上海区域公司工程类档案归档标准操作流程(9.26).pptx

上海区域公司工程类档案归档标准操作流程 编制部门 工程管理部编制日期 2014 9 26 工程管理标准流程 第一篇 目录 一 前言 第一条为了加强公司工程类档案的系统管理 实现档案管理的规范化 制度化 更好地为公司各项工作服务 根据上海市城建档案系统关于城建档案归档的要求和结合公司实际情况 因繁就简 从开发主要路线出发 特制定本方法 第二条本方法执行人为各项目各部门项目助理 工程管理部负责对本方法进行答疑 二 前期配套类文件 第一条归档目录前期配套类文件归档涉及部门为 项目部 行政人事部具体归档目录如下表所示 第二条归档方法1 根据第一条所列的归档文件目录 分别由项目部以及行政部进行立卷归档 原件留存部门与复印件留存部门如第一条所示 项目部前期模块取得文件原件后应立即交由项目资料员进行归档登记 重要原件必须及时交由行政部门归档 2 区域公司将建立网络平台 项目资料员在取得原件后及时将扫描件上传至网络平台 以便各部门查阅 3 按照上表所列阶段进行分类归档 分类按次序存放 原件借阅流程参照行政部相关要求 4 项目每一期交付完成后 项目部所有前期配套文件由行政部进行回收并立卷存档 第三条基本工作流程 不含审批流程 第四条基本表单模板 项目资料员 前期模块 行政文员 重要原件归档 取得文件 一般原件登记 归档 项目部 重要证件对外借阅 行政人事部 1 项目部登记用 录入网络平台 2 行政部登记用 三 设计图纸类文件 第一条归档目录设计图纸类文件归档涉及部门为 项目部 设计部具体归档目录如下表所示 以上图纸分类为基本图纸分类 每个项目有每个项目的特点可能在图纸方面有些许差别 但图纸存档方法以先分栋后分类存放为要 设计变更统一存放 注明专业类别和所用于的楼栋 第二条归档方法1 设计图纸类文件的主要责任归档部门为设计部与项目部 故 图纸设计类文件在公司内部的发放端口为设计部文员 文件的接收归口为项目部资料员 在公司外部的发放端口为项目部资料员 2 设计部文员负责根据设计部设计师的要求进行图纸发放 要求建立图纸 变更发放台账 两者不可混淆 图纸与变更应同时发放至项目部与成本部 3 项目部资料员接收到图纸设计类文件后即行归档 要求建立图纸 变更接收台账 登记归档后根据项目部专业工程师要求进行图纸发放 并要求建立图纸 变更发放台账 4 成本部的图纸 变更接收由各个项目的派驻成本工程师接收 由成本部文员每周统一登记并形成图纸 变更接收台账 5 实体图纸以及变更的归档以项目部为主 要求归档的图纸为最新版本 设计变更的复印件均装订于原图纸侧边 作废的图纸均应封存 项目上的图纸归档可采用图纸架的形式存放 每一层为一栋楼 各专业图纸有序平放 每一层每一位置均可设置标签 表明此图纸为何楼栋何专业图纸 第三条基本工作流程 不含审批流程 项目资料员 设计部文员 成本工程师 登记 发放 登记 归档 项目部 使用 成本部文员 每周登记 施工单位 使用 第四条基本表单模板 1 设计部登记用 2 项目部登记用 3 成本部登记用 四 工程施工类文件 第一条归档目录工程施工类文件归档涉及部门为 项目部 设计部具体归档目录如下表所示 第二条归档方法1 根据第一条所列的归档文件目录 主要由项目部资料员对工程施工过程中文件进行归档整理 必要时需要抄送成本以及设计 2 甲方所存工程施工类文件与总包 监理方所存文件的种类有区别 施工类文件最终移交城建档案馆是以监理与总包文件为主 因此甲方资料员应根据 本区域城建档案归档清单目录 不定时对总包和监理的材料进行检查 3 按照上表所列阶段进行分类归档 分类按次序存放 原件借阅流程参照行政部相关要求 同时项目资料员应使用施工类文件收发台账 记录文件往来情况 并以分类统装牛皮纸档案盒 并在档案盒上贴附目录 集中存放 4 项目每一期竣工完成后 项目部所有工程类文件连同前期文件统一整理交城建档案馆保存备案 可如下图一般 使用铁皮文件柜牛皮纸档案盒 集中存放文件 切不可无序乱堆放 不仅找寻不便 日后很可能会遗失 造成麻烦 第三条基本工作流程 不含审批流程 项目资料员 项目专业工程师 项目成本工程师 核量价 计入动态成本 编制单据 登记 归档 发放 项目部 甲方工程指令单流程 指令单原则上需要成本工程师签字方能下发 施工单位 监理单位 项目本工程师 返回技术核定单 编制 发起 技术核定文件流程 原则上技术核定单需要经过成本工程师签字方可下发 施工单位 监理单位 项目部 设计部 设计单位 审核 签字 审核 签字 审核 签字 复核 盖章 登记 归档 下发 核量价 计入动态成本 编制 发起 变更签证文件流程 施工单位 监理单位 项目部 成本部 审核 签字 审核 签字 核量价 计入动态成本 登记 归档 下发 返回签证 第四条基本表单模板 1 工作联系单模板 2 工程指令单模板 3 技术核定单模板 4 变更签证单模板 四 成本合同类文件 开发相关 第一条归档目录成本合同类文件归档涉及部门为 成本部 项目部具体归档目录如下表所示 第二条归档方法1 招标类文件由成本部自行保管与建立档案 付款类文件由成本部 项目部自行保存与建档 合同类文件原件一律保存于成本部 由成本部资料员统一存档保管并编制合同目录 项目部由项目资料员保存除设计合同外其他合同复印件并编制合同目录 其他部门如需要合同可向成本部借阅 2 区域公司将建立网络平台 由成本部资料员在取得原件后及时将电子版上传至网络平台 以便各部门查阅 3 成本部与项