JL-Ⅲ-14-007文件和档案管理制度.doc

中粮米业（吉林）有限公司安全生产标准化文件汇编文件和档案管理制度编 号： JL-III-14-007 版 本 号： A1 生效日期： 2014.05.01 版 本 修 订 历 史 记 录序号修订部分修订日期修订人审 核批 准版本条款号修订内容1/新版下发A02/整版修订A11目的为规范公司安全管理制度、操作规程等安全生产文件编制和确保公司安全档案完整，利于查找和利用，特制定此制度。2适用范围2.1适用于公司安全管理制度、操作规程等安全相关文件起草、使用、评审、修订；2.2适用于公司安全生产各种文件、记录、档案资料的保存和查阅管理。3编制依据3.1中华人民共和国安全生产法国家主席令2002第70号3.2 安全生产相关制度要求。4术语与定义4.1操作规程：指各类安全技术操作规范涵盖安全操作规程、设备操作规程和工艺操作规程。4.2安全生产管理制度汇编：是指公司在安全生产管理过程中，为保障正常生产，所制定的约束作业人员作业或相关管理的文件和制度，汇总装订成册，为活页装订，以利于组织修订。5职责5.1安全委员会5.1.1负责对安全管理产生的档案管理工作进行监督；5.1.2负责讨论和颁布公司安全规章制度和操作规程，报总经理审批；5.1.3负责公司范围内运行安全文件的讨论和定稿，报总经理审批。5.2相关部门5.2.1质量安全部负责公司安全规章制度草稿制定，报安全委员会审核，并进行发布，并配合人事行政部组织培训学习；负责编制安全相关文件并将涉及安全管理内容那个的文件报总经理审批；负责对审批后的文件实施情况进行监督。5.2.2生产部对本部门相关下列安全生产资料的档案管理：主要安全生产文件、安全生产会议记录、隐患管理信息、培训记录、资格资质证书、检查和整改记录、职业健康管理记录、安全活动记录、法定检测记录、关键设备设施档案、相关方信息、应急演习信息、事故管理记录、标准化系统评价报告、维护和校验记录、技术图纸等5.3财务部5.3.1负责对安全档案管理费用等支付，并保管安全投入相关凭证；5.3.2负责对规章制度、操作规程等编制审核所需费用进行支付；5.4相关部门5.4.1应将各自部门的生产记录、设备设施档案等相关材料及时进行存档；5.4.2负责参与对安全规章制度进行评审；5.4.3负责编制操作规程，由部门经理审批后，进行本车间部门人员培训，确保本车间、部门人员可依据规章制度和操作规程作业；6档案管理6.1档案内容安全生产档案应包括以下内容：6.1.1安全委员会、安全管理人员名单及变动记录；6.1.2机构设置情况及专职、兼职安全员名单，及相关从业资格证书等；6.1.3作业环境职业危害因素监测记录、法定检测记录、设备设施维护和校验记录；6.1.4安全关键控制点巡查记录、消防应急布置图及相关图纸、关键设备设施图纸；6.1.5职工健康档案及健康监护和职业病人档案及监护资料；6.1.6安全生产检查记录及整改情况、隐患管理记录；6.1.7安全生产会议记录、安全活动记录、安全生产文件；6.1.8安全生产事故记录及统计资料；职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料；6.1.9安全生产管理制度及岗位技术操作规程及作业安全规程，并汇编成册和安全教育培训记录；事故应急救援预案，事故应急救援演练及实施记录；6.1.10安全措施费用的提取和使用情况；6.1.11政府签批相关安全管理内容；6.1.12相关方、承包商管理相关资料，培训记录、资质等；6.1.13其他有关安全生产情况记录、资料。6.2档案归档管理6.2.1各部门主管应每月将所产生的安全记录等进行汇总存档。6.2.2各部门应将安全档案定点存放，以利于后期查阅。6.3保存要求6.3.1安全生产档案要编写详细的目录并分档存放，以便于查阅。要逐步实现安全档案的标准化、规范化。6.3.2安全委员会定期对安全档案管理工作进行抽查，以确保安全档案管理逐步完善和科学管理。6.3.3安全生产档案管理，接受安全生产监督管理部门监督。