照时间先后顺序整理；竣工资料由施工、监理单位按照归馆要求整理，总工办负责技术审核l 新拓展项目、考察中项目由拓展部兼职档案管理员整理存档保管。财务资料