三级秘书实务.ppt

第一章会议管理 一 会议筹备方案的拟订 一 会议筹备方案的内容1 确定会议的主题和议题2 决定会议的名称3 确定议程4 确定时间和地点5 所需的设备和工具6 会议文件的范围以及文印或复制工作7 与会代表的组成8 经费预算9 住宿和餐饮安排10 会议的筹备机构与人员分工 二 会议筹备方案的作用 1 确保会议的周密组织2 确保服务质量和沟通协调到位3 确保领导的意图得以贯彻执行 三 电话及视频 远程 会议 1 电话会议 1 电话会议的特点1 电话会议方便灵活 准备时间短 回复迅速 是电子通信会议中花费最少的 2 电话会议缺少身体语言 难以互动交流 3 可以搭配使用其他通信方式 提高效率 4 电话会议适用于分公司不远 规模不大的企业 2 电话会议信息工作的要求1 准确发出开会信息 2 认真分发会议书面信息材料 3 合理安排会场信息传输设备 4 按时接通电话 5 互相通报出席情况 6 做好会议记录 2 视频会议 1 视频会议的特点1 实现了声音和图象同时传送 2 打破了空间限制 3 节省时间 费用 4 交流效果较好 5 视频会议局限 初始准备时间较长 而且初始投入成本教高 没有互动 交流不深入广泛 2 视频会议信息工作的要求1 发出开会信息 2 分发文件信息资料 3 布置会场 4 设置与检查会场信息传输设备 5 做好会议信息准备 6 采用先集中后分散的形式 7 汇总情况信息 四 远程会议筹备方案的特点 1 远程会议的优点 1 具有节省时间和金钱 2 与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录 3 交流更加直接与简短 2 远程会议方案拟定时 应提前与电信会议服务公司沟通 并将有关信息告知电信服务公司 3 会议程序 议程及其他材料必须尽量寄给与会人员 以备他们有时间准备会议讨论 4 远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常 拜访是否符合要求 五 会务机构分工的要求 1 要根据会议的规模和类型组织人员队伍2 会务机构要分工明确 责任到人 3 加强协调 定期沟通 六 会议筹备方案的制定程序 1 组建会议筹备委员会 2 分成筹备小组 3 与领导沟通 形成筹备方案 4 领导审核方案 二 检查会务的筹备情况 一 会务筹备情况检查的内容1 会议准备是否充分2 会议期间能否排除各种干扰3 环境条件与用品准备4 文件材料的准备情况5 会场布置情况的检查6 会议保卫工作的检查7 检查的其它内容 二 会务筹备情况检查结果的形式1 书面形式2 口头形式3 协调会形式 三 会议筹备情况检查的方法1 听取会议筹备人员的汇报 1 听取汇报的领导要加强前期的调查 深入一线 发现问题 解决问题 2 会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题 注重实效 3 选择的汇报时间一定要正当其时 4 对会议筹备情况的汇报关键是发现问题 及时催办和落实 2 会前现场检查 1 确保所有事项都条理 2 注意气味 3 设立入场登记台 4 佩带徽章 名牌 5 准备接待休息室 6 安排接待 服务人员 7 远程会议要加强对设备的检查 四 开会检查的程序1 会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查 并由各个筹备小组将检查结果以书面形式上报领导小组 2 会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3 召开协调会并在会上现场解决问题4 汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实 五 现场检查的程序1 指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 并通知有关筹备部门 2 制作检查单 以便记录和汇总 3 按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录 4 对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 并以电话 文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正 三 审核会议文件 一 会议文件的类型1 有关会议立项方面的文件2 有关会议筹备工作的文件3 有关会议内容的文件4 有关会议宣传报道的文件5 有关会议管理与服务方面的文件6 不同载体的信息材料7 各种形式的文件材料 二 会议文件审核的内容1 审核会议文件的准确性和完整性 2 审核会议文件的具体内容 1 审核会议文件与会议主题的关系 2 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针 政策 法规相冲突的内容 3 审核会议内容是否经过调查研究 是否与实际相符 4 提交会议讨论的文件是否进行了会商 5 审核会议文件是否做到了中心突出 观点明确 条理分明 事实准确 三 会议文件审核的方法1