6.4保存年限：6.4.1安全档案管理，基本记录保存期限为三年；6.4.2安全技术资料、政府部门安全批文和验收报告，应永久保存；6.4.3其余相关档案材料，依据安全管理需要及有效期限，结合生产实际情况进行保存，原则不超10年。6.5档案查阅6.5.1档案查阅6.5.1.1本部门安全生产档案查阅应经部门主管批准，方可查阅。6.5.1.2经人事行政部经理批准，并在人事行政部薪酬福利专员监督下，当事人可查询本人职业健康监护档案，离职时本人（代理律师或直系亲属持相关证明），可复印本人职业健康监护档案。6.5.1.3安全监督管理部门，持相关证明或执法证件，可查阅公司安全档案。66 档案的保管6.6.1档案的保存过程中要努力消除一切不利于档案保管的因素，最大限度地延长档案寿命。6.6.2 档案要做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防水、防潮、防强光、防高温，确保档案万无一失。6.7 档案的销毁6.7.1 以档案实际保存价值为标准，根据档案盒上标明的保存期限，剔除失去保存价值的档案，更好地保管、利用有价值的档案。6.7.2 档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。具体执行参照公司档案管理制度。7文件管理7.1公司安全生产标准化制度汇编管理7.1编制和颁布7.1.1安全生产文件，正常运行一年后编入公司安全生产标准化制度汇编。7.1.2质量安全部将相关安全生产标准化制度汇编汇总后，报安全委员会委员审核和讨论。7.1.3报总经理审批，公布实施。7.1.4对于未组织全面培训的文件和制度，在公布实施后，应组织相关安全培训工作，确保相关人员掌握相关管理制度。7.2实施7.2.1经总经理批准后的安全生产标准化制度汇编，方可进行实施，对于相关作业人或相关方，应进行遵守。7.2.2质量安全部负责对安全生产标准化制度实施情况进行监督，对于违章作业、违反劳动纪律的，纳入安全生产考核。7.3评估和修订7.3.1质量安全部每年对安全生产标准化制度适用性进行评估，编制评估报告；7.3.2结合评估报告，以及生产实际情况，对安全生产标准化制度进行修订，确保制度可操作性和适用性，以确保安全生产管理工作顺利进行。7.3.3修订后，报安全委员会讨论和总经理批准。7.2操作规程管理7.2.1操作规程编制依据及要求7.2.1.1危险源的辨识内容和危险源的分布情况说明；7.2.1.2各个岗位以及主要设备设施等；7.2.1.3危险源的控制措施；7.2.1.4紧急情况下的处置措施或方案；7.2.1.5操作规程应与控制危险源风险相匹配；7.2.1.6车间应组织主要作业人员参与操作规程编制和讨论。7.2.3部门负责人对安全操作规程进行审核，并结合现场及作业实际论证操作规程的可操作性。7.2.3经讨论审核后的操作规程，报各部门负责人进行审批，批准后方可实施。7.2.4操作规程实施过程，应结合实施情况及生产变更，组织本车间人员，进行讨论时评审，对于需要变更的，出具变更建议，对于生产设备设施或工艺无变更情况的，可以不进行整体修订。组织修订的应进行重新批准和培训学习。7.3文件制度管理7.3.1文件制度编制依据7.3.1.1国家的政策和社会发展需求；7.3.1.2法律、法规要求和国家、行业标准及规范；7.3.1.3国家批准的国际公约和标准；7.3.1.4风险评估结果或隐患排查治理的情况；7.3.1.5管理的流程与控制要求；7.3.1.6相关方要求；7.3.1.7与企业发展相关的外部信息，如行业要求等；7.3.1.8企业文化及企业管理的惯例；7.3.1.9其他相关要求。7.3.2文件、制度编制、实施程序7.3.2.1质量安全部结合相关要求起草相关文件、管理制度，并组织相关部门人员进行评审、会签；7.3.2.2经评审和会签后的文件、制度，经修改后，报领导签批发布；7.3.2.3签批后人事行政部组织宣传和教育，必要时组织专项培训；7.3.2.4经宣传和培训后文件、制度，进入实施阶段，质量安全部配合安全委员会对实施情况进行监督；7.3.2