办公费用报销管理制度.doc

办公费报销管理制度第一章 总则 第一条 为加强办公用品的采购和使用的管理，本着“节约开支、避免浪费”的原则，特制定本制度。第二条 本制度办公用品是指办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等，具体包括：日常品（圆珠笔（芯）、碳素笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、稿纸等）；控制品（文件夹、压杆夹、计算器、钉书机、笔记本、笔筒、水彩笔、档案盒、档案袋、票夹、印台、量具、刀具、软盘、刻录机、复印纸等）；特批品（电脑、投影仪、打印机、复印机、相机、传真机、U盘、墨盒等）；生活品（卷筒纸、垃圾袋、洗衣粉、洗手夜等）。第三条 本制度从2012年8月1日起实施，在执行过程中若有不完善之处，另作补充规定。第二章 办公费使用标准第四条 办公用品按如下使用标准：1、副总、总监级以上按需配置领用；2、部门经理每月20元之内；3、普通员工每月10元之内。第五条 上述标准不含上岗一次性配置，不含电脑、投影仪、打印机、复印机、相机、传真机、U盘、墨盒等特批用品，特批品的配置与使用，由使用部门提出书面申请，报董事长（总经理）批准。第三章 办公用品的采购 第六条 办公用品统一由行政部门采购和管理，并建立收发台账，其他任何部门不得擅自采购，否则，由此发生的费用，将不予报销。 第七条 行政部门每月28日前负责盘点库存，提出办公用品需求计划。各部门在每月28日前向行政部门递交下月办公用品申购计划（需经本部门负责人签字），行政部门负责汇总并作出采购计划。 第八条 特批品由使用部门（人）提出申购，并填写办公用品申购单，经董事长（总经理）批准后，方可采购。第九条 采购员应事先了解市场和办公用品价格，多方寻找供货商家，就质量和价格问题货比三家。 第十条 采购员凭采购计划预算可向财务部门申请借款用于办公用品采购。 第十一条 印制和订做稿纸、便笺、信封、档案袋、名片等办公用品，需事先请专业公司设计图样，做出预算行政部门主管审核，并报公司董事长（总经理）批准后，签订制作合同方可制作。第四章 办公用品的领用第十二条 公司新员工上岗时，需提交领用申请单，经部门负责人签字，即可领用办公用品。 第十三条 员工个人日常领用按自己领用标准领用，并仅限于正常消耗用品；特批用品和清洁用品需经行政部门主管签字同意后方可领用。 第十四条 行政部门文员要做好办公用品领用登记，领用人履行签字手续。 第十五条 如果个人或部门领用需求超出规定标准，又确系工作急需，可书面申请并报请行政部门主管批准后领用。第十六条 员工领用折旧范围内物品，超过折旧期可替换领用，领用时应将折旧物品退库；未超过折旧期不能替换的可重新领用同一物品。第十七条 领用办公用品发生质量问题影响使用，领用人可要求退还和更换；发生故障，可要求修理，无法修理可办理退库，重新领用。第五章 其他规定第十八条 核定各部门的费用实行增人增费，减人减费的标准。 第十九条 行政部门文员每月负责统计各部门的领用情况，严格控制超标领用。第二十条 各部门要严格控制和合理使用办公用品，提倡节约，反对浪费。第二十一条 各部门要留存使用过的复印纸、打印纸张，非重要文件应做二次使用。 第二十二条 未遵守采购程序进行采购或账目不清，采购